Sección 19. Usar registros públicos e información de archivo

• ¿Qué son los registros públicos y la información de archivo?

• ¿Por qué usar los registros públicos y la información de archivo?

• ¿Quién debería usar los registros públicos y la información de archivo, y cuándo?

• ¿Cómo se utilizan los registros públicos y la información de archivo?

Suponga que usted estuviera realizando una evaluación de viviendas comunitarias, y quisiera saber cuántas unidades de viviendas accesibles existen realmente en su comunidad.  O suponga que usted estuviera preocupado por los embarazos de adolescentes, y quisiera conocer el porcentaje de partos de adolescentes en su comunidad comparado con el de otras comunidades parecidas en el estado.  Suponga que usted necesite saber cuántos veteranos viven en la comunidad, o cuántos niños viven en familias que están bajo la línea de la pobreza.  ¿Cómo encontraría las respuestas a estas preguntas?

Usted podría simplemente preguntarle a todos - ir de casa en casa, por ejemplo, preguntando el valor de la propiedad, el monto de la hipoteca o renta, si la renta fue subsidiada, y cuán difícil fue para el propietario o arrendatario mantener los pagos mensuales que le permitieron quedarse ahí.  Puede descubrir, sin embargo, que la gente no estará muy entusiasmada por responder a sus preguntas.  También descubrirá, especialmente si su comunidad es una gran ciudad, que simplemente tomaría demasiado tiempo y requeriría demasiada gente para encontrar la respuesta de esa forma.

Afortunadamente, otra persona ya lo ha hecho por usted.  Distintas agencias gubernamentales - La Oficina del Censo, el Departamento de la Vivienda y Desarrollo Urbano, la autoridad local de la vivienda - recogen información acerca de viviendas accesibles y valores de viviendas, y la ponen a disposición del público.  Usted puede responder todas estas preguntas anteriores, e incontables otras, analizando los registros o archivos del gobierno u otras agencias, instituciones, y organizaciones que recogen información y la  hacen disponible al público en general.

El eje de una evaluación comunitaria realmente útil es la información correcta.

Especialmente cuando recoger esta información implica interrogar a un abrumador número de personas, o comparar grandes bloques de datos, es muy probable que se encuentre buscando las respuestas en los registros y archivos de esas entidades - específicamente agencias y departamentos gubernamentales - que cuentan con recursos lo suficientemente grandes como para realizar la labor.  Esta sección le ayudará a comprender qué puede haber en esos registros y archivos, y cómo encontrar y utilizar los que usted necesita.

¿Qué son los registros públicos y la información de archivo?

Registros Públicos

Los registros públicos son cualquier registro de un organismo público abiertos a los ciudadanos, por ley. En Estados Unidos, estos incluyen la mayoría de los registros de divisiones y agencias gubernamentales a nivel federal, estatal y local. Algunas excepciones son:

• Registros relacionados con la seguridad nacional.  Estos son los documentos confidenciales que el gobierno puede rechazar generar en juicios o en audiencias ante el congreso.  Podrían contener temas tales como planes militares y estrategia diplomática.
• Registros cuyos contenidos, de hacerlos públicos, podrían invadir la privacidad de un individuo que no ha quebrantado ninguna ley (archivos personales, por ejemplo, o registros de impuestos sobre los ingresos).
• Registros policiales y otros relacionados con la investigación de un crimen aún no resuelto.

Adicionalmente, los registros que no están cubiertos por leyes de información abierta no necesitan tener acceso al público. Los detalles específicos de estas leyes varían un poco de estado a estado. La Ley de Libertad de Información  cubre a la Administración, pero no al Congreso, por lo que ese organismo tiene mucha discreción en lo que escoge hacer público.

Los contenidos de los registros públicos lo pueden sorprender. Ellos incluyen datos de censos y, por supuesto, todas las leyes y regulaciones a nivel federal, estatal y local, pero también incluyen un vasto acopio de otros datos, tales como archivos corporativos (informes anuales y otros tipos  de información), los resultados de auditorias e informes de gestión ambiental, y registros de licencias y permisos.

Cada nivel de gobierno, y cada estado, pueden tener regulaciones diferentes acerca de qué tipos de informes se deben llenar, y sobre si esos informes se hacen públicos, y cómo. Sin embargo, todos los individuos y las corporaciones, están sujetas a las regulaciones federales que aplican a ellos.

Los registros pueden estar legalmente disponibles, pero eso no significa que deben ser gratuitos. Muchos organismos gubernamentales a todos los niveles cobran tarifas por otorgar acceso a registros, o cobran por  proporcionar copias. En algunos casos, la ley de hecho especifica que ellos deben cobrar una tarifa a fin de recuperar el costo de impresión, de envío o de digitalización de los documentos para que estén disponibles en línea. Generalmente las tarifas son razonables, y permiten que la mayoría de los ciudadanos vean los registros que desean.

Archivos y datos de archivo

Los archivos y la información de los archivos pueden - o no -  haber comenzado como registros públicos. La mayoría de los registros se mantienen sólo por un período determinado de tiempo en formatos impresos: su volumen es tan grande que almacenar copias de todos los registros indefinidamente pronto dejaría a las personas fuera de sus oficinas.  Históricamente, se han convertido en microfilme o microficha, lo cual requiere lectores de aumento especiales. Almacenarlos electrónicamente, como archivos de computador, significa que alguien debe digitar o escanearlos en la computadora, al menos que hayan sido creados desde un principio como archivos electrónicos (sólo común desde los años 90).  Por lo tanto, los registros más antiguos de las agencias y organizaciones actuales, y los registros lo suficientemente antiguos como para ser considerados documentos históricos, a menudo son almacenados en un archivo formal o informal.

