Sección 7. Organizar un retiro

• ¿Qué es un retiro?

• ¿Por qué organizar un retiro para una organización o  iniciativa?

• ¿Cuál es el mejor momento para organizar un retiro?

• ¿Dónde llevar a cabo el retiro?

• ¿Cómo planificar un retiro?

¿Qué es un retiro?

Un retiro es un escape grupal durante el cual los miembros de un grupo forman lazos de amistad, reflexionan sobre el propósito y los motivos de su iniciativa y trabajan en uno o más objetivos específicos.

En general las personas confunden las reuniones grupales de planificación o formación con un retiro. Los retiros no se organizan en la oficina ni en ninguno de los lugares utilizados para las reuniones de la organización. Participar de un retiro significa pasar varios días en algún lugar. En general se organizan en campos o centros de retiro donde los miembros del grupo disfrutan de la naturaleza, dialogan, hablan sobre la organización o iniciativa que los une y se divierten.

¿Por qué organizar un retiro para una organización o iniciativa?

Los retiros son útiles para los miembros del personal, los voluntarios o los miembros de la junta directiva. A continuación listamos algunos de los beneficios que otorgan:

• Eliminan las distracciones externas del entorno diario.
• Los miembros del personal se entusiasman y se comprometen.
• Crean una atmósfera informal, casual y  relajada.

¿Cuál es el mejor momento para organizar un retiro?

Cualquier momento es bueno para un retiro. Los retiros pueden ser una gran oportunidad para una organización o iniciativa para comenzar con la planificación estratégica.También son eficaces para aquellas organizaciones que, después de un tiempo, necesitan reorganizarse y reenfocarse en su misión.

Los retiros son efectivos para un grupo que necesita retomar su camino después de un período difícil. Por ejemplo, si la junta directiva se ha reorganizado después de múltiples renuncias, un retiro puede ser muy beneficioso para integrar a los nuevos miembros y elaborar un plan uniforme para el futuro. Otro ejemplo: Si la organización ha pasado por un período de conflictos internos, un retiro puede ser beneficioso para aclarar el ambiente, conciliar las diferencias de opiniones y reagruparse.

Para no sonar demasiado pesimistas, es importante destacar que también es bueno organizar retiros en los mejores momentos en la historia de la organización. Por ejemplo, digamos que la  iniciativa ha recibido como subsidio para el próximo año, una cantidad de dinero importante e inesperada – durante un retiro se podría celebrar la buena suerte y planificar el uso de este beneficio sorpresivo.

No importa qué suceda dentro de la organización, un retiro puede ser justo lo que se necesita para mejorar las cosas o para continuar con lo que funciona correctamente.

¿Cuando NO se  debe organizar un retiro?

Un retiro definitivamente no siempre es una buena idea. ¿Cuál sería un mal momento para planificar un retiro?

• Cuando se deba solucionar el problema de una persona en particular (“Fulano siempre llega tarde a trabajar, sus propuestas nunca son aceptadas y les cuenta chistes de mal gusto a los miembros de la prensa. Vamos a organizar un retiro para hablar sobre el tema”. ¡NO!)
• Cuando organizar un retiro le cuesta mucho a la organización (“Tenemos $500,000 en deudas, no tenemos dinero para copias y acabamos de perder nuestro subsidio. ¡Organicemos un retiro para idear cómo recaudar más dinero!” Se va a tener que pagar esto ¿Cómo?)
• Cuando la organización se ve afectada por muchos problemas importantes (“Nuestro gerente  ha desaparecido con todos los libros de contabilidad y una cantidad importante de los fondos de la nómina; el director de desarrollo y el coordinador de los voluntarios están enemistados; hay una gotera en el techo; alguien del programa 60 Minutos acecha constantemente a nuestro director para entrevistarlo. ¡Organicemos un retiro!” Se necesita mucho más que un retiro para manejar todo esto). Se puede organizar un retiro para solucionar uno o dos problemas, pero se deberá hacer algo más si los problemas son mayores.

¿Dónde organizar el retiro?

El retiro se puede organizar en lugares sencillos y sin costo alguno, como las plazas públicas o los lugares para acampar, o de lo contrario, se puede organizar en sitios lujosos. Si el retiro se organiza para un grupo muy pequeño, se puede hacer en la casa de algún conocido. Lo más importante es que sea un lugar alejado del centro habitual de trabajo. El resto depende de factores tales como el presupuesto, la duración del retiro y qué lugares están disponibles en el área.

¿Cómo organizar un retiro?

