Sección 5. Bienvenida y formación de nuevos miembros de la junta directiva

• ¿Por qué es importante darles la bienvenida y capacitar a los nuevos miembros de la junta de directores (o directiva)?

• ¿Cuándo darles la bienvenida y capacitar a los nuevos miembros de la junta de directores (o directiva)?

• ¿Cómo darles la bienvenida y capacitar a los nuevos miembros de una efectiva junta de directores (o directiva)?

• Tópico especial #1: Capacitación continua para los miembros de la junta.

• Tópico especial #2: Capacitación para los participantes que necesitan ayuda extra.

Las juntas de asociaciones no-lucrativas no son estáticas. Los participantes nuevos entran; los antiguos se van; incluso algunos de ellos vuelven. Las personas cambian de ideas y de puntos de vista según aprenden, hablan y adquieren más experiencia. Una junta eficaz es un grupo dinámico que contribuye con ideas nuevas para promover una causa que les apasiona.

Por supuesto, no siempre todo esto es una ruta fácil. En realidad, una de los obstáculos en el camino puede ser trabajar con los nuevos miembros. Tener participantes recién integrados – carne fresca-- siempre es crucial para el éxito de la  mayoría de las juntas. Sin embargo, sin la capacitación adecuada, esos miembros pueden terminar frustrados y resultar ineficaces -- pueden incluso decidir abandonar el grupo -, dejando a la junta como un todo mucho menor de lo que podría o debería haber sido.

Con la capacitación adecuada, no obstante, los nuevos miembros de la junta son a veces los factores que hacen que una junta común y corriente se vuelva realmente buena, y que una buena junta sea excepcional. Nuestra meta en esta sección es ayudar a alcanzar esto y a sustituir esos “obstáculos en el camino" por una  plataforma de lanzamiento desde la que despegará su nave, la organización. ¿Estamos preparados para volar?

¿Por qué es importante darles la bienvenida y capacitar a los nuevos miembros de la junta de directores (o directiva)?

Mucho de la respuesta  probablemente sea intuitivo. No obstante, vamos a recapitularla para asegurarnos de que partimos desde el mismo lugar. Una bienvenida y capacitación adecuados ayudarán a los  nuevos miembros a...

• ...Asumir sus papeles en la organización tanto rápida como confortablemente.
• ...Sentirse más conectados con los demás.
• ...Sentirse más conectados con la organización.
• ...Comprender mejor su papel en la junta – por qué se les pidió que entrasen y que se espera de ellos como miembros.
• ...Operar con las mismas bases – es decir, entender de la misma forma (que el resto de los miembros) la visión y misión de la organización, así como sus funciones dentro de ella.
• ...Sentirse más motivados a hacer un mejor trabajo.

¿Cuándo darles la bienvenida y capacitar a los nuevos miembros de la junta de directores (o directiva)?

Esto depende de la organización, con qué frecuencia se reúnen y con qué frecuencia se integran nuevos miembros a la junta. Muchas juntas piensan que realizar una sesión de orientación oficial al año, tanto antes de una  reunión regular o durante la junta anual de la organización, tiene más sentido. Si el grupo tiene un cierto momento del año durante el cual recluta nuevos miembros, es lógico hacer  esta reunión inmediatamente después de que se haya aceptado a los nuevos miembros.

El reclutamiento puede también tener lugar más informal o más frecuentemente que lo que mencionamos en esta sección. Por ejemplo, en algunos casos la "orientación" podría ser una cena o reunión solamente con el presidente de la junta y la bienvenida podría darse sólo como un elemento breve en el plan de trabajo de una reunión regular; y/o la orientación podría tener lugar informalmente con un mentor del nuevo miembro.

Esta aproximación más casual o informal tiene más sentido tomarla cuando:

• La organización es local y/o muy pequeña.
• El nuevo miembro de la junta ya sabe mucho de los miembros existentes de la junta.
• El nuevo miembro ya está muy familiarizado con el trabajo de la organización.

Para ese tipo de participante de la junta, casi nunca hay un mal momento para darle la bienvenida a la “familia”-- esta orientación informal puede suceder cuando sea necesario, sin demasiada fiesta.

Por ejemplo, un pequeño centro de consejería ante casos de crisis, el cual opera a base de voluntarios en el medio oeste de Estados Unidos, normalmente les pide a dos de sus consejeros que ocupen una plaza en la junta directiva. Debido a que los voluntarios y la junta celebran los días de fiesta y comparecen juntos en las reuniones organizadas por el director del centro, los voluntarios generalmente ya han conocido al resto de los participantes de la junta en un contexto relajado y están francamente familiarizados con el trabajo y la misión de la organización. En este caso, probablemente no sea necesaria una sesión exhaustiva de orientación.

