القسم 3. طرائق الإتصال بالأعضاء المحتملين

• لماذا من المهم الاتّصال بأعضاء محتمَلين؟
• ما هي طرائق الاتّصال بأعضاء محتمَلين؟
• أي طريقة ينبغي استخدامها للاتّصال بأعضاء محتمَلين؟

لقد حان الوقت لاستمالة أعضاء محتمَلين، لوضعهم على لائحة الاتّصالات من أجل التحرّكات (لكيفية بناء لائحة اتّصالات، انظروا "تحديد أعضاء محتمَلين في كافّة قطاعات المجتمع المحلّي"). عليكم أن تكونوا قد أصبحتم قادرين الآن على سحب كافّة هذه الأسماء التي جمعتموها بصبر ومنهجيّة من كافة قطاعات المجتمع المحلي، وعلى المباشرة بالقيام ببعض الاتّصالات الحقيقيّة من أجل العضويّة.

هل أنتم جاهزون؟ قد تكونون مستعدّين على أكمل وجه. ونحن على وشك المباشرة، ولكن، بدايةً، في ما يلي بعض الخلفيّة.

لماذا من المهم الاتّصال بأعضاء محتمَلين؟

من المهم الاتّصال بأعضاء جدد ببساطةٍ لأنّهم لن يدخلوا وحدهم من الباب، أو يظهروا دون أن يكونوا مدعوّين، مع أنّ ذلك يمكن أن يحصل. بشكل عام، هم لن يأتوا إليكم، وعليكم أنتم الذهاب إليهم. في كلمات بسيطة: لكي تُحضِروا معظم الأعضاء الجدد لمنظّمتكم أو مجموعتكم، ينبغي استقطابهم. وسيكون السؤال الأساسي في هذا القسم: "كيف نستقطبهم؟"

في الواقع، نحن نتحدّث عن سؤاليْن منفصليْن هنا. أحد السؤاليْن يعالج طريقة الاتّصال، أي ما هو الشكل أو ما هو النهج الذي يجب استخدامه للاتصال بالأعضاء الجدد واستقطابهم؟ والسؤال الثاني يتعاطى مع مضمون الاتّصال، أي ما هي النقاط التي يجب أن تنقلها رسالتكم؟ لنأخذ هذين السؤالين على التوالي.

ما هي طرائق الاتّصال بأعضاء محتمَلين؟

عندما تتصلون بالأعضاء، هنالك على الأقل ثلاث طرائق يمكنكم الاختيار منها:

• يمكنكم الالتقاء بهم وجهاً لوجه
• يمكنكم الاتّصال بهم هاتفيّاً
• يمكنكم كتابة رسالة لهم

هنالك طرائق أخرى كذلك، فمثلاً، يمكنكم إرسال فاكس أو رسالة إلكترونيّة. كما يمكنكم إرسال تعميم بالمعلومات أو منشور أو مطويّة. ولكن الآن، دعونا نركّز على الطرائق الثلاث الأساسية المذكورة أعلاه. كيف ينبغي أن نختار؟

أي طريقة ينبغي استخدامها للاتّصال بأعضاء محتمَلين؟

هنالك إيجابيّات لكل طريقة، كما هنالك سلبيّات لها. ما يلي يوضّح ما نقصده هنا:

الاتصال وجهاً لوجه

تقول لنا تجاربنا أنّ الاتصال الشخصي هو الأفضل، وتدعم ذلك نتائج الأبحاث. فكلّما كان الاتّصال أكثر شخصيّةً كلما كبر احتمال نجاحكم. ويكون اللقاء وجهاً لوجه على الأرجح أكثر نجاحاً من الاتّصال الهاتفي، والاتّصال الهاتفي يميل إلى أن يكون أكثر إنتاجيّةً من الرسالة.

