Ejemplo N°1: Entrevista con Donna Jenson
Donna Jenson es una asesora independiente de desarrollo organizativo en Montague, Massachusetts (EE.UU.). Antes de convertirse en asesora, trabajó durante 15 años con tres organizaciones diferentes, estando a cargo del nombramiento de las juntas y el personal e involucrándose en todos los aspectos relativos a la puesta en funcionamiento de una organización.
CHC: ¿Puede contarnos algo sobre qué clase de servicios para retiros ofrece?
Jenson: En general, organizo los retiros junto con la asesoría de una organización –De tanto en tanto acudo por única vez para facilitar el desarrollo de un proceso en particular por el que atraviesa la empresa, pero la mayoría de los retiros que organizo son parte de una consulta continua.
El objetivo del retiro en general está vinculado con cualquier crisis importante que tenga lugar dentro de la organización – por ejemplo digamos que el fundador se jubila después de 15 años; el significado de ese retiro para la organización u otros ejemplos podrían ser el caso de una organización en crecimiento y la necesidad de reflexionar sobre cómo enfrentar esa fase de crecimiento acelerado en la que se encuentran, o tal vez la pérdida de la mayor parte de sus fondos y la consecuente adecuación a esa pérdida. Yo organizo los retiros cuando existe un conflicto importante dentro de la organización y las personas necesitan un procedimiento elaborado cuidadosamente para enfrentar el problema, teniendo en cuenta sus sentimientos y perspectivas individuales.
CHC: ¿Puede decirnos cómo planifica un retiro, cuando tiene una tarea específica como esa?
Jenson: Bueno, aprendí tempranamente en mi carrera que las personas involucradas en la planificación deben tener diferentes puntos de vista y roles dentro de la organización, para asegurar un amplio espectro de perspectivas. Si se planifica un retiro con una sola persona perteneciente a una organización, en general el resultado es desastroso. Y creo que existen algunas cosas que se deben hacer durante el retiro, sin importar el proceso que requieran ni su contenido, para que de esta manera todo retiro comience con alguna persona de la organización estableciendo el contexto. Por qué estamos aquí y qué queremos lograr hoy y por qué es tan importante que todos estemos involucrados.
Otra cosa que siempre hago es pedirles a todos que se presenten y luego formulo una pregunta trivial como: “¿Qué es lo que este grupo no sabe de usted?”. Logro que durante las presentaciones individuales las personas hablen, comiencen a crear lazos afectivos y se conozcan, y que tengan la oportunidad de dialogar, desde el principio, sin sentirse intimidadas.
CHC: ¿De manera que cuando está trabajando con un grupo de gente que se conoce bien, usted trata de tocar un tema que los haga verse de manera diferente?
Jenson: Absolutamente, siempre. Creo que es importante que todos tengan la oportunidad de hablar al principio. Otra cosa que hago desde el comienzo es establecer un conjunto de pautas para el retiro. Y eso es como las reglas del camino – ¿Cómo trabajaremos con cada uno? La primera de las pautas es prestarle toda nuestra atención a la persona que está hablando. Enfatizo la importancia de prestar atención y más tarde dejo que el grupo formule sus pautas. Algunos grupos elaboran 15 y otros no pueden elaborar ni siquiera dos -- las pautas pueden ser extremadamente minuciosas o muy generales, como por ejemplo: asegurémonos de comenzar y terminar at tiempo. Finalmente, obtengo el acuerdo de todos para respetar las pautas y recordarlas, apoyándose mutuamente, para no tener que vigilarlos como un policía.
Otra cosa que les doy es una hoja de papel grande donde anotarán los temas que surjan durante el retiro y que no estén contemplados dentro del programa. Incluimos esos temas dentro del esa hoja y al finalizar el retiro, las personas acuerdan cómo tratar esos temas. Créanme, todas estas pequeñas cosas son el resultado de 20 años de aprendizaje, o de aprender por experiencia propia.
CHC: Usted nos habló sobre las cosas que considera esenciales. ¿Cómo definiría un retiro?
