القسم 2. اختيار مجموعة لخلق المبادرة وإدارتها

• لماذا يمكن أن نريد تشكيل مجموعة لخلق منظّمة أو مبادرة وإدارتها؟
• ما أنواع المجموعات التي قد تعزّز تطوير منظّمة أو مبادرة؟
• في أيّ مرحلة من المسار يجب تشكيل المجموعة؟
• مَن الأشخاص الذين يجب أن يكونوا جزءاً من المجموعة، وأين نجدهم؟
• ما الذي يجب أن تفعله المجموعة؟

إنّ عنف المراهقين، أو الإصابة بفيروس نقص المناعة المكتسب، أو محو الأمية لدى البالغين، أو أيّ وضع في بلدتكم وصل إلى مرحلة دفعتكم إلى أن تقرّروا أنّ شيئاً ما يجب فعله، هي جميعها أوقات قد تحتاجون فيها إلى اختيار مجموعة لخلق مبادرة وإدارتها. فأنتم تعرفون أنّه ليس باستطاعتكم أن تكونوا فعّالين بمفردكم، لذلك تريدون محاولة تشكيل مجموعة للنظر في المشكلة، والإتيان ببعض الأفكار عمّا يمكن فعله حيال هذه المشكلة، ثمّ خلق خطّة عمل وتطبيقها من أجل التقدّم.

ولكن، كيف ستكون هذه المجموعة؟ ومَن سيكون أعضاؤها؟ وأين يمكن أن تجدونهم؟ وكيف ستعمل؟ وما الذي ستقوم به فعلياً؟ هذا القسم سيساعدكم على التفكير في كيفية العمل علىبتشكيل مثل هذه المجموعة التي قد تطلق مبادرة مصمّمة لتلبية حاجة مجتمعية وتشرف عليها.

لماذا يمكن أن تريدوا تشكيل مجموعة لخلق منظّمة أو مبادرة وإدارتها؟

إنّ تكوين مجموعة لتوجيه المنظّمة أو المبادرة في مراحل بدايتها له بعض الميزات الخاصة، مقارنةً مع محاولة القيام بالأمر نفسه كفرد:

• يضفي الصدقية والدعم المجتمعي للجهد: لا سيّما إذا كانت المجموعة متنوّعة وتمثّل عدداً من منظّمات، واهتمامات، وأجزاء مختلفة من المجتمع المحلّي، فهي في الأساس تُشعِر المجتمع المحلّي بأنّه معنيّ بالمنظّمة أو المبادرة. وهذا يزيد من حظوظها في الاستمرار في كسب الدعم الحماسي من المجتمع المحلّي، حتّى بعد مرور مدّة طويلة على حلّ المجموعة.

• يسمح باستحضار المزيد من الأفكار: إنّ عمل شخصين غالباً ما يكون أفضل من عمل شخص واحد، وعمل عشرة أشخاص أفضل من عمل شخصين، على الرغم من أنّه من الأصعب التوفيق بينهم أحياناً. وصحيح أنّ فرز مختلف أفكار أعضاء المجموعة الكثيرين قد يشكّل عملاً شاقّاً، إلا أنّ الإجماع الذي تتوصّلون إليه سيكون على الأرجح أكثر إثارةً للاهتمام وأكثر فعالية ممّا كنتم لتطوّروه بمفردكم.

• يقدّم فرصة لتثقيف المجتمع المحلّي عن المسألة: الجميع يؤيّد محو الأمية لدى البالغين مثلاً، غير أنّ عدداً قليلاً جداً من الناس – ومن بينهم موظّفو وكالات الخدمات الصحّية والإنسانية – يفهمون كم من البالغين يحتاجون إلى خدمات محو الأمية. ولكن، إذا كانوا من أعضاء مجموعة إشراف تابعة لمبادرة مجتمعية لمحو الأمية، فستُتاح لهم فرصة تعلّم الكثير عن المسألة والطاقات الكامنة الفعلية لمعالجتها. كذلك، سينشرون معارفهم فيما هم يتعلّمون.

