استمارة البحث

القسم 10. إنشاء الرسائل الإخبارية الإلكترونية

قد يكون هذا الوقت مناسباً للمباشرة بإعداد نشرة للأسباب التالية:

______ أنتم تحتاجون لإيصال معلومات كثيرة إلى عدد كبير من الناس بشكل دوري.

______ ترغبون في تثقيف المجتمع المحلي عن مسائل مهمّة أو في إعلامه عنها.

______ ترغبون في جذب أعضاء جدد.

______ تودّون بناء حس الهدف المشترك أو الدافع أو الاثنين معاً لدى الأعضاء.

______ ترغبون في الحصول على مردود من الأعضاء.

______ تريدون زيادة تعرّف الآخرين على منظمتكم أو الإيمان بقضيتها.

______ تريدون أن يَنظر إليكم العموم كمجموعة مهمّة وذات مصداقيّة.

لقد طرحتم على أنفسكم الأسئلة التالية:

______ ما هو الهدف الرئيسي من النشرة؟

______ ما هي الأهداف الأخرى؟

______ من هو جمهوركم؟

______ كم نسخة تريدون من كل عدد؟

______ كم ستكون الكلفة؟

______ كمْ تستطيعون أن تتحمّلوا من هذه الكلفة؟

______ مَن سيصمّم النشرة ويحرّرها؟

______ مَن سيكتب المقالات؟

______ كيف ستوزّعون النشرة على جمهورها؟

______ كيف ستعرفون ما إذا كان العمل ناجحاً أم لا؟

قبل البدء بالعمل على نشرتكم:

______ اتّخاذ قرار: هل ستُصدرون النشرة بمفربأنفسكم أو ستستخدمون متخصّصين.

في حال قرّرتم إنتاجها بأنفسكم، تأكّدوا من وجود الأدوات الضرورية التالية بتصرّفكم:

______ حاسوب (كومبيتور) لطباعة المواد والقدرة على الوصول إلى آلة استنساخ.

في حال كنتم تستخدمون الحاسوب:

______ برنامج يتضمّن إمكانية معالجة النصوص وتصميم الصفحات والرسوم

______ طابعة ذات جودة عالية

في حال جعلتم أخصائيين فنيين ينفّذون النشرة:

______ عليكم إشراك مكتب النشر المتخصّص أو الفنّان المصمّم المحترف قبل تخطّي مرحلة التخطيط. لا تخافوا من التحدّث إلى مهنيين، إذ يمكن أن يكونوا مستعدين للمساهمة بخدماتهم أو تقديمها بسعر مخفض.

______ يمكن أن تستخدموا آلة ناسخة لو كنتم تقطّعون وتلصقون من مواد مطبوعة.

______ يمكن كذلك إيجاد حواسيب تقوم بالتصميم والطباعة بشكل أسهل.

______ يمكن لفنّاني التصميم أن يقوموا بالتصاميم والطباعة بشكل أكثر جاذبية ولقتاً والمساعدة على توصيل معلوماتكم بشكل أفضل.

______ يمكنكم أخذ نسخة جاهزة للتصوير الطباعي (أي إنجاز كل الخطوات إلاّ الطباعة) إلى متخصًص من أجل الطباعة النهائية.

______ ينبغي التأكيد على كل جانب من عملية الطباعة في هذه المرحلة، بما فيها الكلفة والوقت وأي لون ستستخدمونه ونوع الورق، الخ.

خطوات لكافّة النشرات

______ اتّخاذ قرار حول ما محتويات العدد، وعدد المواد من كل بند (أي المقالات والقصص البارزة والأخبار ونصوص الآراء)

______ تصميم شكل النشرة

______ كتابة المقالات للنشرة، أو جعلها تُكتب

______ تحرير المقالات: المضمون والأسلوب والمساحة

______ تحريرها مرّة أخرى، والطلب من أحد آخر مساعدتكم بالتدقيق اللغوي

______ في حال جعلتم النشرة تُنفّذ وتُطبع من قبل اختصاصيين: خذوا النسخة الأخيرة إلى المطبعة

______ مراجعة النسخة النهائية مرّة أخيرة، من أجل تجنّب أخطاء في الطباعة أو التحرير

______ توزيع النشرة من خلال البريد أو وسائل أخرى

______ الحصول على مردود عن العدد من القراء قدر الإمكان

في حال كنتم تريدون أن يسهم آخرون في نشرتكم، يمكنكم تجربة ما يلي:

______ إيجاد أعضاء آخرين للمساعدة في تخطيط النشرة معكم

______ دعوة الأعضاء لكتابة مقالات وقصص بارزة وأعمدة، كما يمكن لكاتب عمود ضيف أن يزيد من جاذبية العدد

______ تمرير ورقة إلى الزملاء لإضافة الإعلانات المكتوبة واقتراح أفكار عن مواد للنشر في اجتماعات المجموعة

______ في النشرة: استبدال المحاضر بالملخصّات الموجهة إلى فرق العمل

______ إعادة نشر أخبار تغطي الائتلاف وأنشطته

______ الاستعانة بمواد أخرى أرسلها الناس إليكم.

الكلمات والرسوم

______ فهمتم أنّ الترويسة أو "المانشيت" هي العنوان على الصفحة الأولى من كل نشرة.

______ تجعلون اسم النشرة قصيراً وجذّاباً.

______ تفكّرون في استخدام شعار منظمتكم أو رمزها كجزء من العنوان.

______ تفكّرون في جعل متخصّص يصمّم هذا الجزء من النشرة، حتّى لو أنجزتم الباقي بأنفسكم.

______ فهمتم أنّ نوع الخط هو نوع الحروف المطبعية التي ستستخدمونها.

______ لنصوص مقالاتكم، تستخدمون خطوطاً مريحة للقراءة.

______ للعناوين، يمكن استخدام خطوط مختلفة ولكن مقروءة بسهولة

 ______ تستخدمون الخطوط بثبات وتمتنعون عن استخدام خطوط عديدة متنوعة في صفحة واحدة.

______ نادراً ما تستخدمون الخط المائل (خصوصاً المائل إلى اليمين) إذ إنّ الخط المائل أصعب قراءة.

______ عندما يكون لديكم عمودان أو أكثر في الصفحة، تعدّلون الصفحة بشكل تكون السطور في رؤوس الأعمدة ونهاياتها على المستوى نفسه  من أجل جعل الصفحة أكثر قابلية للقراءة.

______ فهمتم أنّ العنوان هو الاسم القصير أو المقدّمة التي تلخّص الأفكار الأساسية لمقال.

______ عليكم طباعة العناوين بنفس لون المقالات لتسهيل القراءة.

______ عليكم كتابتها كما تكتب الجمل ولكن من دون نقاط في النهاية أو فواصل.

______ فهمتم أنّ المقالات هي المواد والنصوص التي تفسّر مختلف الأحداث والمسائل والخطط المهمّة للمجموعة.

______ ما عدا النشرات التقنية، ينبغي أن تُكتب المقالات تقريباً لمستوى القراءة لدى صف الثالث متوسّط.

______ بشكل عام، يتراوح حجم الخط في المقالات بين 12 و14 نقطة.

______ تختارون موضوعاً يكون مثيراً لكم ويعجب الآخرين كذلك. ابحثوا لتجدوا ما يريد الآخرون معرفته.

______ طرحتم على أنفسكم السؤال التالي: من هو جمهورنا؟

______ طرحتم على أنفسكم السؤال التالي: ما هي الأفكار الرئيسة التي أريدهم أن يفهموها؟

______ تنظمون أفكاركم قبل المباشرة، وتفكّرون في وضع خطوط عريضة للمقال.

______ تتجنّبون استخدام الكلمات المعقّدة والجمل الطويلة.

______ تستخدمون الأمثلة من أجل دعم أفكاركم.

______ تقومون دائماً بتدقيق مقالكم تدقيقاً لغويا لتصحيح أخطاء التهجئة والقواعد، فضلاً عن ضمان الفهم العام.

______ عند الإمكان، تجعلون شخصاً آخريراجع مقالكم قبل تقديم النسخة النهائية.

أسس تصميم النشرة

______ تستخدمون عمودين إلى ثلاثة أعمدة للصفحة العادية (21 × 29 سم أو A4) لتسهيل القراءة.

______ تحدّون كل صفحة بمواد أو مواد قصيرة مقالات لا تتجاوز الثلاث أو الأربع.

______ تستخدمون المساحات البيضاء بشكل فعّال.

______ تستخدمون الرسوم البيانية والفنون أو الصور لكسر جمود النص وإعطاء النشرة مظهراً أكثر تلميعاً.

______ تفكّرون في إبقاء نشرتكم بحجم 6 - 8 صفحات أو أقل (العدد المثالي هو أربع صفحات).

______ تدقّقون في الصفحة عن بعد للتأكّد من التوازن.

______ تفكّرون في جعل التصميم متسّقاً، ما يجعل النشرة أكثر ألفةً للقرّاء.

الإنتاج

______ عليكم إشراك اختصاصيّي الطباعة والنشر من البداية.

______ عليكم التحدّث معهم عن كل تفصيل من غاياتكم وأحلامكم وميزانيتكم والجدول الزمني.

______ عند اختيار الألوان، تمسّكوا بالألوان المحايدة، كالأبيض ولون القهوة والرمادي الفاتح، التي لا تنفّر العين.

______ اطلبوا "لون ثانوياً" إلى اللون الأساسي، لإضافة الحيوية إلى نشرتكم دون إضافة الكثير من التكاليف.

______ اسألوا عن حجم الورق النموذجي الذي تستخدمه المطبعة عادة لأغراض أخرى، إذ عادةً ما يكون أرخص.

______ تعلّموا بعض المفردات المتعلّقة بالطباعة حتى لا يكون هناك التباس عند التحدث مع المهنيين.

______ استمعوا بعناية إلى نصائح المهنيين، ولكن تذكّروا أنها نشرتكم، لذلك يبقى الأمر لكم لاتخاذ القرارات النهائية.

أفكار مفيدة لتخفيض الكلفة

______ التفكير في بيع "الدعايات" للمساعدة على تغطية كلفة نشرتكم.

______ تحديد: هل أنتم مؤهلون كمؤسسة للاستفادة من الخفيضات الخاصة في كلفة البريد

______ الاستفسار عن تعريفات البريد الجماعي  وغيرها

______ التفكير في وسائل أخرى لتوزيع نشراتكم إلى جانب استخدام البريد. كونوا مبدعين!

______ اتّخاذ قرار حول وتيرة إصدار النشرة

______ التقدّم بكل خطوة من عمليّة تأليف نشرتكم بتأنٍ، والتأكّد من التحرير فيما أنتم تتقدّمون

______ جعل شخص آخر يلقي نظرة أخيرة معكم

______ سؤال الناشر المتخصّص أو محرّري نشرات آخرين عن إمكانيّة تخفيف كلفة النشرة.

Contributor 
جينيت ناجي