La clave para la planificación de un retiro es contar con mucho tiempo para hacerlo. Los expertos en retiros tienen opiniones distintas sobre cuándo comenzar con la planificación. Como regla general, a menos que el retiro sea un evento pequeño, se requieren entre dos y cuatro meses para la planificación completa. Sin embargo, tal vez se deba reservar el lugar con mayor anticipación. A continuación se encuentra una guía paso a paso sobre cómo planificar un retiro, el cual se puede ajustar a las necesidades propias.

4 meses antes del retiro.

Establecer los objetivos del retiro:

En primer lugar, se debe tener en claro cuáles son los objetivos de este retiro. ¿Es un retiro organizado para planificar?  ¿Para capacitar al personal?  ¿Para solucionar problemas después de un período conflictivo dentro de la organización? ¿Se organiza simplemente para revitalizar a la junta directiva o al personal? Se deben determinar con exactitud las razones para llevar a cabo este retiro, y luego establecer  los objetivos más específicos.

Los posibles objetivos del retiro pueden incluir uno o más de los siguientes aspectos:

• Fortalecimiento /unidad del equipo
• Aprendizaje
• Comunicación
• Planificación/estrategia
• Socialización
• Solución de problemas
• Capacitación/orientación
• Reexaminación de metas y objetivos.

Comenzar a buscar el lugar adecuado.

Si se planea llevar a cabo el retiro en un centro vacacional, hotel o en un lugar adecuado para tal fin, se debe contactar con ellos para pedirles que envíen folletos u otra información sobre las instalaciones y servicios y los precios. Se debe contactar con otros grupos que hayan  asistido a un retiro recientemente, para pedirles su opinión sobre las instalaciones que utilizaron.

De igual manera, se puede tener en cuenta aquellos lugares sin costo o de un costo muy bajo – por ejemplo, los campus de las universidades a menudo donan espacios para las organizaciones de servicios sociales y los parques estatales en general no tienen costo alguno o sus costos son muy bajos.

  Decidir quién va a al retiro.

¿Este retiro será para un sector del personal en particular o para todo el personal? ¿Está pensado para  la junta directiva? ¿Incluirá voluntarios? Al conocer los objetivos del retiro se estará en condiciones de decidir quiénes podrán contribuir mejor a alcanzar dichos objetivos y por lo tanto se podrá decidir quién deberá participar en el retiro.

Comenzar a buscar posibles presentadores o asesores.

Éste es otro tema que depende del nivel del retiro; también depende de sus objetivos. En ocasiones es buena idea invitar a alguien que no es parte de la organización – por ejemplo, si el objetivo del retiro es resolver un conflicto, contar con alguien imparcial como mediador, puede ser la mejor manera de enfrentar el problema. Los buenos facilitadores y los oradores populares casi siempre están comprometidos con un año de anticipación, por lo tanto, si ya se ha decidido a quién contratar, se deberá averiguar sobre su disponibilidad tan pronto como sea posible.

3 meses antes del retiro

Decidir qué duración tendrá el retiro.

Una vez que se han decidido los objetivos del retiro, se debe considerar cuánto tiempo se necesita para cumplir con esos objetivos. A menos que se trate de un retiro muy corto, se debe asegurar incluir tiempo suficiente para compartir actividades grupales divertidas y  algo de tiempo libre dentro del programa. ¿Durará una tarde? ¿Dos días y una noche? ¿Un fin de semana completo?

 Elegir una fecha (o varias) para el retiro.

Al decidir la fecha, es importante elegir una en la que aquellas personas que se espera asistan estén disponibles. Por ejemplo, es necesario asegurarse de que la fecha no coincida con días  feriados religiosos. Tal vez  se considere que un fin de semana es mejor. Si la mayoría de las personas que se desea asistan al retiro no están disponibles durante los fines de semana, entonces un retiro en días de semana será lo mejor. Se deben tener en cuenta los eventos en la vida de los probables participantes – por ejemplo, no se debe programar el retiro de la junta directiva durante el fin de semana del casamiento de uno de sus miembros.

Preparar un presupuesto aproximado.

Aunque no inmediatamente, se necesita tener una idea aproximada de los gastos. Se debe elaborar un presupuesto para el alquiler del lugar, las habitaciones, las comidas, el transporte, la diversión, el conferencista o el asesor, las fotocopias, los audiovisuales y demás.

 Asignar la planificación de las  tareas.

De acuerdo a la cantidad de personas que acudirán al retiro, tal vez se necesite pocas personas para organizar las tareas. Si es muy pequeño, no será necesaria más que una persona para toda la organización. Sin embargo, si el retiro es a gran escala, tal vez se desee delegar las tareas de planificación entre algunas personas o hasta decidir formar comités. Cualquiera sea el caso, se debe decidir quién o quiénes estarán a cargo de qué, para que comiencen a trabajar.