• يسمح للمنظّمات والمبادرات الجديدة بالاستفادة من خبرات الآخرين: حتّى ولو كانت مجموعة الإشراف مؤلّفة إلى حدّ كبير من أفراد من المجتمع المحلّي بدلاً من أن تكون من الوكالات والمنظّمات، إلا أنّ الكثير من هؤلاء الأشخاص ربّما قد أسّسوا شركاتهم الخاصة، أو أطلقوا منظّمات أخرى، أو شاركوا في المجالس المجتمعية، الخ. وسيكون لهؤلاء الأفراد وللذين يعملون لصالح منظّمات أخرى معرفة وخبرة قيّمتان قد توفّران على منظّمتكم أو مبادرتكم مقداراً هائلاً من الوقت والمصاعب.

• يوفّر قاعدة للعضوية، وجمع الأموال، وغير ذلك من أشكال الدعم: فكلّ من الأشخاص في المجموعة يعرف فعلياً المئات من الآخرين – وهذا رقم  يتجاوز إلى حدّ بعيد عدد الأشخاص الذين كنتم ستتمكنون من الاتصال بهم بمفردكم – والكثير من هؤلاء الأشخاص الآخرين سيرغبون كثيراً في المساعدة إذا طُلب منهم ذلك. إن فرص التشبيك لا نهاية لها.

• يوفّر الدعم الشخصي للأعضاء وللأشخاص الذين أطلقوا المبادرة في الأساس: وقد يكون نوع الدعم هذا مهمّاً للغاية عندما يبدو الوضع سيّئاً... ولا شكّ في أنّه سيبدو كذلك، في بعض الفترات على الأقلّ، في أيّ مبادرة مجتمعية.

عند إطلاق منظّمة جديدة، غالباً ما ستجدون أنّ الأشخاص المعنيين لا يعرفون بعضهم بعضاً جيّداً إلى درجة تمكّنهم فعلاً من تحديد مَن منهم قد يكون أفضل القادة. ولكن، يبقى الكثير من العمل الذي يجب القيام به لوضع الأساسات لهذا الكيان الجديد. فتشكيل مجموعة يمثّل طريقة للقيام ببعض هذه الأمور المهمّة قبل معرفة كيف ستكون البنية الحاكمة النهائية:

• اتّخاذ قرار بشأن التوجّه الأوّلي للمنظّمة

• تشكيل رؤية ورسالة للمنظّمة

• تحديد الشركاء المحتملين وتجنيدهم

• وضع خطّة عمل

• اختيار أشخاص يتولّون رئاسة لجان فردية ويقومون بمهام محدّدة

والمجموعة مفيدة أيضاً عندما تكون منظّمتكم قد بدأت العمل على الكثير من المهام، ولكن لم تعيّن بعد – أو لن تعيّن بتاتاً – طاقما. فتكون المجموعة إذاً بديلاً عن منسّق أو مدير واحد، سواء مديرلمنظّمة أو مبادرة، أو لحدث ما أو ناحية معيّنة من هيكلية منظّمة ما.

ما هي أنواع المجموعات التي قد تعزّز تطوير مبادرة ما؟

إنّ لهذا السؤال فعلاً مجموعتان من الإجابات: الأولى تعتمد عمّا إذا كانت المجموعة مؤلّفة من أفراد، أم أنّها ائتلاف من منظّمات عدّة؛ والثانية تتعلّق بمختلف طرق عمل مثل هذه المجموعات. فلنبدأ بدراسة ما إذا كنتم تميلون إلى تشكيل مجموعة من الأفراد أو مجموعة من المنظّمات، من أجل تحقيق أهدافكم الخاصة.

تبدأ المنظّمات والمبادرات بالعمل بطرق متعدّدة، وطبيعة المجموعات التي تقودها هي التي تحدَّد عادةً كيفية نشوئها:

يرى شخص ما مشكلة في مجتمعه المحلّي ويقرّر القيام بشيء ما حيال هذه المشكلة: في هذه الحالة، غالباً ما تكون المجموعة التي تشكلت مكوَّنة مجموعة أفراد – وهم عادةً أصدقاء المؤسّس أو معارفه – إمّا لديهم سبب شخصي ليكونوا معنيين، أو أنهم يكونون مهتمّين، بكلّ بساطة، بالأمور المجتمعية وبالمسألة.

