الأداة الرقم 1: تشخيص صحة ائتلافكم
طوّر هذه الأداة جِيلِْيان كاي، رئيس "مستشاري التنمية المجتمعية"، بروكلين، نيويورك.
نتمنى أن تكون مبادئ الصيانة التي وصفناها في هذا القسم واضحة لكم، لكنّ هدفنا في الحقيقية هو أن تستخدموا هذه المبادئ لتحسين عمل ائتلافكم الخاص.
لمساعدتكم على القيام بذلك، نقدّم لكم أدناه لائحة تفقّد. طوّر هذه اللائحة جيلِْْيان كاي، رئيس "مستشاري التنمية المجتمعية"، بروكلين، نيويورك. وهي لائحة شاملة متكاملة، رغم كونها سهلة الاستخدام، ويجب أن تعطيكم لمحة عامّة جيّدة عن المكان الذي يقف فيه ائتلافكم في الوقت الحالي. (هنالك عدة أدوات ولوائح تفقّد إضافيّة للتشخيص في أدبيّات الائتلافات كذلك. بعض هذه الأدوات واللوائح التي يمكن أن تراجعوها وقد تستعملوها، موجودة تفاصيلها في لائحة الموارد أعلاه، منها: كْريسْليب ولارْسون - 1994، ولائحة "كينْغ كانْتي" دون تاريخ، وماتيسِتْش - 2001.)
هنالك عدّة طرق تستطيعون من خلالها استخدام لائحة تفقّد الصيانة هذه (أو غيرها)، ولكن، لتستفيدوا قدر الإمكان من قيمتها، قد يُفيدكم اتّباع الخطوات التالية أدناه:
-
إلقاء نظرة سريعة على لائحة التفقّد للتأكّد من أنّها تبدو مناسبة لكم ولائتلافكم.
-
في حال رأيتم أنّها مناسبة، خذوا الوقت الكافي للتفاعل مع بنود اللائحة والرد عليها. جاوبوا بعد تفكير ملي بكل بند، وقوموا بترتيب النقاط على جدول. يجب ألاّ يأخذ ذلك منكم أكثر من 15 – 20 دقيقة.
-
فكروا باحتمال إعطاء لائحة التفقد إلى قادة آخرين وربّما أعضاء آخرين من الائتلاف. بشكل عام، كلّما زاد العدد، كان ذلك أفضل. أشركوهم في مسار الصيانة.
-
لخّصوا النتائج وأَوْصِلوها.
-
قدّموا النتائج في اجتماع للائتلاف، واتركوا وقتاً كافياً للنقاش.
-
إذا لزم الأمر، كَوّنوا مجموعة لصوغ توصيات بناءً على النتائج.
-
صَوّتوا على التوصيات المقدَّمة.
-
تابِعوا للتأكّد من أنّ التغييرات التي تمّ تبنّيها تُطَبّق فعلياً في الممارسة.
-
قوموا بالمراجعة وإذا أمكن أعيدوا استخدام لائحة التفقّد بشكل دوري، ربّما مرّة سنوياً. اسألوا أنفسكم: هل جرى تنفيذ التغييرات التي تمّ تبنيها؟ كيف يمكن مقارنة علامات أو نقاط هذه السنة ربطاً بالسنوات السابقة؟ هل يتقدّم الائتلاف بالاتّجاه الصحيح؟
يتطلّب تنفيذ هذه الخطوات بعض الجهود، هذا صحيح. ولكن هذا يعني أنه يتم التعاطي مع مسألة الصيانة بشكل جدّي، كما ينبغي. ولنكن أدقّ: نعتقد أن الوقت المستثمَر في إجراءات الصيانة كهذه هي استثمار صحيح وفي مكانه، استثمار سيعطي ثماره بشكل جيد من خلال تحسين الفعالية طويلة المدى لائتلافكم.
تشخيص صحة ائتلافكم
صنّفوا كلَّ مكوّن من مكوّنات منظمتكم من خلال المقياس أدناه، وَضَعوا النقاط في جدول على ورقة العمل الموجودة في نهاية التمرين.
|
قوي أو دائما ضعيف أو بتاتا 5 4 3 2 1 |
-
وضوح رؤية ائتلافكم ورسالته وغاياته.
