تشکیل و گردهم آوردن یک گروه برای هدایت طرح شما
وقتی در شهر شما خشونت در میان نوجوانان گسترش می‌یابد، یا موارد ابتلا به ویروس اچ‌آی‌وی (نقص ایمنی انسانی) زیاد می‌شود، یا جمعیت بزرگسالان بی‌سواد افزایش می‌یابد و یا هر معضل دیگری به مرحله‌ای می‌رسد که تصمیم می‌گیرید برای مقابله با آن کاری انجام بدهید، آن وقت شاید زمانی باشد که باید گروهی تشکیل بدهید تا از طرح یا پروژه و اقدام شما پشتیبانی و آن را هدایت کند. این را می‌دانید که نمی‌توانید به تنهایی تاثیرگذار باشید. پس می‌کوشید که گروهی را گردهم آورید تا مشکل را بررسی کند، چاره‌اندیشی کند و برای برداشتن گامی به پیش برنامه کار پیشنهاد بدهد و آن را به اجرا درآورد.
اما گروه شما چگونه گروهی خواهد بود؟ اعضای آن چه کسانی خواهند بود و آن‌ها را از کجا پیدا خواهید کرد؟ این گروه چگونه کار خواهد کرد؟ کار آن چه خواهد بود؟ خواندن این بخش به شما کمک می‌کند که با چگونگی تشکیل چنین گروهی آشنا شوید، گروهی که بتواند حرکتی را که برای برطرف کردن نیاز باهمستان طراحی می‌شود، به جریان بیاندازد و بر آن نظارت کند.
چرا لازم است که گروهی را برای هدایت طرح خود گردهم آورید؟
تشکیل گروهی که بتواند سازمان یا طرحی را در مراحل آغازین آن راهنمایی کند، بر اقدام انفرادی چندین مزیت آشکار دارد، از جمله:
- بر اعتبار کار و تلاش می‌افزاید و با پشتیبانی باهمستان همراه است. به ویژه اگر تکثرگرایی رعایت شده باشد و گروه طیف‌های گوناگونی از سازمان‌ها، علائق و بخش‌های باهمستان را نمایندگی کند، این احساس را در باهمستان به وجود می‌آورد که اعضا خود را صاحب و متولی سازمان یا طرح بدانند. به این ترتیب، احتمال آنکه پشتیبانی مشتاقانه باهمستان از این حرکت – حتی مدت‌ها پس از انحلال گروه – تداوم یابد، بیش‌تر می‌شود.
- امکانی به وجود می‌آورد تا ایده‌های بیش‌تری مطرح شوند. همیشه دو عقل بهتر از یک عقل کار می‌کند و اگر این تعداد به ده عقل برسد حاصل کار بهتر خواهد بود، هر چند که گاهی رسیدن به توافق دشوارتر می‌شود. اگرچه ممکن است دسته‌بندی ایده‌های گوناگون اعضای پرشمار گروه کار دشواری باشد، اجماعی که در نهایت به دست می‌آید جالب‌تر و تاثیرگذارتر از کاری است که ممکن بود به تنهایی پیش برده باشید.
- فرصتی فراهم می‌کند تا اعضای باهمستان از موضوع مورد نظر به خوبی آگاه شوند. به عنوان مثال، شاید هر کسی با سوادآموزی بزرگسالان موافق باشد، اما انگشت‌شمارند کسانی که بدانند چه تعداد بزرگسال به خدمات سوادآموزی نیاز دارند و حتی ممکن است کارکنان نهادهای خدمات درمانی و انسانی هم در این زمینه آگاه نباشند. اما وقتی این افراد به عنوان گروهی ناظر بر طرح سوادآموزی در باهمستان گردهم آیند، این فرصت را می‌یابند که در این باره اطلاعات بسیاری به دست آورند و بدانند که برای مقابله با بیسوادی چه امکانات بالقوه‌ای در اختیار دارند. افزون بر این، آن‌ها این آگاهی را به دیگران هم منتقل می‌کنند و باعث تبلیغ برای این حرکت می‌شوند.