Un archivo es un depósito - real y/o electrónico- de registros, papeles, informes, fotografías, datos audiovisuales (grabaciones en audio, filme, etc.) y/u otros materiales que han sido guardados a fin de preservar la historia del organismo o lugar con el que se relacionan.  Algunos archivos sólo contienen los materiales históricos más significativos, o sólo aquellos que han sido preservados intencional o accidentalmente; otros pueden contener virtualmente todo lo que alguna vez ha producido o recibido la entidad.

La mayoría de los países tienen archivos nacionales que preservan los documentos y otro material que detalla su historia.  Algunos de estos materiales son famosos por sus roles cruciales en esa historia.  El Archivo Nacional de EE.UU., por ejemplo, expone copias originales de la Declaración de la Independencia y la Constitución.  El Archivo Nacional del Reino Unido tiene una copia original de más de 900 años del libro Domesday, una combinación de censo y registro de posesión de tierras y otras propiedades para todos en Inglaterra, comisionado por William el Conquistador con fines tributarios, en 1086.

En EE.UU. y en varios otros países, los estados y muchos condados y municipalidades también mantienen archivos - algunos de hasta cien años - que se encuentran a menudo en bibliotecas o museos públicos locales.  Adicionalmente, existen archivos con acceso al público, conservados por instituciones no públicas tales como periódicos, sociedades históricas locales, y organizaciones religiosas.  (Por ejemplo, la Iglesia Mormona conserva lo que quizás es la colección más grande de registros genealógicos de cualquier lugar).

¿Por qué usar los registros públicos o la información de archivo?

Existen varias razones para utilizar este material, algunas obvias, otras menos obvias.

Es relativamente fácil para las personas obtener acceso a ellos.

Muchos registros públicos y materiales archivados se pueden ver en línea, y la mayoría de los otros se pueden encontrar y solicitar copias, a un costo razonable, a las agencias o instituciones que los conservan.  La mayor parte de esta información también se puede encontrar en bibliotecas, o en las agencias o instituciones que las recopila.

Le pueden brindar información acerca de la historia o estado de la comunidad que sería difícil encontrar en otro lugar.

Números concretos sobre los ingresos o el total de las viviendas o la demografía, historias orales, información de inmigración, a quién le pertenece qué terreno - ésta e innumerables otras piezas de información se pueden recabar, generalmente en línea, de documentos públicos y archivos.  Encontrar usted mismo esas piezas de información le tomaría gran cantidad de tiempo y esfuerzo.

Con frecuencia le permiten comparar su comunidad con otras.

Esto le puede facilitar determinar cuáles de los temas en su comunidad son los más importantes, o darle ideas para conseguir recursos para abordar los temas.

Le ayudan a utilizar su tiempo de manera más eficiente, y libre de la necesidad de dedicar tiempo recolectando datos usted mismo.

Usted puede obtener más y mejor información, especialmente cuando se trata de números concretos, dedicando unas pocas horas con los registros públicos en vez de pasar semanas intentando obtener esa misma información directamente de la comunidad.

Su información puede evitar que usted cometa errores importantes.

Por ejemplo, usted puede estar abogando por salvar un pedazo de tierra que "siempre ha sido silvestre", cuando una mirada a los archivos de la ciudad le indicaría que hace cien años era un sitio industrial.  Los oponentes pueden aprovecharse de este tipo de errores...sin mencionar que puede encontrarse abogando por algo errado.

Son parte de un paquete más grande de información.

Junto con las otras estrategias de evaluación, fuentes de información, y herramientas que utilice, le darán la idea más precisa y casi completa de los aspectos de la comunidad - actuales y del pasado - con las que usted está interesado.

¿Quién debería usar los registros públicos y la información de archivo, y cuándo?

Hay momentos en los que ciertas personas pueden encontrar particularmente útil la utilización de registros públicos y datos de archivos.

• Cualquier grupo o individuo involucrado en evaluación comunitaria, por todas las razones enumeradas anteriormente.
• Los activistas comunitarios, a fin de comprender mejor su tema y respaldar sus argumentos con datos y figuras precisas.
• Los analistas comunitarios y otros investigadores, que pueden hacerse una idea no sólo de la historia objetiva de la comunidad - qué grupos se establecieron cuándo, qué industrias han sido importantes, qué eventos históricos importantes se llevaron a cabo ahí - y también de la historia humana. Los registros y las historias orales le pueden indicar quiénes eran realmente las personas en la comunidad, y lo que ellos pensaron y sintieron. Eso a su vez puede ayudar a explicar el origen de las políticas o situaciones actuales, y conducir a formas de mejorarlas.
• Organizaciones e instituciones de salud y servicios sociales. Existe información disponible acerca de la historia y estado actual y alcance de condiciones y enfermedades en la comunidad, y a menudo también información sobre lo que se está haciendo para abordarlo.
  • Cuando el tema es la prevención, o cuando hay una crisis o un problema en la comunidad en sí, o en otros lugares que podrían comenzar a manifestarse en la comunidad, es importante tener esta información.
• Las autoridades públicas y otros responsables de la toma de decisiones, ya sea involucrados en evaluación comunitaria o intentando determinar cuál es la mejor política en un tema determinado. Contar con buena información es crucial en estas dos situaciones.

¿Cómo se utilizan los registros públicos y la información de archivo?

Una vez que se ha dispuesto a obtener información disponible al público, ¿cómo lo realiza?  En esta parte de la sección, dispondremos algunos pasos para obtener lo que usted necesita.

