Sección 5. Contactarse personalmente con participantes potenciales

• ¿Cómo causar una buena impresión?

• ¿Qué hacer antes de las reuniones?

• ¿Qué hacer durante las reuniones?

• De puerta en puerta

• Haciendo contacto telefónicamente

• ¿Cómo manejar el rechazo?

Como ya hemos dicho, la mejor manera de reclutar miembros potenciales es haciéndolo personalmente. No obstante, muchas veces las llamadas telefónicas y las cartas pueden ser una elección adicional o más acertada.

Supongamos que se decide reunirse con un participante potencial; llega el momento de la reunión y se está allí. ¿Qué hacer? ¿Cómo utilizar el tiempo de la reunión de manera productiva? ¿Cuál es la mejor manera de atraer a esa persona hacia la organización?

¿Cómo causar una buena impresión?

La respuesta es muy sencilla. Tanto así que hasta dudamos escribirla. Pero, aquí está: Se desea causar una buena impresión. Los estudios en el tema demuestran que las personas se forman una primera impresión rápidamente, que esas impresiones se quedan y que además guían el comportamiento. Por tanto, si se desea causar algún tipo de impresión, que sea la mejor. Sonría, haga contacto visual, sea educado. Vístase acorde a la ocasión. Y ponga en práctica sus mejores modales. Esto parece muy obvio y fundamental, sin embargo no siempre ocurre. Por eso, estamos seguros de que se comprenderá por qué tocamos el tema en esta sección. La mejor técnica del mundo no servirá de nada si se llega tarde y con la camisa manchada.

Esta sección, sin embargo, no se enfoca en los buenos modales, sino en los detalles prácticos para reunirse en persona con los socios potenciales. Existen en realidad técnicas que se pueden y deben utilizar antes y durante una reunión programada, y no sólo durante ellas. En términos generales, se pueden poner en práctica cuando se está reclutando miembros telefónicamente o en reuniones informales de puerta en puerta. Hacia el final de esta sección, mencionaremos algunas consideraciones especiales con respecto a las reuniones puerta a puerta y los contactos telefónicos.

Ahora, revisemos una por una las técnicas mencionadas.

¿Qué hacer antes de la reunión?

Infórmese acerca de la persona con la que se va a reunir. ¿Qué sabe de ella? ¿Qué puede averiguar? ¿Cuáles son sus antecedentes, su cargo o sus intereses especiales? ¿Qué ha observado o qué puede aprender sobre su estilo personal o su manera de hacer negocios? Cuanto más se sepa de antemano sobre los miembros potenciales, mejor se les podrá presentar el asunto en cuestión, tomando en cuenta sus necesidades y en una manera que ellos puedan fácilmente escuchar y apreciar.

Se debe pensar en la reunión por anticipado si se trata de una programada. Visualícela. Visualice a la otra persona respondiendo a las preguntas – imagine qué dirá y que contestará usted. También trate de visualizar el resultado de la reunión: ¿Qué resultado espera? ¿Qué desea llevarse consigo de la reunión? Luego, imagínese retirándose con el resultado esperado.

Existe evidencia en la vida ---en los eventos deportivos, en la actuación, en casi todos los eventos sociales --- de que la visualización- visualizar el resultado esperado- ayuda a obtener ese resultado. Inténtelo. Es gratis, es sencillo, se puede llevar a cabo en cualquier momento, mejora con la práctica y realmente funciona.

¿Qué hacer durante la reunión?

Una sugerencia: En esta sección nos enfocamos principalmente en las reuniones individuales. Sin embargo, también se pueden mantener reuniones grupales – por ejemplo haciendo una exposición en otra organización o dando una charla en público, o al tomar la iniciativa y reunir al grupo en algún lugar de su elección. Para todos estos casos se pueden aplicar los mismos principios básicos.

Dar las gracias a las personas por haber asistido.

Asumiendo que se trata de una reunión  programada, es necesario agradecerle, de forma sincera, a la otra persona haber asistido y haberse tomado el tiempo para la reunión. Probablemente pudiera ser que la persona asistió porque sacará provecho de la reunión, y pudiera ser también que lo hizo porque usted se lo solicitó. Aun así, el/ella no tenía que asistir necesariamente. Su asistencia puede deberse, en parte, al respeto que siente por usted o la organización y por sus ideales.

