Sección 11. Solicitar contribuciones y apoyo con donaciones en especie

• ¿Qué queremos decir con contribuciones y apoyo en especie?

• ¿Por qué solicitar contribuciones y apoyo en especie?

• ¿Cuándo solicitar contribuciones y apoyo en especie?

• ¿Cómo solicitar contribuciones y apoyo en especie?

Salir a buscar apoyo a través de subvenciones y propuestas exitosas son sumamente importantes para la sostenibilidad financiera de muchas organizaciones comunitarias. Un financiamiento a base de subvenciones puede ayudar a su organización a triunfar; no hay duda de eso. Sin embargo, la competencia para obtener subvenciones es dura, y para muchos grupos se está tornando más dura. Esto significa que agrupaciones como las suyas pueden querer echar un vistazo a otros recursos disponibles. Dos de esos recursos pueden venir directamente de la comunidad: contribuciones y apoyo en especie. Esta sección le dará algunos lineamientos sobre los diferentes tipos de contribuciones y de apoyo en especie. Además, le ayudará a identificar sus recursos potenciales, y provee una guía sobre cómo obtenerlos. 

¿Qué queremos decir por contribuciones y apoyo en especie?

Las contribuciones son donaciones de dinero por parte de individuos, compañías y otras organizaciones de la comunidad. Gran parte del financiamiento para muchos grupos sin fines de lucro, proviene de fondos públicos –por ejemplo, de impuestos—y es distribuido en alguna medida por el gobierno. Los fondos públicos son, sin embargo, limitados y muchas organizaciones deben buscar otras fuentes de financiamiento. Fundaciones privadas y campañas diversas son a menudo una segunda fuente de ingresos, pero muchas organizaciones más pequeñas (y algunas más grandes también) no son elegibles para recibir su financiamiento. En esos casos las contribuciones pueden ser su mejor apuesta para obtener una parte o bien, para todo el financiamiento necesario para realizar sus operaciones diarias.

Tipos de contribuciones

La idea de las contribuciones suena simple – es dinero que personas, empresas o grupos le dan a su organización. Eso es cierto, pero hay muchas variaciones. Algunas contribuciones son deducibles de impuestos (eso significa que usted puede sustraer la cantidad de la contribución de la cantidad de dinero sobre la cual paga los impuestos, al menos en los Estados Unidos), y algunas no lo son, dependiendo del estado fiscal de la organización receptora, para qué utiliza el dinero y de si los donantes reciben o no algo a cambio. ( Entender el significado de estatus sin fines de lucro y de la exención de Impuestos. Algunas organizaciones animan a los donantes a realizar donaciones mayores al permitirles extender las donaciones por un período de tiempo—con frecuencia por un año, pero a veces por un período más corto o más largo). Los contribuyentes pueden dar dinero específicamente al fondo de beneficio de una organización, o a otro fondo o a una actividad particular. Ellos pueden estimular a otros a dar en memoria de algún amado que ha fallecido, o en honor a una ocasión importante –una boda, un aniversario, un cumpleaños, un retiro. 

Las organizaciones pueden pedir pequeñas contribuciones en forma distinta a cuando piden contribuciones grandes, y pueden encontrar formas creativas de solicitar fondos. Los donantes mayores, aquellos que dan grandes cantidades de dinero, pueden ser tratados en forma distinta, por ejemplo, y ofrecerles un reconocimiento especial por su generosidad. A los contribuyentes puede ofrecérseles algo diferente –una membresía, un reconocimiento, una carta mensual por parte de la organización, un pequeño regalo donado por una empresa de apoyo (tazas para café son tal vez los más comunes) –en retribución por su ayuda.

Algunos contribuyentes pueden complacerse con una compra. Tiquetes para una presentación especial pueden costar $50.00 cada uno, de los cuales $25.00 corresponden al costo del tiquete, y los restantes $25.00 serían una contribución para la organización patrocinadora. (En esos casos, el donante puede tomar solamente una deducción de impuestos por $25.00, la cantidad de la contribución.) Los donantes principales pueden obtener asientos preferenciales en estos eventos, o tener una cena con los intérpretes.

Según el tamaño y necesidades de su organización, se podría pensar en buscar mayores donantes o no.  Las contribuciones comunitarias se encuentran típicamente en el rango de los $10.00 a $100.00, con unas pocas que ascienden quizás a los $500.00. Los donantes mayores de grandes organizaciones e instituciones pueden dar millones, aunque un donante mayor para la mayoría de organizaciones comunitarias probablemente contribuye con unos cuantos miles –digamos $2,000.00 a $5,000.00.  Las preguntas para cualquier pequeña organización son aquellas como: cuánto tiempo y esfuerzo se requieren para obtener una donación de ese tamaño, y si ésta tiene los recursos para invertir en lo que puede o no, ser un éxito.

Los donantes mayores generalmente tienen que ser cortejados.Las universidades les ofrecen la oportunidad de nombrar edificios o departamentos completos, vino y cena en los mejores restaurantes, y los hacen Supervisores o Fideicomisarios.  Usted probablemente no tiene la capacidad de hacer ninguna de esas cosas, pero puede reunirse con ellos, presentarles su organización y el trabajo que ésta realiza, llevarlos en recorridos guiados para que conozcan sus facilidades o programas, y ofrecerles pláticas con los participantes y equipo de trabajo.También se puede discutir arreglos financieros que provean las mejores ventajas respecto a impuestos, para el donante.  (Probablemente se necesitará un abogado o contador que le ayude con esto.) Si tiene el tiempo, energía y conexiones para esto, valdría la pena. Si esto le restará mérito a la calidad del trabajo que realiza la organización –a menos que se mantenga una promesa de una donación mayor, una que puede ayudar a la organización a avanzar a otro nivel –probablemente no vale la pena.