Determine qué tipo(s) de información necesita

Existen varios tipos de información disponibles. Antes de dirigirse a la vasta bodega de los registros públicos y archivos, es importante saber qué está usted buscando, o de lo contrario se perderá.  En una evaluación comunitaria, algunos de los varios tipos de información disponible en los que podría estar interesado incluyen:

Histórica.

Esta categoría puede incluir cualquier cosa desde lo que sucedió hace seis meses, o la historia de relaciones entre personas que aún se encuentran involucradas en un tema comunitario determinado, hasta patrones industriales de hace décadas o siglos. Entre los tipos de información que usted puede buscar están:

• Otros intentos de hacer frente a los temas actuales, y sus resultados.
• Índices de población - crecimiento, composición racial/étnica, cambios geográficos, vecindarios cambiantes, etc.
• Personas, grupos, e instituciones que en el pasado han estado ligadas a tratar su tema, o con el desarrollo comunitario.
• Historia arquitectónica - la era de reservas de viviendas, edificios históricos, la condición de edificios más antiguos, usos originales, edificios que podrían ser restaurados.
• Historia económica.  ¿Cuáles fueron las industrias y empleadores más importantes en la comunidad en el pasado, y qué les sucedió?

Demográfica.

Esta es la información básica que le indica quiénes son las personas en la comunidad - por raza y etnicidad, edad, género, ingreso, estado de empleo, tamaño de la familia, nivel educacional, etc. - y dónde viven.  Conocer estos datos esenciales le puede ayudar a comprender temas de planificación (por ejemplo, dónde es más necesario contar con viviendas accesibles, o por qué algunos planes de desarrollo económico pueden tener efectos profundamente negativos en ciertos vecindarios), identificar grupos que necesitan servicios, y dirigir los recursos hacia donde son más necesarios.

Salud.

Una vez más, la información relacionada a la salud puede ayudar a identificar los grupos que más necesitan servicios, precisar los temas de salud más importantes en la comunidad, detectar tendencias y amenazas en crecimiento, impulsar los recursos, y dirigir planes de prevención y de salud apuntados exclusivamente a las necesidades reales de la comunidad.  Alguna información que puede ayudar a este proceso:

• La incidencia de diversas condiciones de salud en la comunidad.
• Las poblaciones más afectadas por diversas condiciones de salud.
• Las áreas geográficas más afectadas por diversas condiciones de salud

Estadísticas de embarazos y paternidad de adolescentes.

• La tasa de nacimientos y muertes para varias poblaciones incluyendo la mortalidad infantil.
•  El número y distribución de personas sin seguros.
•  La disponibilidad de atención sanitaria en la comunidad.

Vivienda.

El conocimiento de la disponibilidad, accesibilidad, y condición de las viviendas de la comunidad es una herramienta vital de evaluación.  Puede ayudar a planificar la cantidad y ubicación de viviendas accesibles, y a decidir si acaso esas viviendas deben ser construidas desde cero, o si se pueden restaurar edificios descuidados ya existentes, que se encuentran disponibles.También puede estar dirigido a los propietarios que no se encuentran manteniendo a los edificios en cumplimiento con las leyes, y por lo tanto poniendo a sus arrendatarios (generalmente de bajos ingresos) en riesgo, o que son discriminatorios en el arriendo o venta de las propiedades.

Económico.

¿Qué  negocios e industrias existen en la comunidad y en las áreas circundantes?  ¿Son sólidas?  ¿Se quedarán?  ¿A cuánta gente le dan empleo?  ¿Existen actualmente otros negocios que planifican ubicarse en la comunidad?  ¿Tiene la comunidad una base tributaria sólida?  ¿Ofrece incentivos tributarios a los negocios, y cumplen éstos sus objetivos?  ¿Cuál es la tasa de desempleo, y cómo se compara con la historia pasada y con las de comunidades similares en otros lugares del estado?  Las respuestas relacionadas a estas preguntas pueden documentar la planificación económica, y ayudar a la comunidad a pensar sobre el tipo de desarrollo económico que desea y necesita, y cómo atraerlo.

Espacio abierto, desarrollo, y uso de la tierra.

Comprender claramente qué tipo de desarrollo es posible bajo las leyes de zonificación, y qué está sucediendo actualmente y potencialmente, es necesario para planificar un balance entre el crecimiento controlado de la población, desarrollo industrial, y conservación del espacio abierto y las posibilidades recreacionales. Algunas de las áreas que podría examinar:

• Leyes y regulaciones locales, estatales y federales existentes que rigen al desarrollo.
• Proyectos actuales de desarrollo.
• La ubicación y cantidad de espacio abierto existente.
• El uso de espacio abierto existente.
• Permisos pendientes para desarrollo o construcción.
• La naturaleza del desarrollo en curso - residencial o comercial (industria pesada, industria liviana, pequeños negocios, servicio/oficina), grupo o dispersión, recreativo, cultural, etc.

Encuentre los registros o archivos que contienen la información que necesita

Una vez que haya determinado lo que está buscando, debe saber dónde encontrarlo. Como hemos expuesto, existe una vasta provisión de registros y archivos, y no siempre es obvio cuál agencia o institución - o incluso qué nivel de gobierno - tiene la información correcta. Existen dos lugares obvios para comenzar su búsqueda.

La primera es Internet. Virtualmente cada agencia y departamento de gobierno, cada archivo, y cada legislador tiene un sitio web, y esos sitios web casi siempre explican qué tipo de datos puede proporcionar ese organismo determinado. El sitio web del motor de búsqueda de la revista industrial, Search Engine Watch, también es útil.