Dar las gracias es también práctico. Refuerza la conducta adoptada al asistir a la reunión y reunirse con usted y fortalece el interés por la causa de manera indirecta. El agradecimiento robustece el apoyo.

Comience la reunión con una charla informal.

Algunas veces uno comienza a trabajar directamente, sin perder un momento, pero eso no es lo común. Podemos ser profesionales sin hablar de trabajo desde el primer saludo. También somos humanos.

¿Sobre que versará la charla informal?’ Sobre un tema de interés mutuo – y es mejor si se conocen esos intereses por anticipado. El clima, los deportes, amigos en común, un evento reciente en la comunidad, alguna noticia. Algo sobre lo que ambos están de acuerdo, y no en desacuerdo, porque eso sería lo último que se desea. Se debe comenzar a forjar una relación sobre algo en común, y eso se logra por medio de la charla informal.

¿Cuanto tiempo durará la charla informal?

Deje que la otra persona lo guíe. Él o ella lo harán por medio de indirectas – un cambio de posición en la silla, un cambio de expresión, una mirada al reloj o tal vez mediante un comentario indirecto. Se debe estar atento a estas cosas como indicadores.

En otras palabras, la charla informal tiene suma importancia, tiene una razón de ser. Crea una relación entre las personas que están charlando. La relación que se desarrolle en este momento podría hacer una gran diferencia en el futuro. Al reclutar participantes, tal como en la vida, las relaciones mueven al mundo.

De la misma manera, se debe estar atento a la hora de la reunión. Así, usted puede organizarse y lograr lo que se propone al concluir la reunión, antes de que se le termine el tiempo. No debe transcurrir demasiado tiempo antes de llegar a la parte más importante, la razón de la reunión.

Aclarar el propósito de la reunión, desde su punto de vista

Una vez concluida la charla informal, se debe aclarar el propósito de la reunión, desde su punto de vista. Explíquele a la persona en cuestión, cuál es el papel de usted, por qué hizo contacto con ella y qué desea discutir durante la reunión. Sea directo, honesto y concreto. Sea claro con respecto a sus objetivos.

Éste es el momento de presentar los puntos clave de manera resumida. No es necesario un largo discurso – porque la persona en cuestión puede que no esté interesada y porque lo que se desea ahora es dialogar. Sin embargo, se pueden traer los archivos, panfletos, material extra e informes y mostrárselos al participante potencial de la organización, durante la charla o al finalizar la reunión. Eso completará los detalles que falten. Si la persona tiene preguntas específicas, sabrá bastante como para saber qué preguntar.

Aclare qué se espera de la reunión.

Sea explícito. Se desea que el participante en potencia:

• Asista a una de las reuniones,
• Trabaje en una junta o un comité asesor,
• Se comprometa con una tarea específica (solo, o dentro de uno de los grupos de trabajo),
• Extienda un cheque,
• Ofrezca un regalo o algún tipo de donación,
• Actúe como intermediario para incorporar a otras personas a la organización,
• Se comprometa con algo como lo citado anteriormente,
• Otra cosa.

Si existe algo específico que se desee, no se debe vacilar en pedirlo directamente. Mas, pudiera ser que no se necesite nada específico. En vez de eso, se espera que el miembro potencial colabore y participe de muchas maneras. En ese caso, se puede decir: “Éstas son las diversas maneras en las que usted puede colaborar con nosotros. ¿Cuáles le interesan?” En otras palabras, se le ofrecen algunas opciones al miembro potencial, es decir, un menú (“la técnica del menú”), con muchos “platos” para elegir.

Después de hecha la petición

Se deben explicar las ventajas para la persona en cuestión. ¿Por qué debería esa persona hacer lo que se le solicita? Hablando directamente, ¿Qué gana con eso? Se deben conocer esos beneficios de antemano y nombrarlos antes de que se la persona los requiera. Una sugerencia: Para que esto dé buenos resultados, se debe saber de antemano algo sobre la  persona con la que se está conversando, y planificar lo que se le va a decir.