هل هذا يعني أنّه عليكم القيام بالاتّصال وجهاً لوجه دائماً وفي كل حالة؟ ليس بالضرورة، وذلك للأسباب التالية:

• الاتّصال الشخصي، لاسيّما عندما يكون وجهاً لوجه، يتطلّب وقتاً. فلنفترض أنّكم تودّون تنظيم اجتماع: يتطلّب تحضير اللقاء وقتاً (على افتراض أنّكم تحضّرون للاجتماع مسبقاً)، كما يستهلك وقتاً الانتقالُ إلى مكان الاجتماع، فضلاً عن وقت الاجتماع نفسه. وببساطة، قد لا يكون لديكم كل هذا الوقت لإعطائه لكل عضو محتمل.
• ليس الاتّصال الشخصي دائماً ممكناً. قد يكون الشخص الذي تودّون لقاءه غير متوفّر لرؤيتكم، أو بصراحة، قد لا يكون مهتمّاً بلقائكم. يكون هذا صحيحاً تحديداً عندما يكون هذا العضو المحتمل صاحب موقع مرموق أو مهم، أو إذا كانت مجموعتكم غير ظاهرة كثيراً في المجتمع المحلي أو غير معروفة لدى الشخص المستهدف.
• قد يكون الاتّصال الشخصي أقل ضرورةً عندما تريدون أن تطلبوا من الشخص المستهدف القيام بأمر صغير، كالموافقة على أن يكون على لائحة الضامنين، مثلاً، أو أن يقوم بمساهمة صغيرة. هذه أشكال "سلبيّة" من العضويّة، مقابل الأشكال "الفاعلة". وكلّما صغر الطلب، أو كلّما يكون متطلّباً للانخراط بدرجات أقل، يجب أن يكون الاتّصال أقل شدّة.

الاتصال الهاتفي

الاتصال الهاتفي هو سريع وسهل. يمكنكم طلب ثمانية أرقام في أقل من خمس ثوانٍ. ولن يكون عليكم (أنتم والعضو المحتمل) التنقّل، إذ يمكنكم البقاء جالسين في مكانكم. كما يمكنكم الانخراط في حوار ثنائي كما في اللقاء وجهاً لوجه. يمكنكم سماع النبرة العاطفيّة والتجاو معها  وليس مع فقط المضمون اللفظي، وذلك من خلال تحسّس التغييرات في نبرة الصوت وارتفاعه. فضلاً عن ذلك، يمكنكم إنهاء عملكم بسرعة.

ذكرنا أعلاه الإيجابيّات، ولكن:

• قد يكون صعباً الوصول إلى الشخص المستهدَف. في سياقات عديدة، تكون فرص الحصول عليه في المحاولة الأولى قليلة جدّاً. عندما تتّصلون، هنالك احتمال كبير أن يكون العضو المحتمَل "في اجتماع..."، أو "في الخارج في فرصة الغداء..."، أو "معه اتّصال آخر..."، أو "بعيداً عن مكتبه..."، أو "خارج المكتب..."، أو "في عطلة..."، أو "غائباً في الوقت الحاضر..." وهذا أمر طبيعي في الحياة، لذا، على المتّصل أن يكون متحضّراً لمحاولة أو أكثر من الاتّصالات غير المفيدة، ولبعض الإزعاج المحتمل نسبيّاً قبل حصول الاتّصال الفعلي.
• عندما تنجحون بالقيام بالاتّصال الفعلي مع الشخص المستهدَف، قد لا يُعطي نفس الانتباه والاعتبار لاتّصالكم كما في اللقاء وجهاً لوجه. فهو (أو هي) قد يكون غير مستعدّاً للإصغاء، أو قد يكون ملهيّاً بأحداث أخرى في المنزل أو المكتب (عليه موعد تسليم مشروع أو طفل يبكي). أحياناً، وهذا أيضاً أمر طبيعي في مسار الحياة، قد يضعكم الشخص المستهدَف على خطّ الانتظار، أو قد يكون لديه مكالمات أخرى.
• الهاتف عادةً لا يبني صلة قويّة كما يفعل اللقاء وجهاً لوجه. فالعضوية تأتي من الصلات، وبناء الصلات يأخذ وقتاً. اللقاءات تسمح بهذا الوقت، على عكس الاتّصالات الهاتفيّة. بعض المعلومات غير اللفظيّة، كتعبير الوجه ولغة الجسد، تضيع عبر الهاتف، ما قد يحد أيضاً وأيضاً من تطوّر العلاقة.