La otra gran fuente de ayuda para búsqueda es su biblioteca pública o de la universidad. Tal como hemos mencionado en la Caja de Herramientas Comunitarias, los bibliotecarios de referencia son, en general, entendidos en el tema y están deseosos de ayudar, y pueden tomar las búsquedas complicadas como un reto. La ventaja de utilizar una biblioteca es que los bibliotecarios pueden encontrarle recursos no referidos en Internet, o pueden dirigirlo hacia documentos o colecciones que no son públicos o registros archivados, pero que aún así están al alcance del público.

Sólo algunos de los registros en sí se pueden encontrar en línea o en bibliotecas, pero los sitios web y los bibliotecarios pueden confirmar la existencia de dichos registros, y ayudarle a encontrarlos. Si es físicamente posible, un viaje a la agencia, archivo o institución apropiada le puede ayudar a encontrar lo que está buscando.  Alguien ahí sabrá exactamente dónde se encuentra el material, y también puede conducirlo hacia otra información útil. Otra ventaja de una visita personal es que, si usted debe comprar materiales, puede hacerlo en el momento, sin tener que esperar que sea despachado.

Si no es posible hacer una visita - por ejemplo, la distancia de viaje es muy larga - usted puede llamar por teléfono, escribir, o enviar un correo electrónico para averiguar si es que es posible obtener lo que usted desea por correo ordinario, correo electrónico, o fax, y lo que podría costar.  En muchos casos, usted puede encontrar y pedir materiales directamente desde el sitio web de la entidad.

Otros lugares posibles donde encontrar materiales son los museos, especialmente para fotografías y pinturas antiguas, que podrían mostrar cómo eran los lugares de la comunidad en el pasado.  Los museos locales o municipales también pueden tener documentos no gubernamentales antiguos, así como también asociaciones y clubes.

Encontrar los documentos determinados u otros materiales no necesariamente termina su búsqueda.  Un documento puede llevar a otro, y a otro, o hacia la búsqueda de algo completamente diferente, y usted se puede encontrar nuevamente intentando determinar dónde puede encontrar lo que necesita.  Esa es la naturaleza de la investigación.

Los lugares donde es factible que encuentre su información son muchos y variados. Lo que sigue es una descripción de dónde podría buscar, pero de ninguna forma está completa. La lista de departamentos y agencias gubernamentales, por ejemplo, solamente se presenta superficialmente. Pero le dará una idea de lo que está disponible, y lo que podría encontrar en qué sitio o lugar.

Registros Públicos

La Oficina del Censo

Algunos de los registros públicos más útiles en EE.UU. son aquellos producidos por la Oficina del Censo. Cada diez años, la agencia, un organismo federal, lleva a cabo un censo en todo EE.UU., obteniendo información básica de y sobre cada hogar en el país, e información más detallada de aproximadamente un hogar de cada seis. Los resultados del censo, incluyendo mapas de los distritos censales, grupos de bloques, combinaciones de varios datos (niveles de educación para toda la población de un estado, sólo para mujeres, sólo para hispanos, sólo para mujeres hispanas, etc.), y algunos análisis son puestos a disposición del público.

La gran parte de los datos censales está disponible en Census. Hay una inmensa cantidad a encontrar, todo dividido por bloques censales, grupos de bloques, y distritos, comunidades, condados, estados, regiones, y el país como un todo.  Alguna de la información más comúnmente buscada incluye:

• Demografía: La edad, género, raza, etnicidad, etc. de la población por distrito censal, comunidad, condado, estado, región, y el país como un todo.
• Niveles de educación de los diversos segmentos de la población.
• Economía: Ingreso (por individuo y hogar), estatus laboral, tipo de trabajo, distancia de viaje hacia su trabajo, y otras estadísticas relacionadas a condiciones económicas de familias y comunidades.
• Vivienda: Valor y tipo de vivienda (una familia, familia múltiple, casa rodante, etc.), tamaño y condición de la vivienda, tamaño de la vivienda, comodidades (plomería interior, cocina completa, etc.)

Otros registros federales

Como se explicó anteriormente, la mayoría de los registros se encuentran legalmente abiertos al público.  Las regulaciones de departamentos y agencias federales, normativas, y registros están dentro de los cuales se pueden obtener en Internet, en bibliotecas, o en los mismos organismos gubernamentales.  Departamentos y agencias cuyos registros podrían aplicarse a la evaluación comunitaria incluyen (pero ciertamente no están limitadas a estas):

• El Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD por su acrónimo en inglés), el cual financia y supervisa programas de viviendas accesibles, subvenciones en bloques de desarrollo comunitario, y otros programas previstos para mejorar la calidad de vida de ciudadanos con bajos ingresos.
• El Departamento de Salud y Servicios Sociales (HHS, por su acrónimo en inglés), el cual supervisa la asistencia social y el sistema de salud pública.
• El Centro de Control de Enfermedades y Prevención (CDC, por su acrónimo en inglés), y el Instituto Nacional de la Salud (NIH, por su acrónimo en inglés), ambas agencias del Departamento de Salud y Servicios Sociales, las cuales financian y realizan investigaciones e intervenciones médicas, y monitorean temas de salud.
• El Departamento del Trabajo (DOL, por su acrónimo en inglés), al cual le compete el trabajo, las relaciones laborales, y otras materias similares.
• La Administración de la Seguridad y la Salud Ocupacional (OSHA, por su acrónimo en inglés), la cual supervisa las condiciones de trabajo en las empresas e industrias.
• La Agencia de Protección Ambiental (EPA, por su acrónimo en inglés), la cual monitorea la contaminación y el cumplimiento de las regulaciones ambientales por parte de las industrias, entre muchas otras tareas.
•  El Departamento de Educación, el cual administra los programas federales de educación, solicitudes de financiamiento para los estados, investigación, etc.

