Sección 10. Crear boletines

• ¿Qué es un boletín informativo?

• ¿Por qué crear un boletín informativo?

• ¿Cuándo crear un boletín informativo?

• ¿Cómo comenzar un boletín informativo?

• ¿Cuáles son los pasos para producir un boletín informativo?

• ¿Cómo hacer para que otros contribuyan?

• ¿Qué más saber acerca de los boletines?

Está pensando en comenzar un boletín informativo, pero no sabe por dónde empezar o cómo decidir cuál es el mejor tipo para su organización. Esta sección es para quienquiera (los directores, el personal comprometido, los recaudadores de fondos) que desee aprender a crear el mejor boletín para su grupo o coalición.

¿Qué es un boletín informativo?

Un boletín informativo es un informe impreso de información e ideas, el cual es distribuido en forma regular (es decir, mensualmente o dos veces por año) a un grupo de gente interesada. Los boletines son, típicamente, de dos a ocho páginas de extensión, y varían considerablemente en costo, calidad y contenido.

¿Por qué crear un boletín informativo?

Existen muchas razones:

• Para mantener a los miembros al tanto de lo que está sucediendo.
• Para mantener al público bien informado también.
• Para educar a todos los lectores sobre temas e ideas que inquietan al grupo.
• Para crear cohesión y un sentido de orgullo entre los miembros.
• Para despertar nuevo interés e incrementar el reconocimiento de la agencia.
• Para ofrecer un formato de intercambio de información que todavía no existe en la comunidad.
• Para reducir la cantidad de tiempo que se pierde al intercambiar información durante las reuniones de grupo.
• Para anunciar encuentros regulares.
• Para reemplazar las actas de la reunión creando una sección en el boletín dedicada a los resúmenes de las reuniones.

¿Cuándo crear un boletín informativo?

Un boletín puede comenzar en cualquier momento de la vida de un grupo u organización (¡aunque cuanto antes, mejor!) y especialmente cuando:

• Se necesite hacer llegar una gran cantidad de información a mucha gente de forma regular.
• Se quiera educar o informar a la comunidad sobre temas importantes.
• Se quiera atraer a miembros nuevos.
• Se quiera crear un sentido de propósito en común o motivación -- o ambos-- entre los miembros.
• Se necesite obtener retroalimentación de los miembros.
• Se desee incrementar el reconocimiento de la organización o la fe en su causa.
• Se quiera que el público considere al grupo creíble y significativo.

Todas estas son buenas razones, pero crear un boletín y mantenerlo requiere mucho tiempo y esfuerzo. También se debería considerar cada cuánto se publicará. Los boletines informativos generalmente se publican mensualmente o cada dos o cuatro meses. La elección dependerá del tamaño de la organización y de los recursos disponibles. ¿Está lista la iniciativa para asumir este compromiso? Si lo está, es aconsejable consultar las secciones "Cómo hacerlo: preguntas preliminares" y  "¡Pasos siguientes!”

¿Cómo comenzar un boletín informativo?

El grupo es único. El boletín también lo será. Hay muchas formas de producir un buen boletín. Antes de empezar, aquí se encuentran algunas preguntas básicas para hacerse. Cuando estén contestadas, se estará mejor preparado para crear un boletín que se adecue al grupo.

• ¿Cuál es el propósito primario del boletín?
• ¿Cuáles son los otros propósitos?
• ¿Quién es la audiencia?
• ¿Con cuánta frecuencia se quiere que aparezca el boletín?
• ¿Cuántas copias se quieren producir para cada tema?
• ¿Cuánto costará?
• ¿Cuánto se puede gastar?
• ¿Quién diseñará y editará el boletín?
•  ¿Quién escribirá los artículos?
•  ¿Cómo se le distribuirá el boletín a la audiencia?
•  ¿Cómo se sabrá si se ha tenido éxito?

¿Cuáles son los pasos para producir un boletín informativo?

Después de contestar las preguntas en la última sección hay  algunos pasos importantes a seguir:

Decida si el grupo mismo publicará el boletín o si se usará ayuda profesional. Esto dependerá del tiempo, del dinero y de la habilidad  disponible que se tenga. Se debería también considerar la impresión que el boletín tendrá en la audiencia y la imagen que se quiere proyectar cuando se decida hacerlo por cuenta propia o no. El trabajo profesional no tiene que costar mucho. Por otro lado, sacar un boletín puede requerir que el grupo mismo lo haga.

Si se quiere producir el boletín por cuenta propia, es necesario asegurarse de contar con las herramientas necesarias:

• Una máquina de escribir y acceso a una copiadora.
• Si está usando una computadora, el software que incluya una aplicación para procesar palabras, diseñar la página y los gráficos.
• Una impresora de alta calidad.
• ¡Sentido del humor y mucha paciencia!