El apoyo en especie es una manera en la cual su grupo consigue otros recursos que no son dinero. En vez de comprar todo con dinero en efectivo, se puede buscar donaciones de miembros de la comunidad. Los recursos en especie, o contribuciones no-monetarias, pueden ser cosas que de otra forma se tendría que pagar, o pueden ser cosas que simplemente el dinero no puede comprar. Cuando alguien es voluntario, da su servicio, suministros o ayuda gratuita, entonces se está recibiendo apoyo en especie. Se puede buscar apoyo en especie tanto desde dentro de los miembros de su organización, como de su comunidad local.

Las organizaciones comunitarias necesitan recursos para poner en acción sus planes. Uno de esos recursos es, por supuesto, dinero en efectivo. Pero dicho dinero puede no siempre estar disponible, y algunas donaciones –personas, grupos o empresas – pueden sentirse más cómodos al donar otra cosa que no sea dinero. El apoyo en especie no debe ser visto como la segunda mejor luego de las donaciones monetarias directas, sino como una parte igualmente importante del fondo común de recursos disponibles para su grupo.

Muy probablemente, su grupo ya recibe mucho apoyo no-monetario. ¿Alguna otra organización les hace el servicio de correspondencia? ¿Comparten espacio con la Cámara de Comercio u otro grupo? ¿Pueden usar la fotocopiadora de ellos? Esos son ejemplos de apoyo en especie, ejemplos que usted tal vez cuenta o no como donaciones a su grupo.

Entonces la búsqueda del apoyo en especie debe ser una parte integral de su plan de acción y sostenibilidad. Si su grupo desea triunfar, usted querrá mucho más que sólo dinero: usted querrá también bienes, personas, y servicios.

Tipos de apoyo en especie

Echemos un vistazo a los tres tipos básicos de donaciones en especie: bienes, servicios y personas.

Los bienes son simplemente casi cualquier cosa que no sea dinero – por ejemplo, un carro, papel, equipo o muebles. Los bienes  son un recurso no monetario vital para cualquier organización. Usted puede encontrar bienes en todo lugar: en hogares, empresas, gobiernos y grupos civiles. Estos pueden ser usados o excedentes, o pueden ser productos y mercadería nuevos. También pueden pedirse en préstamo, o pueden ser obtenidos con cooperación de otro grupo.

Los bienes son un sustituto del dinero. El dinero en efectivo y el apoyo en especie (como los bienes) hacen un paquete de recursos completo.

Algunos ejemplos:

• Equipo y muebles, incluyendo computadoras y fotocopiadoras.
• Suministros, incluyendo papel, folders para archivos, y otros suministros de oficina necesarios.
•  Espacio, incluyendo mantenimiento y utilidades.
•  Alimentación que las personas llevan a reuniones regulares.

Los servicios son, con frecuencia, agrupados junto a los bienes como donativos en especie. Muchos pasan por alto a los servicios porque, con pocas excepciones, éstos no son deducibles de impuestos como lo son las contribuciones de caridad. Algunas compañías deducen el tiempo utilizado en el quehacer de un servicio de caridad como un gasto normal de la empresa. Otras consideran al servicio comunitario como una función empresarial y no mantienen registro de ese quehacer. Sin embargo, los servicios son un recurso principal de apoyo para agrupaciones sin fines de lucro exitosas.

Las corporaciones son los contribuyentes mejor-conocidos, pero el donativo de servicios es indudablemente, una práctica comunitaria extendida. Las empresas pequeñas, vendedores, universidades, otros sin fines de lucro, individuos profesionales y comerciantes tienen todos servicios para ofrecer. Cualquiera que provee servicios por el pago de honorarios probablemente está ofreciéndolos gratis, o en descuento, a una causa meritoria.

Ejemplos de servicios incluyen:

• Impresión
• Organización de sitios web
• Transporte

Las personas son la llave a todos los recursos en la mayoría de grupos sin fines de lucro que están orientados al servicio. Los recursos humanos son personas que dan su tiempo sin cargo alguno, por un honorario pequeño, o por una paga hecha por un tercero en nombre de algún grupo sin fines de lucro. Cualquiera que ofrezca a su grupo, asistencia técnica o consultoría, o que provea servicios financieros y archivos, o que se ofrece a ser voluntario como miembro de su junta, está haciendo una donación en especie. 

Los recursos humanos no son sólo voluntarios. Las personas sí hacen trabajo como voluntarios, pero los empleadores podrían “prestar” a sus empleados pagados para trabajar en esfuerzos comunitarios.

Ya que las personas están en todas partes, conocen a todos y hacen todo, su potencial como recurso es ilimitado. El desafío es descubrir cómo usar a la mayoría de las personas, en la mejor combinación, para que su organización obtenga la mejor de las ventajas. Algunas posibles formas– aparte del voluntariado para ayudar a proveer servicios, como puede suceder en una organización educativa o recreacional, por ejemplo– en las que la gente puede ayudar a su operación:

• Ayuda en el trabajo de oficina.
• Guardería para eventos especiales.
• Recaudación de fondos.
• Servicios legales, contables u otros de tipo profesional.