Jenson: Bueno; idealmente consiste en encontrar un lugar adecuado para una introspección relajada, que en general es un momento en el cual uno se comunica con los demás de maneras diferentes a las usuales. En otras palabras, uno no solamente habla sobre el plan de trabajo de la semana o los temas diarios; un retiro es más profundo. Por ejemplo, hablar sobre nuestra misión definitivamente no es algo que hagamos a diario, pero es característico de un retiro, porque involucra mayor reflexión, más debate, esa clase de cosas que no necesariamente suceden durante las reuniones regulares de la junta o del personal.
CHC: Casi todo lo que hemos leído sugiere que para llevar a cabo un retiro uno debe alejarse de su entorno habitual.
Jenson: Ésa es una regla de oro; al estar como comúnmente se dice “fuera de nuestro hábitat”, uno modifica el tono del proceso. Salir del entorno donde uno trabaja habitualmente es positivo, por lo tanto probablemente incluiría eso dentro de la definición – una experiencia del grupo de trabajo, fuera del lugar habitual, para participar de un análisis y un procedimiento en profundidad.
CHC: Sabemos que en la mayoría de los retiros se implementan tareas muy controladas para trabajar y que frecuentemente se incluyen algunas actividades opcionales, como por ejemplo un bloque de tiempo con actividades divertidas o simplemente tiempo libre para cada uno. ¿Qué actividades opcionales sugeriría?
Jenson: Eso es interesante – Creo que el trabajo más importante del retiro se concreta durante esas actividades opcionales….En momentos como ésos es cuando vienen a la mente esas respuestas que uno buscaba durante una reunión plenaria. Por eso creo que esas actividades son importantes y nunca son demasiadas. Creo que todo retiro debería incluir un tiempo libre, en la medida que el entorno lo permita. Es magnífico que los grupos practiquen algún deporte, aunque rara vez lo consigo.
Una actividad que encuentro sumamente útil y reconstituyente, es la escritura. En realidad, trato de alentar a las personas a redactar un diario personal o escribir libremente, en especial sobre temas difíciles que están en el ambiente, ya sea un conflicto dentro de la organización, un problema que no se puede resolver o la falta de comunicación dentro de la empresa. Intento encontrar una pregunta importante o un punto de partida para que la gente comience a escribir, luego los aliento a buscar un lugar alejado de los demás y a escribir entre diez minutos y media hora. Después de eso, les pido que se reúnan en parejas y que compartan lo que escribieron porque, por la razón que fuere, es difícil para las personas leer frente a un grupo grande – tal vez por el contenido de lo que escribieron o porque se sienten avergonzadas o porque les preocupa su gramática. La escritura espontánea es un proceso muy positivo para una actividad libre, hace que aflore la creatividad de las personas.
CHC: ¿Con qué anticipación sugiere comenzar a planificar un retiro?
Jenson: Bueno, eso depende de cuánto tiempo de preparación requiera el grupo para el retiro. Opino que por lo menos se necesitan seis semanas, pero eso es un cálculo arbitrario. Todo depende de la cantidad de trabajo que haya que hacer. Con franqueza, quisiera que toda organización tuviese un retiro de dos días al año y un mini retiro cada seis meses. Eso sería maravilloso, pero no siempre es sencillo convencer a un grupo de tomarse ese tiempo. Aun así, considero que toda junta debe llevar a cabo un retiro al año, y el personal de las organizaciones debe llevar a cabo su propio retiro simplemente para tener el tiempo de reflexión para resolver los problemas que aparecen en cada reunión de personal, pero que nunca se resuelven por falta de tiempo. Por lo tanto, seis semanas como mínimo y, usted sabe, puede llevar hasta tres meses, pero eso depende del retiro.
CHC: ¿Hemos omitido algún otro detalle que usted considere importante incluir?
Jenson: Un par de cosas. Una es algo que hago en cada retiro, sin importar de qué se trate. Lo último que hago es una evaluación del retiro, y lo hago con el grupo completo. No preparo pequeñas hojas de papel, pongo papel de periódico en blanco, y cada persona debe escribir dos cosas: ¿Qué resultó ser lo mejor o más destacable del retiro? y ¿qué se podría haber hecho de manera diferente? Es una excelente forma de cerrar el retiro, de manera tal que todos tengan la posibilidad de hablar, como al principio. También es una forma de que las personas le den un sentido de clausura, para que el martes por la tarde cuando lleguen a la oficina no digan “¿Sabes? deberíamos haber hecho esto o aquello”. Esto cierra el círculo de actividad. Por lo tanto, eso es lo que hago en cada retiro, no lo concluyo sin una evaluación.