Si se quiere que el boletín lo haga un profesional:

• Es necesario asegurarse de que la empresa copiadora, el impresor profesional o el artista gráfico se involucren en el proyecto antes de ir más allá de la etapa de planificación.  No tema hablar con profesionales, podrían desear contribuir con sus servicios u ofrecerlos a una tarifa reducida.
• Podría usarse un centro de copiado si sólo se corta y pega material escrito a máquina.
• En esos lugares se pueden encontrar también computadoras que hagan que el formato y la impresión sean más fáciles.
• Los artistas gráficos pueden hacer que el formato y la impresión luzcan más atractivos e interesantes para que puedan trasmitir mejor la información.
• Se pueden llevar copias armadas (todo terminado) a un profesional para la impresión final.
• Se debe confirmar cada aspecto del proceso de impresión en este momento, incluyendo el costo, qué colores se usarán, el tipo de papel, etc.

Pasos para todos los boletines

• Decidir qué aparecerá en la publicación y cuánto se incluirá de cada uno -- por ejemplo, artículos, características, notas de noticias y artículos de opinión.
• Diseñar el formato del boletín.
• Redactar los artículos para el boletín – o mandarlos a escribir.
• Editar los artículos—el contenido, el estilo y los espacios.
• Editarlos nuevamente -- los errores son muy caros y no lucen bien. Pídale a alguien que lo ayude con la corrección. (¡Por otro lado, una de las formas de saber que la gente lee el su boletín es cuando llaman para señalar los errores!
• Si le imprimen el boletín profesionalmente, llevar la copia final al impresor.
• Revisar la copia final por última vez para ver si hay algún error de impresión o de edición.
• Enviar por correo o distribuir el boletín.
• Recibir cuanta retroalimentación sea posible acerca de la publicación.
• Disfrutar del calor del sol por un rato y después respirar hondo y repetir el proceso otra vez.

¿Cómo hacer para que otros contribuyan?

Recuerde, no hay necesidad de ser el “Llanero Solitario” cuando se refiere a escribir artículos o distribuir información. Otros pueden -- y deberían -- ayudarlo; no sólo se disminuye así la cantidad de trabajo, sino que también les da a otros en el grupo, un sentido de propiedad y de orgullo por el boletín. A continuación presentamos algunas recomendaciones para alentar la participación de otros:

• Encuentre a otros miembros para que lo ayuden a planificar el boletín.
• Solicite artículos, comentarios y columnas por parte de los miembros; un columnista invitado ocasional puede agregar un brillo extra.
• Haga circular una hoja con anuncios escritos e ideas para posibles artículos en las reuniones de su grupo.
• Reemplace en el boletín las actas por reportes de los grupos de trabajo.
• Reimprima las noticias acerca de la coalición que aparecen en los medios de comunicación
• Saque ideas de otros materiales que la gente le envía.

¿Qué más saber sobre los boletines?

Ya es hora de aprender a armar el boletín para crear un producto final atractivo e informativo. En seguida ofrecemos más información específica sobre el diseño y los detalles básicos del formato, consejos para abaratar los costos y la producción.

Palabras y gráficos

El encabezado es el título en la carátula de cualquier boletín

• Haga el nombre del boletín corto y pegadizo.
• Considere usar el logotipo o símbolo de la organización como parte del título.
• Considere a un profesional para diseñar esta parte del boletín, aunque el resto se haga en el grupo. La cabecera es lo primero que la gente notará: hágalo memorable.

La fuente es el estilo de letra que se usa.

• Para el texto de los artículos, usar fuentes sérif (o terminal) en vez de fuentes sans sérif (o palo seco), hará que sea más fácil de leer. Las de tipo sérif son pequeños trazos al final de los trazos principales de una letra (los ejemplos apropiados para los boletines incluyen Times New Roman, Bookman y Palatino) y son más fáciles de leer.
• Las fuentes sans sérifs – aquellas que no tienen esos pequeños trazos -- (Arial, Helvetica y Avant Garde, por ejemplo) son más apropiadas para los titulares.
• Sea consistente con cualquier fuente que decida usar. El uso de sólo dos o tres fuentes diferentes le dará al boletín una apariencia más pulcra y más profesional. Usar varias fuentes diferentes podría ser tentador, pero puede hacer que la página luzca de mal gusto. ¡Haga uso de alguna restricción!
• Use poca cursiva o bastardilla  – las palabras en cursiva son difíciles de leer.
• Cuando tenga dos o más columnas, justificar el texto lo hace más legible.

El titular es el título corto que presenta o resume las ideas principales de un artículo.

• Imprímalos en el mismo color que el artículo para una lectura más fácil.
• Colóquelos como oraciones sin puntos (es decir, ponga mayúscula solamente en la primera letra de cada oración).

Los artículos son las historias y el texto que explican los diferentes eventos, temas y planes importantes para el grupo.