مثال: عندما تعرّض إبن إحدى السيّدات المراهق للضرب وهو في طريقه من المدرسة إلى المنزل، قررّت هذه السيّدة التي تعيش في بلدة صغيرة أنّه يجب معالجة عنف المراهقين. فعلّقت الملصقات، وأجرت اتّصالات هاتفية، وجمعت 35 من الأهالي والمراهقين في اجتماع أوّلي لمناقشة المسألة. وانطلاقاً من هذا الاجتماع الأوّل، نبعت مبادرة مجتمعية جمعت الأهالي والمراهقين في نقاشات، وورش عمل، وعروض مسرحية. وبمساعدة من وكالة محلّية، حصلت المجموعة على منحة، وما زالت – بنجاح – تحاول تخفيض عنف المراهقين في البلدة.

تُتَّخذ مبادرة من قبل منظّمة، أو مؤسّسة مجتمعية (مؤسّسة دينية مثلاً)، أو وكالة حكومية محلّية، لمعالجة مسألة مجتمعية: في مثل هذه الحالات، تميل المجموعة المشكَّلة إلى أن تكون ائتلافاً من أعضاء مختلفين يمثّلون منظّمات، ومن أفراد يمثّلون أنفسهم فقط.

تقرّر منظّمةٌ ما كتابة مُقترح للتمويل المتاح لمعالجة مسألة تتطلّب استجابة جماعية: عادةً ما تكون المجموعة المكوّنة في حالة كهذه، بحكم التعريف، ائتلافاً من مجموعات أخرى، ولكنّها قد تتضمّن أفراداً من المجتمع المحلّي أيضاً.

مثال: قامت منظمة مجتمعية ناشطة بالردّ على طلب تقديم عروض من وزارة التربية لتنفيذ جهد مجتمعي يرمي إلى مساعدة العائلات المعرّضة للخطر والتي تضمّ أطفالاً دون الرابعة. ونصّ أحد بنود الطلب على أن يتمّ الاتّفاق على العرض من قبل هيئة تنسيق للجهد. فكوّنت منظمة العمل المجتمعي مجموعة تمثّل وكالات خدمات صحّية وإنسانية مجتمعية، وآباء، ومدارس وغير ذلك. وعندما قُبِل العرض، أصبحت هذه المجموعة هيئة الإشراف التابعة للمبادرة.

قام ائتلاف موجود أصلاً بتحديد مشكلة وصمّم على معالجتها: الائتلاف هنا هو المجموعة التي تبدأ المسار. وقد يبقى الإتلاف هو المجموعة التي تتصدّر المبادرة، أو كما في المثال، قد يشكّل مجموعة تتولّى المسؤولية في نهاية المطاف.

مثال: يتألّف ائتلاف محلي من ممثّلين عن وكالات خدمات صحّية وإنسانية، وغرفة التجارة، والشرطة، والمدارس، والسياسيين المحلّيين، وغيرهم من المواطنين المهتمّين. وعندما أثار قلقَ الائتلاف ارتفاعُ ظهور الإساءة الجنسية إلى الطفل في المنطقة، قام بتشكيل فريق عمل معني بالاعتداءات الجنسيية على الأطفال. وأطلق فريق العمل هذا مبادرة مجتمعية لمحاولة تغيير الوضع. ثمّ نمت المبادرة بدورها فتحوّلت إلى منظّمة توفّر التدريب على المهارات الوالدية ونشاطات الأطفال، ثمأصبحت وجهاً ثابتاً من أوجه المجتمع المحلّي. ينشط هذا الإئتلاف في شمال كابين في وسط ولاية ماساشوسيتس الأميركية.

صحيح أنّ المنظّمات لها أولوياتها واهتماماتها الخاصة، تماماً كالأفراد، إلا أنّ قواعد عمل المنظّمات وسياساتها تضيف عناصر أخرى إلى الخلطة. فالمجموعة المؤلّفة من منظّمات تحتاج إلى أن تعمل بشكل مختلف عن مجموعة الأفراد، لأنّه يتعيّن عليها أن تأخذ في الحسبان المسائل التنظيمية لدى الجميع. فالمسألة البسيطة المتعلّقة بوصول الأشخاص في الوقت المناسب لحضور اجتماعات المجموعة قد تؤثّر على طريقة عمل المجموعة، كما قد تؤثّر عليها اهتمامات المجالس أيضاً ، ومتطلّبات مختلف مموّلي المنظّمات، ورسائل المنظّمات. إذاً، يجب أن تأخذوا ذلك كلّه بعين الاعتبار عندما تبحثون في كيفية عمل المجموعة.

طرق لتسمية مجموعتكم

إنّ المجموعات التي تشرف على المبادرات تتّخذ عدداً من التسميات التي غالباً ما تُستخدم بالتبادل. نتيجة لذلك، قد لا تناسب التوصيفات التالية تجاربكم الخاصة. ولكنّ هذه التسميات ترمز إلى طرق عمل مختلفة، ومن المفيد التفكير في أفضل ما يمكن ينجح في حالتكم:

لجنة توجيهية: اللجنة التوجيهية، كما تدلّ تسميتها، توجّه المنظّمة أو المبادرة في بادئ الأمر. فهي تطوّر خطط العمل، وتدرس التأثيرات السياسية وغيرها الناجمة عمّا تقوم به المنظّمة أو المبادرة، وقد تطوّر أيضاً الرؤية والرسالة والبنية التنظيمية، وتضع خططاً للتمويل وتطوير المجلس. ولكن، كما شرحنا في القسم 1 من هذا الفصل، فإنّ اللجان التوجيهية تُحَلّ بعد إتمام العمل الأوّلي، على الأقلّ بحسب تعريف عدّة العمل المجتمعي. وإذا استمرّ أعضاؤها في الاجتماع بعد الأشهر الستّة الأولى تقريباً، يكونون قد تحوّلوا إذاً إلى مجلس تنسيق.

مجلس التنسيق: غالباً ما يقوم مجلس التنسيق بالكثير من الأمور نفسها التي تقوم بها اللجنة التوجيهية، ولكنّه ينسّق أيضاً نشاط المنظّمة أو المبادرة. إنّه في الأساس يحلّ محلّ المدير أو منسّق البرنامج، فيعدّل الأهداف والاستراتيجيات الواسعة على مستوى المنظّمة ككلّ، استجابةً لمُدخلات من الأفراد أو اللجان. فإذا أقامت المنظّمة أو المبادرة مثلاً تظاهرة شعبية، يتولّى أعضاء مجلس التنسيق التجوّل ليتأكّدوا من أنّ الجميع يعلمون أين يُفترض بهم أن يكونوا وفي أيّ وقت، وأنّ الإعلاميين على علم بما يجري ويتمّ الاهتمام بهم، وأنّ الحمّامات النقّالة في مكانها، الخ. فإذا شبّهنا المنظّمة بالعجل فمجلس التنسيق يكون المحور الذي يجعل كلّ الأجزاء متماسكة. فالمحور يجمع ويوجّه الطاقة من البرامق – ومن دونه ينهار الدولاب.

اللجنة الاستشارية أو لجنة الدعم (أو المجلس الاستشاري أو الهيئة الاستشارية): قد لا يكون للّجنة الاستشارية أيّ سلطة فعلية على الإطلاق، ولكنّها قد توجّه المنظّمة أو المبادرة من خلال معارف أعضائها حول المجتمع المحلّي والمسألة، وقد تسخّر نفوذ أعضائها خدمةً للقضية عند الضرورة. كذلك، قد تساعد على تطوير الرؤية والرسالة للمنظّمة، ولكنّها ربّما لن تكون الهيئة المقرِّرة في هذا الجهد. ويُذكر أنّ اللجان الاستشارية غالباً ما تنشأ عندما تكون المبادرة فعلاً عمل شخص ذي جاذبية أو رؤيوي يحتاج إلى المساعدة والدعم، ولكنه لا يرغب في التوجيه بالتحديد.

مجلس الإدارة: في هذه الحالة، ستعمل المجموعة كهيئة حاكمة للمنظّمة (ولكن غالباً من دون أن تكون منسِّقة). ومجلس الإدارة يعمل عادةً مع الطاقم لوضع سياسة لعمل المنظّمة والإشراف عليه. (للحصول على المزيد من المعلومات حول المجالس يُرجى مراجعة الفصل 9، القسم 4: بناء مجلس إدارة متواصل؛ والقسم 5: الترحيب بأعضاء مجلس الإدارة الجدد وتدريبهم، والقسم 6: صيانة مجلس الإدارة).

خيارات أخرى: ثمّة أشكال أخرى متعدّدة قد تتّخذها المجموعة. فقد تكوّن المجموعة الأساسية مثلاً أكبر حجماً، وأن تتّخذ في نهاية المطاف أحد الأشكال الواردة أعلاه. وقد تتّخذ اللجنة التنفيذية القرارات عن مجموعة أكبر حجماً، وبالتالي تدير المبادرة بفعالية. فما من طريقة واحدة صحيحة لإطلاق مبادرة أو منظّمة مجتمعية.