الاتّصال عبر الرسالة

من جهة أخرى، هنالك إيجابيّات متميّزة للاّتصال عبر الرسالة وأي مطبوعة أخرى. ففي حين يمكن لرسالة استقطاب جيّدة أن تتطلّب وقتاً لكتابتها، يمكنها أن تعبّر عمّا توّدون قوله بشكل أفضل من الكلام المحكي (لأنّكم أخذتم الوقت الكافي لكتابتها). وبعد أن تُكتب الرسالة، يمكن استخدام المضمون مرّات ومرّات عديدة أخرى. كما أنّه يمكنكم كتابة رسائل عديدة في وقت قليل. والمتلقّي من ناحيته، يمكنه قراءة الرسالة على راحته والاحتفاظ بها للعودة إليها لاحقاً.

من ناحية أخرى:

• حتّى أفضل الرسائل ليست شخصيّة كالاتّصالات الهاتفية أو اللقاءات.
• ليس هنالك حوار على خطّين عبر الرسائل.
• فرصة التجاوب مع الاعتبارات الفرديّة وبناء علاقة تصبح أقل.
• بعض الرسائل لا يفتحها المتلقي أبداً (وهذه حقيقة جارحة).

إذاً لكل طريقة اتّصال سمات إيجابية وأخرى سلبيّة. حسناً، ولكن كيف نحلّ هذه المسألة؟ فأنتم تريدون المضي قدماً. أي طريقة ينبغي أن تختاروا في وضعكم الآن وحالاً؟

كان بودّنا أن نقدّم لكم جواباً يفي بكافّة الأغراض، لكنّنا في الواقع لا نعتقد أنّ هنالك جواباً كهذا. بالمقابل، نحن نرى أنّ الجواب عن السؤال يعتمد على وضعكم.

عوامل في اتّخاذ القرار

فيما يُعتبر الاتّصال وجهاً لوجه الأفضل إذا ساوينا سائر الأمور، ولكن الأمور الأخرى ليست متساوية. مع هذا، يبقى هنالك بعض الأوضاع التي قد ترغبون بشدّة في بذل جهود لإقامة الاتّصال الشخصي واللقاء وجهاً لوجها:

• عندما يكون عدد الأشخاص الذين تريدون استقطابهم قليلا
• عندما يتوافر عدد كبير من الاشخاص الذين يمكنهم القيام بعمليات الاستقطاب (وهنا لن يكون عليكم القيام بالمهمّة وحدكم)
• عندما يتولفر لديكم الوقت الكافي للقيام بالاتّصالات
• عندما تشكّل عضويّة الشخص الذي تستقطبونه أهمّية خاصّة للمجموعة
• عندما يكون الشخص الذي تستقطبونه مؤثّراً بشكل خاص في المجتمع المحلّي
• عندما يكون الشخص الذي تستقطبونه لا يعرف مجموعتكم معرفة جيّدة.

الاتّصال الهاتفي يكون الخيار الأفضل في الحالات التالية:

• عندما يكون العضو المنتَظر غير متاح (أو أنه على الأرجح لن يكون متاحا) للّقاء
• عندما يكون الوصول إلى العضو المحتمَل سهلاً عبر الهاتف
• عندما تكونون على معرفة سابقة بالعضو المستقبلي
• عندما يكون التحدّث مع الآخرين عبر الاتّصال الهاتفي يريحكم شخصّياً.

وكبديل من الهاتف، ففي الحالات التالية يكون من المفيد التفكير جدّياً بالرسالة:

• عندما يكون هناك عدد كبير نسبيّاً من الأعضاء المرشحين للاستقطاب
• عندما تكون/تكونين الشخص الوحيد للقيام بهذه المهمّة
• عندما يكون وقتكم (فضلاً عن وقت المجموعة) محدودا
• عندما تكون هوية الأعضاء الجدد بشكل محدد أقل أهميّة
• عندما يكون العضو المحتمَل يعرفكم أو يعرف مجموعتكم جيّداً
• عندما تكونون قد قمتم ببناء (أو بتسلّم) لائحة عناوين بريدية ممتازة.

لنجرّب بعض الأمثلة لتجسيد هذه المبادئ، مع بعض التوصيات المقترحة: