Sección 3. Métodos para contactarse con participantes potenciales

• ¿Por qué es importante ponerse en contacto con los miembros potenciales?

• ¿Cuáles son los métodos para contactar miembros potenciales?

• ¿Qué método debería usar para ponerse en contacto con los miembros potenciales?

Ahora es el momento para que alcances los miembros potenciales—para poner su lista de contacto en acción (para la forma de elaborar una lista de contacto, consulte Identificando Miembros Potenciales en todos los Sectores de la Comunidad). Ahora podrás ser capaz de tomar todos estos nombres que paciente y sistemáticamente ha acumulado de los diferentes sectores de la comunidad y empezar a hacer algunos contactos.

¿Estás listo o lista?  Deberás estar tan listo como nunca antes lo has estado. Estamos por comenzar. Pero primero, un poco de antecedentes.

¿Por qué es importante ponerse en contacto con los potenciales participantes?

Es importante ponerse en contacto con nuevos miembros simplemente porque ellos por lo general no son los que van a atravesar la puerta, o van a llegar sin invitarles, es muy difícil que esto pueda suceder. Normalmente ellos no llegarán a usted o su organización. Deberás llegar a ellos. Para ponerlo más simple, la mayoría de los nuevos miembros del grupo u organización necesitarán ser reclutados. La pregunta principal es “¿Cómo debo reclutarlos?”

En realidad, hay dos preguntas separadas aquí. Una que se refiere a los métodos para contactar. Esto es, ¿cuál forma, o enfoque, se debe de usar para contactar y reclutar nuevos miembros? Y la otra que se ocupa del contenido de su contacto. Esto es, ¿cuáles puntos debe transmitir su mensaje? Tomemos estas dos preguntas por turno.

¿Cuáles son los métodos para contactar miembros potenciales?

Cuanto contacta con los miembros, hay al menos tres métodos básicos para seleccionar:

• Puede reunirse con ellos en persona.
• Puede llamarles por teléfono.
• Puede escribirles una carta.

Hay otros métodos, también —puede enviarles un fax, un mensaje por correo electrónico. Puede enviarles una hoja informativa, un volante o folleto. Pero por ahora nos enfocaremos en los tres métodos principales descritos anteriormente. ¿Cómo podrá hacer su elección?

¿Qué método debería usar para ponerse en contacto con los miembros potenciales?

Hay ventajas en cada uno de los métodos y también algunos inconvenientes. Esto es lo que queremos decir:

Contacto cara a cara

Nuestra experiencia es que el contacto personal es el que mejor funciona. Los resultados de investigaciones lo respaldan. Mientras más personal sea el contacto, mayor será la posibilidad de que pueda tener éxito.  Una reunión  cara a cara  tiene más probabilidad de éxito que una llamada telefónica y una llamada telefónica puede ser más productiva que una carta.

¿Significará esto que debe hacer contacto cara a cara en todos los casos? No necesariamente. Esto es porque:

• El contacto personal, especialmente el cara a cara, toma tiempo. Suponga que quieres hacer una reunión: toma tiempo el tener lista la reunión (asumiendo que esta organizando una de antemano), toma tiempo viajar a la reunión y toma tiempo reunirse. Puede que usted simplemente no tenga este tiempo para cada uno de los miembros potenciales.
• El contacto personal no siempre es posible. La persona que con la que se quiere reunir puede no estar disponible para verle, o francamente no está interesada en verle. Esto es especialmente cierto si su miembro potencial tiene una posición muy visible o importante y si su grupo tiene poca visibilidad en la comunidad o si es desconocido para su este posible miembro.
• El contacto personal puede ser menos necesario cuando pide a su persona meta que haga algo pequeño—estar de acuerdo en ser catalogado como un patrocinador, por ejemplo, o para hacer una pequeña contribución. Estas son formas “pasivas” de asociación, en lugar de formas “activas”. Mientras más pequeño sea el pedido, o menos incluyente éste sea, menos intenso necesitará ser el contacto.

Contacto telefónico

El teléfono es rápido y fácil. Se puede marcar siete dígitos en cinco segundos. Usted (y su futuro miembro) no tienen que viajar—puede sentarse justo donde se encuentra. Usted puede participar en un dialogo de dos vías, como en una reunión cara a cara.  Puede escuchar y responder con tono emocional, no sólo el contenido verbal, sintiendo los cambios en el tono de voz. Y  podrá tener sus negocios listos rápidamente.

Estás son las mayores ventajas. Pero:

• Puede ser difícil de alcanzar a las personas a la que se está dirigiendo. En muchos escenarios, las oportunidades de contactar en el primer intento son pocas. Cuando usted llama, su miembro potencial podría estar “en una reunión…,” “almorzando…,” “en otra línea...,” “lejos de su escritorio...,” “fuera de la oficina…,” “de vacaciones…,” o “salió por un momento…,” este es un hecho de la vida moderna. Por lo tanto la persona que llama debe estar preparada para una o más  rondas de conexiones fallidas y de posibles enojos mutuos antes del que el contacto se realice.
• Cuando haga la conexión, la persona meta puede no prestar la misma atención y consideración  a su llamada como en una reunión cara a cara. Ella o él puede no estar preparado o preparada para escuchar, o distraerse por otros eventos en el hogar u oficina (una fecha límite de un proyecto, un bebé llorando). Algunas veces—otro hecho de la vida— le pueden poner en espera, cuando entre otra llamada.
• Una llamada telefónica usualmente no puede crear una conexión fuerte como una reunión cara a cara. La asociación se logra con las conexiones que se hacen y el fomento de conexiones toma tiempo. Las reuniones permiten ese tiempo, las llamadas telefónicas usualmente no. Alguna información no verbal —expresiones faciales, lenguaje corporal — también se pierde en el teléfono, las cuales pueden limitar aún más el desarrollo de las relaciones.

Contacto por carta

Contactos por carta e impresos, por otra parte tienen clara ventajas. Mientras que una buena carta de reclutamiento de membresía toma tiempo de escribir, esta algunas veces expresar lo que usted desea decir mejor que un discurso (porque tomó el tiempo para escribirlo). Y una vez la carta esta escrita, el contenido básico puede ser usado una y otra vez. Usted puede crear muchas cartas en poco tiempo. Y desde el punto de vista del receptor, la carta puede ser leída en un momento de ocio y mantenerse archivada como futura referencia.

Por otra parte:

• Aún las mejores cartas no son tan personales como una llamada telefónica o una reunión.
• No hay forma de un diálogo de doble vía.
• Hay menos oportunidad de responder a preocupaciones individuales y para desarrollar una relación.
• Y (la espeluznante verdad) algunas cartas nunca son abiertas del todo.

Entonces, cada uno de estos métodos de contacto posee aspectos positivos y negativos. De acuerdo, pero, ¿cómo resuelve usted este problema? Usted quiere continuar. ¿Cuál método deberá seleccionar en su situación en este momento?

Nos gustaría brindarles una respuesta para todos los propósitos. Pero de hecho, no creemos que exista una. En cambio, la respuesta a la pregunta depende de su situación.

Factores en su decisión

Mientras el contacto cara a cara generalmente es el mejor, algunas situaciones son iguales, pero otras no siempre lo son. Pero aquí presentamos algunas situaciones donde usted realmente querrá hacer el en hacer el contacto personal y tener una reunión cara a cara.

• Cuando usted tiene una pequeña cantidad de personas para reclutar
• Cuando usted tiene una gran cantidad de personas para reclutarlos (no necesita estar haciendo solo este trabajo.)
• Cuando usted tiene tiempo disponible para hacer los contactos
• Cuando a la persona que está reclutando será un miembro particularmente influyente en la comunidad.
• Cuando la persona que está reclutando no le conoce a usted o a su grupo muy bien.

Un contacto telefónico puede ser la mejor elección en estos casos:

• Cuando el futuro miembro no está disponible (o no es probable que esté disponible) para una reunión.
• Cuando el futuro miembro es relativamente fácil de contactar por teléfono
• Cuando usted y el futuro miembro están familiarizados
• Cuando la petición que usted hace es relativamente simple
• Cuando personalmente se siente cómodo hablando con otros por teléfono.

Y, como una alternativa al teléfono, he aquí cuando una carta debe ser considerada seriamente:

• Cuando usted debe reclutar una cantidad grande de miembros
• Cuando usted es la única persona disponible para hacer el trabajo
• Cuando su tiempo (y el de su grupo) es muy limitado
• Cuando es menos importante quienes, en particular, son los nuevos miembros
• Cuando el futuro miembro ya está familiarizado con usted o con el grupo
• Cuando ha desarrollado una excelente lista de correos.

