¿Qué son los contratos y los memorandos de acuerdo? ___Se sabe que un contrato o un subcontrato es un documento legal que propone los términos de un intercambio de valores. ___Se sabe que un memorando de acuerdo no es un documento legal y que describe un acuerdo previamente acordado para cooperación, colaboración, apoyo mutuo o algo similar entre individuos u organizaciones. ¿Cuándo usar cada documento? ___Se usa un contrato o subcontrato siempre que haya dinero de por medio o donde haya algún otro intercambio de una mercadería por otra. ___Se usan un memorando de acuerdo para aclarar las relaciones entre dos o más individuos u organizaciones que cooperan o colaboran entre sí. ¿Cómo leer y comprender un contrato? ___Leer cuidadosamente cada palabra del documento. ___No dejar que el lenguaje legal sea intimidante. ___Familiarizarse con frases y cláusulas estándar que podrían encontrarse en una cantidad de contratos. ___Pedir una explicación – del que redactó el contrato y/o de un abogado u otra persona en cuyo consejo se confíe – si hay algo que no se comprende o que se quiere preguntar. ___Asegurarse de que los términos del contrato sean aceptables preguntándose: Si todo lo que hay en él es factible. Si todas las condiciones son posibles para la organización. Si algo en el contrato es peligroso para el funcionamiento o la existencia de la organización. Si los recursos especificados en el contrato – financiamiento u otra cosa – son adecuados para que se pueda hacer el trabajo. Si hay protecciones incluidas tanto para la organización como para el patrocinador, en el caso de desacuerdo o de acusaciones de violación del contrato. Si las restricciones y reglamentaciones, si las hay, son razonables y no perjudiciales para la operación total de la organización. Si cualquier cosa en el contrato es diferente de lo que se había dicho previamente. ___Negociar los puntos que se quieren cambiar antes de firmar el contrato. ¿Cómo leer y comprender un memorando de acuerdo? ___Leer cuidadosamente cada palabra. ___Buscar ayuda para comprender cualquier cosa que no esté clara. ___Asegurarse de que los términos de un memorando de acuerdo sean aceptables preguntándose: Si todos los puntos son razonables. Si refleja lo esperado y lo acordado. Si el documento trata la situación o problema en cuestión de una manera que la organización apoya. Si alguna de las partes del acuerdo está prometiendo algo que no puede cumplir. Si todo lo del acuerdo es factible – que se pueda hacer con los recursos disponibles, por ejemplo, y dentro del plazo necesario. Si se está pidiendo acordar algo que es perjudicial para la organización o contrario a sus principios. ___Negociar cualquier punto que se quiera cambiar antes de firmar el acuerdo. ___Tratar al memorando de acuerdo como una promesa que necesita cumplirse tal como si fuera un contrato. ¿Cómo redactar un contrato? ___Procurar que tanto el lenguaje como el contenido del contrato sean tan claros y específicos como sea posible. ___Definir quiénes son las partes del contrato y el período de tiempo que éste cubre. ___Explicar, tan específicamente como sea posible, cuáles son los alcances de los servicios, productos u otros intercambios de ambos lados; quién está involucrado; cómo será llevado a cabo; cuándo se realizará (el plazo del contrato) y dónde tendrá lugar, si esto es relevante. ___Si hay dinero de por medio, describir los detalles del pago. ___Detallar otras obligaciones de cada parte. ___Expresar cómo será evaluado el desempeño del contratista. ___Describir las consecuencias si cualquiera de las partes no cumple con lo acordado. ___Definir las condiciones bajo las cuales el contrato puede ser terminado por cualquiera de las partes. ___Explicar las condiciones bajo las cuales el contrato puede ser cambiado. ___Cuando se haya terminado, mostrarle la versión final del contrato a otros – especialmente a las personas que estuvieron involucradas en las discusiones iniciales con el contratista – para ver si se expresa en él lo que se quería y si se abarcan con claridad todas las especificaciones necesarias. ___Entregar el contrato al contratista y prepararse para negociar algunas partes. ¿Como redactar un memorando de acuerdo? ___Elaborar el acuerdo de antemano con los otros firmantes, de modo que no haya sorpresas. ___Hacer tanto el lenguaje como el contenido del acuerdo tan claro y específico como sea posible. ___Redactar un memorando de acuerdo de la misma manera y con el mismo cuidado como si se redactaran un contrato.