Si la capacitación de miembros de la junta ocurre en circunstancias similares, se podría "seleccionar y escoger" de esta sección las ideas más detalladas para una sesión de orientación y capacitación casual para los nuevos miembros de la junta. En realidad, mucho de lo que viene a continuación puede y con frecuencia sucede en una atmósfera menos formal. De nuevo, sugerimos que estas ideas se consideren sólo como guías y se usen a discreción.

¿Cómo darles la bienvenida y capacitar a los nuevos miembros de una efectiva junta de directores (o directiva)?

Hay tres pasos principales para organizar tal sesión: La preparación por adelantado, la bienvenida y la sesión de orientación misma y el seguimiento. Vamos a ver esas ideas una a una.

Antes de la bienvenida y la sesión de capacitación.

Decidir quién debe asistir

¿Será propiamente para los nuevos miembros o incluirá a la junta completa? Podría ser un buen momento para que todos los miembros de la junta refrescasen sus ideas sobre lo que es la junta y lo que hará. También, se debe decidir si el personal asalariado estará presente. Si lo nuevos miembros aún no conocen al personal y, si es logísticamente posible, probablemente sería una buena idea que asista. Si no, es necesario cerciorarse de encontrar un momento diferente para que los nuevos miembros conozcan al personal y al menos a algunos de los voluntarios de la organización.

Decidir quien dirigirá la reunión

Podría ser un "no-organizador"; con mucha frecuencia el papel de organizador recae en el presidente de la junta y/o el director ejecutivo. No obstante, hay otras posibilidades también. Una es llevar a alguien de fuera de la junta – un pionero de la organización u otro consultor. No es estrictamente necesario hacer esto constantemente, pero podría ser útil si se integran varios nuevos miembros a la junta al mismo tiempo. Otra posibilidad es dejar a uno o más miembros del equipo dirigir la orientación. Esta idea con frecuencia funciona realmente bien. Si se tiene una organización participativa, tendría sentido que un participante o un grupo de ellos dirija al menos una parte de la reunión.

Enviar información para que los asistentes repasen antes de la reunión.

Todo asistente debería recibir:

• Aviso de la reunión, junto con todo la información logística relevante (cuándo, dónde, hoteles para alojarse en caso de que la reunión no sea local para todos, etc.). Si a) la reunión es particularmente importante (o sea, una junta anual) o b) la junta se reúne raramente (o sea, trimestralmente), esta información debería ser recibida al menos un  mes antes de la fecha de reunión.
• Un recordatorio, con frecuencia en la forma de una tarjeta postal, que llegue una semana antes de la reunión.
• Un plan de trabajo para la reunión.
• Una lista o aviso de cualquier cosa que se quiera que los miembros lleven a la reunión (por ejemplo, "Por favor lleven su copia del manual de la junta directiva, ya que lo repasaremos juntos y daremos información complementaria).
• Una lista probable de quién estará presente en la reunión, con una explicación de quiénes son (por ejemplo, “Toumani Chiabete es un trabajador social en el Centro de Salud Mental del Condado de Shawnee, Kansas y es uno de nuestros nuevos miembros de la junta” o “Theresa Welsko ha sido nuestra asistente administrativa, excepcionalmente eficiente, durante los últimos siete años... Melissa es una de nuestras clientes que ha servido en la junta durante el último año y medio”.).
• Información de contacto, tal como direcciones/teléfono/correo electrónico de todos los miembros de la junta de directores.

Los nuevos miembros deberían recibir:

Información pertinente, recibida antes de la reunión; así estarán preparados para examinarla en profundidad en su tiempo libre. La información que se les podría enviar en un paquete completo podría incluir:

• Un manual de la junta, si existe (vea la sección de Ejemplos de los temas que se podría incluir)
• Actas de las reuniones anteriores
• Artículos, tanto negativos como positivos, que hayan sido escritos sobre la organización
• Material acerca de la organización y sus programas (folletos, recortes de prensa,etc.)

¿Es posible inundar de material a nuevo miembro de la junta?