Otra fuente de información de los registros federales son las presentaciones de documentos que se le requiere a las corporaciones, por parte de diversos organismos federales y leyes.  Algunos de estos:

• La Comisión de Cambio y Seguridad de las Acciones Americanas -SEC, por su acrónimo en inglés - supervisa el mercado de las acciones y tiene como propósito salvaguardar los intereses de los accionistas.  Requiere que las empresas que cotizan en la bolsa presenten informes anuales y actualizaciones mensuales; incluyendo ventas, ganancias y pérdidas, nombres de directores y funcionarios, etc.
• Registros bajo las reglas del Código Comercial Uniforme, UCC por su acrónimo en inglés, con enlaces a las leyes estatales que obedecen a las pautas del CCU aquí.
• Registros bajo la Ley de Reforma Electoral Financiera (supervisada por la Comisión Federal de Elecciones. Esto también lo puede encontrar en el sitio web del Centro para Colaboración de la Política. Le entregan información sobre las 20 mayores empresas contribuyentes para cada miembro del Parlamento y del Senado, y también clasifica los tipos de empresas que contribuyeron a cada legislador.
•  Informes e intervenciones del medio ambiente registradas bajo las regulaciones de la Agencia de Protección Ambiental (EPA, por su acrónimo en inglés).

Otros registros federales incluyen:

• Los procedimientos del Parlamento y el Senado (en el Registro del Congreso, publicado diariamente por la Imprenta del Gobierno Americano y disponible en línea en GPO Access, con un índice que va desde 1983 en GPO Access, y ediciones anteriores disponibles a través de las Bibliotecas de Depósito Federal, las que incluyen muchas bibliotecas universitarias y públicas en todos los estados)
• Los registros de votación de todos los miembros del Parlamento y el Senado (una buena fuente para esto es Vote Smart, como también lo que escogen revelar de sus situaciones financieras.
• Registros de Tribunales Federales, incluyendo aquellos de todos los Tribunales Federales de Apelación y Tribunal Supremo (disponible en Internet por una tarifa). Ver Recursos para encontrar otras opciones). El Tribunal Supremo -  donde se encuentran disponibles opiniones, disentimientos, y otras informaciones de sesiones recientes (tres últimos años), sin cargo.
• El Registro Federal. Publicado por la Oficina del Registro Federal, La Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA, por su acrónimo en inglés), el Registro Federal es la publicación oficial diaria para las reglas, reglas propuestas, y anuncios de las agencias y organizaciones federales, así como también de ordenes ejecutivas y otros documentos presidenciales (descripción del sitio web del Registro Federal).
• Registros del Estado. Los Estados, además de conservar las estadísticas esenciales (nacimientos, muertes, matrimonios, etc.), también mantienen una gran provisión de otros registros, virtualmente todos disponibles al público.  En efecto, es probable que los registros estatales sean mucho más provechosos para una evaluación comunitaria que los registros federales (con la excepción de los datos censales), porque ellos contienen información más específica acerca de la comunidad.

La mayoría de los sitios web estatales incluyen información sobre registros estatales. Quizás usted va a tener que buscar un poco para encontrarla - a menudo se encuentra enterrada en el enlace de una agencia determinada - pero es probable que esté allí.

Otra forma de encontrar registros estatales, o directorios de ellos en Internet, es utilizando un motor de búsqueda. Si usted busca "registros públicos" o, mejor aún, el tipo de registros públicos que está buscando, junto con el nombre del estado, probablemente encontrará lo que está buscando sin mayor problema.

Las regulaciones, leyes, requisitos de registros, etc. varían de un estado a otro. Todos los estados deben cumplir ciertas leyes federales, pero deben tomar sus propias decisiones en los casos de otros. De este modo, algunas regulaciones y requerimientos estatales para registros pueden ser más estrictos que las leyes federales, mientras otros pueden ser más indulgentes. Los estados también pueden establecer sus propias regulaciones en áreas que no son gobernadas por leyes federales.

Algunos registros estatales en los que usted podría estar interesado:

• Todas las leyes estatales.
• Las regulaciones, normativas e informes del departamento de estado y agencias.  Las agencias estatales emiten estos al igual que las agencias federales.

La mayoría de los estados tienen departamentos y agencias similares a las del gobierno federal, aunque sus nombres varían de un estado a otro, y algunas veces cambian. En Massachusetts, por ejemplo, la Oficina Ejecutiva de Salud y Servicios Sociales y el Departamento de Protección Ambiental están separadas, mientras que en Colorado, el Departamento de Salud Pública y Medio Ambiente combina muchos elementos de estas dos funciones. Algunos otros estados organizan sus departamentos y agencias de manera distinta a cualquiera de éstas.

Certificación

  Licencias para profesionales y comerciantes - trabajadores  sociales, psicólogos, abogados, plomeros, contratistas, etc. - así como también licencias para negocios de ciertos tipos - almacenes, restaurantes, y bares que venden licor, por ejemplo.

