در اقداماتی که در باهمستان انجام می‌شود جلب مشارکت کامل همه اعضای باهمستان به راحتی امکان‌پذیر نیست. علاوه بر این معمولا با توسعه فعالیت‌ها و گسترش محدوده جغرافیایی اجرای پروژه یا افزایش تعداد بهره‌مندان احتمال مشارکت کامل، کمتر هم می‌شود. برای مثال در یک برنامه پیشگیری از استفاده از دخانیات برای نوجوانان، مشارکت سایر اعضای باهمستان به اندازه مشارکت نوجوانان دارای اهمیت نیست. اما از طرفی سایر اعضای باهمستان علیرغم اینکه در روند پروژه به طور مستقیم مشارکت ندارند اما مایلند بدانند در محیط زندگیشان و یا در باهمستانشان چه می‌گذرد. با اطلاع‌رسانی در مورد فرایند و دستاوردها و نتایج مثبت و منفی آن در باهمستان می‌توان آنها را در جریان رویدادها قرار داد. در این مقاله نحوه پاسخگویی به این نیاز باهمستان را بررسی می‌کنیم.
منظور از گزارشهای رسمی چیست؟
در طول پروژه به شکلهای مختلف در مورد اقدامات خبررسانی می‌شود؛ در حین گفت‌وگوهایی که در جلسات انجام می‌شود، در سلام و احوالپرسی‌های روزانه میان اعضای باهمستان و یا اعضای تیم اجرایی، یا در نشست و برخاست‌های محلی، اعضای باهمستان با هم در مورد اقداماتی که انجام می‌شود صحبت می‌کنند و گاهی از گروه مجری هم در مورد روند پروژه سوال می‌کنند و پاسخی می‌شنوند. همه این موارد به نوعی گزارشدهی است که به شکل غیررسمی ارائه می‌شود. در گزارشهای غیررسمی به دلیل پراکنده بودن اطلاعات و یکسان نبودن میزان آگاهی افراد از اقداماتی که انجام می‌شود احتمال تحریف واقعیت وجود دارد و اغلب منجر به سوء تفاهم و مناقشه و در بدترین حالت شکست پروژه می‌شود. چاره پیشگیری از این وضعیت تهیه گزارشهای رسمی و ارائه آن در سطح باهمستان است. گزارش رسمی گزارشی است که:
- به طور منظم (هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه) و از یک مبدا مشخص اعلام می‌شود.
- بر مبنای شاخص‌های کمی یا کیفی که از پیش تعیین شده، تهیه می‌شود.
- چارچوب و ساختار مشخص و یکسانی دارد و به مخاطب این امکان را می‌دهد که روند پیشرفت را در مقایسه با گزارشهای قبلی پیگیری کند.
- با بیان دستاوردها و نتایج هر مرحله، خلاصه‌ای از اقدامات بعدی را اعلام می‌کند.
چرا ارایه گزارشهای رسمی به عموم مردم دارای اهمیت است؟
گزارش ابزار مناسبی برای شفافیت و پاسخگویی است. اگرچه تهیه گزارش به تنهایی تضمینی برای شفافیت نیست، اما اصل پاسخگویی و شفافیت بر مبنای گزارشدهی است. علاوه بر این تهیه و انتشار گزارشهای رسمی:
- موجب افزایش مشارکت و همکاری اعضای باهمستان در فرآیند می‌شود و به دلیل ماهیت رسمی آن در بین مشارکت‌کنندگان احساس تعلق خاطر و اعتبار اجتماعی ایجاد می‌کند.
- به تلاش‌هایی که در باهمستان انجام می‌شود هویت رسمی‌تری می‌دهد و مبنای معتبری برای معرفی اقدامات در خارج از باهمستان می‌شود.
- برای مشارکت‌کنندگان و سایر ذینفعان امکان رهگیری و نظارت بر اقدامات را ایجاد می‌کند.
- زمینه را برای دریافت بازخورد و پیشنهادهای جدید در مورد بخش‌های مختلف پروژه فراهم می‌کند.