_______ أ. رؤية ائتلافكم (الحلم) ورسالته (ما ستقومون به) تأخذان بالحسبان ما يحدث في المجتمع المحلي.
______ ب. الرؤية والرسالة والغايات مكتوبة ومسجلّة.
______ ت. السكّان والمؤسسات على علم برؤية ائتلافكم ورسالته وغاياته.
______ ث. يعيد ائتلافكم تقييم الرؤية والرسالة والغايات بشكل دوري ويعدّلها وفقاً للمرحلة.
______ ج. يجري تقييم النشاطات ربطاً بالرؤية والرسالة والغايات.
-
فعالية بنية ائتلافكم.
_______ أ. يعقد ائتلافكم اجتماعات بشكل حلقة دورية يستطيع الأعضاء أن يعتمد عليها.
______ ب. يتمتّع الائتلاف بهيئات نشيطة.
______ ت. جميع الأعضاء يحتفظون بنسخ من القانون الداخلي للائتلاف.
______ ث. يجتمع المجلس التنفيذي كما الهيئات المختلفة بشكل دوري.
______ ج. يجتمع المجلس التنفيذي بشكل دوري، والحضور جيّد.
-
فعالية الوصول إلى الناس والتواصل.
_______ أ. لديكم في الائتلاف نشرة دورية أو وسيلة أخرى للتواصل تَضع المجتمع المحلي على بيّنة من أحدث ما يجري لديكم، بشكل دوري، وتُعلمه بنشاطاتكم.
______ ب. تستخدمون المسح أو وسيلة أخرى لجمع المعلومات عن اهتمامات الأعضاء وحاجاتهم وهمومهم.
______ ت. تنشرون دائماً نتائج المسح وتستخدمونها لتوجيه مشاريع الائتلاف.
______ ث. يجري تنفيذ المسوح كل سنة تقريباً لأنّ المجتمع المحلي والسكان يتغيرون.
______ ج. الائتلاف "يذهب إلى حيث هم الأعضاء"، للوصول إليهم، بما في ذلك حيث يسكنون ويتسوّقون ويعملون.
-
فعاليّة اجتماعات الائتلاف.
_______ أ. يشعر الأعضاء بحرّية التكلم في الاجتماع دون الخوف من أن تتم مواجهتهم بسبب وجهات نظرهم.
______ ب. يعلن ائتلافكم عن اجتماعاته مع إشعار كافٍ من خلال إرسال جداول الأعمال وتعاميم مسبقاً.
______ ت. تؤمّنون رعاية الأطفال والترجمة عند الحاجة.
______ ث. تُنجزون جدول أعمال الاجتماع في الاجتماعات التي تبدأ وتنتهي في الوقت المقرّر.
______ ج. تعقدون اجتماعات في أمكنة مركزية سهلة الوصول ومريحة، وفي أوقات مناسبة لكافّة الأعضاء.
-
فرص لتحمّل الأعضاء المسؤولية ولنموهم.
_______ أ. يقوم ائتلافكم بجهود واعية لتطوير قادة جدد.
______ ب. تقدّمون التدريب والدعم للقادة الجدد وذوي الخبرة، إمّا من خلال ائتلافكم أو من خلال وكالات خارجيّة.
______ ت. لديكم "نظام أصحاب" يجمع الأعضاء الأقل خبرة مع القادة، لمساعدة هؤلاء الأعضاء على تعلّم المهام والقيام بالاتصالات.
______ ث. تعطون الهيئات أعمالاً جدية لتقوم بها.
______ ج. يجري تشارك مسؤوليات القادة، فمثلاً، تجري مداورة رئاسة الاجتماعات بين الأعضاء.
-
فعالية الائتلاف في التخطيط للمشاريع وتطبيقها وتقييمها.
_______ أ. في بداية كل سنة جديدة، يطوّر ائتلافكم خطة تشمل الغايات والنشاطات التي ستنفَّذ خلال هذه السنة.
______ ب. هذه الخطة مبنيّة، على الأقل جزئيّاً، على المعلومات التي جرى جمعها من مسح أو استطلاع آراء الأعضاء.
______ ت. بعد كل نشاط أو مشروع، تقيّم القيادة أو الهيئة المعنية كيف كان التنفيذ، من أجل التعلم من التجارب.
______ ث. ينظم الائتلاف دوماً مشاريع مَرئية تُحدث الفرق لدى الأعضاء.
______ ج. عندما تأخذون مشاريع على عاتقكم، تطوّرون خططَ تحرك تحدد المهمات، ومَن سيقوم بها، وما هي التواريخ المستهدفة لإتمامها.
-
استخدام ائتلافكم للأبحاث و/أو الموارد الخارجية.