إذا كنتم تأملون أن تعيّنوا موظّفين في النهاية، فقد تكون اللجنة التوجيهية أفضل حلّ بالنسبة إليكم، لأنّه لن يكون عليها إدارة المنظّمة لفترة طويلة جداً. وإذا كنتم تطلقون مبادرة أو ائتلافاً مجتمعياً لن يكون لديه أيّ موظّف على الأرجح، فمجلس التنسيق قد يكون أكثر إفادةً، لأنّه سيوفّر الاستمرارية والقدرة على تشكيل المجموعة منذ البداية وتوجيهها. أمّا مجلس الإدارة فهو مناسب أكثر لمنظّمة تتمتع أصلاً [إحساس بذاتها. فالاعتبار الأساسي هو تحديد الطريقة الأكثر فعاليةً للمنظّمة أو المبادرة التي تطلقونها.

وفي أثناء اتخاذ قرار حول نوع المجموعة التي تخدم منظّمتكم أو مبادرتكم بشكل أفضل، تحتاجون إلى درس احتياجات المنظّمات والأفراد المعنيين وأولوياتهم؛ ودرجة المشاركة التي تطلبونها؛ ومقدار الوقت الذي سيكون على أعضاء المجموعة تخصيصه؛ وما الذي ستقوم به المجموعة فعلياً. في الواقع، سنناقش هذه العوامل أكثر في غضون هذا القسم.

في أيّ مرحلة من المسار يجب تشكيل المجموعة؟

يجب تشكيل المجموعة في أقرب وقت ممكن من أجل تحقيق الفائدة القصوى منها. ستحتاجون إليها مثلاً لكي يتمكّن أعضاؤها من المشاركة في تطوير الرؤية والرسالة. وسيخف جداً احتمال أن تجدوا الدعم – وسيخفّ أكثر بكثير احتمال أن تشكلوا منظّمة أو مبادرة فعّالة – إذا قدّمتم مجموعة إشراف محتمَلة مع منظّمة أو مبادرة مشكَّلة مسبقاً. إضافةً إلى ذلك، من الأصعب بكثير أن تغيّروا أفكاركم، حتّى ولو أصبح واضحاً أنّها غير قابلة للتطبيق، وذلك إذا كنتم قد وضعتموها في خطّة. والحقيقة أنّ تجنيد مجموعة في البداية سيساعدكم على تجنّب هذا النوع من المسائل.

وثمّة سبب آخر لتجنيد مجموعتكم في مرحلة مبكرة، فهذا يسمح لمنظّمتكم أو مبادرتكم بالانطلاق فور وضع خطّتكم. وكما ذكرنا أعلاه، فقد تلعب المجموعة دور المنسّق، إمّا إلى حين يصبح توظيف الطاقم (وهذا قد يستغرق وقتاً طويلاً، ويتوقف على موعد بدء حصولكم على التمويل)، أو دائماً كما في الكثير من المبادرات المجتمعية التي تعمل من دون موظّفين.

مَن الأشخاص الذين يجب أن يكون جزءاً من المجموعة، وأين نجدهم؟

ستحتاج مجموعتكم إلى عدد كافٍ من الناس للقيام بجميع الأمور، ولكن، ليس إلى عدد كبير جداً بحيث تصبح الأمور معقّدة جداً. وقد تتفاوت هذه الأعداد إلى حدّ كبير – فثمّة مجموعات فعّالة مؤلّفة من 10 أشخاص أو أقلّ، وأخرى مؤلّفة من 30 شخصاً أو أكثر. وفي ما يلي بعض الخطوط التوجيهية العامة حول نوع الأشخاص الذين يجب إشراكهم:

• الأشخاص المتحمّسون للمسألة والذين لديهم الوقت والطاقة للاستثمار من أجل تحقيق النجاح.

• من المهمّ إشراك الأشخاص الذين سيكونون قادرين على حضور الاجتماعات بانتظام والمشاركة فيها. وقد يكون ذلك أقلّ أهمية في بعض أنواع الهيئات، كالمجالس الاستشارية. ولكن، بالنسبة إلى عمل اللجان التوجيهية ومجالس التنسيق، فهناك حاجة إلى أشخاص مستعدّين ليشمّروا عن سواعدهم وينكبّوا على العمل.