- یک تصویر کلی و جامع از اقداماتی که انجام شده و اثرات و نتایجی که به دست آمده ارایه می‌دهد و نشان می‌دهد اقدامات مختلف چگونه پیرامون یک هدف واحد طراحی و اجرا شده‌اند.
- محدودیت‌ها و موانع موجود، دقیق‌تر معرفی می‌شوند و به برنامه‌ریزان و مشارکت‌کنندگان کمک می‌کند آگاهانه‌تر نسبت به ادامه روند فکر و برنامه‌ریزی کنند.
چه کسانی باید درتهیه گزارشهای رسمی عمومی نقش داشته باشند؟
گزارشهای رسمی زمانی مفید و موثر خواهند بود که به دست مخاطب برسند. مخاطبان اصلی گزارشهای رسمی (در ابتکارهای محلی)، مشارکت‌کنندگان مستقیم و غیرمستقیم آن اقدامات هستند. این افراد و گروه‌ها به شکلهای مختلف و به میزان متفاوتی می‌توانند در تهیه گزارشهای رسمی نقش داشته باشند. مانند اعضای باهمستان یا کسانی که پروژه با هدف تغییر مثبت در وضعیت آنان تعریف شده، ذینفعان دولتی و غیردولتی و بخش خصوصی، افراد و گروه‌هایی که شاهد ایجاد تغییرات هستند، افراد و گروه‌هایی که مسئولیت برنامه‌ریزی و اجرا را به عهده دارند.
بدیهی است که نحوه همکاری این افراد در تهیه گزارش متفاوت است و طیف متنوعی از همکاری شامل گردآوری اطلاعات، تحلیل و بررسی، تهیه متون و تصاویر، انتشار و توزیع را شامل می‌شود.
چه زمانی باید یک گزارش رسمی عمومی تهیه کرد؟
گزارشهای رسمی در مقاطع مختلف پروژه تهیه می‌شوند و به دلیل ماهیت رسمی که دارند تعیین بازه زمانی مشخص برای انتشار آن اهمیت دارد. مثل گزارشهای ماهانه یا سه ماهه و یا گزارشهای عملکرد که در پایان پروژه تهیه می‌شود. علاوه بر این گاهی مجریان پروژه تصمیم می‌گیرند در پاسخ به نیازی که ایجاد می‌شود یک گزارش رسمی را در سطح عمومی منتشر کنند. مانند:
- وقتی که در مورد یک یا چند بخش از پروژه ابهاماتی در بین مشارکت‌کنندگان و دست‌اندکاران ایجاد شده است. برای مثال زمانی که ذینفعان و مشارکت‌کنندگان اتهاماتی را در زمینه منابع مالی به یکدیگر وارد می‌کنند. در اینصورت یک گزارش رسمی از جزییات بودجه و هزینه‌ها راه‌حل مناسبی برای حل اختلاف است.
- وقتی که اجرای یکی از بندهای پروژه امنیت یا سلامت و یا محیط زندگی مشارکت‌کنندگان را به خطر بیندازد و تهدید محسوب شود. در اینصورت جزییات مربوط به آن بند به مشورت گذاشته می‌شود و نتیجه مذاکره و راه‌حل یا تصمیمی که برای آن در نظر گرفته شده به صورت یک گزارش رسمی اعلام می‌شود.
- وقتی که اطلاع‌رسانی در مورد یک موضوع ضرورت پیدا می‌کند. مثلا زمانی که پژوهشگران در حین تحقیق در مورد رژیم غذایی کودکان متوجه می‌شوند که با ضدعفونی کردن تره‌بار و میوه‌ها در خانه می‌توان تا بیش از ۹۰ درصد از بروز مسمومیت ناشی از ایکولای در کودکان پیشگیری کرد.