Se debe decidir cuidadosamente qué tipo de actividades se planificarán. Las actividades interactivas y participativas crean un mayor espíritu de grupo y un sentido de misión, sin mencionar que mantienen a las personas despiertas. Las actividades variadas mantienen a las personas interesadas; durante el curso de una sesión se debe tratar de programar diferentes actividades entremezclando a las personas en grupos pequeños y grandes, etc., con tiempo para socializar y relajarse. Esto es sumamente importante en cuanto más concurrido sea el retiro.

Otros temas a tener en cuenta con respecto a las actividades planificadas.

¿Están de acuerdo con la filosofía y la misión de la organización? ¿Incluyen a todos los participantes del retiro?

3 meses antes.   

Esbozar un plan.

Éste es el momento de decidir qué clase de actividades se planificarán, en qué momento se llevarán a cabo y cuanto tiempo tomarán. Se debe hacer un borrador, comenzando con una actividad para “romper el hielo” en caso de que la mayoría de las personas no se conozca. Es necesario asegurarse de incluir muchos descansos y tiempo libre e informal dentro del plan.

Reservar el lugar.

La elección del lugar puede ser el paso más importante en la planificación del retiro. Una buena idea es que una sola persona esté en contacto con las instalaciones elegidas. Esto evitará confusiones (“¡Creí que habías confirmado nuestra reservación!” “¡No! ¡Yo creí que lo habías hecho tú!”)

Estas preguntas deben tenerse en cuenta al reservar el lugar para el retiro.

Durante la elección del lugar:

¿Qué clase de comodidades deseamos? ¿Dormitorios, cabañas, hotel?
¿Prepararemos nuestra comida o nos la proporcionarán? ¿En el caso de preparar nuestra comida, hay cocinas disponibles? ¿Tienen un costo extra?
¿Existen accesos para personas discapacitadas?
¿En un lugar para acampar, solicitaremos baños o duchas externas?
¿Qué tipo de comidas podemos costear?
¿Cuántos salones para reuniones necesitamos?
¿Estaríamos de acuerdo en compartir el lugar con otro grupo de ser necesario?
¿Existe algún costo extra por el uso de los salones de reuniones?
¿El lugar nos proporcionará un equipo audiovisual o debemos llevar el nuestro?
¿Cuáles son las oportunidades de recreación existentes?
¿En el caso de reservar cabañas, nos proporcionarán toallas y ropa de cama o debemos llevar la nuestra?

Antes de tomar una decisión, lo mejor es conversar con otro grupo que haya utilizado ese mismo lugar anteriormente. Se les debe preguntar sobre la calidad de las instalaciones, el servicio y la hospitalidad. Los lugares considerados deberían proporcionar referencias de clientes anteriores.

En caso que el lugar que se ha elegido no esté disponible para la fecha elegida, de ser posible, se deberá tener otras opciones. Es necesario averiguar exactamente qué está incluido dentro del presupuesto y qué no. Si la organización no es de beneficencia, se debe averiguar cuánto se pagará por concepto de impuesto en las instalaciones escogidas para así realizar un presupuesto exacto. Se necesita obtener un contrato por escrito – con el precio especificado – firmado por el representante del grupo y el encargado del sitio. En la mayoría de los lugares destinados para los retiros, se exige un depósito sin devolución,  del 10 al 15 % del costo total.

Nota: Dependiendo de qué clase de centro o instalación se utilice, se deberá completar este paso más de 3 meses antes de la fecha del retiro. Si se tiene alguna duda, se debe contactar con el sitio elegido para averiguar con cuánta anticipación se debe concretar la reservación o se debe reservar una fecha tentativa que se pueda cambiar más tarde.

2 meses antes del retiro.

Finalizar la planificación del retiro.

Tal vez parezca muy anticipado, pero al completar esta parte de la planificación se tendrá mucho tiempo para los otros detalles. Como mencionamos anteriormente, no se debe olvidar incluir en este asunto el “tiempo libre”. También se pueden organizar actividades de tiempo libre para aquellos que estén interesados, como por ejemplo un juego de voleibol en grupo o una caminata – pero sin ser obligatorias.

Si se van a utilizar los servicios de un asesor, es necesario averiguar qué necesita.

En el caso de contratar a algún presentador que no pertenezca a la organización, éste es el momento de averiguar qué necesita (Por ejemplo si necesita equipo audiovisual o tiene algún requisito especial con respecto a la organización del salón).