• خلطة جيّدة من مختلف قطاعات المجتمع المحلّي من الوضع الاجتماعي- الاقتصادي، أو الأصل العرقي (من الوافدين مثلاً) الخ.

• أعضاء من الجماعة المحلية المستهدفة على وجه التحديد.

• غيرهم من أصحاب المصلحة البديهيين في المسألة. فإذا كانت مبادرتكم ترمي مثلاً إلى تخفيض إساءة استعمال مواد الإدمان، فقد تريدون ضمّ الشرطة إلى مجموعتكم، لأنّها هي الجهة التي غالباً ما تعالج المشكلة في الشارع.

• قادة مرموقون في المجتمع المحلّي يمكنهم إضفاء النفوذ والصدقية إلى قضيتكم.

• القادة الناشئون الجدد ، والأشخاص الذين لا يحملون ألقاباً ولكنّهم يتمتعون باحترام طيب عند الناس، يمكنهم  تقديم الكثير من المساعدة أيضاً.

• الحرص على استشارة الأشخاص الذين يتمتّعون بخبرة سابقة في المسألة المطروحة في المجتمع المحلّي، وربّما أمكنكم أيضاً إشراكهم.

في مثل هذه الحالات، من الواجب أن نتعلّم من تجاربنا السابقة. إذا كنا، مثلاً، نحاول إطلاق منظّمة تقدّم الخدمات للمشرّدين، من المهمّ أن نعرف ما جرّبه الناس في هذا الإطار في الماضي، وما نتج عن ذلك. فإذا كانت التجربة السابقة تركت انطباعاً سيّئاً لدى الناس، فهذا يعني أنّنا سنواجه المصاعب. يجب إذاً أن نعرف ذلك وأن نتصدّى له قدر الإمكان. وإذا كان الأشخاص الذين اشتركوا في المحاولة السابقة قد نالوا احتراماً على ما قاموا به، فهذا يعني أنّه ينبغي إشراكهم في ما عملنا نحن. أمّا إذا كان المجتمع المحلّي يعتقد أنّهم أخفقوا، أو أنّ عملهم لم يكن نزيهاً، فإنّ مشاركتهم ستجعل جهدنا يبدو وكأنّه تكرار لما سبق. فمن لا يتعلّم التاريخ فإنه سيعيده حتماً.

• محاولة إشراك بعض الشباب إذ غالباً ما يكون لديهم منظور جديد للأمور ومقدار هائل من الطاقة المُعْدية.

• الحرص على أن يكون في المجموعة شخص واحد على الأقلّ بارع في الكتابة وأنّه، أو على الأقلّ أحد الأعضاء الآخرين، يتمتّع ببعض الخبرة في مُقترحات التمويل. فهؤلاء الأشخاص سيُعوَّل عليهم في كتابة مُقترحات المنح في مراحل مبكرة، والبيانات الصحافية، وما إلى ذلك.

من الجوهري أن ندرك أنّ بعض الأشخاص الذين نريد ضمّهم قد يكونون أقلّ خبرة من غيرهم في مجال عضوية المجموعات، في عضوية هذا النوع من المجموعات بالتحديد. الفصل 36، القسم 5: بناء خطّة تقييم، يتطرّق إلى عملية مشابهة: "إنّ ‘مهارات الاجتماع’ الشائعة في الطبقة الوسطى والتي لطالما تعلّمها ومارسها معظم الأشخاص المتعلّمين منذ الصفوف الثانوية أو قبل ذلك، قد لا يألفها الكثير من المستفيدين من المعونة الاجتماعية أو العمّال المهاجرين، وذلك لأنّهم، بكلّ بساطة، لم يختبروها قط. لذلك، قد نراهم يلتزمون الصمت مرتبكين ممّا يدور في الاجتماع، وغير قادرين على المساهمة، فيشعرون بأنّهم حمقى؛ أو قد يتكلّمون أو يتصرّفون بطرق أو في أوقات يراها الآخرون غير مناسبة. فالأشخاص الذين يفتقرون إلى مهارات الاجتماع يحتاجون إلى الدعم والتشجيع في أوضاع غالباً ما يعتبرونها محرجة. وأحد الحلول يتمثّل في تشكيل ثنائيات بين جميع أعضاء الفريق، لكي يحظى الذين يحتاجون إلى الدعم بمرشد. وثمّة احتمال آخر، وهو بدء العملية بتدريب الجميع على ديناميات المجموعة ومهارات الاجتماع، لتجنّب التمييز ولكي تكون القواعد الأساسية واضحة للجميع."