چطور یک گزارش رسمی تهیه کنیم؟
-
ایجاد یک گروه برنامه‌ریزی
منظور از برنامه‌ریزی برای گزارش، تصمیم‌گیری برای محتوا، روش تهیه گزارش و نحوه انتقال آن است. ایجاد گروهی که بتواند از تمام مشارکت‌کنندگان و ذینفعان نمایندگی کند باعث اعتبار بیشتر گزارش و افزایش میزان شفافیت و پاسخگویی دست‌اندرکاران پروژه می‌شود. مهمترین هدف این گروه، برنامه‌ریزی برای تهیه گزارشی است که بتواند در مورد عملکرد پروژه به مخاطب عام و ذینفعان و مشارکت‌کنندگان اطلاع‌رسانی کند و بر آنها تاثیر بگذارد.
-
تعیین هدف
تصمیم‌گیری برای تعیین هدف و محتوای گزارش رسمی خوب است با همفکری و مشارکت گروه برنامه‌ریزی انجام شود. اگرچه گزارشهای رسمی به صورت منظم تهیه و منتشر می‌شوند، اما نوع تاکید بر فعالیت‌ها و دستاوردهای پروژه و شیوه ارائه آن نیز در میزان تاثیرگذاری بر مخاطب و انتقال پیام موثر است. بنابراین گروه برنامه‌ریزی باید پیش از تهیه گزارش هدف آن را مشخص کند. برای مثال در مقطعی از پروژه گزارش رسمی با هدف تقویت مشارکت یا حمایت مقامات دولتی تهیه می‌شود. در یک مقطع دیگر با هدف هشدار دادن و آگاهسازی در مورد یک اتفاق قریب‌الوقوع.
-
مشاوره با ذینفعان و گردآوری اطلاعات
دریافت مشاوره از ذینفعان در فرآیند گزارشدهی عمومی منجر به یک شناخت همسطح از وضعیت پروژه می‌شود. علاوه بر این گزارشهای عمومی فرصت مناسبی برای معرفی نقش و وظایف ذینفعان به سایر مشارکت‌کنندگان است. اگر این معرفی با هماهنگی و مشورت خود ذینفعان باشد، اطلاعاتی که در مورد آنها در سطح عمومی منتشر می‌شود دقیق‌تر و دارای اعتبار بیشتری خواهد بود.
-
تعیین و اولویت‌بندی مخاطبان شیوه‌های انتقال پیام
شاید به نظر برسد در یک گزارش رسمی که در سطح عمومی منتشر می‌شود تعیین و اولویت‌بندی مخاطب لزومی ندارد. اما تعریف مخاطب عمومی با توجه به اهداف و مقیاس پروژه متفاوت است. برای مثال در یک گزارش رسمی عمومی که سازمان بهداشت جهانی منتشر می‌کند مخاطب تمام جمعیت جهان هستند. اما در یک گزارش رسمی که هدفش بیان دستاوردهای یک پروژه کوچک در یک روستا یا محله است مخاطبان ساکنان آن محل و سایر ذینفعان هستند. بنابراین در هنگام طراحی گزارشهای رسمی عمومی شناسایی ویژگی‌های مخاطب و نیازها و اولویت‌هایشان مهم است. منظور از اولویت‌های مخاطبان این است که از پیش بدانیم مخاطب‌های گزارش علاقمند به دریافت چه نوع پیام‌هایی هستند، به چه منابعی اعتماد دارند، چه ابزار و رسانه‌ای را برای دریافت گزارش ترجیح می‌دهند. زبان و فرهنگ اکثریت مخاطبان چیست. چه کسانی در اقلیت هستند و غیره. دانستن این اطلاعات به ما کمک می‌کند زبان و قالب گزارش رسمی را متناسب با نیازهای مخاطب تعریف کنیم.