También pienso que el trabajo en grupos pequeños es importante. Es necesario cuando aparecen más de cinco u ocho personas. Además, la agrupación de las personas debe ser diferente – no solamente deben reunirse en un mismo círculo todo el tiempo, deben romperlo y conversar en parejas, en tríos o en pequeños grupos de trabajo. Y creo que todo retiro debe tener un propósito, aunque sólo sea: “Vamos a descansar”. Entonces, al final, se analizarán los logros - si los hubo - con respecto a los objetivos del retiro.
Ejemplo N°2: Entrevista con Craig Garland
Craig Garland es el director de Rolling Ridge, un centro de conferencias y retiros en North Andover, Massachusetts (EE.UU.). Para mayor información sobre Rolling Ridge, visite su sitio Web http://www.rollingridge.org/.
CHC: ¿Puede contarnos sobre los servicios para retiros que usted proporciona?
Garland: Rolling Ridge proporciona alojamiento, lugar para las comidas de los invitados y una variedad de salones, así como servicio completo de comidas y amplios espacios abiertos para el esparcimiento.
CHC: Cuando la gente lo llama y le dice:”Queremos organizar un retiro”; ¿Usted lo planifica para ellos o lo organiza junto con ellos para ayudarlos a que comprendan el mecanismo?
Garland: En general, las personas traen consigo sus programas y los organizan. Nosotros solamente los hospedamos; ellos se inscriben; y deben hacer un depósito en la fecha acordada. Estamos disponibles para cubrir sus necesidades y tratamos de proporcionarles todo lo necesario para que el programa sea un éxito.
CHC: ¿Cuál es su definición personal de un retiro?
Garland: Un retiro se puede definir de varias maneras, según sea para una persona, un grupo o una iglesia. Los retiros son momentos durante los cuales los grupos tienen la posibilidad de escapar de los problemas diarios y de descubrir un lugar desde donde tienen una nueva perspectiva, encontrar ideas nuevas y refrescantes, aprender y relajarse. Debe experimentarse como un tiempo provechoso. En general los retiros son por elección, no un requisito.
CHC: ¿Qué actividades cree usted que son importantes al organizar un retiro?
Garland: Debe existir un tiempo de verdadera concentración, dedicado a los temas en discusión, pero al mismo tiempo, si ese tiempo es demasiado extenso durante el día, creo que las personas comienzan a perder la perspectiva y se cansan. Por lo tanto, uno necesita hacer un paréntesis e incluir un momento de descanso. Ese momento podría ser para socializar, podrían ser actividades al aire libre, juegos, una excursión; algo por el estilo.
CHC: ¿Con cuánta anticipación deben los grupos comenzar a planificar un retiro?
Garland: Con los problemas económicos de hoy en día y dado que muchos centros de retiro han desaparecido recientemente, creo que las personas deberían comenzar a planificar por lo menos un año y medio antes. Sugiero enfáticamente que elaboren su idea y luego, si han escogido un lugar en especial para su retiro, deberán contactar con ese sitio para encontrar la fecha adecuada. Si el grupo elige primero la fecha y luego planifica, terminarán adecuándose a lo que esté disponible, lo cual limitará las posibilidades del retiro.
CHC: ¿Usted recomienda que sea una persona de afuera quien organice la programación del retiro?
Garland: Creo que es muy importante encontrar quien facilite la organización, alguien que conozca la organización, pero sin lazos demasiado cercanos, que no tome decisiones o trate de resolver el problema aun antes de trabajar con la gente. También creo que alguien del grupo deberá liderar el evento, aunque haya un facilitador externo. Si simplemente se pone a un grupo de gente en el sitio del retiro junto con un facilitador, esperando que tenga éxito, no existirá la afinidad necesaria para que esto suceda. Mientras que si el líder del grupo planificó las actividades alrededor del facilitador, el grupo estará más unido.