Posiblemente. Sin embargo, por lo general es mejor proveer mucha información en lugar de insuficiente. Es crucial que los miembros de la junta estén bien informados acerca de lo que está ocurriendo en la organización, del asunto en el que ésta se enfoca y del sector so-lucrativo como un todo. Entonces, envíe toda esa información. En el peor de los casos los nuevos participantes no querrán leer todo; en el mejor, ¡pueden estar bastante más informados que lo que se esperaba!

La bienvenida y la sesión de orientación.

Dar etiquetas adhesivas a cada uno para que escriban sus nombres y las lleven puestas en la ropa.

Cerciorarse de que todos tienen la oportunidad de conocer a todos.

Si es simplemente una reunión de tiempo normal (en lugar, digamos, de una junta de dos días), se podría considerar reservar una "hora social" tanto antes como después de la reunión misma para dejar que las personas tengan la oportunidad de conocerse. Esto no tiene que ser formal – se podría ofrecer invitar la primera ronda si las personas quieren salir a tomar unas copas después de la reunión.

Si las personas no se conocen, deberían ser presentadas – destacando lo que tienen en común para ayudar a romper el hielo (por ejemplo: "Sr. Fulano de Tal  permítame presentarle a Sultana de Tal— es la única persona que conozco a quien le gusta el fútbol más que a usted".

Recuerde: Una de las razones principales por la que las personas aceptan ser parte de las juntas directivas es para conocer a otras personas. Probablemente la junta será más feliz (y más eficaz) entre más fáciles y divertidas sean las reuniones.

 Explicar (o, con los veteranos, repasar) los asuntos principales de los que se ocupa la junta directiva, incluyendo:

• El manual de la junta
• La misión, visión y valores de la organización
• Un vistazo a la historia de la organización
• Papeles y responsabilidades de la junta y del personal, incluyendo tiempo esperado o normal para los compromisos
• Un calendario administrativo que organice las actividades importantes de la junta
• Un organigrama de la organización, incluyendo la lista de los comité actuales y planeados
• Información sobre cómo realiza sus reuniones la junta -- ¿Qué tipo de normas se usan para cerciorarse de que se hacen las cosas?

¿Cuál es el grado de formalidad de la junta directiva?

Especialmente en una organización comunitaria incluyente, puede ser buena idea utilizar una versión modificada de algún tipo de reglamento conocido o crear las pautas o normas propias del grupo. Ciertamente se podría tener las mociones registradas con precisión en las actas, por ejemplo, y hacer que el presidente tenga la capacidad de mantener la reunión bajo control aun cuando se permita la libre discusión y se les ofrezca a todos la oportunidad de ser escuchados. En total, es necesario asegurarse de que se encuentra (si existiera) o se crea un código de normas que funcionen para la organización.

Reservar el tiempo adecuado para preguntas y respuestas.

También, es necesario hacerles saber a los nuevos miembros a quién deberían contactar en el futuro en caso de preguntas y preocupaciones acerca de los diferentes temas abordados en la junta.

Una idea que usan muchas organizaciones es emparejar a los nuevos miembros de la junta con un "compañero o mentor" – un miembro de la junta actual que quiera ayudar en la orientación del nuevo miembro y responder preguntas que él o ella pudiera tener.

Involucrar a los nuevos participantes inmediatamente.

No se debe dejar vuelvan a casa sin tarea. En lugar de ello, involúcrelos en cometidos relevantes o en proyectos por los que se  hayan interesado en la primera reunión. Como con casi cualquier cosa en la vida, se deben hacer las cosas en caliente, es decir, mientras las la energía y el entusiasmo de las personas están en su punto máximo. Involucrarse inmediatamente en las labores del grupo también fijará en la mente de los miembros de qué se trata la organización, es decir, que ésta trabaja desde el principio.

Después de la bienvenida y la sesión de orientación

Enviar actas que detallen lo que se dijo, con especial énfasis en qué se ha acordado y qué acciones vendrán después de la reunión (Por ejemplo, "Fulana ha estado de acuerdo en contactar con los diferentes bancos de nuestra área y pedirles apoyo financiero para nuestro futuro fondo."). Es necesario asegurarse de que esas actas se envían rápidamente -- en la misma semana de la reunión. Las actas de una reunión de hace tres meses ya han perdido mucho de su poder para motivar a las personas a cumplir con los compromisos adquiridos.