¿Cuáles son los beneficios para el participante en potencia? Resumidamente, éstos incluyen:

• Ayudar a los demás
• Obtener información
• Conocer gente
• Resolver un problema.
• Sentirse parte de algo
• Mejorar el estatus
• Divertirse
• Ganar dinero

A veces, y dependiendo de la situación, tal vez sea conveniente hablar de los beneficios antes de plantear la situación. Este orden puede variar. Durante la presentación, se pueden entrelazar ambos para presentárselos al participante potencial. Con la práctica, se irá aprendiendo cómo hacer esto.

Al concluir la primera  parte de la presentación.

Se debe hacer una pausa y escuchar lo que la persona tiene que decir. Es necesario darle (a él o a ella), espacio y tiempo para responder. Probablemente, enseguida surgirán las principales inquietudes, sin necesidad de que se le pregunte por ellas. Escuche atentamente dichas inquietudes.

Otras veces, la persona probablemente no exponga sus preocupaciones directamente, por respeto, porque se siente incómodo o ambas cosas. Se debe procurar que hable abiertamente, lo cual será beneficioso para ambas partes.

Sin embargo, es necesario también prever esas inquietudes antes de la reunión. Además se debería saber cómo responder a ellas en caso de que se planteen en voz alta. En otras palabras, se deben anticipar todas las objeciones y estar en condiciones de responder a ellas. Para poder hacer esto correctamente, se debe escuchar con atención.

Ejemplos: Inquietudes y posibles respuestas.

Tal vez al entrevistado le preocupa el tiempo que le tomará la entrevista

“No sé si cuento con el tiempo necesario para hacer esto”
“Entiendo. Necesitará disponer de tres horas por mes, aproximadamente. ¿Sería eso posible?” (Si la respuesta es “no”, tenga a la mano otra alternativa).

o quizá le preocupe su disponibilidad para comprometerse por un período de tiempo

“Quien sabe dónde estaremos dentro de un año”.

¡Sería magnífico si usted se pudiese comprometer durante un año!

o para tener una reunión un día determinado

“Los jueves por la tarde no son convenientes para mí”.
“Pensamos cambiar los días de reunión. ¿Qué le parece los miércoles?“

o su aptitud o su capacidad para la labor

"Nunca he hecho algo así”.
"Nadie lo ha hecho antes de comenzar, pero no es tan difícil. Además, le daremos todo el apoyo que necesite”.

o la misión y el propósito de la organización en sí:

"Cuentan con mi apoyo para la mayoría de los temas, pero hay algunos con los que no estoy de acuerdo”.

“¿Cuáles? ¿Me permite que le explique nuestras intenciones?

Las anteriores son inquietudes comunes, aunque no se mencionen de manera explícita. ¿Existen otras que no hemos mencionado? ¿Cuál es su opinión sobre los ejemplos mencionados anteriormente? Es cierto, son breves y no muy detallados. ¿Cómo mejorarlos?

Al escuchar las inquietudes planteadas, sería buena idea contar con una posición alternativa. En el caso de que la persona en cuestión no desee o no pueda comprometerse con la opción A, tal vez lo haga con las opciones B, o C, o D, o quizá con una versión de A más pequeña. La pregunta clave aquí es: ¿Qué clase de compromiso puede asumir la persona? Esta es una variación de la técnica del “menú” que presentáramos anteriormente – se hace su sugerencia directa (el especial de la casa), y si el cliente no lo ordena, se le sugiere otra cosa, o tal vez una porción más pequeña.

Llegado este punto, se puede ir resumiendo la reunión.

Será de utilidad revisar los puntos conversados para ponerse de acuerdo y fijar un compromiso claro y explícito. Cuando se haya hecho esto, se le puede preguntar a la otra persona: “¿Le parece bien?” o “¿Está de acuerdo?” Esto les permitirá a ambos corregir lo que sea necesario y confirmar el acuerdo verbalmente. Los acuerdos verbales fortalecen los compromisos.

Después será el momento de concluir la reunión, sin dejar que se alargue demasiado o que se pase de la hora estipulada. No se debe ser demasiado exigente. Aun en el caso de no haber logrado el éxito deseado, habrá otras oportunidades.