• Exceptuando los boletines técnicos, los artículos deberían ser escritos a un nivel de lectura accesible para alguien con educación media -octavo grado aproximadamente (Algunos correctores de gramática computarizados pueden ayudarlo con esto).
• Típicamente el tamaño de la fuente es de 10 a 12 puntos.
•  Elija un tema que sea interesante para usted y que los otros puedan disfrutar. Pregunte a su alrededor;  averigüe qué quieren saber los otros.
•  Hágase estas dos preguntas a sí mismo antes de empezar a escribir: 1) ¿Quién es mi audiencia? y 2) ¿Qué ideas importantes quiero que ellos entiendan? Tener en mente las respuestas a estas preguntas podría serle útil a la hora de redactar.
•  Organice sus ideas antes de comenzar; considere hacer un esquema.
•  Evite palabras complicadas y oraciones largas.
•  Si usa ejemplos que respalden sus ideas, ayuda a que los otros lo entiendan mejor.
•  Siempre corrija su artículo por si tiene errores ortográficos, gramaticales  o de comprensión general.
•  Siempre que sea posible, haga que otra persona revise la redacción antes de entregar la versión final.

Detalles básicos del formato

• Use dos o tres columnas en una página de 215.9 x 279.4 mm. para una lectura más fácil.
•  Limite cada página a no más de tres a cuatro artículos.
•  ¡No le tema al espacio en blanco! Le da al lector un lugar para descansar los ojos. Una página con poco espacio en blanco es menos legible que otra que tenga una cantidad moderada. Mantenga el espacio en blanco en los bordes de la página, no en el centro.
•  Retroceda un par de pasos y mire cada página. ¿Luce equilibrada? Por lo general, los artículos más claros deberían estar en la parte de arriba de la página y los más oscuros en la parte de abajo.
•  Use gráficos, imágenes o fotografías para acortar el texto y darle a su boletín una apariencia más pulida. Si puede acceder a ellas, las fotografías le darán al boletín un aire profesional.
• Considere mantener el boletín en seis páginas o por debajo de esta extensión (cuatro es lo ideal). Esto abaratará los costos y hará que sea menos probable que los lectores sientan que hay demasiado para leer.
• Considere usar un formato constante que hará que el boletín le sea más familiar a los lectores.

Producción

Dependiendo del presupuesto, se puede elegir mandar a imprimir el boletín por un profesional. Esto será tan simple como decir “fotocopie esto” o tal vez un poco más complejo si se busca una apariencia más profesional. Un impresor profesional tiene las ventajas agregadas (y los costos) del uso de una amplia variedad de colores y tipos de papel, como también la habilidad de imprimir fotografías con claridad. Si se tienen los recursos, se debería considerar usar servicios profesionales para producir el boletín de la mayor calidad posible. Cuando se trabaja con un impresor profesional, se debe considerar lo siguiente:

• Involucre al impresor desde el comienzo. Hable con el impresor sobre cada detalle de las metas, los sueños, el presupuesto y los plazos.
• Cuando se elija el papel, cíñase a los colores neutros (blanco, beige o gris claro), que no son chillantes. El papel reciclado o que tiene un aspecto un poco granulado es también apropiado.
• Pida un segundo "color directo” para agregarle vida al boletín, sin aumentar demasiado el costo.
• Pida el tamaño de papel estándar que la imprenta típicamente usa para otros pedidos, generalmente es el más barato.
• Aprenda algo del vocabulario de impresión, así no habrá confusión cuando hable con el impresor.
• Escuche cuidadosamente el consejo del impresor; pero recuerde, es su boletín, por eso depende de usted tomar las decisiones finales.

Consejos para reducir costos

• Considere vender “publicidad" para ayudar a cubrir el costo del boletín. Esto puede ser tan fácil como fotocopiar la tarjeta de presentación o de negocios de alguien.
• Determine si la organización puede ser considerada “sin fines de lucro” para abaratar las tarifas de los envíos postales. Revise las tarifas para mandar envíos masivos, las cuales a veces pueden ser menos costosas. Su oficina de correo puede ayudarlo en esto.
• Considere otros medios de distribuir el boletín además de usar el correo. Por ejemplo, coloque el boletín donde pueda ser tomado y leído (en clínicas de salud, en iglesias, en centros de adolescentes, en hospitales, en almacenes, etc.)¡Sea creativo!
• Decida con cuánta frecuencia se necesita publicar el boletín ¿La organización tiene suficiente información que comunicar por lo que se necesita un boletín mensual; o con uno cada dos o cuatro meses bastará?
• Muévase cuidadosamente en cada paso del proceso de creación del boletín, y asegúrese de corregir a medida que se vaya avanzando. ¡Los errores cuestan caro! Haga que otra persona le dé el vistazo final junto con usted.
• Pregúntele a su impresor u a otros editores del boletín cómo puede hacerse el boletín por menos dinero.