Vamos a probar algunos ejemplos para ilustrar estos principios, con algunas de las recomendaciones propuestas:

Ejemplo	Recomendaciones
Su grupo quiere la legislación local pase. El consejo de la ciudad está de su lado.	Hay un miembro influyente. Reúnase con el consejero en persona.
Quiere que 50 residentes se unan a las reuniones del vecindario.	Ellos no deben ser difíciles de alcanzar. Llámelos a sus casas en las noches (puede también dejar folletos de información en sus puertas).
Necesitas 200 nuevos miembros en los próximos meses, cada uno de los cuales enviará un cheque.	Cualquier cheque es bienvenido. Busque una buena lista de correos. Inicie con una carta .
Usted desea crear un Consejo Asesor para la clínica de salud local.	¿Qué está pensando (consulte el próximo apartado)?

¿Y que hay respecto a las características específicas de su situación en este momento? ¿Cuál elección de método podría funcionar mejor para usted?

Combinando diferentes métodos

En este punto, tenemos buenas noticias (esperamos). Es posible combinar los diferentes métodos de contacto. Por ejemplo, usted puede…

• Llamar, después escribir
• Llamar, después fijar una reunión
• Escribir, después llamar
• Escribir, después fijar una reunión

Y, para ampliar el punto, puede añadir una tercera etapa. Esto es, puedes llamar luego de haber enviado una carta, o escribir después de que se han reunido. En otras palabras,

•     Llame, escriba, llame
•     Llame, reúnase, escriba

Muchas variaciones pueden ser posibles, pero estas son los suficientes por ahora (No queremos que las cosas se hagan muy complicadas).

En muchos casos, la combinación de los métodos es una buena idea. El consejo asesor de la clínica de salud del ejemplo anterior es un caso excelente del  punto. Es una tarea importante, vale la pena tomarse el tiempo. Por lo tanto, si su propio tiempo lo permite, usted querrá llamar (o escribir) a los futuros miembros y fijar una reunión; o  (como una alternativa menos intensa) escribir, después llamar. En cualquiera de los casos, puede dar seguimiento con otra llamada o carta.

Una discusión más precisa de la secuencia exacta de eventos nos llevaría más allá del alcance de este módulo. Pero el punto principal, es sin embargo, que es posible y a menudo deseable combinar métodos diferentes cuando le está solicitando a los miembros a que se unan al grupo. Cada método puede apoyar y aprovechar la fortaleza de los otros. En muchas situaciones, usando una bien estudiada combinación de métodos puede hacer valer más su tiempo y molestias.

Ajustando sus métodos para adaptarse a la situación.

Vamos a cerrar está sección con más noticias útiles. No debe apegarte a un sólo método todo el tiempo. Su estrategia puede variar. Puedes usar un método de contacto para algunas personas  y otro método para otros. Dice el refrán, “Cada cabeza es un mundo”. Es la verdad.

Por lo tanto un presidente de banco puede ser mejor abordado en una reunión programada, cara a cara. Un ministro puede ser contactado solamente por teléfono, los domingos por la tarde, después del sermón. Algunos que pueden estar viajando mucho pueden poner atención especial al correo (a menos que quiera tratar de reclutarlo por teléfono celular o buscapersonas), mientras que un vendedor puede estar más disponible en la tienda. Todas estas personas están disponibles, pero mas fácilmente en formas particulares. Si está interesado en el prospecto X, su tarea como reclutador es preguntarse, “¿Cómo puede yo llegar a esta persona en particular?”

Tomando ventaja de la oportunidad

Antes  de concluir, hay un enfoque más de contacto que mencionar. Necesita ser mencionado, aunque no sea exactamente un “método.” Lo llamaremos “oportunidad.”

Usted puede abordar un miembro potencial en la oficina de correos, o en un juego de fútbol. Puede ver al mismo presidente de banco recogiendo el periódico, o en la iglesia. Si no está fuera de lugar para acercarse a él --y puede ser que no—entonces tome ventaja de estas casualidades. En estos encuentros casuales, cuando las personas no están un apuro, muchas personas se muestran naturales y colaboradoras. Y ellos pueden ser más receptivos para lo que quiera decirles.

Un buen trabajo comunitario significa estar preparado para tomar ventaja de cada oportunidad que se le presenta, sea esta por casualidad o por decisión.

En resumen:

Reuniones, llamadas telefónicas y cartas pueden ser vistas como parte de una estrategia global de adhesión, la cual puede ser usada según sea necesario. Si existen varios métodos, ¿por qué limitarse a usar sólo uno?

Pero una vez que ha hecho su elección o elecciones, ¿Cómo llevarlas a cabo? Este es el tema de nuestras siguientes dos secciones, Escribiendo Cartas a Participantes Potenciales y Contactando Personalmente con Participantes Potenciales.