Algunos ejemplos de apoyo en especie:

• Contar con su escuela o gobierno locales –si éstos tienen un departamento de imprenta  – para que se impriman las invitaciones de su grupo para una gran reunión con la comunidad.
• Alojamiento para las reuniones de su grupo en un edificio de la universidad local estatal. Tener acceso a las fotocopiadoras de la universidad, y recibir ayuda de ellos en el servicio de correspondencias.
• Que sus miembros de coalición traigan bocadillos y bebidas a una reunión.  
• Pedir a los dueños de tiendas que donen artículos para usarlos en una rifa.
• Invitar a voluntarios hábiles, como carpinteros, pintores o a un albañil local, para que arreglen un espacio donado que su coalición usará.
• Recibir muebles de oficina viejos de una firma de abogados que está redecorando su propia oficina.

¿Por qué solicitar contribuciones y apoyo en especie?

Para incrementar sus recursos en general. A mayor cantidad de recursos, mayor es la posibilidad de  realizar acciones y de hacer un trabajo efectivo. El dinero en efectivo es, obviamente, un recurso principal desde que le da acceso a lo que necesite. Mientras muchos grupos e individuos no pueden donar efectivo o se sienten incómodos haciéndolo, serían felices, si se les pide, donando suministros, espacio o tiempo. Ya que los grupos comunitarios con frecuencia necesitan ese tipo de recursos, ésta puede ser una gran oportunidad. Su grupo estará más cerca de encontrar sus metas cuando tenga los recursos necesarios para poner su plan en acción. 

Para ayudar a construir un apoyo comunitario para su trabajo. Cuando personas u organizaciones donan dinero, una computadora o a su personal por un tiempo, la conexión con su causa crece con más fortaleza. Ellos tienen más que un interés en verlo a usted triunfar. Entonces no son sólo fondos, bienes y servicios que usted está recibiendo; está recibiendo buena voluntad en añadidura, y desarrollando nuevos aliados también.

Para encontrar otras fuentes de apoyo, fuentes las cuales usted no conocía. Al usar conexiones de sus partidarios, usted podría ser capaz de adquirir ese apoyo también. En este aspecto, tanto sus recursos en especie como su apoyo comunitario en general pueden crecer. Sus nuevos partidarios podrían ayudarle luego en formas que nadie hubiese anticipado.

Para adquirir recursos que vienen sin restricciones. Usted puede gastar el dinero que obtiene de contribuyentes locales de una manera que considere necesaria para apoyar la operación de la organización. Muchos financiadores públicos limitan la cantidad de dinero que las organizaciones pueden gastar en costos operacionales –salarios administrativos, renta, funciones de oficina, etc. Para algunas organizaciones, las contribuciones comunitarias son las únicas para financiar esos costos, pero los fondos sin restricciones –dinero que usted puede usar para lo que quiera—son valiosos para cualquier organización, y pueden darle la libertad de dirigir el programa lo mejor posible.

Para obtener artículos, equipo, etc., que de otra forma no obtendría. Muebles, copiadoras, actualización de computadoras y otros artículos similares que simplemente no sería capaz de costear, y quizás no tendría permiso para comprar con otros fondos, pueden a veces provenir de fuentes comunales. Firmas que están actualizando su tecnología tal vez quieren deshacerse de computadoras y otros equipos que son mucho más avanzados que las máquinas viejas que las que su organización está usando. Una firma de contadores que necesita impresionar a sus clientes puede estar descartando muebles que son más atractivos y que están en mejores condiciones que las sillas que usted consiguió del botadero cuatro años atrás. Si ellos se lo dan, en vez de desecharlos, pueden ganarse una cancelación de impuestos, tener la satisfacción de ser ambientalmente responsables al reciclar sus desechos, y proveer un servicio comunitario, todo al mismo tiempo.

Para incrementar su contrapartida. Muchos financiadores públicos requieren que las organizaciones provean fondos a favor de la comunidad u otras fuentes para poder ser elegibles. Usualmente las contribuciones en efectivo y donaciones en especie de la comunidad pueden ser utilizadas para este propósito.

El propósito de requerir una contrapartida es mostrar que su organización cuenta con el apoyo de la comunidad, y puede continuar dirigiendo sus programas, al menos hasta cierto punto, ya sea que el donador continúe o no dando sus donaciones. Pueden variar desde pequeñas cantidades –10% de la donación del financiador, quizás – a tanto como el 100% (le daremos $100.00 si usted aparece con otros $100.00.) Si usted tiene más de una donación que requiere una contrapartida, las contribuciones locales pueden ser extremadamente importantes, porque los fondos sólo pueden ser usados para favorecer una sola donación. Mientras más dinero en efectivo y contribuciones en especie tenga, será más adecuado para otros financiamientos.

¿Cuándo solicitar contribuciones y apoyo en especie?