جدول ۱- تعیین و اولویت‌بندی مخاطب و شیوه انتقال پیام
|
عنوان گزارش رسمی |
مخاطب اصلی |
محور اصلی (هدف یا تمرکز گزارش) |
شیوه گزارشدهی (انتقال پیام) |
|
|
۱ |
گزارش پیشرفت کار سه ماه اول |
اعضای باهمستان، مقامات محلی |
معرفی ظرفیت‌های بالقوه محلی و ایجاد انگیزه برای مشارکت در ادامه فرایند |
خبرنامه دو صفحه‌ای |
|
۲ |
گزارش مالی |
اعضای باهمستان و سایر دست‌اندرکاران |
شفافیت مالی، اعلام هزینه و بودجه و معرفی بخش‌هایی که نیاز به حمایت مالی بیشتر است |
پخش گزارش تصویری با ذکر نمودار و معرفی اقداماتی که در محل انجام شده در تلویزیون محلی |
|
۳ |
آگاهسازی در مورد آلودگی سبزیجات به میکروب ایکولای |
اعضای باهمستان (با تاکید بر مادران، رستوران‌های محلی) |
معرفی روش‌های ضدعفونی سبزیجات و آگاهسازی در مورد عوارض مسمومیت |
پوسترهای آموزشی، پیام رادیویی |
-
مناسب‌سازی محتوای گزارش برای مخاطبان مختلف
بعد از تعیین اهداف و اولویت‌های گزارش رسمی، لازم است محتوای پیام متناسب با ویژگی‌های مخاطب طراحی شود. معمولا برخی از ویژگی‌ها کلیدی هستند مانند زبان یا سن مخاطبان و برخی از ویژگی‌ها دارای اهمیت کمتری هستند. مانند خاستگاه اجتماعی یا اقتصادی. برای مثال گزارشی که با هدف معرفی روش‌های ضدعفونی سبزیجات تهیه می‌شود در یک منطقه کرد نشین به زبان کردی نوشته می‌شود و در یک منطقه ترک نشین به زبان ترکی، اگر در این مناطق مخاطبان سواد خواندن نوشتن نداشته باشند گزارش رسمی لازم است به صورت مصور و یا در قالب برنامه‌های رادیویی یا تلویزیونی تهیه شود.
-
طراحی و اجرای یک کمپین دایمی اطلاع‌رسانی که مبتنی بر گزارشدهی مستمر است
فرایند گزارشدهی اگر به یک کمپین دائمی تبدیل شود، می‌تواند یک فرهنگ سازمانی ایجاد کند. در اینصورت گزارشدهی رسمی بخش ثابتی از وظایف سازمان یا نهاد مجری می‌شود و امکان اطلاع‌رسانی در سطح گسترده‌تری فراهم می‌شود مانند:
- ثبت روایت‌های شخصی از پروژه و تاثیری که در زندگی افراد ایجاد شده
- اعلام درخواست از اعضای باهمستان یا جذب نیروهای داوطلب
- ارایه گزارشهای مستمر پیشرفت کار
- گزارشهای سالانه و نتایج ارزشیابی‌ها
- اطلاع‌رسانی در مورد تصمیم‌گیری‌ها و تجدیدنظرها
- جلب مشارکت و ایجاد و تقویت انگیزه در بین مشارکت‌کنندگان
- آگاهسازی، آموزش و پیشگیری از بحران
-
دریافت بازخورد از پیش‌نویس اولیه گزارش
به منظور افزایش اثربخشی گزارش بهتر است پیش‌نویس اولیه با گروه کوچکی از مخاطبان به اشتراک گذاشته شود و نسخه نهایی براساس بازخوردهای آنان تهیه شود. برای این منظور کافیست:
- تعدادی از مخاطبان را به نمایندگی از کل مخاطبان به یک جلسه دعوت کنید.
- پیش‌نویس یا نسخه اولیه گزارش را (در هر قالبی که هست) در جلسه ارائه کنید.
- از شرکت‌کنندگان بخواهید نظرشان را در مورد گزارش بیان کنند.
- پاسخ‌ها را با هدفی که از پیش برای گزارش تعیین کرده‌اید مقایسه کنید و با توجه به بازخوردهایی که دریافت کردید نسخه نهایی را تهیه کنید.
