الأداة الرقم 1: الأمور اللوجستية للاجتماع الأول:
- إيجاد مكان مريح وسهل الوصول إليه، وكبير لدرجة اتّساع كافة الناس الذين تتوقعونهم. الاحتمالات تتضمّن مراكز الهيئات أو صالات اجتماع في الشركات، أو المكتبة العامّة، أو قاعة البلدية، أو النوادي والمراكز الاجتماعية، أو الأماكن الدينية، أو المدرسة الثانوية، أو جامعة أو كلية محلية.
|
قد تودّون عقد الاجتماع في مكان له علاقة بسبب إنشاء الائتلاف. قد يجتمع ائتلافٌ حول المشرّدين في مأوى مثلاً، أو آخر عن التعليم في مدرسة ما يمكن أن يعطي الأعضاء فرصة للنظر في المسألة في عين مكانها، وقد يساعد ذلك أيضاً على صياغة نبرة عمل الائتلاف. في حال كانت هنالك خلافات في المجتمع المحلي فمن المهم عقد الاجتماع في مكان يعتبر حيادياً (في حَي غير أحياء المجموعات أو الفرقاء المتناحرين)، أو في بناية أو مؤسسة لا تتماهى مع منظمة ما أو مجموعة ما.. |
- في نفس الوقت، اتّخاذ قرار حول زمان الاجتماع ومدّته. يجب أن يُكيَّف وقت الاجتماع مع حاجات الناس اللازم وجودهم هنالك، كما أن مدّة الاجتماع تعتمد على غاياته. في حال كان هنالك عمل جوهري يجب القيام به، يجب أن يكون الاجتماع طويلاً بشكلٍ كاف لإنجازه، أو على الأقل لضمان بداية جيّدة.
|
بشكل عام، فكرةٌ جيدة أن يكون للاجتماع الأول هدف عملي بشكل ما. ليس بالضرورة أن يكون الهدف هائلاً (قد يكون اتخاذ قرار مثلاً حول مَن سيكون في الغرفة، أو تعيين مجموعة لصياغة بيان حول المسألة يُحرّره الآخرون في الاجتماع التالي). المهم أن يخرج الناس من الاجتماع بشعور أنّه كان ذا جدوى. |
- التفكير بكيفية ترتيب المكان: هل نضع الكراسي في دائرة كبيرة؟ هل نضعها في صفوف مع المجموعة النواة في الأمام؟ مجموعات صغيرة؟ لكل من هذه الترتيبات دلالة حول كيف سيعمل الائتلاف. اقتراحنا هو أنّ الدائرة أكثر انسجاماً مع طبيعة الائتلاف، حيث لا قائد واحد بل مساواة بين الأعضاء، مع ترك الاحتمال مفتوحاً لجعل أفراد أو منظمات مختلفة تتولّى القيادة في ظروف مختلفة، وتشجّع المسار الديمقراطي.
|
هناك عنصر أساسي هو توفّر الطعام والشراب. إذ يغيّر وجود الطعام مناخ الاجتماع، كما تجدون في أماكن أخرى في "عدّة العمل المجتمعي" (الفصل 10، القسم 7: تطوير برنامج تدريب للموظفين، والفصل 12، القسم 4: تنظيم ورشة عمل)، ويجعله أقل رسميّةً، ويشجّع التفاعل بين الحاضرين. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان الاجتماع سيكون طويلاً، فالأطعمة والمشروبات تساعد الناس على اليقظة وتجعل احتمال بقائهم حتى النهاية أكبر. |
-
أحدَ أعضاء المجموعة النواة
-
مسؤول مجتمعيّ مرتبط بالمسألة عن كثب (مثلاًُ، مدير الوكالة صاحبة المسؤولة مسؤولية مباشؤة أكثر من غيرها عن المسألة)
-
عضوَ ائتلاف يتمتّع بمهارات تيسير
-
ميسّراً من خارج الأفراد والمجموعات
|
أيّاً اخترتم لإدارة الاجتماع، يجب أن يتمتع بمهارات تيسير جيّدة. عليه/ها التأكّد من أنّ الجميع يُسمع، وأنّ النقاش يتقدّم، وأنّ المجموعة تطرح بنود جدول الأعمال، وأن يبقى الاجتماع حضارياً ومُنتِجاً. والأهم على الأرجح أن يكون مرناً بما يكفي لتغيير الاتجاه عند الضرورة، ويمتلك من حسن التصرف والذكاء ما يكفي ليعرف متى تحين هذه الضرورة. الاجتماع الأول للائتلاف الجديد يكون أرضاً مجهولة، ويمكن أن يشكل خطراً إذا لم يكن للائتلاف ميسّر كفؤ. قد يُحرف الاجتماع عن مساره فيتبع هموم فرد ذي فكر آحادي أو عنيد، أو قد يُختزل الاجتماع إلى مسائل إجرائية أو نزاع غير ضروري. الميسّر الجيد (بشكل خاص مَن لديه أيضاً مصداقية عند أعضاء الائتلاف) يمكن له أن يُبقي الاجتماع على الطريق الصحيح ويساعد على تأمين النجاح للائتلاف في النهاية. لا تنسوا أن تتأكّدوا من أنّ أحد الحاضؤين يسجل المحضر. المثالي هنا هو الطلب من أحدهم قبل الاجتماع أن يقوم بذلك تحديداً للاجتماع الأول، مع الاتفاق على أنّ المجموعة إمّا ستعيّن أميناً للسر، أو ستخلق إجراءات أخرى للتأكّد من تسجيل الاجتماعات بالشكل المناسب. (للمزيد عن التيسير الفعال والتسجيل، انظروا الفصل 16: تيسير المجموعة وحل المشكلات.) |
- الترتيب لرعاية الأطفال والنقل أو خدمات أخرى قد يحتاجها بعض الناس لتسهيل حضورهم الاجتماع: قد يكون ذلك مهمّاً بشكل خاص إذا كنتم تحاولون جذب آباء وأمهات من الشباب أو مجموعات ذات دخل محدود أو أعضاء من المجموعة المستهدفة.
- في النهاية، تأكّدوا من أنّ الجميع يعرف زمان الاجتماع ومكانه: حتّى لو أُخبر الناس عن الموعد عندما جرى الاتّصال بهم للمرة الأولى بشأن الائتلاف، فعليكم إرسال تذكير و/أو الاتصال مرّة أخرى. بالنسبة لمعظم الناس المنهمكين بأعمالهم، فالموعد يُعتبر غير قائم إلى أن يُسَجّل في دفتر مواعيدهم. وفي حال كان الزمان والمكان مُسَجّلين فالتذكير يساعد على تثبيت فكرة الاجتماع في عقول الناس.