Usted probablemente ya está recibiendo diferentes tipos de apoyo en especie para su grupo. Cuando su grupo está comenzando un nuevo proyecto, se pueden necesitar algunos nuevos recursos. Este es el momento correcto para determinar exactamente qué tipo de apoyo necesita su agrupación. Haga un inventario – un “inventario de recursos” – de su grupo. Luego use la técnica de tormenta de ideas para determinar cuáles miembros de su comunidad son capaces de donar algunos o todos esos recursos.

Tome ventaja de situaciones que usted conozca que existan o que estén surgiendo. Si hay una empresa que está cambiando o renovando su espacio, podría estar dispuesta a donar muebles y otros bienes que de otra forma tiraría.  Una empresa nueva querría generar una buena voluntad en la comunidad al proveer algunos bienes o servicios en especie. La fundación de una serie local de ERCS (Ejecutivos Retirados de Corporaciones de Servicios) puede ofrecer oportunidades de servicios profesionales gratuitos.

Las contribuciones son un asunto distinto. Pedir donaciones monetarias es a veces una cuestión de tiempo, pero hay opiniones que difieren en cuanto a lo que esto se refiere. Muchas organizaciones solicitan fondos de la comunidad durante la época de festividades –por ejemplo en Navidad en los Estados Unidos, pero esto varía en otros países, dependiendo de la cultura – cuando las personas se sienten generosas. Otros no lo sienten así, porque todos los demás piden en tiempo de fiestas, prefieren esperar hasta después o iniciar antes. Aún otros dirigen campañas regulares una o dos veces (o más) al año.

Algunas organizaciones intentan campañas de recaudación de fondos comunitarias de días o semanas de conciencia nacional para su tema. Otros pueden adaptarlas a tiempos específicos en la vida de sus programas –el comienzo de cursos de entrenamiento, el inicio de clases escolares, temporada de gripe, etc.

Todo esto puede ser más complicado si hay restricciones en la actividad recaudadora de fondos. Vías Unidas de la Comunidad (o “Community United Ways” -su nombre en inglés), que financia muchos grupos sin fines de lucro en los Estados Unidos, prohíbe que las organizaciones reciban sus fondos de actividades de recaudación de fondos durante la campaña Vía Unida (usualmente faltando un mes o dos para otoño), y de solicitudes individuales hechas a empresas que regularmente donan a Vía Unida. Otros financiadores pueden imponer restricciones similares, y usted podría estar limitado para cuando tenga los voluntarios y otros recursos necesarios para recaudar fondos en la comunidad.

Una forma de pensar sobre las contribuciones de la comunidad es determinar cuándo las necesita más. Muchos financiadores hacen donativos que cubren un año, pero tal vez sólo dan el dinero a ciertos tiempos (una cuarta parte al inicio de cada trimestre, por ejemplo). Además,  otras fuentes de financiamiento – eventos para recaudar fondos, Vía Unida – tal vez sólo provean dinero en algunos tiempos. Los contratos con frecuencia requieren pruebas de que las organizaciones han gastado su dinero antes de ser reembolsadas. Todos esos factores pueden tener un efecto enorme en el flujo de efectivo de una organización.

Flujo de efectivo – el flujo actual de dinero en efectivo que puede ser gastado a través de la organización, en contraposición al dinero que le deben a usted o que usted le adeuda a alguien más –puede ser tan importante para sus finanzas como lo es la cantidad total de dinero en su presupuesto. Si un amigo le adeuda $500.00, pero aún no le ha pagado, y usted solamente tiene $5.00 en el banco, ese es un problema de flujo de efectivo. Usted no puede pagar sus cuentas mientras su amigo le deba dinero. Su organización tal vez espera un cheque grande para el próximo Diciembre, pero si aún es Octubre y no se puede cancelar la cuenta telefónica, ese cheque no le es de ayuda en este momento. Coordinar los tiempos de solicitud de contribuciones comunitarias puede ayudarle a atravesar el período entre el financiamiento y otros pagos, y mantener su flujo de efectivo estable.

¿Cómo puede usted solicitar contribuciones?

Pedir dinero a la comunidad puede tomar una variedad de formas. La primera cosa que se debe hacer es hacer un plan para solicitar contribuciones. Si se planea bien, su pedido irá más sutilmente, y tendrá mayor probabilidad de producir los resultados que se esperan. Los elementos de un plan para la recaudación de fondos en la comunidad incluyen:

Reclute a las personas que necesita para ayudar con la campaña. Estas incluyen a aquellos que harán apelaciones personales a amigos y miembros de la familia, aquellos que suministrarán nombres y direcciones de potenciales contribuyentes (ver abajo), y aquellos que pueden ayudar con logística –montar una correspondencia, acceso a datos, hacer llamadas telefónicas, etc. Asegúrese de que tiene más que suficientes personas alineadas a tiempo (algunas se retiran, enferman, o de otra forma ya no estarán disponibles cuando llegue el momento), y que sepan lo que usted quiere que hagan y cuándo deben hacerlo.

Haga una lista. La mayoría de organizaciones empiezan haciendo un compilado de los donadores actuales y de potenciales donadores. Estos usualmente incluyen:

• Personas que han tenido alguna experiencia directa con la organización: participantes actuales y participantes anteriores, voluntarios, miembros de la junta, etc.
• Personas que tienen contacto directo con la organización: equipo de trabajo y miembros de la junta con los que trabaja, oficiales locales, funcionarios de firmas y bancos con los que hace negocios.
• Miembros de la comunidad, incluyendo empresas y organizaciones que han dado dinero en el pasado.
• Compañías que han sido de ayuda o que han hecho contribuciones en especie.
• Listas compiladas por el equipo de trabajo y/o miembros de la junta, y a veces también por voluntarios. Esas son personas a quienes ellos estarían dispuestos a firmar cartas o hacer una petición personal. Tal lista puede incluir miembros de la familia, asociados, empresas, sociales, amigos y vecinos. 