_______ أ. يعمل ائتلافكم مع ائتلافات أخرى في المجتمع المحلي على مسائل مشتركة، ومع منظمات على صعيد المدينة تطرح هموماً مجتمعية حساسة ومهمّة.
______ ب. يستخدم ائتلافكم موارد ومعلومات من منظمات أُخرى يُمكن أن تساعد المجتمع المحلي، كورش العمل التدريبية.
______ ت. يبقى ائتلافكم متماشياً مع المسائل التي تؤثر على المجتمعات المحلي عبر المدينة وعبر المحافظة.
______ ث. يحضر متكلّمون من الخارج اجتماعات من أجل طرح مواضيع ذات اهتمام للأعضاء.
______ ج. عندما يريد الائتلاف العمل على مسألة ما، يعرف القادة أين عليهم الذهاب لإحضار المعلومات اللازمة، كالإحصائيات والنماذج وما إليه.
-
حس الائتلاف تجاه المجتمع المحلي.
_______ أ. يحرص ائتلافكم على تضمين الاجتماعات وقتاً اجتماعياً لكي يتمكّن الناس من التحدث في جو غير رسمي، ولكي يبنوا حس المجتمع المحلي.
______ ب. تخططون لنشاطات اجتماعية.
______ ت. يجري التعامل مع كافّة الأفراد في المنظمة على قدم المساواة.
______ ث. تقدّرون وتكافئون كافّة مساهمات الأعضاء، كبيرة كانت أم صغيرة.
______ ج. تجعلون كافّة السكان مُرحّباً بهم في الائتلاف، بغض النظر عن الدخل والعرق والجندر (الجنس) والعمر والمستوى التعليمي.
-
المدى أو الدرجة التي يلبّي فيها الائتلاف الحاجات ويؤمّن المنافع.
_______ أ. تجعلون لوائح الموارد والعناوين متوفّرة للأعضاء بشكل دوري.
______ ب. تعقدون ورش عمل مع خبراء يستطيعون أن يؤمّنوا خدمات محدّدة للأعضاء.
______ ت. يساعد ائتلافكم الأعضاء في مسائل مرتبطة بحاجات فردية.
______ ث. في حال أشار مسح أو استطلاع آراء الأعضاء إلى أنّ المسائل الشخصية (كرعاية الأطفال أو مشاكل بين المالك والمستأجر) تتدخل في انخراط هذا العضو في أعمال الإئتلاف، فالائتلاف يتجاوب مع هذه المسائل.
______ ج. يعقد الائتلاف اجتماعات وورش عمل يستطيع من خلالها السكّان مقابلة مسؤولين مُنتخبين وموظّفين آخرين من البلدية، لإسماع أصواتهم والتعلّم عن الموارد والبرامج في المجتمع المحلي.
-
علاقة ائتلافكم بالمسؤولين المُنتخَبين وقادة المؤسسات ولاعبين آخرين نافذين.
_______ أ. قادة الائتلاف يعرفون كيف يتفاوضون بنجاح مع المسؤولين المنتخَبين وقادة المؤسسات حول هموم الأعضاء.
______ ب. يتمتّع ائتلافكم بممثّل دوري أو أكثر يحضرون اجتماعات المجتمع المحلي المهمّة.
______ ت. يفهم قادة الائتلاف والأعضاء خطوط السلطة، وسلطة اتخاذ القرارات، والمسؤولية، وجوانب أخرى من بنية السلطة في المجتمع المحلي.
______ ث. يلتقي الائتلاف مع المسؤولين بشكل دوري حول مسائل تهم الأعضاء.
______ ج. يشارك الائتلاف في النشاطات على صعيد المدينة ويُظهر التركيز اللازم على المسائل المجتمعية.
|
ورقة نتائج تقييم الائتلاف
عليكم تعبئة ورقة النقاط أو النتائج هذه مستخدمين مجموع الأعداد من كل قسم من التشخيص التنظيمي.
لكل قسم، عليكم اتّباع الخطوط العريضة التالية أدناه:
إذا كان مجموع نقاطكم بين: 5 و15، انتبهوا! قد تكونون بحاجة إلى مراجعة شاملة في هذا المجال. 15 و20، حان وقت الفحص العام! حان وقت الضبط لكي تجعلوا كافة الأمور تمشي بشكل جيد. 20 و25، مبروك! أنتم تسيرون بسلاسة وكافة الأنظمة تسير بشكل جيّد. حافظوا على العمل الجيّد. |