تدوین شرح وظایف و تعیین معیارهای لازم برای انتخاب همکاران یکی از اقداماتی است که در بخش تجهیز نیروی انسانی دارای اهمیت است. شرح وظایف معمولا بر اساس نیازهای سازمان یا موسسه و برای یک سمت شغلی تعریف می‌شود تا هم هنگام دعوت به همکاری و هم در شروع همکاری چارچوب کاری و وظایف نیروی جدید برای طرفین مشخص باشد. این مقاله راهنمای کوتاهی است در مورد نحوه تدوین شرح وظایف پرسنل و معیارهایی که کارفرما برای انتخاب و استخدام نیروی جدید لازم است در نظر بگیرد.
تدوین شرح وظایف پیش از اطلاع‌رسانی برای یک سمت یا جایگاه شغلی جدید به دلایل زیر دارای اهمیت است:
- تصویر دقیق‌تری از سمت شغلی به متقاضیان بالقوه ارائه می‌دهد تا تصمیم بگیرند که آیا واجد شرایط برای درخواست آن شغل هستند یا خیر.
- تدوین یک شرح وظایف جامع به سازمان کمک می‌کند تا شناخت بهتری از جزئیات وظایف و نقش‌هایی که به آن نیاز دارد، داشته باشد. گاهی تهیه فهرست وظایف منجر به تقسیم شرح وظایف بین دو یا چند نفر می‌شود و در مواقعی ممکن است موجب ادغام مسئولیت‌ها در شرح وظایف یک سمت سازمانی شود.
- فهرست مکتوب شرح وظایف و جزییات آن به دلیل مشخص کردن انتظارات از متقاضی، روند مصاحبه‌های شغلی را آسان می‌کند.
- وظایف و مسئولیت‌های پرسنل را مشخص می‌کند.
- چارچوبی برای گزارش‌دهی و پاسخگویی در قبال مسئولیت‌های پذیرفته شده تعیین می‌کند.
- با وجود شرح وظایف از پیش مشخص و مکتوب شده می‌توان عملکرد پرسنل را بر آن اساس ارزشیابی کرد و با شناسایی نقاط ضعف و قوت پرسنل در حیطه وظایفی که به آنها محول شده، کیفیت همکاری را افزایش داد.
نحوه تدوین شرح وظایف پرسنل و تعیین معیارهایی برای انتخاب آنها
اگرچه شرح وظایف سازمانی و معیارهای انتخاب پرسنل به هم مرتبط هستند، اما اگر بتوانیم ابتدا شناخت درستی از شرح وظایف داشته باشیم، تعیین معیارهای انتخاب براساس آن شناخت دقیق‌تر و مرتبط‌تر خواهد بود. برای مثال وقتی شرح وظایف برای مدیریت پروژه در یک سازمان مردم‌نهاد تهیه می‌شود، «سابقه تحصیل یا کار در زمینه علوم‌انسانی» به مراتب معیار مناسب‌تری از «سابقه تحصیل یا کار در یک شرکت ساختمانی» خواهد بود.
در تدوین شرح وظایف پرسنل سه بخش اصلی در نظر گرفته می‌شود:
۱- انتخاب سمت شغلی
۲- تهیه فهرستی از وظایف و مسئولیت‌هایی که برای آن سمت شغلی در نظر گرفته شده.
۳- توضیحات بیشتر و تکمیلی در مورد شرایط استخدامی مانند ساعت کار، انتظارات، حقوق و مزایا و … تعیین همکاران رده پایین‌تر و بالاتر (فردی که در این سمت پذیرفته می‌شود به چه کسی پاسخگوست و با چه کسانی همکاری می‌کند).
انتخاب سمت شغلی
انتخاب سمت شغلی، شاید به نظر ساده‌ترین کار برسد. اما واقعیت این است که یک عبارت نامناسب برای سمت شغلی می‌تواند دردسرساز هم بشود. میزان مسئولیت‌پذیری را کم‌تر یا بیشتر از آنچه هست نشان دهد و یا اینکه سوء تفاهم ایجاد کند. سمت شغلی حتی می‌تواند جایگاه اجتماعی افراد را در باهمستان و محیطی که در آن زندگی می‌کنند تعیین کند.