De la misma manera, al elegir el lugar, se deberán decidir los objetivos del retiro. Si el propósito del retiro es reflexionar o crecer espiritualmente, se deberá elegir un entorno adecuado donde las personas puedan dispersarse o buscar un lugar tranquilo donde estar a solas. Si el retiro se trata de unir a un grupo que debe enfrentar una gran tarea durante los próximos años, entonces se necesita unificar a las personas en un entorno vital. Si se los lleva a un hotel, cada cual tendrá un televisor en su habitación. Desaparecerán durante la tarde y se mantendrán aislados, con sus limitaciones. Es mejor un entorno donde no haya televisores en los cuartos o con actividades que mantengan a las personas dentro de un área común, donde tengan la posibilidad de continuar revitalizándose y reflexionando sobre lo que aprendieron durante el día y creciendo a partir de ello. Creo que eso es realmente importante.
CHC: ¿Hay algo que usted crea que es importante mencionar al hablar sobre los retiros?
Garland: Una de las cosas interesantes que he descubierto es que muchas veces se obliga a la gente a participar en estos eventos. Eso establece una dinámica completamente diferente en relación a la interacción del grupo, y uno debe ser muy cuidadoso y tenerlo en cuenta. Los participantes realmente deberían saber qué esperar – cuándo deben presentarse y por qué deben estar allí. Si uno los incluye y los hace sentir parte de todo, participarán con mejor predisposición. Es solamente una manera de alejarse del trabajo rutinario y aburrido, el cual no se lleva a cabo durante los retiros. Con eso en mente, en los retiros de la iglesia, en general la gente asiste porque se genera un cierto entusiasmo por el programa. Sin embargo, he descubierto que a pesar del entusiasmo todos tienen tantas oportunidades de hacer actividades distintas, que una vez que se han comprometido a venir, necesitamos que paguen su depósito (si es necesario) lo antes posible, para que se comprometan a participar en el evento. Y debemos asegurarnos de que los recursos estén a mano para que lo puedan conseguir.
CHC: ¿Qué más nos puede contar sobre las instalaciones/el centro de reetiro en sí?
Garland: Bien. Rolling Ridge es una mansión de fin de siglo construida para una persona, allá por 1917. Está asentada dentro de una próspera comunidad residencial en Andover del norte, justo en una península en la reserva acuífera del pueblo. El predio es mitad bosque y mitad campo. Tiene senderos para caminar y realizar actividades al aire libre, y los paisajes fueron diseñados por Fletcher Field. El edificio en sí fue construido en el hogar de la familia y, en 1948, fue convertido en un centro de retiros cuando la Iglesia Metodista lo adquirió. Las habitaciones en sí son diferentes. Cuentan con 3 ó 4 camas, con un baño compartido entre dos habitaciones o un baño externo. Hay otros cuartos, tipo dormitorios y un par de habitaciones privadas. Atendemos a 60 adultos u 80 jóvenes. Contamos con 80 camas, pero consideramos que algunas no son aptas para adultos.
Ejemplo N°3: Entrevista con Sally Niermann
Sally Niermann es una asesora de retiros independiente, que organiza retiros de la iglesia para grupos de mujeres en Wichita, Kansas (EE.UU.).
CHC: ¿Puede contarme sobre la clase de retiros que organiza?
Niermann: Bueno, los que he organizado han sido retiros religiosos. Los he organizado principalmente porque realmente disfruto la docencia y comencé cuando un grupo de mujeres de una de las iglesias luteranas en el área, me preguntó si yo aceptaría reunirme con ellas un sábado, para trabajar sobre cómo debían organizar su tiempo. Sentí que era realmente necesario que las mujeres tuvieran en claro quiénes eran, qué harían con sus vidas y cuáles eran sus prioridades.
CHC: ¿Cuál cree usted que es el propósito de un retiro? ¿Y cómo lo define?