-
جلب همراهی و حمایت مقامات دولتی
تصمیم‌گیران، سیاست‌گذاران و مقامات محلی، قدرت و نفوذ کافی برای معرفی اقداماتی را که در باهمستان انجام می‌شود، در سطح عمومی دارند. بنابراین جلب حمایت آنان علاوه بر اینکه دسترسی به عموم مردم را تسهیل می‌کند، به گزارشهای رسمی عمومی رسمیت و اعتبار بیشتری می‌بخشد. اولین قدم برای همکاری با بخش دولتی آشنایی با دغدغه‌ها و اولویت‌های آنان است. درخواست همکاری از افرادی که بیش از دیگران مشکلات و نیازهای باهمستان را می‌شناسند و مایلند نقشی در ایجاد تغییر مثبت داشته باشند کار دشواری نیست.
بهترین روش آموزش این افراد در مورد اهداف و فعالیت‌های پروژه، این است که از آنها برای حضور در همه جلسات و نشست‌ها در طول فرایند دعوت کنیم. همانطور که در حالت مطلوب انتظار می‌رود اعضای باهمستان نسبت به محل زندگیشان احساس تعلق خاطر داشته باشند، مشارکت سایر ذینفعان از جمله مقامات دولتی هم زمانی تاثیرگذار و تعیین کننده است که آنها هم نسبت به باهمستان احساس تعلق خاطر داشته باشند.
-
تشویق مخاطبان برای استفاده سازنده از محتوای گزارش
دریافت بازخورد از مخاطبان حتی بعد از انتشار گزارش رسمی هم برای مخاطبان و ذینفعان و هم برای گروه مجری مفید و سازنده خواهد بود. یکی از ساده‌ترین شیوه‌های بررسی گزارش و دریافت بازخورد برگزاری جلساتی به همین منظور است. آنچه از چنین جلسه‌ای انتظار می‌رود این است که به ابهامات و سوالاتی که در مورد محتوای گزارش ایجاد شده پاسخ داده شود و دستاوردها و نتایجی که در گزارش به آن اشاره شده نقد و بررسی شود. از این رو گزارشهای رسمی عمومی علاوه بر کارکرد اطلاع‌رسانی، آگاهسازی، شفافیت و پاسخگویی، منبع و مرجع قابل توجهی برای ارزشیابی و پایش اقدامات هستند.
-
استمرار کمپین اطلاع‌رسانی و گزارشدهی
استمرار در روند گزارشدهی علاوه بر اینکه موجب افزایش شفافیت و پاسخگویی می‌شود، به دلیل سازوکارهای دریافت بازخورد و بازبینی که در آن دیده می‌شود می‌تواند منجر به بهبود عملکرد پروژه و گسترش و پایداری اثرات آن باشد.
خلاصه
اطلاع‌رسانی و شفافیت پایه و اساس اعتماد است و گزارشهای رسمی یکی از مناسب‌ترین ابزارها برای اطلاع‌رسانی و حصول اطمینان از شفافیت و پاسخگویی هستند. برقراری ارتباط با مشارکت‌کنندگان و ذینفعان از ابتدای فرایند علاوه بر اینکه موجب شکل‌گیری اعتماد در بین طرفین می‌شود، فرصت‌های ارزشمندی برای ابراز انتقادهای سازنده و در نتیجه افزایش کارآمدی اقدامات ایجاد می‌کند.
همکاری همه ذینفعان از جمله مشارکت‌کنندگان و دست‌اندرکاران دولتی و غیردولتی در تهیه گزارشهای رسمی و دریافت بازخورد از آنان در طول فرایند گزارشدهی باعث می‌شود همه به یک اندازه نسبت به صحت و اعتبار گزارش‌ها توافق داشته باشند.
طراحی و اجرای کمپین‌های اطلاع‌رسانی و گزارشدهی می‌تواند گزارشدهی و پاسخگویی مستمر را به یک فرهنگ سازمانی تبدیل کند و برای سازمان یا گروه مجری خوش‌نامی و اعتبار به ارمغان آورد.