Esas listas con frecuencia son introducidas en una de un número de bases de datos de computadora específicamente diseñados como herramientas de recaudación de fondos. Estas le permiten  --además de grabar información básica como direcciones, números de teléfono, y correos electrónicos – de darle seguimiento a cosas tales como cuándo y cómo fue contactado por última vez un financiador potencial, por quién, y cuál fue el resultado. Dependiendo de sus características, esas herramientas le pueden permitir identificar personas en formas específicas (ex-voluntario, médico, particularmente interesado en la salud de madre/niño) de manera que usted puede emparejar su petición a sus intereses.

Los softwares para la recaudación de fondos varían desde versiones shareware hasta versiones freeware, que graban sólo información mínima hasta paquetes caros y extremadamente amplios que hacen de todo excepto llamarlo a su celular cuando es momento de pedirle más dinero a un donante en particular. Es importante escoger un paquete dentro de su presupuesto monetario y que se acerca más a sus necesidades. Algunas referencias que pueden ayudarlo (vea Recursos para más información sobre esto):

• Fundraising Software Guide
• Selecting Fundraising Software
• Capterra Fundraising Software Tools
• User's Guide to Selecting Fundraising Software

Decida cuál(es) método(s) va a usar para solicitar contribuciones. Dependiendo de sus recursos y qué tipo de mensaje quiera enviar, hay muchas posibilidades para obtener su “pedido” de la comunidad.

• Correo directo. Este es probablemente el método de solicitud más común para fines no lucrativos. Involucra redactar una o más cartas de recaudación de fondos –ya sea una sola carta general, o unas pocas cartas dirigidas a la recaudación de fondos para diferentes programas o atrayendo a tipos específicos de donadores – y enviarlas a las personas de su lista. Si el equipo de trabajo y miembros de la junta han propuesto nombres, pídales que incluyan una nota personal breve y escrita a mano en las cartas de cada persona que ellos sugirieron. Si usted tiene la capacidad, cada carta, aún si es general, debe ser dirigida internamente así como en el sobre, a la persona específica a quien se le enviará (“Querido Dr. Smith,” en vez de “Queridos Amigos.” Incluso un programa de software simple debe permitirle hacer esto.) Un envío de una gran cantidad de correos puede salir bastante barato en los Estados Unidos si se cuenta con un permiso de correo masivo.

Los correos requieren una cierta cantidad de trabajo. Primero, obviamente, la carta en sí debe ser escrita. Una carta de recaudación de fondos tiene que llegar exactamente a la persona u organización indicada. Las mejores son optimistas, enfatizando el buen trabajo que la organización está haciendo, los grandes resultados que obtiene, y las cosas buenas que pueden sucederle a los participantes y a la comunidad como resultado de la contribución del donante. Las cartas deben ser cortas (una página o parecido), y deben empezar con un “captador de atención”  – una historia personal o una descripción interesante o pieza de información que mantendrá la atención del lector. El “pedido” debe aparecer temprano en la carta, sino en la primera oración, de forma que sea claro para el lector el propósito de la misma, y debe ser positiva –explicando las cosas que los fondos apoyarán – en vez de negativa – insistiendo en el problema que tendrá la organización si el lector no contribuye. También debe recalcar los beneficios al donador –satisfacción, el mejoramiento para la comunidad, ventajas fiscales.

El otro esfuerzo que necesita un correo directo es la verdadera preparación y el envío de cartas.  Además de la carta, una solicitud puede incluir un folleto, un sobre de respuesta, y/o alguna otra pieza de correspondencia de la organización (un horario del programa, por ejemplo). Todo esto debe ser metido en sobres, y hay que remitir los sobres –usualmente con etiquetas de correo o mediante impresión, pero otras veces escrito a mano – y pre-clasificadas por código postal si es que serán enviadas como correo masivo (su pre-clasificación baja el costo de los gastos de correo aún más). No es inusual para una organización relativamente pequeña y basada en comunidad, tener una lista de 5,000 o más correos, por lo tanto llenar, remitir, y clasificar los correos es un gran trabajo.

Una manera tiempo-efectiva de realizar la correspondencia es organizando una “fiesta de correos.” Abastezca su oficina o un cuarto grande en la casa de alguien con café, otras bebidas, y bocadillos, e invite al equipo de trabajo, voluntarios, miembros directivos, y participantes para organizar una línea de trabajo para terminar con todo. Un grupo de personas –entre más, mejor – trabajando juntas pueden dejar lista la correspondencia en una tarde o una noche, y pasar un buen rato durante el proceso.

Otra posibilidad es encontrar otro grupo que se beneficie al hacer su correspondencia. Programas de la sede de algún club para adultos, diseñados para proveer tareas significativas a personas que no pueden trabajar en empleos típicos debido a enfermedades mentales, con frecuencia incluyen el servicio de correos. Programas residenciales para criminales adolescentes puede ser otra fuente de ayuda. (Los adolescentes trabajan por comida, y muchas veces ofrecen un gran servicio y son más rápidos que los adultos en tales tareas. Niños en programas residenciales usualmente estarán felices de la oportunidad de salir a la comunidad.)

• Solicitud telefónica. Muchas organizaciones, ya sea en vez de, o en conjunto con, el correo directo, usan el teléfono como una vía para alcanzar donadores potenciales. Las organizaciones más grandes pueden hacer las llamadas por sí solas, o pueden contratar firmas de telemercadeo para hacer las llamadas, pero organizaciones más pequeñas dependen del equipo de trabajo, participantes, miembros directivos, y voluntarios para manejar los teléfonos. Muchas veces, una compañía o un grupo mayor sin fines de lucro dejará a una pequeña organización usar su línea telefónica para realizar las llamadas. El objetivo de cada llamada es obtener una garantía de apoyo en una cantidad determinada.  
• Solicitud de correo electrónico. Con la venida de MoveOn.org y otras organizaciones similares, la solicitud de correo electrónico se ha convertido un método común de solicitar apoyo. Tiene sus inconvenientes –muchas personas lo encuentran molesto, y los correos electrónicos pueden fácilmente perderse o ser ignorados en la bandeja de entrada – pero tiene la distinta ventaja de ser capaz de alcanzar un gran número de personas con un solo click, y también puede dirigir a las personas a su sitio web, si tiene uno, para mayor información. Es probablemente más efectivo cuando va remitido cuidadosamente – dirigido a personas que ya han cooperado, o que al menos están familiarizados con la organización. La cartas de recaudación de fondos vía correo electrónico deben ser cartas reales, y no los correos sin gramática y del tipo no-me-importa-cómo-se-escribe que tal vez le envía a sus amigos. Deben ser tan cuidadosamente redactadas como las peticiones de correo directo, y cuidadosamente organizada en la página también, con alguna consideración en cuanto a cómo aparecen en la página, y que sean fácilmente descargables y  legibles. Deben ser cortas, al grano, y poder ser respondidas de forma simple. Para buena información sobre la solicitud vía correo electrónico, vea Guide to Email Solicitation ebook $100,000 Guía para la Solicitud vía Correo Electrónico, por Marc Bitman.
• Solicitud personal. Probablemente la más efectiva de todas, es la personal, la solicitud cara-a-cara por miembros directivos y otros relacionados a la organización. Esto es muy importante, especialmente para atraer a donantes mayores, –aquellos que regularmente contribuyen con grandes sumas de dinero – que los miembros directivos de un grupo sin fines lucrativos con frecuencia reclutan ya sea porque son capaces de dar grandes sumas de dinero, o porque tienen conexiones con aquellos que sí pueden darlas. Muchas veces se espera que los miembros de la junta directiva le pidan a sus amigos contribuciones, especialmente si están acostumbrados a donar grandes cantidades a causas de caridad. Es mucho más difícil decir no cuando su primo o socio de empresa le dice que hay una organización que él desea que usted apoye que cuando simplemente recibe una carta por correo.
• Otros métodos de solicitud. Hay otras posibilidades, generalmente impersonales, y otras sólo utilizables por organizaciones más grandes. Estas incluyen anuncios en los principales periódicos o en la radio y televisión; teletones o espectáculos en vivo con celebridades; eventos de caridad (cenas, presentaciones de orquestas, conciertos, etc., donde los servicios son donados y todos o casi todos los honorarios de admisión van para el patrocinio sin fines de lucro); y llamadas como éstas que son famosamente conducidas por la radio pública y estaciones de televisión para su propia recaudación de fondos. La recaudación de fondos mediante sitios web  que no está específicamente ligada a una campaña de correos electrónicos puede ser efectiva para organizaciones que atraen mucho tráfico en sus sitios web. Cartas organizacionales y publicaciones similares que van a una lista de partidarios y anuncios de servicio público (PSAs son espacios al aire gratuitos para grupos no lucrativos que la radio y la televisión que deben brindar bajo sus acuerdos de licencia.

Se puede usar cualquiera o una combinación de esos métodos. Muchas organizaciones, por ejemplo, combinan el correo directo y las llamadas telefónicas. Las llamadas generalmente aumentan la cantidad de contribuciones vía correo directo.

Decida los tiempos de las solicitudes. Ya hemos discutido la coordinación de tiempos para pedir las contribuciones para sus necesidades de corriente en efectivo, así como también las consideraciones sobre las épocas. Algunas organizaciones solicitan una vez al año, algunas dos o tres veces al año. Otras hacen pedidos a lo largo de todo el año. Usted tendrá que decidir qué funciona mejor  para su organización.

Una posibilidad es pensar cuáles son los peores tiempos para solicitar dinero. Si el mayor empleador de su comunidad cierra por período de vacaciones en Agosto, ese será un mal momento para enviar un correo de solicitud. Si muchos en la comunidad trabajan por estaciones – en construcción, en un hotel de esquí – entonces deberá coordinar los tiempos de pedido para cuando estén ganando un salario: pueden tener suficiente para donar en otras ocasiones, pero pueden sentirse indispuestos a hacerlo. El verano es generalmente una mala época para solicitar contribuciones, porque muchas personas toman sus vacaciones y están ahorrando dinero para asegurarse que puedan financiar sus actividades vacacionales y realizarlas durante ese período antes de que vuelvan a trabajar. Si usted es un miembro de la organización Vía Unida (United Way), no puede enviar una petición durante la campaña de Vía Unida (usualmente en Octubre o Noviembre.)