• Artículos de incorporación.
• Presentación de archivos corporativos.  Las empresas que hacen negocios en un estado deben presentar informes anuales y otras informaciones; los requerimientos varían de un estado a otro.
• Información sobre demografía, economía, y otros datos de tipo censales del estado.  Algunos estados recolectan sus propios datos en muchas de las mismas áreas del censo. Se puede recolectar más a menudo que los datos censales - anualmente, por ejemplo - así que puede estar más actualizada que las cifras federales, la mayoría de las cuales están basadas en el censo de 10 años.
• Registros de los Tribunales. La mayoría de los sistemas de tribunal estatales incluyen tribunales de jurisdicción especial (Tribunal de Testamenterías, Corte de Viviendas, Tribunal de Faltas, etc.), Tribunal de Distrito (Corte de Instrucción), una Corte de Apelaciones, y una Corte Suprema.
• Testamentos que han pasado por legalización - es decir, que han sido administrados por el Tribunal de Testamenterías - son documentos públicos como parte de los registros de cortes estatales.
• Registro de vehículos motorizados.

Registros municipales y de condados

Los registros también se mantienen y están disponibles a nivel local.

Como los estados, la mayoría de los condados y municipalidades tienen sitios web que a menudo entregan información sobre los registros públicos. El sitio web se puede encontrar fácilmente buscando el nombre del condado o municipalidad y el estado en un motor de búsqueda de Internet. Usted también puede encontrar registros en su alcaldía o municipalidad, en el Palacio de Justicia del Condado u Oficinas de Municipios (en todos los casos, la oficina del administrativo es un buen lugar para comenzar), o en la biblioteca pública.

Algunos registros públicos que mantienen condados y municipalidades:

• Licencias y permisos locales.  Permisos de construcción, variaciones de zonificación, etc.
• Registros de asesores, los que incluyen información de valor e impuesto de las propiedades.
• Transferencias de propiedades, exclusiones, permisos, y otra información relacionada con bienes raíces.
•  Escrituras.
• Actividad policial.  Muchos periódicos locales publican los registros diarios completos de la policía (el registro de todas las llamadas a la policía, y de todas las acciones que toman los oficiales en el transcurso del día).
• Informes anuales Municipales y de Condados. Generalmente estos contienen información sobre cosas como inicio de obras de edificación, actividad comercial, crimen, presupuestos municipales y de condado, y otras áreas relevantes.
• Mapas de todo tipo, a menudo incluyendo mapas SIG.
• Un calendario municipal de reuniones y eventos, así como también registros y minutas (notas) de reuniones de comisiones locales y organismos gubernamentales.

Archivos y datos de archivo

Archivos Federales

El Archivo Nacional de EE.UU. incluye material que fecha de antes de la fundación del país. Algunos documentos y otros materiales eran, en efecto, solícitamente conservados y cuidados en su época, porque alguien sabía que eran importantes.  Otros, sin embargo, sólo resultaron ser guardados y olvidados, sólo para ser encontrados años después. Aún así, otros pueden haber sido comprados por los Archivos o donados por colectores o las familias de los dueños originales, quienes los habían preservado cuidadosamente. Los Archivos estiman que aproximadamente el 1-3% de los registros federales y otros materiales son preservados debido a su interés histórico. El resto son desechados o de otro modo perdidos.

Preservar registros significa más que sólo almacenarlos. El papel se descompone con el tiempo, y debe ser tratado con químicos y/o conservado en un ambiente cuidadosamente controlado a fin de que no se desintegre en polvo en unos cien años. Otros materiales - filmes, cinta magnética, negativos de fotografías - también deben tratarse y almacenarse apropiadamente, y manipulados con gran cuidado. La mayoría de los archivos de cualquier tamaño emplean a conservadores - expertos en restauración y preservación de estos materiales - para mantener sus colecciones en buenas condiciones.

Existe otro elemento de la preservación, el cual sólo ha surgido a medida que el uso del computador se ha vuelto casi universal en los países desarrollados. Los registros pueden encontrarse en formatos obsoletos, y ya no serán legibles a menos que sean constantemente transferidos al soporte más reciente. ¿Cuántos de nosotros, por ejemplo, tenemos la posibilidad de escuchar las grabaciones en cilindro de cera de la época de Edison? Más concretamente, ¿cuántos de nosotros tiene disqueteras que pueden leer discos floppies de 5¼ pulgadas? Los discos de 3.5 pulgadas se encontrarán dentro de esa misma categoría dentro de poco tiempo, y los CD´s y DVD's sin duda seguirán luego los pasos hacia el olvido.

No todos los materiales archivados son documentos históricos bien conocidos. Entre aquellos almacenados en el Archivo Nacional de EE.UU. por ejemplo, existen registros, y a veces copias originales, de:

• Leyes y regulaciones desde los días más antiguos del país, hasta el presente
• Procedimientos del Congreso para gran parte de la historia del país
• Registros de tesorería
• Datos censales desde el primer censo de EE.UU. hasta el presente
• Registros de inmigración y nacionalización
• Documentos de asuntos indígenas
• Aduana y envíos
• Historia y documentos históricos (famosos y no famosos)
• Información militar y de veteranos
• 150 años de fotografías
• Levantamiento de planos y otros mapas
• Grabaciones de audio de discursos inaugurales de Presidentes
• Documentos personales históricamente significativos

Adicionalmente a las colecciones del Archivo Nacional, algunas agencias gubernamentales tienen archivos propios, también abiertos al público. Un enorme recurso de material de archivo en EE.UU. es la Biblioteca del Congreso, la cual incluye, entre otros tesoros, historias orales grabadas de miles de personas desde los 1930's y los 40's en casete y vinilo, así como también en transcripciones.