- سازمان‌ها و طرح‌های جدید می‌توانند از تجربه‌های دیگران بهره‌مند شوند. حتی اگر گروه ناظر عمدتا متشکل از اعضای باهمستان باشد و نه از سازمان‌ها و نهادها، اعضای گروه ممکن است خود پایه‌گذار سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی بوده و یا عضو هیات‌های باهمستان بوده باشند. هم این افراد و هم کسانی که برای سازمان‌های دیگر کار می‌کنند دانش و تجربه‌های ارزشمندی دارند که ممکن است برای سازمان یا طرح شما مفید واقع شود و شما را از صرف وقت بسیار و تحمل دردسر فراوان بی‌نیاز کند.
- گروه پایه و اساسی برای افزایش تعداد اعضا، گردآوری کمک مالی و انواع دیگر پشتیبانی به وجود می‌آورد. هر یک از اعضای گروه با ده‌ها نفر در ارتباطند و عده زیادی را می‌شناسند – بسیار بیش‌تر از تعداد کسانی که اگر انفرادی عمل می‌کردید می‌توانستید با آن‌ها تماس بگیرید – و بسیاری از آن‌ها کسانی هستند که اگر از آن‌ها درخواست یاری شود، سخت مشتاقند که کمک کنند. پس وجود گروه، شبکه ارتباطی شما را بی‌اندازه گسترش می‌دهد.
- گروه برای اعضا و برای کسانی که از ابتدا طرح را راه‌اندازی کردند کمک و امکانات فراهم می‌سازد. در مواقعی که اوضاع چندان مساعد نباشد این نوع پشتیبانی بسیار مهم و موثر خواهد بود، و در هر اقدام باهمستان، دست کم گاه و بیگاه، شرایط ممکن است نامساعد باشد.
وقتی سازمان جدیدی را به راه می‌اندازید، اغلب می‌بینید کسانی که درگیر این کار می‌شوند یکدیگر را به قدر کافی نمی‌شناسند، اما خیلی خوب می‌دانند که چه کسانی برای رهبری از همه مناسب‌تر هستند. با این همه، زمینه‌سازی برای ایجاد نهادی جدید مستلزم کارهای فراوان است. با تشکیل یک گروه می‌توان بعضی از این کارهای مهم را حتی پیش از آنکه ساختار مدیریتی نهایی مشخص شود به انجام رساند. از جمله این‌ها:
- تعیین مسیر و جهت‌گیری اولیه سازمان
- تدوین یک چشم‌انداز و شرح وظایف برای سازمان
- مشخص کردن و به کار گرفتن شرکای بالقوه
- تدوین برنامه کار
- انتخاب افرادی برای رهبری کارگروه‌ها و به عهده گرفتن وظایفی خاص
همچنین، وقتی که سازمان شما کار در خصوص تکالیف گوناگون را آغاز کرده اما هنوز نیرویی را استخدام نکرده یا قصد استخدام کسی را هم ندارد، وجود گروه میتواند مفید باشد. اعضای گروه می‌توانند وظایف یک هماهنگ‌کننده یا گرداننده را انجام دهند، خواه این وظایف مربوط به کار یک سازمان یا طرح باشد و خواه مربوط به برگزاری یک مراسم یا کارکرد بخش ویژه‌ای از یک سازمان.
چه نوع گروه‌هایی ممکن است به شکل‌گیری یک طرح کمک کنند؟
برای این پرسش در واقع دو دسته پاسخ وجود دارد. دسته نخست بستگی دارد به این که آیا گروه متشکل از افراد است یا ائتلافی است از سازمان‌ها، و دسته دوم مربوط می‌شود به شکل‌های گوناگون کارکرد چنین گروه‌هایی. در شروع کار بیایید ببینیم که با توجه به اهداف ویژه‌ای که دارید، آیا بیش‌تر محتمل است که گروهی از اشخاص تشکیل دهید و یا گروهی متشکل از سازمان‌ها.
شیوه‌های تشکیل گروه‌ها
سازمان‌ها و طرح‌ها ممکن است به چند شیوه شروع به کار کنند و معمولا چگونگی پدید آمدن گروه‌ها در تعیین ماهیت گروه‌هایی که هدایت آن‌ها را به دست می‌گیرند نقش دارد.