أين يمكنكم أن تجدوا هؤلاء الأشخاص؟ خذوا هذه الاحتمالات بعين الاعتبار عند البحث عن أعضاء للّجنة التوجيهية أو مجلس التنسيق:

• الجامعات، والمدارس، والمكتبات المحلّية

• المسؤولون الحكوميون المحلّيون والوكالات الحكومية المحلّية

• منظّمات التنمية الاقتصادية

• المنظّمات المدنية

• الأندية الاجتماعية والرياضية والمراكز المجتمعية، لا سيّما في الأحياء السكنية التي تريدون التوجّه إليها تحديداً

• غرفة التجارة وغيرها من المنظّمات في قطاع الأعمال

• وكالات الخدمات الاجتماعية

• المجموعات والمنظّمات الشبابية

• المؤسّسات والمنظّمات الدينية

• بتوزيع منشور في أماكن تجمع السكان والأسواق وغيرها التي تخدم  الفئة المستهدَفة أو جهات أخرى تريدون التوجّه إليها تحديداً

وفيما يبدأ البحث عن المرشحين – أو حتّى قبل ذلك – فستقابلون، أو تدركون أنّكم تعرفون بالفعل أشخاصاً يمكن أن يعرفّوكم إلى آخرين، وهؤلاء أيضاً يعرّفونكم إلى آخرين. الأرجح أن التشبيك، في الواقع، هو الطريقة لإيجاد معظم المجموعة.

ما الذي يجب أن تفعله اللجنة التوجيهية أو مجلس التنسيق؟

الآن، بعد أن شكّلتم مجموعة للإشراف على خلق منظّمتكم أو مبادرتكم الجديدة وعملها، ما الذي ستقوم به هذه المجموعة فعلياً؟ في الواقع، ثمّة عمل كثير يجب القيام به لإطلاق أمر ما، وتبعاً للظروف، قد تقوم المجموعة بمعظم هذا العمل. في ما يلي قائمة ليست شاملة بالضرورة:

• تشكيل رؤية ورسالة للمنظّمة: هذه هي الخطوة الأولى في أيّ عملية من هذا النوع. إنّها تحدّد ما الذي ترمي المنظّمة أو المبادرة إلى معالجته، وما هي قاعدتها الفلسفية، والسياسية، والأخلاقية. في الواقع، لا يمكنكم الوصول إلى أيّ مكان إذا لم تنتهوا من هذه الأمور، وهي تستحقّ الوقت الذي تستغرقه. (وهي في الواقع ستستغرق بعض الوقت، أما طول هذا الوقت فيتوقغ إلى حدّ ما على مدى تنوّع المجموعة). وقد تكون هذه أهمّ مهمة تتولاها هذه المجموعة.

• اتّخاذ قرار بشأن التوجّه الأوّلي للمنظّمة: ما هو غرض المنظّمة أو المبادرة؟ إن وجود رؤية ورسالة، لا يعني أنّكم تعرفون تحديداً ما الذي يجب فعله لتحويلهما إلى واقع. فتوجّه المنظّمة هو الطريقة التي ستعالجون بها المسألة، وقد توجد خيارات كثيرة، ومن أهمّها ما إذا كنتم تريدون خلق منظّمة تدير نوعاً من برامج التدخّل لفئة مستهدفة، أم التركيز على المناداة، أم تثقيف الجمهور، أم التواصل، أم بذل جهود أخرى تعالج المسألة ولكنها لا تقدّم خدمة مباشرة للمتأثّرين بها.

• وضع خطّة عمل: بعد أن تقرّروا ما الذي ستقوم به منظّمتكم أو مبادرتكم، تكون الخطوة التالية هي تحديد كيفية تحقيق ذلك. وقد لا تبيّن خطّة العمل الأولى كيف تعمل المنظّمة، بل كيفية إطلاقها. فإذا كنتم تريدون إدارة برنامج تدخّلي، فستحتاجون إلى التمويل، والموظّفين، والمساحة، والمعدّات... أمّا إذا كنتم تريدون التركيز على المناداة، أو المناصرة، فقد تحتاجون إلى متطوّعين فحسب وإمكانات تواصل، أو قد تكون مجموعتكم قد استعدّت مسبقاً للانطلاق. في الحالتين، ستحتاجون إلى خطّة لمعرفة ما يجب فعله تالياً.

في أثناء مرحلة التخطيط، يجب البدء بالتفكير في ما إذا كانت مجموعتكم ستكون جزءاً دائماً من المبادرة، أم أنّها ستُحَلّ في مرحلة معيّنة عندما تنشأ بنية دائمة مختلفة، على الرغم من أنّه يبدو لكم أنه ما زال من المبكر البحث في هذا الموضوع. وقرار حلّ المجموعة أو إبقائها لتدير المنظّمة يعتمد على الواقع المالي، والسياسي، والشخصي، وتفاني مجموعة الإشراف، والاحتياجات الفعلية للمنظّمة أو المبادرة ، واحتياجات المجتمع المحلّي كذلك. فالكثير من المجموعات تبدأ مفترضةً أنّها ستُحَلّ، أما في الواقع فهذا القرار – مهما كان – يجب أن يشكّل جزءاً من خطّة العمل. إذا اتّخذت المجموعة القرار في مرحلة مبكرة فهو يساعد على تجنّب الكثير من المصاعب المحتملة.

• إيجاد شركاء للمنظّمة: إذا كانت المجموعة المؤسِّسة ائتلافاً من المنظّمات، فقد تكون هذه المهمة قد أُنجِزت مسبقاً. إنْ لم تكن قد أُنجِزت بعد، فليبدأ التشبيك!

• تأسيس لجان فرعية والإشراف عليها (التمويل، التخطيط، التنظيم، التسويق...) إذا بدا ذلك ضرورياً لتنفيذ مهام المجموعة.

• تعيين موظّفين، إذا كان ذلك جزءاً من الخطّة.

• التخطيط لنشاطات المنظّمة أو المبادرة وتنسيقها، إذا لم يكن تعيين الموظّفين جزءاً من الخطّة.

من الواضح أنّ توظيف عاملين أو عدم تعيينهم هو قرار مهمّ بالنسبة إلى أيّ منظّمة أو مبادرة. فالمسائل الدقيقة كالمال وتوافر وقت عند الناس سيدخل ضمن القرار، وكذلك تحديد المهام التي تحتاج فعلاً إلى إنجاز. في حال كانت المجموعة، مثلاً، منظّمة معنية بالمناداة بشكل كامل، فقد تكون قادرة على العمل بطريقة فعّالة من خلال جهود مجموعة الإشراف فحسب – وهذه الجهود ستكون كبيرة على الأرجح. أمّا إذا كانت المجموعة تحاول توفير الخدمات، فقد تحتاج إلى بعض الموظّفين ونوع من التنسيق المنتظم الجزئي على الأقلّ.

• تقديم طلبات للحصول على منح والبحث عن أنواع أخرى من التمويل للحصول على أموال تأسيسية للمنظّمة أو المبادرة. (قد يكون ذلك من مهام الموظّفين بعد تعيينهم، أو قد تتولاه المجموعة بنفسها).

• تشكيل مجلس للمنظّمة أو المبادرة. وقد تقع هذه المهمة أيضاً على عاتق الموظّفين في حال تواجدهم. وهي تعني أيضاً أنّ مجموعة الإشراف ستُحَلّ فور تشكيل المجلس. (راجع الفصل 9، القسم 4: بناء مجلس إدارة متواصل).

الخلاصة

عند تأسيس منظّمة أو مبادرة جديدة، من المفيد غالباً أن يتمّ تشكيل مجموعة للإشراف على تطويرها، في مراحل عملها الأولى على الأقلّ (في حال عدم وجود هذه المجموعة من قبل). ومن المهمّ أن نختار، في مرحلة مبكرة، مجموعة تضمّ أصحاب المصلحة المهمّين، والداعمين الأساسيين، على أن تمثّل هذه المجموعة تنوّع المجتمع المحلّي. فاشتراك هذه المجموعة في خلق المنظّمة وفي التخطيط لما ستقوم به، من شأنه أن يزيد إلى حدّ كبير فرص نجاحها.