Informar cuáles serán los pasos siguientes.

Con toda la preparación y planificación, probablemente el participante potencial habrá accedido a hacer algo, por más pequeño que esto sea. Entonces, se le debe  informar a la persona en cuestión cuáles serán los pasos siguientes. Puede ser algo como: “Nos aseguraremos de avisarle cuándo será la próxima reunión”, “Le enviaremos una notificación por correo” o “Alguien se pondrá en contacto con usted para darle más detalles”.

Los pasos posteriores deben ser claros y quedar explícitos (nuevamente), para que la persona sepa qué va a suceder y cuándo – y para que no se sorprenda ni cambie de opinión ante futuros intentos de contacto.

• Es necesario agradecerle a la persona (nuevamente), por su tiempo y por los compromisos adquiridos con la organización y la causa. Una vez más, en este momento se podría recalcar cualquier iniciativa tomada. (Este es también un buen momento para proporcionarle a la persona lecturas o material suplementario para llevar y/o compartir con otros).
• Si hay tiempo, un poco de charla informal vendría bien. Así, se solidifican los vínculos.
• Está de más recordar que se debe cumplir al pie de la letra lo que se dijo que se haría por parte de la organización. En la mayoría de los casos, la persona en cuestión hace la mitad de lo acordado; la otra parte es  responsabilidad de la iniciativa.

Reuniones no programadas

De puerta en puerta

Las sugerencias anteriores aplican durante las reuniones personales con el posible miembro (o grupo) cuando la reunión ha sido programada de antemano. En otras ocasiones, se podría necesitar tener el contacto personal con el participante potencial por otros medios – por ejemplo de puerta en puerta o por teléfono.

¿Qué ajustes se deben hacer en tales casos? ¿Cuáles son las consideraciones especiales a tener en cuenta?

Un momento: si es posible tener una reunión programada; ¿por qué reclutar a la gente de puerta en puerta? Por varias razones posibles:

• La meta puede ser la de contactar a todas las personas dentro de un área geográfica delimitada, tal como un vecindario o un distrito político. Para asegurar esta meta lo mejor es hacer visitas a domicilio.
• Tal vez se forme parte de una campaña ciudadana, en la que se debe contactar a todos los residentes del pueblo o ciudad. Otros voluntarios también visitarán domicilios en distintos sectores de la ciudad. Aquí, usted tiene su propio territorio.
• La meta es la de obtener apoyo una única vez –un voto, la firma de una petición o una contribución. Dado que no se pretende una afiliación o compromiso a largo plazo, no hay necesidad de programar una reunión formal.
• El énfasis de la iniciativa podría ser el alcance del apoyo y no su profundidad. Se necesitan las cifras en bruto. El sistema a domicilio es más eficaz porque los encuentros son más cortos.

Todas estas son buenas razones, pero es importante no restarle importancia a los encuentros a domicilio que realizan los encuestadores. Se necesita acercarse a extraños (o personas relativamente extrañas), sin previo aviso, probablemente no en los mejores momentos y  se les solicita colaborar con tiempo y/o dinero, o que hagan algo por una causa sobre la cual probablemente saben poco o nada. El trabajo de los voluntarios que reclutan personas a domicilio no es sencillo. No es una fiesta.

Aun cuando estos desafíos son reales, las consecuencias se pueden minimizar. Un visitante con la debida preparación y la actitud correcta, puede ganar muchos nuevos adeptos, interesar a otros partidarios potenciales, darle un impulso a la causa y pasar un buen rato conociendo gente nueva e interesante. ¡No se deben olvidar estas positivas sugerencias!