فردی مشکلی را در باهمستان خود می‌بیند و تصمیم می‌گیرد در آن باره کاری انجام دهد. در این نمونه، گروهی که تشکیل می‌شود غالبا متشکل از افراد است – که معمولا هم دوستان یا آشنایان شخصی هستند که آغازگر حرکت بوده است – افرادی که برای پیوستن به گروه یا دلیل و نگرانی شخصی دارند و یا صرفا به رفاه باهمستان اهمیت می‌دهند و به موضوع علاقه‌مندند.
پس از اینکه پسر نوجوان زنی در مسیر مدرسه به خانه به شدت کتک خورد، آن زن تصمیم گرفت که برای مهار خشونت در میان نوجوانان کاری بکند. پوسترهایی تهیه کرد؛ تلفنی با عده‌ای تماس گرفت و توانست در اولین جلسه‌ای که برای بحث در این زمینه برگزار کرد ۳۵ نفر از پدر و مادرها و نوجوانان را گرد هم آورد. دستاورد این جلسه نخست، یک حرکت باهمستانی بود که منجر شد به برگزاری جلسات گفت‌وگو با حضور والدین و نوجوانان، کارگاه‌های آموزشی و اجرای نمایش‌های تئاتری. با یاری یک موسسه محلی، گروه یک کمک مالی دریافت کرد و توانست – با موفقیت – در جهت کاهش خشونت در میان نوجوانان شهر به فعالیت خود ادامه دهد.
یک سازمان، موسسه باهمستانی یا نهاد دولتی محلی پرچمدار مقابله با مشکلی مربوط به باهمستان می‌شود. در این موقعیت، گروهی که تشکیل می‌شود به احتمال زیاد ائتلافی است متشکل از سازمان‌ها و اشخاصی که فقط خود را نمایندگی می‌کنند و معرف نهاد یا شخص دیگری نیستند.
ائتلافی که از پیش وجود داشته مشکلی را شناسایی می‌کند و در صدد حل آن برمی‌آید. در این مورد، ائتلاف گروهی است که فرآیند مقابله با مشکل را آغاز می‌کند. این ائتلاف ممکن است در ادامه کار همان گروهی باقی بماند که جلودار طرح بوده است، و یا شاید گروهی جدا به وجود آورد که در نهایت زمام امور را به دست بگیرد.
در حالی که هم سازمان‌ها و هم افراد اولویت‌ها و منافع خود را در نظر دارند، مقررات و سیاست‌های سازمانی هم ارکان تازه‌ای به این ترکیب می‌افزایند. بدیهی است گروهی که متشکل از چند سازمان است باید به شکلی متفاوت از گروه دیگری عمل کند که متشکل از اشخاص است، زیرا گروه اول باید مسائل سازمانی همه را در نظر بگیرد. این موضوع ساده که آیا افراد در جلسه‌های گروه سروقت شرکت می‌کنند یا نه ممکن است بر عملکرد گروه تاثیر بگذارد همانطور که ممکن است نگرانی‌های هیات‌ها، مقتضیات تامین‌کنندگان مالی سازمان‌های گوناگون و شرح وظایف سازمان‌ها بر عملکرد گروه‌ها تاثیرگذار باشد. وقتی چگونگی کارکرد گروه را بررسی می‌کنید باید تمام این عوامل را در نظر بگیرید.
شیوه‌های احتمالی کارکرد گروه شما
گروه‌هایی را که بر کارکرد فعالیت‌های پیشگامی نظارت می‌کنند، می‌توان با نام‌ها و عناوینی کم‌وبیش مشابه توصیف کرد. به همین دلیل ممکن است انواع گروه‌هایی که در ادامه مطلب معرفی می‌شوند با آنچه شما تجربه کرده‌اید همخوانی نداشته باشند. با این حال، این توصیفات نشان‌دهنده شیوه‌های گوناگون فعالیت و عمل هستند و کاملا منطقی است که شما با در نظر گرفتن موقعیت خاص خود بخواهید روشی را ابداع کنید که برایتان بهترین باشد.