Niermann: Un retiro es simplemente alejarse de lo que uno hace cotidianamente. Una de las razones por las cuales creo que los retiros han sido tan exitosos (los que he organizado) es que vamos al Centro de Vida Espiritual, el cual pertenece a la iglesia católica y simplemente pagamos un arancel por una cantidad fija. No tenemos que preocuparnos por la comida, no tenemos que preocuparnos por lavar los platos, nada de eso – por lo tanto lo que hagamos el fin de semana depende sólo de nosotras y del lado espiritual de la vida. Lo que se haga fuera del retiro—si uno es madre, empresaria soltera, mujer casada con una carrera, lo que sea—uno debe saber qué es lo que necesita además de todo eso. Durante un retiro uno se aleja de las cosas habituales. Alguien más se ocupa de eso, para que uno tenga tiempo para relajarse, para pensar en cosas diferentes aparte del lavado, de hacer las compras, de llegar al colegio o de cumplir con una fecha límite. No existen las fechas, simplemente hay un tiempo que se utiliza para enriquecerse emocional y espiritualmente. Es un entorno muy seguro porque uno sólo revelará lo que desee revelar. No es algo emotivo y delicado, solamente se trata de ayudarla a buscar en su interior, en todo su ser. Si uno tiene alguna fe religiosa, el retiro es el momento para conectarse con sus creencias o con lo las cosas en las que no cree.
CHC: Entonces cuando uno participa en otra clase de retiros, digamos retiros para los empleados de una organización, sigue siendo básicamente lo mismo, se toma un tiempo para recordar cuál es el propósito.
Niermann: Exactamente, alejarse del desorden de la vida diaria. (Las instalaciones que utilizamos son) un lugar tranquilo donde se pueden hacer caminatas si uno desea estar solo, hay una biblioteca, una capilla, lugares donde compartir con un grupo de personas, si así se desea. Al mismo tiempo, también se puede tener mucho tiempo en privado con uno mismo, si esto es lo que se necesita. También hay actividades organizadas durante el tiempo libre—un grupo de estudio y discusión de la Biblia—donde uno puede participar, sólo si así se desea.
CHC: Eso nos lleva a la próxima pregunta. ¿Qué clase de actividades se deben planificar al organizar un retiro?
Niermann: Bueno, durante los últimos dos años, hemos sugerido material de lectura antes del retiro. El tema principal de nuestro retiro este año es el daño, la ira y el perdón. Por eso tenemos algunos libros que las mujeres leerán antes del retiro para luego poder discutir sobre ellos. Siempre incluimos tiempo para el estudio de la Biblia. En uno de nuestros retiros, incorporamos una hora de yoga. Eso resultó muy bien, ya que los ejercicios de yoga se pueden realizar según la habilidad de cada uno, se pueden hacer completos o solamente una parte.
Creo que el objetivo de los retiros es que uno se conecte con su centro nuevamente, por lo tanto si hay material de lectura sugerido, además debe haber tiempo libre durante el cual las personas puedan dormir, caminar, sentarse a conversar con alguien, lo que sea—también debe haber tiempo libre. El propósito de un retiro nunca debe ser convencer a las personas de algo o cambiar su manera de pensar o sus gustos. Un retiro se trata simplemente de ayudarlo a conocerse.
CHC: Eso suena a que uno no debería ingresar en un retiro pensando: ¿Cuándo salga de aquí tendré las respuestas para todo?
Niermann: No, no creo que se pueda. Después del retiro uno puede conocerse mejor que cuando comenzó o tal vez comprenda mejor el funcionamiento de su organización.
CHC: Eso contesta concretamente todas nuestras preguntas. ¿Hay algo más sobre los retiros específicamente que desee agregar?
Niermann: Creo que probablemente, para que un retiro sea exitoso, debe ser un tiempo libre de preocupaciones al cien por ciento. Si las personas pueden quedarse en un lugar donde no tengan que preocuparse por alimentar a los demás o limpiar el lugar después, ese tipo de cosas tiene mucho que ver con el éxito del retiro. Cuando uno tiene que preocuparse por cosas como preparar el desayuno, el estrés aparece inmediatamente. Alguien que debía llegar no llega, entonces hay que duplicar el trabajo o utilizar platos desechables porque uno no tiene tiempo de lavar los platos y entonces alguien se ofende porque considera que esos platos son ecológicamente inaceptables—la preparación de la comida y el lavado posterior pueden convertirse en un gran dolor de cabeza.
CHC: ¿Entonces, usted busca instalaciones que proporcionen esas cosas para los retiros?