عنوان شغلی مناسب‌تر، اگر به خوبی نمایانگر مسئولیت و وظایف آن شغل باشد، جذابیت بیشتری برای متقاضیان آن شغل ایجاد می‌کند بدون آنکه در پرداخت میزان دستمزد تغییر ایجاد کند. علاوه بر این، عنوان شغلی نه تنها باعث تقویت میزان اعتمادبه‌نفس می‌شود، بلکه باعث بهتر شدن سابقه شغلی فرد در فرصت‌های استخدامی بعدی می‌شود.
تهیه فهرستی از وظایف و مسئولیت‌های شغلی
برای تهیه وظایف شغلی ابتدا باید ویژگی‌های اصلی سمت شغلی را تعریف کنیم، مثلا آنچه که لازم است شخص دانش و توانایی انجامش را داشته باشد. سپس فهرستی از فعالیت‌های اصلی آن شغل را تهیه می‌کنیم. برای مثال شغلی را با عنوان «مسئول بهداشت و سلامت باهمستان» در نظر بگیرید و وظایفی را برای این موقعیت شغلی تعریف کنید.
ویژگی‌های اصلی سمت شغلی
انتظار دارید شخصی که در این سمت قرار می‌گیرد چه کارهایی انجام بدهد، در چه زمینه‌ای اطلاعات و دانش داشته باشد؟ چه مهارت‌هایی داشته باشد؟ بعضی از این موارد، مهارت‌های مرتبط با عنوان شغلی هستند که در نتیجه آموزش یا تجربه در همان زمینه کاری یا زمینه‌های مشابه به دست آمده‌اند و برخی از مهارت‌های مورد نیاز لزوما حاصل کار در زمینه کاری مشابه نیستند و مواردی هم مانند ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری آموختنی نیستند یا حداقل روشی برای اثبات مکتوبشان وجود ندارد.
در مثال «مسئول بهداشت و سلامت باهمستان» برخی مهارت‌هایی که شخص احتمالا در دوره‌های آموزشی فراگرفته مواردی از این دست هستند:
- مهارت‌های تسهیلگری و آموزشگری، از جمله آشنایی با تهیه مطالب آموزشی برای مخاطب.
- مهارت‌های مشاوره
- دانش عمومی در مورد سلامت باهمستان
- آشنایی اولیه با مباحث بهداشتی و درمانی بیماری‌های مشخص یا شایع مانند مالاریا، وبا، اعتیاد به مواد مخدر و بیماری‌های روانی
- آشنایی با زبان بومی محلی که در آن مشغول به فعالیت می‌شود.
و مهارت‌هایی که احتمالا در نتیجه تجربه به دست می‌آیند، مواردی مانند:
- مهارت جلب مشارکت اعضای باهمستان
- شناخت باهمستان و جمعیت تحت پوشش
- آشنایی با مکاتبات اداری حوزه بهداشت و سلامت مانند ارتباط با بیمارستان‌ها و مراکز درمانی
- شناخت کلی از مشکلات اجتماعی و شیوه‌های مقابله با آن
و در نهایت، مهارت‌ها و قابلیت‌هایی که در طبقه‌بندی قبلی نمی‌گنجند و میزان کیفیت آن به نوعی بستگی به میزان مسئولیت‌پذیری و روحیه یادگیری افراد دارد:
- مهارت‌های سازمانی، توجه به جزئیات، نظم و انضباط
- آشنایی با کامپیوتر
- مهارت‌های ارتباطی
- توانایی کار در شرایط سخت
نوشتن شرحی جامع و درعین حال مختصر در مورد سمت شغلی
بعد از تعیین عنوان شغلی و فهرست فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها، نیاز به توضیح کوتاهی در مورد شغل داریم که بتواند در قالب یک پاراگراف در مورد موقعیت شغلی و مسئولیت‌های اصلی که برای آن در نظر گرفته شده، توضیح دقیقی بدهد. در این توضیح معمولا شرایط و انتظارات اصلی کارفرما هم نوشته می‌شود. مانند میزان ساعت کاری در هفته، دستمزد و مزایا، در صورت لزوم نوع پوشش و مواردی از این دست.