En el caso de que éste sea un retiro muy numeroso, no se debe olvidar enviar las invitaciones o notificaciones.

Si sólo participan cuatro o cinco personas en el  retiro, se les puede  hacer llegar la información individualmente. Si por el contrario, el retiro es numeroso, la comunicación debe ser por escrito. De esta manera, las personas habrán sido notificadas con la anticipación suficiente como para adecuar sus horarios y poder asistir al retiro.

Tomar las decisiones finales con respecto a la accesibilidad.

¿Se deberá tener en cuenta a un intérprete para sordomudos o de otro idioma? ¿Se necesitará que las copias estén impresas en letra grande para las personas con problemas visuales? ¿Se deberán hacer otros arreglos en relación a los animales de servicio o a los accesos para las sillas de ruedas? Éste es el momento de concretar la planificación de dichos arreglos.

Concretar los arreglos necesarios si se proporciona transporte.

En este momento deberán hacerse los arreglos para alquilar los microbuses, organizar los automóviles para el transporte, etc. En esta tarea se debe recordar tener en cuenta a las personas con discapacidades.

1 – 2 semanas antes

¡A estas alturas ya se habrá completado la mayor parte de la planificación!

Confirmar con el sitio escogido que se hayan hecho todos los arreglos.

• Completar el material necesario (tarjetas para los nombres, proyectores de diapositivas, etc.).
• Hacer los arreglos finales para las comidas en el caso de tener que llevarla.
• Hacer  las fotocopias necesarias (plan de la sesión, hojas de trabajo para las actividades de grupo, etc.)

El día anterior:

• Revisar la programación por última vez, para asegurarse de que todo esté listo.
• Si se formaron comités, se debe verificar con los directores que no haya problemas de último momento.
• ¡Lo más importante! ¡Relajarse y descansar! El día siguiente, al comenzar el retiro, se deberá tener  las ideas claras y mucha energía.

Al finalizar el retiro:

Evaluar el retiro.

Es importante saber la opinión de los participantes del retiro y hasta qué punto se cumplieron los objetivos propuestos. Lo mejor es programar un tiempo específico, al final, para evaluar los resultados. De esta manera, no sólo se recaba información sobre las opiniones de los participantes acerca del retiro sino que también les brinda la oportunidad de comprender lo que ha pasado (esto es especialmente importante si el retiro estuvo relacionado con problemas emocionales intensos).

Dependiendo del tamaño del retiro y de cuánta información en profundidad se desee obtener de los participantes, se puede distribuir un pequeño cuestionario como evaluación o dividir a las personas en grupos para discutir sobre el tema.

• Algunas preguntas para cuestionarse:
• ¿Se cumplieron los objetivos del retiro?
• ¿Qué se opina de las instalaciones?
• ¿Qué se opina de (una actividad específica)?
• ¿Qué segmentos del retiro serán más útiles para el progreso de la organización o para la causa de la iniciativa?
• ¿Qué segmento del retiro fue menos útil? ¿Por qué?
• ¿Estuvieron bien equilibrados tanto el tiempo con actividades estructuradas como el tiempo libre?

Limpieza posterior.

Si el retiro se llevó a cabo en una zona para acampar, en un parque público o en otro lugar que no dispone de personal de limpieza, es necesario asegurarse de dejar el lugar limpio.

Si los resultados del retiro fueron buenos y se organizará anualmente, se debe reservar ya el lugar para el próximo encuentro.

Una buena relación con el lugar anfitrión puede aportar un beneficio mutuo. Por supuesto que si se encuentra un buen sitio y se lo elige cada año, esto ahorrará el problema de buscar un lugar apropiado cada vez. Sin embargo, esa no es la única razón para tomarlo en cuenta cada vez que se organice un retiro. Llegar a conocer bien al personal de las instalaciones y organizar el retiro ahí en varias ocasiones, hace más fácil que el personal del lugar esté a la disposición para cualquier requisito especial o hasta que ofrezcan descuentos o paquetes especiales.

En resumen

No importa la razón para organizar un retiro para una organización o iniciativa, la clave del éxito es una cuidadosa planificación hecha con suficiente anticipación. Dado que un retiro tiene como objetivo alejarse un poco y ver el trabajo con una mirada fresca y renovada, es importante llevarlo a cabo de manera relajada para no agotar los recursos. Los retiros organizados a último momento en general no dan los resultados esperados, por lo que una planificación anticipada puede evitar el estrés y el cansancio provocado por todos los detalles.