Enviar un formulario de evaluación a todos los miembros de la junta directiva, pidiéndoles su opinión acerca de la sesión de capacitación y la orientación. Una vez más, esto debería hacerse lo más pronto posible (quizá al mismo tiempo que las actas). Se podría también considerar entregárselo a los miembros al final de la sesión. Hacerlo de esta manera puede ser provechoso debido a que las ideas y pensamientos están todavía frescos. ¡Lo mejor del caso es que le serán devueltos más formularios de evaluación que si se hace por correo! Por otro lado, la ventaja de que los devuelvan por medio del correo es que esto permite que las personas envíen sus ideas habiendo tenido el tiempo y la oportunidad de reflexionar acerca de lo que ocurrió en la reunión. Ambas ideas tienen sus méritos; pero depende de cuál se decida que es mejor para la organización. En cualquier caso, en la sección de Herramientas se pueden ver algunos modelos que se podrían usar con este propósito.

Con los nuevos miembros, se les debe hacer una llamada telefónica para conocer su perspectiva de cómo salió la reunión y por si quedan algunas preguntas pendientes. La persona que llama puede también asegurarse de que las fechas de reuniones con el/los comité(s) a los que se sumaron los nuevos participantes les vienen bien, que se sienten cómodos con el compromiso que han asumido, y puede además proporcionar más detalles sobre el trabajo especifico al se han apuntado como voluntarios.

Tópico especial: Capacitación continua para los miembros de la junta.

Por supuesto, una vez que se finaliza la sesión de capacitación original, el trabajo realmente acaba de comenzar. La capacitación de la junta puede (y ¡debería!) continuar mientras que ésta esté en funcionamiento. Esto no sólo ayuda a que la junta se fortalezca, sino también proporciona una oportunidad para que los participantes de ella continúen su educación.

Hay varias formas de enfocarse en la continuidad de la capacitación de la junta. Una es programar sesiones regulares de capacitación varias veces al año - pueden ser 3 ó 4. De esta manera, todos los integrantes de la junta saben cuándo se ofrecerán los cursos de capacitación y pueden programarse en base a ellos. El tipo de capacitación que se proporcionará en esas sesiones podría depender de los problemas que surgieran ese año o de quién está disponible para dirigir un taller, una charla, etc. en las fechas programadas.

Otra forma de hacerlo es ofrecer la capacitación cuando se necesite. Por ejemplo, si se vislumbra un problema, los miembros de la junta pueden decir: "necesitamos ayuda con este asunto" y entonces se dispone o se va a buscar a alguien que proporcione la capacitación pertinente.

Una tercera posibilidad es organizar sesiones de capacitación alrededor de tópicos predeterminados cada año (responsabilidades de la junta, asuntos sobre exenciones de impuestos, conflictos de intereses, etc.), haciéndolos lo bastante extensos como para que no se repitan, pero asegurándose de que todos en la organización cuentan con suficiente información y capacidad de discernimiento para entender los asuntos en cuestión y reaccionar en consecuencia cuando surjan.

Finalmente, los cursos de capacitación no siempre necesitan darse en persona – muchísimas pequeñas cosas que la organización hace pueden contribuir al aprendizaje continuo. Por ejemplo:

• Se puede crear un boletín informativo para la junta.
• Los miembros de la junta pueden recibir copias del boletín general de la organización.
• Se les puede enviar a todos los miembros de la organización una lista para revisión con los avances de la junta directiva.
• Crear una lista de servidores o una página Web interactiva exclusivamente para los miembros de la junta de directores.

Esas ideas son ciertamente más fáciles de realizar (de muchas formas) que tener las sesiones de capacitación en persona, por lo cual se les podría encontrar un espacio en la organización.

Para que las sesiones de capacitación que se hagan en grupo, un punto clave es atraer a ellos el mayor número de miembros de la junta. Una posibilidad es incluir una breve sesión- quizás de media hora - en todas las reuniones de la junta, lo cual se verá como una parte regular de los temas a tratar.

Otro asunto es cómo dirigir los cursos de capacitación. Definitivamente no tienen porqué ser siempre iguales. Se podría hacer que alguien de fuera dirija alguno de los cursos de capacitación, dependiendo de los recursos y de la experiencia disponible, y de la forma que se quiere que tomen las sesiones.

Por ejemplo, las sesiones de capacitación pueden ser auto-generadas y auto-dirigidas, utilizando discusión y supervisión con colegas para enfrentar los asuntos tratados. Pueden ser también dirigidas por participantes del programa o miembros del personal, dependiendo del tema. Un contador de la junta podría dar una capacitación sobre asuntos de impuestos; un abogado, sobre responsabilidad legal; un médico, sobre asuntos de salud, etc.