La mayoría de los gobiernos nacionales tienen archivos, si están abiertos al análisis público, depende del gobierno. Algunos que son públicos, y tienen sitios web, incluyen:

• Archivo Nacional del Reino Unido
• Archivo Nacional de Canadá
• Archivo Nacional de Australia
• Archivo Nacional de India
• Archivo Nacional de Irlanda

Archivo estatal

No sólo los estados de EE.UU., sino también todos los estados y provincias de otros países, usualmente tienen sus propios archivos. Estos son similares a los archivos federales (e incluso pueden contener algunos de los mismos o materiales similares), pero en su mayor parte dedicados a la historia del estado o la provincia, en vez de al país como un todo. Los fondos bibliográficos difieren de un estado a otro, en parte debido a las diferencias de las fechas de establecimiento, al menos en EE.UU. Algunos registros - con frecuencia se remontan a los inicios del estado - el contenido de un archivo estatal puede incluir:

• Leyes y regulaciones que se remontan a la fundación del estado.
• Procedimientos legislativos
• Información electoral
• Estadísticas esenciales (nacimientos, muertes, matrimonios, etc.)
• Transacciones de propiedades
• Escrituras
• Testamentos y otros materiales relacionados con la autentificación de un testamento
• Fotografías, especialmente de los comienzos del estado, o fotografías antiguas de ciudadanos y lugares conocidos del estado
• Mapas
• Sondeos arqueológicos
• Casetes, filmes, y cintas de video de conferencias de prensa, discursos, y otros eventos históricos o políticamente significativos
• Pinturas u otras obras de arte de artistas del estado o que se refieren al estado (Massachussets, por ejemplo, tiene una serie de pinturas de "Los pájaros de Massachussets").

Al igual que con los registros públicos, una búsqueda rápida bajo "archivos" y el nombre del estado debiera conseguirle un sitio web. Muchos archivos estatales también serán parte de, o estarán enlazados a los sitios web de sus estados.

Archivo municipal y de condado 

Es probable que estos contengan material similar a los de los archivos estatales y municipales, pero en cambio, están relacionados a la historia del condado o pueblo. En la mayoría de los casos, sólo existen los archivos oficiales para grandes pueblos y ciudades (y no para todos ellos), los  cuales tienen los recursos para mantenerlos.

La situación varía de pueblo a pueblo, y usted debería chequear para averiguar si es que existe un archivo local o no. Los pueblos más pequeños pueden mantener registros, pero generalmente no están catalogados, por lo que es difícil, si no imposible, encontrar material específico. En muchos casos, los registros de pueblos pequeños no están para nada almacenados porque no existe un lugar donde colocarlos, o se encuentran guardados en cajas de cartón en el ático o garaje de alguien, y olvidados, o en manos del moho y los bichos. Sin algún tipo de conservación básica, los registros en papel rara vez sobreviven más de 50 años aproximadamente.

En el pequeño pueblo de New England donde vive el autor, los registros municipales - algunos de 200 años de antigüedad - habían sido almacenados en dos cajas de seguridad enormes en la oficina de concejales y en el notoriamente húmedo sótano de la Municipalidad del Siglo XIX. Recientemente, el pueblo obtuvo una donación para catalogarlos - una tarea realizada en gran parte por voluntarios - y para almacenarlos en mejores cajas. Lo que se ha realizado, sin embargo, está lejos de ser una conservación real, y el pueblo aún no cuenta con un sitio oficial donde guardar sus registros.

Otros archivos útiles

No todos los archivos - incluso aquellos que contienen documentos públicos - son oficiales y patrocinados por el gobierno. Algunas organizaciones e instituciones privadas mantienen los suyos, generalmente relacionados con la historia de la entidad; y algunos no son oficiales, aunque generalmente están relacionados al trabajo de las entidades que los mantienen.  Algunos de los más comunes:

• Archivos de periódicos. La mayoría de los periódicos mantienen archivos - papel, microfilme, o electrónicos - de cada periódico que han publicado (o al menos todos los que pueden recuperar) desde su fundación. Estos generalmente se encuentran disponibles a través de bibliotecas públicas o académicas, y algunos incluso están disponibles gratuitamente en línea.
• Las revistas mantienen archivos similares.
• Colecciones de audio, video y películas, algunos conservados por estudios o redes de difusión, algunas en manos de privados, y otros conservados por algunas de las instituciones nombradas a continuación.
  • Las colecciones de video son especialmente frágiles, especialmente los filmes antiguos y los cinescopios de antiguos shows de televisión. El celuloide donde se graban se deteriora con el tiempo, un proceso acelerado por su exposición a varias temperaturas extremas y a substancias particulares. En muchos casos, tocarlos o verlos contribuye a su destrucción. A menos que sean transferidos a un soporte de mayor duración - generalmente digitalizándolos y almacenándolos como DVD's o en archivos de computador - ejemplos clásicos de películas antiguas, shows de TV, y otras actuaciones se pueden perder para siempre.
• Archivos privados de fotografías. El más conocido de estos es probablemente el Archivo Bettmann, conservador de millones de imágenes, el cual vende los derechos para imprimir imágenes individuales.
• Colecciones de Museo. Los museos generalmente compran sets de registros, mapas, y otros materiales a coleccionistas u otros, y los catalogan cuidadosamente.  Muchos ponen a disposición estos materiales para investigación.
• Bibliotecas públicas. Las bibliotecas son subvencionadas públicamente, pero no son archivos en sí mismos y de ellos mismos. Casi siempre tienen grandes colecciones de material de archivo, sin embargo, con frecuencia orientados a nivel local. Bibliotecas universitarias.
• Archivos de organizaciones e instituciones. Muchas organizaciones mantienen archivos de su propia historia y procedimientos a fin de conservar una memoria institucional. Entre aquellos que podrían tener este tipo de registros, están las organizaciones de salud y servicio social (incluyendo hospitales), academias y universidades, y clubes privados o asociaciones.
  • Estos archivos pueden contener tanto material histórico como objetos - antiguos instrumentos quirúrgicos, bancas de comedor de comedores del siglo XVIII - y registros y minutas del negocio de la entidad - listas de membresía, reuniones de concejos, postulaciones a becas, resultados de estudios, etc.
• Artículos no necesariamente considerados para propósitos históricos o investigativos. Un grupo buscando el uso original de un pedazo de terreno que desea preservar como espacio abierto, por ejemplo, podría encontrar esa información en una pintura en la pared del estar de alguien o en una fotografía en el álbum de recortes de una bisabuela.