کمیته هدایت و راه‌اندازی
این ساختار، همانطور که از نام آن برمی‌آید، در راه انداختن سازمان یا طرح در مرحله آغازین فعالیت نقش دارد. کمیته برنامه‌های کاری را تدوین می‌کند؛ پیامدهای سیاسی و دیگر پیامدهای کار سازمان یا طرح را بررسی می‌کند و ممکن است بیانیه چشم‌انداز و شرح وظایف سازمان را تدوین کند؛ ساختار سازمانی را مشخص کند و برای تامین بودجه و تشکیل هیات برنامه‌ریزی کنند. با این حال، همانطور که در بخش یک این فصل توضیح داده شد، کمیته‌های هدایت و راه‌اندازی، دست کم بر پایه تعریفی که در جعبه‌ابزار باهمستانی ارائه شده، قرار است که پس از پایان اقدامات اولیه برچیده شوند. اگر پس از حدود شش ماه نخست، جلسات آن‌ها همچنان برگزار شود دیگر نقش آن‌ها تغییر کرده و به شورای هماهنگ‌کننده تبدیل شده‌اند.
شورای هماهنگ‌کننده
شورای هماهنگ‌کننده غالبا بسیاری از همان کارهایی را انجام می‌دهد که کمیته هدایت و راه‌اندازی برعهده می‌گیرد، اما این شورا هماهنگی فعالیت سازمان یا طرح را نیز برعهده دارد. این شورا اساسا نقش یک مدیر یا هماهنگ‌کننده برنامه را ایفا می‌کند و بر پایه اطلاعاتی که از افراد و کارگروه‌ها دریافت می‌کند هدف‌ها و راهبردهای کلی سازمانی را بهبود می‌بخشد. مثلا اگر سازمان یا گروه پیشگامی تظاهراتی عمومی برگزار کند، این اعضای شورای هماهنگ‌کننده هستند که باید دوندگی و پرس‌وجو کنند تا مطمئن شوند که همه شرکت‌کنندگان احتمالی از مکان و زمان تظاهرات آگاهند، که رسانه‌ها از این رویداد باخبر هستند و آن را پوشش می‌دهند و حتی نکاتی مثل نصب دستشویی‌های سیار در محل. اگر فرض کنیم که سازمان یک چرخ است، شورای هماهنگ‌کننده مثل توپی چرخ است که همه اجزای چرخ را به هم متصل نگه داشته است. توپی نیروی پیش‌برنده را از پره‌های چرخ می‌گیرد و آن را هدایت می‌کند و اگر نباشد چرخ تکه تکه می‌شود.
کمیته مشورتی یا پشتیبان (یا شورا یا هیات)
کمیته مشورتی ممکن است هیچ قدرت اجرایی یا تصمیم‌گیری نداشته باشد، اما با استفاده از شناختی که اعضای این کارگروه درباره باهمستان و موضوع مورد نظر دارند، کارگروه میتواند سازمان یا طرح را راهنمایی کند و نیز در صورت نیاز از اعتبار اعضایش برای پیشبرد آرمان سازمان هزینه کند. این کارگروه میتواند به تدوین چشم‌انداز و شرح وظایف سازمان کمک کند، اما به احتمال زیاد در این کار نقشی تعیین‌کننده نخواهد داشت. کارگروه‌های مشورتی معمولا در مواقعی به وجود می‌آیند که طرح ثمره کار فردی فرهمند یا بینشمند است که به یاری و پشتیبانی نیاز دارد اما لزوما راهنمایی نمی‌خواهد.
هیات مدیره
در این مورد، گروه به عنوان بخش اداره‌کننده (اما نه هماهنگ‌کننده) سازمان عمل خواهد کرد. یک هیات مدیره معمولا با همکاری پرسنل برای سازمان سیاست‌گذاری می‌کند و بر عملکرد آن نظارت دارد.
انواع دیگر
تنوع گروه‌ها بی‌شمار است. برای مثال، یک گروه کانونی ممکن است گروه بزرگ‌تری را گرد هم آورد و این گروه بزرگ‌تر در نهایت به یکی از انواع گروه‌هایی که پیش‌تر شرح دادیم تبدیل شود. یک کارگروه اجرایی ممکن است برای گروهی بزرگ‌تر تصمیم‌گیری کند و بر این اساس طرح را به طرز موثری هدایت کند. نکته این است که برای آغاز یک حرکت یا سازمان فقط یک راه درست وجود ندارد، بلکه راه‌های بسیار هست.
اگر امید دارید که بتوانید در آینده نیرو استخدام کنید، شاید یک کمیته هدایت و راه‌اندازی برای شما بهترین باشد، چون لزومی ندارد که این گروه هدایت سازمان را برای مدتی طولانی به عهده بگیرد. اگر طرح یا ائتلافی را شروع کرده‌اید که به احتمال زیاد هیچگاه نیرویی برای آن استخدام نخواهید کرد شاید وجود یک شورای هماهنگ‌کننده برای شما بهتر باشد؛ زیرا چنین شورایی هم تدوام خواهد داشت و هم این ظرفیت را دارد که از همان آغاز گروه را تشکیل دهد و آن را رهبری و هدایت کند. هیات مدیره برای سازمانی مناسب است که از آغاز ماهیت خود را می‌شناسد و می‌داند به دنبال چیست. نکته اساسی آن است که بدانید برای سازمان یا طرحی که می‌خواهید به راه بیندازید کدام نوع از این گروه‌ها موثرتر است.
ضمن آنکه انواع این گروه‌ها را می‌سنجید تا ببینید که کدام برای سازمان یا طرح شما بهتر است، باید نیازها و اولویت‌های سازمان و اشخاصی که در این کار شرکت می‌کنند را نیز، در نظر بگیرید؛ مثلا اینکه انتظار شما از میزان مشارکت آن‌ها چقدر است؛ اعضای گروه چه مقدار از وقت خود را باید صرف این کار کنند و گروه قصد دارد در عمل چه کار کند. در طول این بخش بیش‌تر به این نکات خواهیم پرداخت.
در این فرآیند، گروه چه هنگام باید تشکیل شود؟
برای اینکه گروه تا حد ممکن مفید باشد، باید هر چه زودتر تشکیل شود. مثلا اگر انتظار دارید که اعضای گروه در تدوین چشم‌انداز و شرح وظایف مشارکت کنند، گروه باید نخست پا گرفته باشد تا این انتظار برآورده شود. اگر گروه ناظر بالقوه‌ای را با سازمان و طرحی که قبلا تشکیل شده ارائه کنید، احتمال آنکه از شما پشتیبانی شود، بسیار کم خواهد بود و احتمال آنکه بتوانید خود سازمان یا حرکتی موثر به راه اندازید، حتی کم‌تر است. گذشته از این، به محض آنکه ایده‌های خود را در قالب یک برنامه مشخص کردید، تغییر دادن آن‌ها بسیار دشوار می‌شود، حتی اگر مشخص شود که ایده‌هایتان قابل اجرا نیست. اما اگر در آغاز کار گروه تشکیل دهید شاید این موانع بروز نکند و بتوانید از آن‌ها اجتناب کنید.
دلیل دیگر برای تشکیل گروه در مراحل اولیه آن است که سازمان شما میتواند به محض مشخص شدن برنامه‌تان کار را به جریان بیندازند. همانطور که پیش‌تر گفته شد گروه میتواند تا زمانی که شما نیرو استخدام نکرده‌اید، به عنوان هماهنگ‌کننده عمل کند (و این بسته به آنکه بودجه چه وقت وارد معادله شود ممکن است مدتی طول بکشد) و یا – آنطور که در بسیاری از طرح‌های باهمستان اتفاق می‌افتد و نیرویی به کار گرفته نمی‌شود – همیشگی باشد.
چه کسانی باید شرکت کنند و آن‌ها را در کجا بیابید؟
برای گروه‌تان باید به قدر کافی افراد داشته باشید تا کارها انجام شود، اما شمار آن‌ها نباید چندان زیاد باشد که اوضاع پیچیده شود. شمار اعضای گروه میتواند بسیار متغیر باشد؛ از گروه‌های کارآمد ده نفره یا کم‌تر تا گروه‌های سی نفره یا بیش‌تر. این هم رهنمودهایی درباره نوع افرادی که باید مشارکت داده شوند:
- کسانی که به موضوع مشتاقانه علاقه‌مند هستند و وقت و نیروی کافی دارند که برای موفقیت پروژه تلاش کنند.
- کسانی که می‌توانند به طور مرتب در جلسه‌ها حاضر شوند و مشارکت داشته باشند. البته این نکته در مورد بعضی گروه‌ها از جمله شوراهای مشورتی شاید چندان ضروری نباشد، اما در مورد کمیته‌های هدایت و شوراهای هماهنگ‌کننده اگر می‌خواهید کارها انجام شود باید از کسانی کمک بگیرید که حاضرند آستین بالا بزنند و دست به کار شوند.
- بهتر است که تنوع جمعیتی باهمستان از نظر گوناگونی نژادی، طبقات اجتماعی و اقتصادی و غیره در اعضای گروه هم به خوبی دیده شود.
- اعضایی از باهمستان هدف هم باید در گروه باشند.
- افرادی که مشخصا در موضوع ذی‌نفع هستند. مثلا اگر هدف طرح شما کاهش مصرف مواد مخدر است، باید در گروه‌تان از نیروی پلیس هم عضوی باشد چون اغلب این نیروهای پلیس هستند که در خیابان با این مشکل مقابله می‌کنند.
- وجود رهبران شناخته‌شده باهمستان در گروه ممکن است بر نفوذ و اعتبار هدف شما بیافزاید.
- رهبران جدیدتر و آینده‌دار و افرادی که صاحب نام و عنوان نیستند، اما در باهمستان از احترام برخوردارند و ممکن است بسیار مفید باشند.
- حتما با افرادی که در باهمستان در زمینه موضوع مورد نظر شما تجربه شخصی داشته‌اند مشورت کنید و چه بسا آن‌ها را به مشارکت بخوانید، مگر آنکه حضور این افراد موجب بدنامی کار شما شود.
در چنین موقعیت‌هایی باید درباره پیشینه موضوع تحقیق کنید. برای مثال، اگر می‌کوشید سازمانی برای خدمت‌رسانی به بی‌خانمان‌ها به وجود آورید، حتما اطلاعاتی درباره تلاش‌هایی که در گذشته در این مورد و موارد مشابه صورت گرفته است به دست آورید و دریابید که حاصل این تلاش‌ها چه بوده است. اگر مردم از آنچه در گذشته انجام شده راضی نیستند و تاثیر مثبتی نداشته، کار شما بسیار دشوارتر خواهد بود. اگر کسانی که در گذشته در این فعالیت‌ها پیشقدم بوده‌اند، مورد احترام باهمستانند، آن‌ها را به مشارکت بخوانید. اما اگر اعضای باهمستان معتقدند که این افراد هیچ کارآیی نداشته‌اند و همه چیز را به هم ریختند، یا درستکار نبودند، مشارکت آن‌ها در گروه شما نام و اعتبار کارتان را خدشه‌دار می‌کند. کسی که از گذشته درس نگیرد محکوم است که اشتباهات گذشته را از نو تجربه کند.
- بکوشید عده‌ای از جوانان را هم در کار مشارکت دهید؛ جوان‌ها غالبا مسائل را از منظری تازه می‌بینید و سرچشمه‌ای جوشان از انرژی هستند و این انرژی را به دیگران هم منتقل می‌کنند.
- اطمینان یابید که دست کم یک نفر از اعضای هیات شما در نویسندگی مهارت دارد و با فن نگارش به خوبی آشناست؛ دست کم یکی دیگر از اعضا هم باید کسی باشد که در تامین مالی پروژه‌های پیشنهادی تجربه داشته باشد. نقش این دو در نگارش و ارائه به موقع طرح پروژه‌ها، بیانیه‌های مطبوعاتی و متن‌های مشابه کلیدی است.
به این نکته باید توجه داشت که بعضی از کسانی که به گروه شما می‌پیوندند، شاید به اندازه دیگر اعضا تجربه عضویت در گروه‌ها و یا تجربه عضویت در این نوع گروه خاص را نداشته باشند. اگرچه داشتن بعضی مهارت‌ها شاید از شروط اصلی عضویت در گروه باشد، باید توجه داشت که همه افراد پیشینه و آموخته‌های یکسانی ندارند و بعضی شاید پیش از این هیچگاه در چنین موقعیتی نبوده‌اند. به همین دلیل ممکن است که در طول جلسه گروه بعضی ساکت باشند، با سردرگمی سخنان دیگران را دنبال کنند، نتوانند در بحث مشارکت کنند و احساس کنند که کودن هستند؛ و یا ممکن است حرف‌هایی بزنند یا کارهایی انجام بدهند که به نظر دیگران نامناسب باشد. برای کسانی که مهارت‌های لازم را برای حضور و مشارکت در جلسه ندارند چنین موقعیت‌هایی دلهره‌آور است و این افراد به حمایت و تشویق نیاز دارند. یک راه حل این است که از حاضران بخواهیم به گروه‌های دونفره تقسیم شوند تا هر کسی که به کمک نیاز دارد فرد باتجربه‌ای را در کنار خود داشته باشد. راه حل دیگر این است که فرآیند کار را با آموزش آغاز کنیم تا همه با فعالیت‌های گروهی و مهارت‌های حضور در جلسه آشنا شود، کسی خود را از بقیه جدا نبیند و اصول رفتار در جلسه برای همه روشن باشد.
کمیته هدایت یا شورای هماهنگ‌کننده شما چه باید بکند؟
اکنون که گروهی تشکیل داده‌اید تا بر ایجاد و فعالیت سازمان یا طرح شما نظارت کند، در عمل باید چه کاری انجام دهد؟ واقعیت این است که برای به راه انداختن طرحی تازه کارهای بسیاری هست که باید انجام داد و بسته به این شرایط چطور پیش برود گروه می‌توانید اغلب این کارها را انجام دهد. پاره‌ای از این کارها در زیر فهرست شده است:
- تعیین چشم‌انداز آینده و هدف سازمان.
- مشخص کردن مسیر اولیه سازمان.
- تدوین برنامه کاری.
گرچه شاید برای طرح این موضوع کمی زود به نظر برسد، اما دوره برنامه‌ریزی زمانی است که می‌توان به این نکته فکر کرد که آیا گروه شما بخشی دائمی از حرکت خواهد بود و یا هنگامی که یک ساختار متفاوت پایدار به وجود آید، منحل خواهد شد. این تصمیم که گروه منحل شود یا به مدیریت سازمان ادامه دهد، بستگی خواهد داشت به واقعیت‌های مالی، سیاسی و پرسنل و نیز به از خود گذشتگی گروه ناظر، نیازهای واقعی سازمان یا حرکت و نیازهای باهمستان. بسیاری از گروه‌ها با این پیش‌فرض کار خود را آغاز می‌کنند که منحل خواهند شد و تصمیم‌گیری در این مورد – که موقتی باشند یا دائمی – باید بخشی از برنامه کاری آن‌ها باشد. اگر این تصمیم در مراحل آغازین فرآیند گرفته شود، بسیاری از مشکلات بالقوه بروز نخواهند کرد.
- برای سازمان خود شریک پیدا کنید.
- اگر استخدام نیروی انسانی در دستور کارتان نیست، برای فعالیت‌های سازمان یا طرح برنامه‌ریزی کنید و هماهنگی‌های لازم را انجام بدهید.
- کارگروه‌های فرعی (از جمله کارگروه‌های بودجه، برنامه‌ریزی، سازمانی، بازاریابی و غیره) ایجاد کنید و بر کارشان نظارت کنید.
- برای سازمان یا طرح خود درخواست کمک‌مالی کنید و بکوشید سرمایه‌گذاران دیگری برای مراحل آغازین کار سازمان یا طرح بیابید.
- برای سازمان یا گروه یک هیات مدیره تشکیل بدهید.
خلاصه
در پایه‌گذاری یک سازمان یا حرکت جدید (اگر چنین سازمانی از پیش وجود نداشته)، غالبا منطق حکم می‌کند که گروهی را برای نظارت بر رشد و شکل‌گیری سازمان تشکیل دهیم تا دست کم بر فعالیت‌های آغازین آن نظارت کند. در اولین مراحل این فرآیند، باید گروهی را برگزینیم که شامل ذی‌نفعان مهم و حامیان کلیدی سازمان باشد و گوناگونی نژادی، اجتماعی و اقتصادی باهمستان را آینگی کند. مشارکت گروه در تاسیس سازمان و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، احتمال موفقیت سازمان را بسیار افزایش خواهد داد.