Algunas opciones de tópicos para capacitación (no están en un orden particular):

• Responsabilidades de la junta y asuntos legales (responsabilidad civil, conflictos de intereses, etc.)
• Más sobre asuntos legales (indemnización, asuntos de impuestos, acciones judiciales)
• Discusión de la visión de la organización, su misión, filosofía, etc. - de dónde vienen, cuáles son los fundamentos (teóricos, políticos u otros), etc.
• El  trabajo actual de la organización - programas u otras actividades: ¿Qué hacen las personas actualmente cada día, en sus interacciones con la población objetivo y otras?
•  La relación de la junta con la organización
• Cómo funcionan las juntas directivas
• Cómo ser un miembro productivo de la junta
•  Asuntos Financieros- cómo funcionan las finanzas de la organización, de dónde viene el dinero, estatus actual, etc.
• Cómo discutir productivamente en las reuniones
• Relaciones interpersonales/resolución de conflictos
• Solución de problemas
• Planificación estratégica – porqué se quiere y cómo hacerlo
• Necesidades, preocupaciones, demografía, etc. de la populación objetivo
• Colecta de fondos
• Relaciones Públicas
• Relaciones con la comunidad
• Relaciones con el personal
• Compensación y prestaciones del personal
• Evaluación del programa

Tópico especial #2: Capacitación para los participantes que necesitan ayuda extra.

A veces habrá nuevos miembros de la junta que necesiten más ayuda que la que se da en una orientación. Esto es particularmente cierto si la organización les pide a los participantes de la organización o a otras personas con menos educación formal que sean miembros de la junta directiva.

Contribución del ex-presidente de una organización de alfabetización radicada en Massachussets, EE.UU.:

La junta del proyecto de alfabetización siempre incluyó a estudiantes, y siempre se les dificultaba entender que hacían ellos ahí, cómo funcionaba la junta, qué se esperaba de ellos, etc. La mayoría no sólo nunca había sido miembro de una junta, sino que nunca antes habían participado en una asamblea deliberativa de ningún tipo - ningún comité, ningún grupo organizado…nada. El resultado fue que no tenían idea de lo que estaba ocurriendo en la junta y eran, con frecuencia, demasiado tímidos para decirlo. Ellos asentían, hablaban cuando se les hablaba y generalmente se sentían perdidos y tontos. También, con frecuencia, se sentían atrapados entre dos mundos debido a su posición. La mayoría de los estudiantes veía la junta como parte de otro mundo: Era el ente que hacía funcionar la organización y estaba formada por personas "importantes" (en realidad, la mayoría de ellos participaban en servicios sociales o eran profesores, pero personas "importantes" para alguien más). De esta manera una estudiante en la junta adquirió un aura que no necesariamente quería.

Lo importante es que todo esto necesita corregirse si se tienen participantes de la organización, integrantes de escasos recursos o personas con menor educación en la junta, y eso no es fácil. Incluso después que nos imaginamos lo que estaba ocurriendo e intentamos tratarlo, nos fue realmente difícil sugerir una orientación y capacitación que expusiese el problema de una forma que los estudiantes pudieran responder a ella. Todavía lidiábamos con el asunto cuando dejé el puesto, aunque ya habíamos progresado un poco.

Es importante que la organización piense acerca de esos asuntos si se están integrando a la junta personas con estas características. Otra cosa, algunos problemas similares pueden aparecer si los nuevos miembros que entran...

• No hablan el idioma (español, inglés, etc.) que se maneja en la organización
• Son las primeras o únicas mujeres/minorías/jóvenes en la junta directiva
• Son simplemente muy tímidos por naturaleza

En efecto, no hay respuestas fáciles para asuntos como esos. No obstante, es importante que no se ignoren y que no caigan de sorpresa en las organizaciones que están intentando ser incluyentes.

En resumen

En esta sección, hemos explicado lo que representa un enfoque formal a la capacitación de la junta directiva. Muchas juntas, ciertamente, son mucho menos estructuradas y convencionales que la que hemos utilizado aquí. Así, cuando se esté desarrollando el  “plan de ataque” para una capacitación, es necesario asegurarse de que éste se ajuste a las características de la organización en cuestión. Una capacitación bien definida y bien dirigida hará marchar el trabajo de la junta directiva óptimamente por kilómetros y kilómetros- y complementarla con unas cuantas risas ayudará a volver a la junta misma una maravillosa creación de la cual formar parte.