Utilice los registros y archivos públicos para obtener información que documentará su evaluación

Una vez que haya encontrado el material que buscaba, usted debe saber cómo utilizarlos. ¿Qué datos censales le serán realmente útiles? ¿Qué significan realmente las estadísticas particulares en relación a su evaluación comunitaria? ¿Qué comunidades puede y debe comparar con la suya?  Usted debe considerar cuidadosamente estas y otras preguntas investigativas. (Como realizar una investigación).

Adicionalmente, a continuación hay algunas sugerencias para acceder a los registros públicos y datos de archivo:

• No se abrume con información. En general es mejor saber más que menos, pero existen tantos datos disponibles que se puede perder en ellos. Intente limitar su búsqueda al material que realmente es relevante para sus objetivos.
• Utilice los indicadores de nivel comunitario para conocer más acerca de la realidad de las circunstancias de la comunidad. En breve, los indicadores de nivel comunitario son medidas que reflejan las acciones o situaciones de toda la población o toda la comunidad, en vez de los individuos. El número de choques nocturnos de automóviles únicos puede decirle algo acerca de la tasa de abuso de alcohol de la comunidad, por ejemplo, como también el número de adolescentes arrestados por manejar bajo la influencia del alcohol.
• Examinar los determinantes sociales de los temas - los factores sociales que influencian y/o causan esos temas - es importante para ayudarle a proyectar estrategias que realmente funcionarán para resolver problemas y mejorar la calidad de vida de la comunidad.
• Utilice comparaciones con comunidades similares para comprender si los temas en su comunidad son excepcionales. Puede ser más fácil obtener financiamiento para abordar un tema si usted puede mostrar que es más serio en su comunidad que en otras. De igual forma, si es serio en varias comunidades, algunas o todas ellas pueden querer asociarse para abordarlo.

Una comunidad "similar" no es simplemente una del mismo tamaño que la suya, sino que es similar en varias formas: tamaño, nivel de ingresos y distribución, clase, composición racial/étnica, edad, etc.

Piense sobre las distintas formas en las que puede averiguar qué quiere hacer. Los patrones de uso de la tierra pueden estar disponibles en documentos, pero se pueden encontrar con mayor facilidad - o solamente - en fotografías antiguas, por ejemplo. El censo no sólo cataloga la frecuencia de los diferentes tipos de trabajos sostenidos por los miembros de una comunidad determinada, sino cuán lejos deben viajar para llegar a sus trabajos, cifras que pueden entregarle información importante acerca de la situación económica de la comunidad.  Recopilación y análisis cuidadoso y considerando la información.

La Asociación para la Infancia en sí no ofrece respuestas concretas a todos los problemas que destaca, pero sí promueve una campaña global llamada La Campaña de la Pregunta # 1. Esta campaña anima a las personas y organizaciones a utilizar la pregunta "¿Es bueno para los niños?" Como una prueba decisiva para sus decisiones.

Para resumir

Los registros públicos y datos de archivo representan un enorme depósito de información que puede ser de utilidad, o incluso crucial, en una evaluación comunitaria.  Los departamentos y agencias federales, estatales, y de gobierno local mantienen ambos registros y, a menudo, archivos, la mayoría de los cuales se encuentran disponibles para el público, por ley.  Adicionalmente, los archivos de los periódicos y los medios de comunicación, museos, universidades, archivos privados (tales como el archivo fotográfico Bettmann), y otras instituciones y organizaciones muchas veces también se encuentran disponibles para el público para investigaciones, ya sea gratuitamente o por una tarifa.

La mayoría de estas entidades, muchos directorios de materiales, y algunos de los registros y material de archivo en sí, se encuentran disponibles en Internet o en bibliotecas públicas u otras.  El Censo de EE.UU. publica casi todos sus datos en línea, y la mayoría de las bibliotecas también tienen copias. Todos los registros públicos e información archivada están disponibles en la fuente - federal, estatal o agencia de gobierno local u oficinas de departamentos, archivos federales y estatales, municipalidades, etc.  Mucho de lo que no se encuentra accesible en Internet o en bibliotecas se pude solicitar, generalmente a un costo razonable.

La utilización de estos materiales involucra limitar su búsqueda hacia lo que usted realmente necesita, para que no se ahogue con tanta información; observar con indicadores de nivel comunitarios y los determinantes sociales de temas para elaborar su evaluación; comparar su comunidad con otras similares, tanto para favorecer su propia comprensión de los temas y para preparar argumentos de eventuales financiamientos y apoyo; y analizar cuidadosa y críticamente la información que obtiene, para que así su eventual estrategia realmente aborde las necesidades de la comunidad.