A continuación presentamos algunas breves sugerencias para el reclutamiento a domicilio y  para complementar el material previo acerca de las reuniones programadas con anticipación. Estas sugerencias harán el trabajo más sencillo, más exitoso y esperamos que más agradable también:

Antes de:

• Conocer el territorio. Ésta es la regla básica del vendedor, y aquí aplica muy bien para contactar con participantes potenciales. En resumen, la regla es que cuanto mejor se conozca usted el territorio, más efectivo será el trabajo. En este caso, el territorio es como un vecindario, por lo que se debe averiguar todo lo que se pueda sobre él. Es necesario informarse acerca del lugar, preguntar y recorrerlo antes de comenzar. Así se estará más cómodo al conversar con las personas y ellas también se sentirán mejor.
• Planificar con anticipación a dónde específicamente se va. En primer lugar, ¿cuál es exactamente el territorio y sus límites? En segundo lugar, ¿se pretende tocar a todas las puertas o sólo a algunas o a un tipo de residencias definido? Por ejemplo, supongamos que se desea hablar solamente con mujeres, o tal vez sólo se desee contactar con los inquilinos y no con los propietarios de las viviendas. Siendo ese el caso, convendría primero ponerse en contacto con agencias de alquiler e inmobiliarias y elaborar una lista de apartamentos o viviendas que se pueda ir verificando conforme se va de puerta en puerta.
• Planificar el recorrido, casa por casa. Es necesario trazarlo y para ello, se deben buscar mapas completos y detallados y llevarlos consigo.
• Asegurarse de completar un determinado número de visitas en el tiempo estipulado (esto definirá la meta y evitará demoras largas en algún lugar).
• Si es posible, antes de la visita, se debería dejar en las puertas de las casas algún material informativo relacionado con la causa. Se debe mencionar en él que se volverá en una fecha en particular o dentro de algunos días. De esa manera, las personas tendrán la oportunidad de estar familiarizados con el tema y serán menos desconfiados a la hora de la visita.
• Prever las distintas situaciones que se puedan presentar. Supongamos que ya se está en la puerta listo para hacer la visita; pero que pasaría si: (a) nadie contesta el timbre (¿se insistirá?), (b) la persona que responde no entra dentro de la categoría necesaria, (por ejemplo, un niño que dice; “Mamá y papá no volverán hasta más tarde”), (c) alguien contesta y lo invita a pasar (¿se aceptará la invitación?).
• Evitar ciertos horarios. Muy temprano por la mañana, al final de la tarde, durante la hora de la cena, durante el día si se considera que la persona en cuestión estará trabajando. Los mejores momentos son en la tarde, casi al caer la noche, o los sábados. No se debería ignorar el sentido común ni el conocimiento que se tiene sobre el vecindario y sus costumbres.
• Vestirse de acuerdo al vecindario o inclusive mejor. Prolijo y limpio, por supuesto. La ropa formal estará fuera de lugar en un vecindario “informal”, pero seguramente tampoco irá bien llevar jeans rasgados ni camisetas sucias.

Durante

Cuando se está en la puerta y listo para tocar el timbre, el punto principal debe ser concentrarse en crear una impresión de credibilidad desde el principio. En la mayoría de los casos esto significará:

• Comenzar por presentarse, con el nombre completo. Si se vive en el vecindario, se debe aclarar y quizá proveer la dirección. Si se tiene algún conocido en común y si esa persona sugirió la visita, se debe mencionar y recalcar. Con esta actitud, se reduce la posibilidad de las sospechas sobre la persona que realiza la visita y crea lazos iniciales basados en similitudes.
• Explicar a qué grupo se representa, si se representa a alguno, y brindar una razón breve de la  visita.
• Verificar el nombre de la persona con la que se está hablando, si aún no se sabe.
• Averiguar si las personas con las que se debe hablar tienen “un minuto” disponible. Esto es cortesía, y, si las personas aceptan, estarán comprometidas a escuchar. Si contestan que no tienen tiempo, o si lo implican de manera contundente, se les puede preguntar si se puede volver en un momento más conveniente. La visita no debe tomar más de un minuto o dos si el entrevistador sólo se remite al tema y está bien preparado. El tiempo de los demás es tan importante como el propio.
• Brindar más detalles sobre la razón de la visita. Al hacerlo, se notará cuánto sabe la otra persona sobre el tema. Si está informada, se puede ir directo al grano. De lo contrario, se le deberá ilustrar brevemente. Es necesario planificar qué se dirá en ambos casos. Si se sabe de antemano cuánto conoce la persona sobre el tema, mucho mejor. Así se ahorrará  tiempo. Si no se está seguro, se debe preguntar.
• Durante la charla, se deben buscar puntos en común entre el visitador y la persona en cuestión; una vez identificados, es necesario resaltarlos o sugerirlos – las coincidencias aumentan la persuasión (por ejemplo; “Creo que mi hija se graduó el mismo año que su hijo”). Se debe tratar de formular preguntas que tengan una respuesta afirmativa – ya que cuando uno se pone de acuerdo desde el principio, será más persuasivo después (por ejemplo; “¿Se acuerda del gran accidente que hubo en la calle, más adelante?” (“Seguro”) “¿Fue terrible, no es así?” (“Sí, fue terrible”).
• Explicar lo que se espera de la otra persona. Puede ser la firma de una petición, un voto, la asistencia a una reunión, una compra, una contribución, la buena disposición para contactar a otros residentes o una promesa para cumplir con uno o más de esos requerimientos. La acción deseada puede variar, pero se debe ser claro en la petición específica.
• Indicar los beneficios de ese proceder. ¿Por qué deberían hacerlo? ¿Qué beneficios le brindará a la persona que lo haga? ¿Qué sacarán de ello? (Consulte el punto # 5, reuniones programadas).
• Si la persona en cuestión está de acuerdo, es necesario actuar de inmediato (presentar la petición, formalizar la venta, recibir el cheque…).
  • Si alguien tiene dudas, se debe reforzar la petición con un beneficio adicional, repítalo o combine ambos.
  • Si alguien se niega o se muestra indeciso, se debe sugerir una acción más limitada. Tal vez la persona no firme la petición, pero; ¿aceptaría algo de literatura para informarse? Si no puede contribuir ahora, ¿aceptaría un compromiso para más tarde? Si no pueden asistir a una reunión esta semana, ¿se le podría enviar un recordatorio para la próxima?
  • Si alguien dice que no rotundamente, se le debe agradecer por su tiempo y continuar con el camino. En la mayoría de los casos, no vale la pena tratar de convencer a un oponente en el momento. Todavía hay mucha gente por visitar.
• Hacia el final de la conversación, darle espacio a la otra persona para exponer sus ideas. Tal vez la persona pueda contribuir de una manera distinta a las planteadas, pero eso no se sabrá a menos que se le pregunte. Tal vez pueda apuntar hacia otros vecinos que podrían estar interesados o que también podrían colaborar. Es probable que la persona sepa más que el entrevistador; por ello, es necesario escuchar atentamente y activar cualquier oferta de asistencia.
•  Cualquiera que sea el resultado, se debe dar gracias a la persona  (a todos no gusta que nos agradezcan). Por el sólo hecho de haber escuchado, merece un agradecimiento sincero. Y, por supuesto, se necesita proceder con un seguimiento a la visita. Se debe obtener el número telefónico de la persona antes de concluir la visita, si es que aún no se tiene.
• Después del breve encuentro, pero antes de tocar otro timbre, es necesario hacer un registro del contacto obtenido. ¿Con quién se habló? ¿Qué respuesta fue dada? ¿Qué se debe hacer ahora? Se tiene que tomar nota de esto, ya que es fácil olvidarse de los detalles, y por eso, los registros escritos pueden ser útiles en el futuro.
• Para finalizar, es importante sonreír y ser amistoso, sin caer en la falsedad. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero se debe intentar que cada conversación se convierta en  un momento agradable. Esto beneficiará a la persona en cuestión y también al entrevistador y a la iniciativa. Se deber tratar de estar de buen humor durante la charla. Si el entrevistador se presenta cansado, aburrido o sin entusiasmo ni compromiso con la causa; ¡es posible imaginarse cuáles serán los resultados!

Si esto ha parecido una larga lista es porque así lo es, aunque es más sencilla con algo de práctica. Para hacerla aun más fácil, mucha de esta información se puede y se debería adaptar al lenguaje y estilo propios de la iniciativa. Esto es cierto debido a que el lenguaje y el estilo que se use deberán adaptarse al entorno, porque cada situación y cada persona son diferentes. Siempre es mejor responder a lo que la otra persona dice, ya sea verbal o implícitamente. Una persona que va de puerta en puerta no sólo es muy persuasiva, sino que también es un oyente atento y ¡un experto improvisador!

Estas mismas sugerencias pueden adaptarse a muchas reuniones no programadas, como  encuentros a domicilio, en la calle o en las esquinas, o en reuniones no programadas en lugares públicos. Esto no significa que cada encuentro fortuito deba convertirse en una presentación para reclutar seguidores, no siempre es un buen momento, y posiblemente haya mejores temas para conversar. Sin embargo a veces es el momento oportuno y se debe estar preparado para aprovechar la oportunidad.

¿Esto significa llevar siempre consigo las tarjetas de visita en un bolsillo y los folletos en la mochila o bolso? Aquí sólo formulamos esa pregunta, ¿usted, qué cree?

Haciendo contacto telefónicamente

En general y aunque todo lo demás es igual, es preferible contactar a los  posibles partidarios en persona. No obstante, en lo que respecta al trabajo comunitario, no todo es igual. Hay que sacrificar algunas cosas. Y en algunos casos, probablemente se decida que es mejor contactar a algunas personas por teléfono.

¿Por qué?

La ventaja principal de utilizar el teléfono es que potencialmente se puede cubrir mucho más campo en menor tiempo. Una reunión programada puede demorar media hora; un llamado a la puerta, cinco minutos; pero una llamada telefónica, menos de dos. Estas cifras son aproximadas, pero si se pueden hacer diez o más llamadas telefónicas en el tiempo que dura una reunión; ¿no parece esto mejor? (también existe el correo electrónico y hasta los mensajes electrónicos grupales, pero para estos propósitos no son considerados contactos personales).

¿Cuándo?

• En esta situación también se pueden aplicar muchas de las razones dadas para el contacto a domicilio:
• Cuando se busca apoyo una única vez.
• Cuando se pone el énfasis en la cantidad de apoyo y no en la calidad de éste
• Cuando el mensaje es simple y directo.
• Es preferible cuando ya se conoce bien a la persona que se debe contactar, por lo que un encuentro personal no es necesario.
• Finalmente, se puede utilizar a la par del contacto personal o como suplemento. Después de un contacto personal, se puede continuar con un seguimiento telefónico, o alternativamente, se puede arreglar un contacto personal por teléfono, para anticipar lo que vendrá o se pueden hacer ambas cosas.

¿Cómo?

¿Qué otras sugerencias especiales se pueden aplicar aquí, además de las ya planteadas?

• Cuando se trate de llamadas telefónicas, se debe planificar el enfoque por anticipado. Esto es precisamente porque las llamadas telefónicas son más impersonales y porque a las personas no les gusta hablar por teléfono con extraños y también porque es más fácil que se malinterprete lo que se dice (por ejemplo: “¿Qué me quiere vender esta persona?”). Por todas estas razones, es más difícil ser persuasivo por teléfono que en persona. Por tanto, un contacto cuidadosamente planificado es de suma importancia.
• Redactar específicamente lo que se va a decir por teléfono puede ser muy útil. Se puede practicar en voz alta hasta que se esté conforme con lo que se va a decir. Al realizar las llamadas, se puede utilizar la redacción como guía. Esto no significa que se deba “recitar” por teléfono, literalmente, todo lo que se escribió (los oyentes se darán cuenta cuando esto pase, lo cual no causará una buena impresión.). Cuando se tenga más experiencia, se puede reeditar completamente lo que se escribió y no utilizarlo más. Además,  puede ser más sencillo ajustar las palabras, en respuesta a lo que se dice al otro lado del auricular.
• Lo que se dice no es todo lo que cuenta al hacer contacto telefónicamente, sino también como se dice. La voz en el teléfono hace una gran diferencia. Los oyentes deben interpretar los argumentos, sin poder ver a quien habla ni tampoco su encantadora sonrisa. Lo que sí pueden hacer es juzgar por la voz – su claridad, su resonancia, su naturalidad, su calor. Para comprender este punto, es buena idea tratar de grabarse, y escuchar su propia voz, aunque sólo sea en el saludo de la contestadota de mensajes. Reflexione. ¿Esa voz lo convencería a usted? ¿Cómo sonar más persuasivo? Entonces, se deben hacer los ajustes necesarios.
• Cuando se realicen las llamadas, se necesitan evaluar los resultados del acercamiento. Se deben llevar registros de los contactos y de los resultados, y evaluarlos. Si el enfoque no da resultado, entonces se deberá cambiar lo que se dice o cómo se dice. ¿Se tiene información sobre los antecedentes y la experiencia de la persona en cuestión? ¿Se le ofrecen los beneficios correctos y las razones correctas para volverse miembro de la iniciativa?
• Cuando se efectúen llamadas telefónicas, igual que cuando se realizan visitas a domicilio, se debe estar preparado para recibir toda clase de respuestas. Por ejemplo: supongamos que:
  • Se llama a un número desconectado.
  • La contestadora atiende la llamada.
  • El teléfono llama pero no hay respuesta.
  • La persona con quien se desea contactar no aparece en la guía.
  • La persona con quien se desea hablar no está en casa.
  • La persona con quien se desea hablar está en casa, pero no está disponible (o no desea atender la llamada).
  • La persona pide que se le vuelva a llamar en otro momento.
  • La persona interrumpe la conversación y cuelga.