La otra característica de la coordinación de tiempos es fijar una fecha límite para completar las preparaciones para su solicitud, y tenerla lista a tiempo. Entre otras cosas, muchos contribuyentes llevan registro de sus contribuciones anuales, y esperan donar para causas específicas a tiempos específicos.  Si su petición para recaudar fondos se realiza a tiempos regulares, muchos donantes esperarán verla – la estarán esperando, de hecho – y eso incrementa las oportunidades para que ellos respondan.

Comunicar su petición. Verdaderamente llevar a cabo sus planes. Redactar su carta, armar su correspondencia, y llevar los correos pre-clasificados a la oficina postal (Consejo: es de ayuda si se primero contacta al administrador de correos, o a quien esté a cargo de correos masivos. Él le puede decir cuál es el mejor tiempo para su llegada, y ayudarle a dejar todo en orden para cuando usted llegue), enviar su pedido vía correo electrónico, hacer sus llamadas telefónicas, etc. 

Rastrear los resultados. Hay un número de preguntas que usted querrá contestar conforme el dinero empieza a llegar – o, más importante, si no llega – luego de su solicitud.

• ¿Cómo es el flujo?  Típicamente, el flujo de contribuciones llega a un pico en la segunda o tercera semana después de que se envió su correo, los niveles se mantienen por una semana o parecido, y luego cae bastante rápido. ¿Encuentra ese patrón en su caso? Comprender el patrón de retornos le dará alguna base para proyectar bien sus resultados antes de tenerlos todos.
• ¿Cuál es el porcentaje de personas contribuyendo? Si se envió un mensaje – ya sea por correo, teléfono, correo electrónico, o algún otro medio de comunicación – a 5,000 personas, ¿cuántas realmente contribuyeron?
• ¿Cuánto recibió, en comparación al costo de la petición? Ninguna recaudación de fondos es gratuita. Como mínimo, cuesta una cierta cantidad en términos de salarios para el equipo de trabajo. El tiempo gastado en reclutar voluntarios, planeamiento, montaje, etc. puede llevar a cientos o miles de dólares, dependiendo del tamaño y ámbito de la campaña. Los permisos para correos masivos tienen un costo, y un gran correo masivo puede implicar varios cientos de dólares, o aún más. La pregunta es si el retorno en contribuciones justifica el costo.
• ¿Las contribuciones de individuos específicos están aumentando, disminuyendo, o manteniéndose igual? ¿Está usted perdiendo la lealtad de sus partidarios, están ellos comprometiéndose más conforme pasa el tiempo?
• ¿Hay partes particulares de la comunidad o elementos particulares de la población que contribuyeron más generosamente?
• ¿Fue esta campaña más, menos o igualmente efectiva comparada con  las campañas en otros tiempos del año?

Las respuestas a estas y a preguntas similares le ayudarán a planear para futuras y exitosas recaudaciones de fondos en la comunidad.

Seguimiento. Después de que todo el dinero ha llegado o le fue garantizado, usted aún no ha terminado.

Hay muchos detalles que todavía deben ser atendidos.

• Enviar recordatorios y sobres de garantía. Cualquiera que garantizó su donativo por teléfono, en línea, o de otra forma debe recibir una carta de agradecimiento por su colaboración, recordándole la cantidad prometida, explicándole cómo hacer el cheque, y dándole cualquiera otra información que necesite para llevar a cabo su compromiso.  Usted también podría contar con un plan como segundo recordatorio luego de cierto tiempo sin no hubo una respuesta. (Pueden haber algunas personas que simplemente no donan lo que garantizaron, aunque probablemente sean unas pocas. No hay nada que usted pueda hacer al respecto – es sólo parte del mundo normal de la recaudación de fondos.)
• Agradecer a todos los que enviaron una contribución. Cada contribuyente– incluyendo a aquellos que honraron sus compromisos – deben recibir una carta dirigida personalmente (de nuevo, incluso un simple programa de software debe permitirle hacer esto fácilmente) agradeciéndole por su ayuda, especificando la cantidad (para propósitos fiscales), y diciéndoles algo importante sobre lo que están apoyando. (“Cada contribución por $20.00 hará posible para podamos alimentar a 10 niños por una semana.”)
• Asegurar que se registraron todos los detalles de cada contribución. Si usted está usando un software para la recaudación de fondos, eso significa que se están introduciendo todos los nuevos contribuyentes con la información y comentarios apropiados (mientras más información, mejor; esto le facilita personalizar su próximo pedido), y actualizando a todos los partidarios anteriores. Si usted está usando archivos en papel, necesitará hacer lo mismo, aunque sea mucho más trabajo.
• Limpiar sus archivos. Un criterio que muchos recaudadores de fondos usan es mantener a las personas en su registro por tres años sin contribución, ya sea que se trate de antiguos partidarios o de nombres nuevos. Después de tres años, usted puede asumir que ellos nunca más van a colaborar, y borrarlos. Usted también debe limpiar sus archivos de cualquiera que haya muerto, mudado, o que de otra forma ya no está disponible, y corregir cualquier cambio de información vital –dirección, teléfono, apellido (por cuestiones de matrimonio), etc. – que obtuvo de la campaña actual.  

Planear la próxima petición para la recaudación de fondos. Ahora que ha reunido toda la información de los pedidos para contribuciones comunitarias, es momento de empezar a planear la próxima. Use todo lo que aprendió de la última para hacer que la próxima sea más efectiva, y para aumentar el número de partidarios de su comunidad.

¿Cómo puede usted solicitar apoyo en especie?

Los recursos no monetarios pueden ayudar a su organización tal como lo hacen los recursos monetarios. Aquí está cómo empezar su campaña para colectar apoyo en especie:

Antes de comenzar

Durante una reunión de su organización, discuta sus necesidades de recursos no monetarios. Piense en solicitar apoyo en especie para reemplazar su gasto monetario actual. ¿Qué tipo de cosas puede usted pedir en vez de pagarlas?

Por ejemplo, en vez de gastar $50 al mes por enviar cosas vía fax en la fotocopiadora, ¿puede pedirle a una tienda suplidora de oficinas que done una máquina de fax que le sobre o que sea usada?  En vez de pagarle a un digitador para que le prepare una carta, ¿estaría el centro de estudios superiores de la comunidad de acuerdo en hacerlo por usted?

Planear cómo solicitar Apoyo En Especie

Planee cómo abordará a varios miembros de su comunidad y les pedirá recursos no monetarios. ¿Sus miembros tienen buenos contactos con empresas particulares, compañías, instituciones, o individuos? Equilibre los costos de su organización (cuánto tiempo y dinero gastará) con los riesgos y beneficios de la búsqueda (potenciales pérdidas o ganancias de recursos o buena voluntad). Si  los riesgos son demasiado grandes, revise su plan para solicitar menos. ¡Piense positiva y creativamente! Lo peor que alguien puede decirle es “¡No!” Aunque puede sentirse asustado al principio al pedirle donativos a corporaciones, de algunas maneras, buscar apoyo en especie es menos intimidante que pedir dinero. Al menos algunas empresas, corporaciones, u organizaciones más grandes están buscando pequeños grupos para ofrecer sus donaciones. ¿Por qué? Con frecuencia es una oportunidad de deducción de impuestos, y muestra su interés y generosidad hacia su comunidad anfitriona. Después de todo, si de todas formas van a realizar donaciones, ¿por qué no dárselas a usted?

Eche un vistazo a la Herramienta #2 en esta sección, el perfil de prospecto de un donante de apoyo en especie. Prepare esas hojas de trabajo antes de hacer su propuesta a los potenciales donantes, y estará mejor preparado y enfocado.

Fije metas claras para la campaña de su agrupación. Si usted no conoce hacia adonde se dirigen, ¡no podrá felicitarse a usted mismo cuando lo haya conseguido! Asigne personas específicas para solicitar a grupos particulares, en especial a aquellos que ya tienen contactos. Muchos de los apoyos en especie que reciba, vendrán de contactos locales. En otras palabras, el apoyo vendrá de las relaciones que usted ya ha establecido con personas de su comunidad. Si lo conocen y le tienen confianza, querrán apoyarlo. La moraleja es tomar el tiempo para desarrollar y cultivar ese tipo de relaciones, y hacerlas recíprocas. Todos se beneficiarán a la larga.

Mientras solicita

Su grupo va a querer discutir regularmente sobre el progreso en cuanto a recursos constructivos. Si su propuesta no funciona con un grupo particular, inténtela con alguien más. Dé seguimiento a sus triunfos y fracasos, y mida su progreso.

Después de solicitar

Cuando se reciba una donación en especie, ¡póngale un valor en dólares! Cuando su carta sea redactada por el centro de estudios superiores de la comunidad, estime lo que solía costarle cuando le pagaba al digitador. Tal vez él invertía 6 horas en la carta y le cobraba $180. Cuando el centro de estudios está de acuerdo en que su secretaria prepare la carta, usted ha hecho $180 – ¡al no tener que gastarlos del todo! Mantenga una contabilidad cuidadosa de los valores en dólares de sus solicitudes en especie. Esto será importante para su grupo cuando usted aplique para subvenciones y cuando compile sus registros financieros anuales. Use la Herramienta #1 al final de esta sección, la hoja de trabajo para dar seguimiento a las donaciones en especie. Asegúrese de que una persona en su grupo es responsable de crear esas hojas de trabajo cada mes, tabulando el valor total en dólares de las donaciones mensuales, y escribiendo notas de agradecimiento a sus donadores.

Muchos subsidios requieren que su grupo alce un cierto número de dólares coincidentes – ellos le darán $5,000 si usted puede ganarse $5,000 por cuenta propia. Con frecuencia, usted será capaz de contar con las donaciones en especie (a veces llamadas “soft money”) como una parte mínima de esta suma. Aún si sus aplicaciones de subsidios no piden dólares coincidentes, las contribuciones en especie son una demostración impresionante del apoyo comunitario a su grupo. Cuando los financiadores ven que las personas en su comunidad están dispuestas a donar servicios y bienes a su agrupación, ellos saben que su grupo cuenta con un fuerte apoyo local. Usted también está mostrando que su grupo se siente dueño de sí mismo y que está listo para manejar sus propios asuntos.