برای مثال در توضیح شرح وظایف «مسئول بهداشت و سلامت باهمستان» می‌شود نوشت:
«مسئول بهداشت و سلامت باهمستان» در زمینه بهداشت فردی و بهداشت عمومی مانند پلی است که سازمان و باهمستان را به هم مرتبط می‌کند. این شخص علاوه بر ارائه آموزش‌های عمومی و راهکار‌های بهداشتی به اعضای باهمستان، توانایی دادن مشاوره انفرادی به اشخاص را هم دارد و اعضای باهمستان را به رعایت اصول بهداشتی تشویق و ترغیب می‌کند. «مسئول بهداشت و سلامت باهمستان» به صورت تمام وقت (۴۰ ساعت در هفته) مشغول به کار است و به مدیر برنامه گزارش می‌دهد. میزان دستمزد بر مبنای پایه حقوق وزارت کار تعریف می‌شد و در صورت رضایت طرفین تا پایان سال دوم حداکثر ۳۰٪ به این مبلغ افزوده می‌شود. توضیح بیشتر درمورد نحوه پرداخت را در پیوست شماره یک مطالعه کنید.
تدوین معیارهای انتخاب یا شرایط همکاری
معیارهای انتخاب برای یک سمت شغلی چهار عنوان اصلی دارند:
- میزان تحصیلات و آموزش‌های رسمی
- مهارت‌های مرتبط شغلی
- دانش و مهارت‌های غیر مرتبط شغلی
- ویژگی‌های شخصیتی
هرچند گاهی ممکن است کسی که شرح وظایف را تنظیم می‌کند واژه‌های متفاوتی را جایگزین کند. از آنجاییکه هر چه این سند دقیق‌تر باشد، انتخاب افراد راحت‌تر انجام می‌شود، بهتر است تا جایی که مقدور است انتظار کارفرما در آن منعکس شود. با این حال اگر ترجیح سازمان یا کارفرما بر این است که افراد بیشتری را به مصاحبه شغلی دعوت کند تا انتخاب بیشتری برای فرد واجد شرایط داشته باشد این انتظارات کمی کلی‌تر نوشته می‌شوند و اگر ترجیح آنها بر این باشد که صرفا افرادی که واجد شرایط مورد نظر هستند برای این فرصت شغلی درخواست کنند تا در زمان و هزینه صرفه جویی شود، بهتر است این ویژگی‌ها جزیی و دقیق نوشته شود. برای مثال در حالت اول یکی از ویژگی‌ها «مهارت برقراری ارتباط با جامعه محلی» است و در حالت دوم که کارفرما از ابتدا قصد دارد فقط با افرادی که شرایط مورد نظر را دارند مصاحبه کند این ویژگی به این شکل نوشته می‌شود: «مهارت برقراری ارتباط با زنان روستایی در منطقه بلوچستان»
علاوه بر این در تدوین شرایط همکاری بعضی موارد لازمه کار هستند و برخی دیگر در اولویت قرار دارند که اغلب به عنوان یک امتیاز در زمان مصاحبه به نفع متقاضی به حساب می‌آیند. این ویژگی‌ها می‌توانند در کنار هم با اضافه کردن واژه‌هایی مانند «ترجیحا» و یا در دو بخش زیر عناوینی مانند «شرایط لازم» و «متقاضیان واجد شرایط زیر در اولویت قرار دارند» نوشته شوند.
مثال: مدرک لیسانس در رشته‌های علوم انسانی ترجیحا فارغ‌التحصیل رشته مردم‌شناسی
میزان تحصیلات و آموزش‌های رسمی
توجه به میزان تحصیلات به‌ویژه در موقعیت‌های شغلی سازمانی دارای اهمیت است. بدون تردید فارغ‌التحصیل رشته حسابداری نامزد مناسبی برای احراز سمتی در بخش اداری و مالی یک سازمان است. با این حال در طراحی آگهی استخدام و یا شرح وظایف شغلی نباید اجازه دهیم عامل تحصیلات مانع بزرگی برای جلب همکاری با افراد واجد شرایطی باشد که فاقد تحصیلات تکمیلی هستند. بویژه در مورد مشاغلی که در آن مهارت‌های پایه و تجربه عامل مهمتری هستند. به‌طوری‌که حتی ممکن است تحصیلات و سوابق شغلی رسمی موجب حذف افراد واجد شرایط و در نتیجه نادیده گرفتن نیازهای گروهی از جامعه شود. برای مثال در شرح وظایف شغلی «تسهیلگر محلی» عامل تحصیلات می‌تواند بین جوانان تحصیلکرده یک باهمستان و سایر افرادی که به دلایلی امکان ادامه تحصیل نداشته‌اند مرز ایجاد کند و تسهیلگر محلی تحصیلکرده به طور ناخودآگاه یا آگاهانه نظر و خواسته خودش و همتایانش را در اولویت قرار دهد.
مهارت‌های مرتبط شغلی
منظور از مهارت‌های مرتبط شغلی مهارت‌هایی است که به طور مستقیم به نقش و مسئولیتی که از سمت شغلی انتظار می‌رود، مرتبط است. مثلا از «مسئول بهداشت و سلامت باهمستان» با توجه به فعالیت‌هایی که برایش تعریف شده انتظار می‌رود که مهارت‌های لازم در زمینه آموزش، تسهیلگری و مشاوره در زمینه بهداشت و سلامت عمومی را داشته باشد. اما باید همواره در نظر داشته باشیم که معمولا پیدا کردن فردی که دارای تمام مهارت‌های مورد نیاز باشد، امکان پذیر نیست و بخشی از مهارت‌ها در نتیجه آموزش‌های ضمن کار و تجربه‌های عملی حاصل می‌شود.
دانش و مهارت‌های غیر مرتبط شغلی
گاهی اوقات مهارت‌ها و دانش فرد متقاضی دقیقا همان‌چیزی نیست که از وی انتظار می‌رود اما پیش‌زمینه مناسبی برای کسب تجربه در سمت شغلی جدید را ایجاد می‌کند یا اینکه باعث تقویت مهارت‌های مرتبط شغلی می‌شود. در مثال «مسئول بهداشت و سلامت باهمستان» مهارت‌هایی مانند دانستن زبان محلی، یا نویسندگی، سخنرانی، مهارت‌های سازمانی، تفکر انتقادی، دانش روانشناسی و روابط عمومی، روش‌های مشارکتی، کمک‌های اولیه و … تاثیر زیادی بر کیفیت عملکرد این فرد می‌گذارد. از این رو تعیین دانش و مهارت‌های غیرمرتبط شغلی علاوه بر اینکه زوایای مختلف سمت شغلی را روشن‌تر می‌کند، به ما کمک می‌کند از همان ابتدا شناخت بهتری نسبت به قابلیت‌های فردی و تجربیات قبلی شخص متقاضی پیدا کنیم.
ویژگی‌های شخصیتی
ویژگی‌ها و مهارت‌های زیادی هستند که دارا بودن آنها نه مستلزم داشتن مدرک تحصیلی است و نه کار در یک زمینه شغلی خاص، با این حال برای سمتی که تعریف شده دارای اهمیت هستند. این ویژگی‌ها گاهی در بخش شرایط همکاری قرار می‌گیرند و گاهی هیچ‌جا ثبت نمی‌شوند اما در طول روند مصاحبه شناسایی می‌شوند یا جای خالیشان دیده می‌شود. مهارت‌هایی مانند خلاقیت و نوآوری، توانایی کار در گروه، شوخ‌طبعی، شکیبایی، سبک انتخاب پوشش، توانایی جابه‌جایی بسته‌های سنگین، داشتن وسیله نقلیه شخصی، امکان مسافرت یا کار در روزهای آخر هفته.
خلاصه
تهیه شرح وظایف یا معیارهای انتخاب پرسنل چه برای ابلاغ به پرسنل تهیه شود و چه برای درج در آگهی استخدام، دارای اهمیت زیادی است و مستلزم صرف وقت و شناخت کافی از سمت شغلی است. تهیه این سند به ما کمک می‌کند علاوه بر تعیین وظایف مشخص، روند شناسایی و استخدام راحت‌تر و پربارتری داشته باشیم و بهترین گزینه برای انجام فعالیت‌هایی که مدنظر بوده را پیدا کنیم.