¿Cómo se responderá en cada caso? No existen reglas fijas para cada situación. El punto aquí es prever cada una de estas posibles situaciones y tener idea de cómo responder ante ellas.

• Prestar especial atención a lo que se deberá hacer cuando el contestador atienda el teléfono (y esto sucederá con frecuencia). Aquí hay dos preguntas generales para responder: (a) ¿Se deberá dejar un mensaje o es mejor volver a llamar para poder hablar con la persona? (b) Si se vuelve a llamar, ¿Cuántas veces se deberá insistir? Nuevamente, no hay respuestas exactas; se deberá decidir lo que mejor se adecue a la situación.
• Finalmente, una sugerencia de los vendedores por teléfono. Cuanto más larga sea la charla, más probabilidades hay de que el cliente potencial acepte la petición. Básicamente, como regla general, desde el principio se debe establecer una buena comunicación con la persona en cuestión para poder mantener la conversación sin que ésta la desconecte. Tal vez este principio funcione para algunos, pero se debe recordar que en cuanto más se esté en la  línea con una persona, menos tiempo se tendrá para realizar las llamadas restantes en el tiempo estipulado. Por lo tanto, se requiere de cierto equilibrio.

¿Cómo manejar el rechazo?

A pesar de que se hagan los mejores esfuerzos, no todas las personas estarán convencidas de apoyar la causa. En especial, al contactar a las personas a domicilio o por teléfono, mucha gente simplemente dirá que no, muy convencida, exponiendo una gran variedad de razones. Algunos serán descorteces, otros serán directamente desagradables. El porcentaje de éxito puede ser menor al esperado. Algunos días éste puede ser tan bajo que los voluntarios de la iniciativa podrían estar al borde de dejar el esfuerzo.

Sin embargo, no deben desanimar. El hecho de ganar aunque sea algunos buenos seguidores justifica el tiempo invertido. Ganarse s esos miembros para la causa lleva tiempo; no es tan sencillo. Además, aquellas personas que parecían indiferentes pudieran cambiar de opinión en unos meses o tal vez más tarde, debido a las semillas que se plantaron durante el primer contacto, las cuales en principio parecieron improductivas. En cuanto a esas personas que fueron descorteces o groseras, su comportamiento no se debe tomar como algo personal. Tal vez tenían un mal día o una serie de ellos. Nos sucede a todos. Si a pesar de todo, tratamos a estas personas amablemente, esteremos mejorando nuestro propio carácter, aunque no ganemos adeptos.

Para resumir

El contacto personal con los miembros potenciales no siempre es sencillo. Ser exitoso como se desea requiere tiempo y habilidad, paciencia y persistencia, firmeza y sensibilidad. Se deben sacar las mejores cualidades que se tienen.

Las recompensas bien lo valen. Cuando las personas se asocian y se entusiasman con el trabajo, cuando comienzan a ocupar posiciones de liderazgo, cuando la organización tiene éxito y fortalece  la vida de la comunidad – y todo esto en parte gracias al esfuerzo puesto– usted puede sentirse profundamente satisfecho por un trabajo de calidad.