Sección 3. Entender a los líderes, evaluadores y financiadores de la comunidad ¿Cuáles son sus intereses?

• ¿Cuáles son los intereses de estos grupos?

• ¿Quiénes son los líderes, evaluadores y autoridades de la comunidad?

• ¿Por qué debe usted entender los intereses de estos grupos?

• ¿Cuándo debe usted entender los intereses de estos grupos?

• ¿Cómo  determinar los intereses?

¿Cuáles son los intereses de estos grupos?

Ustedes pueden saber más sobre cómo le va a su grupo, pero otros que trabajan con usted desean saber si ustedes están produciendo una diferencia. Bienvenido al mundo de la evaluación. Si ustedes son una iniciativa de la comunidad, desearán evaluar su esfuerzo. Por lo tanto necesitarán dedicar algo de tiempo y energía para planear el proceso de la evaluación. Como muchos otros aspectos del desarrollo y salud de la comunidad, una evaluación será en última instancia más beneficiosa si usted gasta tiempo y energía buscando formas de comenzar y de terminar con éxito dicha  evaluación.

Un paso en el proceso de planificación incluye el entendimiento y reconocimiento de los intereses de los individuos involucrados en la comunidad y en la evaluación. Los individuos interesados e involucrados en la comunidad pueden ser líderes, evaluadores y financiadores de la comunidad, y usted deseará saber cómo será utilizada la evaluación por cada uno de ellos.

La evaluación debe responder a los intereses de estos tres grupos de individuos interesados e involucrados en la comunidad, y nada es más productivo que diseñarla juntos. La evaluación puede servir para los intereses de los líderes, financiadores de la comunidad y a los intereses de los evaluadores para obtener un producto útil, siempre y cuando usted conozca lo que se desea saber antes de que comience la evaluación. Es importante definir los intereses de los individuos  que están interesados e involucrados en la comunidad al usar la evaluación de modo que ésta pueda centrarse en responder óptimamente a las preguntas importantes para todos.

¿A qué nos referimos con necesidades e intereses? Las necesidades y los intereses son aquellos aspectos que los líderes, los evaluadores y los financiadores de la comunidad consideran importantes para hacer bien sus trabajos. Porque cada uno de estos individuos interesados e involucrados en la comunidad observan a la evaluación desde una perspectiva, esto ayuda a reconocer esas diferencias e incorporarlas en la evaluación.

Para los principiantes, es necesario considerar porqué desearía conducir una evaluación en  primer lugar.

Hay muchas razones básicas por las que los individuos interesados e involucrados en la comunidad desean una evaluación:

• Para ser responsables como servidores públicos
• Para ayudar a los que están recibiendo concesiones dentro de la comunidad
• Para mejorar las concesiones de un financiador
• Para planear e implementar nuevos programas
• Para difundir programas innovadores
• Para aumentar el conocimiento

Un individuo interesado e involucrado en la comunidad puede desear una evaluación para una o algunas de éstas razones. Los evaluadores  desearán aumentar el conocimiento, los promotores desearán mejorar las concesiones y los líderes de la comunidad desearán evaluar calidad. Los líderes comunitarios quizás no deseen contestar más que una entrevista telefónica de un estudiante interno, los evaluadores podrán estar interesados en preguntas sistemáticas y los financiadores pueden buscar responsabilidades.

Cuando llega el momento de evaluar, usted no necesariamente tiene que ser especialista para tomar buenas decisiones sobre lo que hará. Sin embargo, deberá estar bien informado sobre el uso y aplicaciones de las evaluaciones y cómo corresponden con los diversos intereses implicados, de modo que usted pueda hacer elecciones informadas.

¿Quiénes son los líderes, evaluadores y financiadores de la comunidad?

Líderes de la comunidad

Para seleccionar a los líderes se puede incluir al personal de trabajo, administradores, presidentes del comité, personal de la agencia, líderes cívicos y administradores de una iniciativa o de la comunidad. Estas personas pueden tener poco conocimiento sobre evaluación o bien no sentir que tienen mucho tiempo para proporcionar datos  o leer reportes de datos. Sin embargo, la evaluación debe ser responsable, útil y sensible a sus necesidades en la toma de decisiones. Ellos a menudo están interesados en cómo mejorar el funcionamiento de su programa.

Evaluadores

Los evaluadores son a menudo profesionales, aunque cualquier persona puede diseñar e implementar una evaluación. De hecho hay varias asociaciones profesionales que apoyan a evaluadores y han establecido estándares de las prácticas. Por ejemplo, la Asociación Americana de Evaluadores o su grupo de interés sobre la capacitación para la evaluación. Los evaluadores pueden ser consultores privados, personal de la universidad o de la fundación, o bien algún miembro del programa. Muchas veces los evaluadores están interesados en la producción sistemática de información útil y fiable.

Autoridades o proveedores de fondos

Las autoridades o financiadores son individuos u organizaciones que proporcionan apoyo financiero a la iniciativa. Se puede incluir a funcionarios de programa o a otros representantes de las agencias estatales, de las fundaciones, o de otras fuentes de apoyo financiero. Algunos financiadores han construido una evaluación formal dentro de sus actividades regulares, pero son minoría. Los financiadores están frecuentemente interesados en si el uso de sus fondos está teniendo un impacto en los problemas enfrentados por las comunidades.

¿Por qué debe usted entender los intereses de estos grupos?

Muy bien, entiende la idea en principio, pero ¿por qué necesita entender las necesidades de los líderes, evaluadores y autoridades? Las necesidades de información de varios grupos pueden ser muy diferentes, así que es importante considerar las clases de información que serán convincentes y útiles para las audiencias meta. Saber esto le ayudará a decidir qué información es necesaria y las herramientas que usted podría utilizar para obtenerla.

Mientras que usted sepa que su grupo hace un buen trabajo, las posibilidades de que otros miembros importantes de la comunidad no saben lo que usted hace son altas. Por lo tanto, otros que han apoyado y han animado sus esfuerzos desearán saber qué ha funcionado y qué no ha funcionado; qué deben cambiar y qué debe permanecer igual. Debido a que estos grupos o individuos pudieron ser útiles para ayudar en su trabajo, financieramente o de otra manera, tiene buen sentido el incluir sus necesidades en el proceso de la evaluación.

Aún más importante es el requisito de que la información utilizada sea útil. La pregunta es: ¿Para quién es útil? Si no hay dirección en su recolección de información, usted puede reunir información acerca de cualquier cosa que usted desea, pero ¿qué hacer con ésta? Si no le interesa a nadie, no tiene sentido. Si recaudo información sobre el número de personas a las que mi agencia atiende, puedo encontrar eso útil, especialmente si me reembolsa por ese número. Pero qué tal si alguien realmente quiso saber si los esfuerzos de las agencias en la ciudad tuvieron un impacto en los problema de salud. Quizá el número de personas que son atendidas en una agencia podrá no ser tan útil.

Los intereses, que nos ayudan a determinar la información que necesitamos, nos conducen a desarrollar las herramientas para recopilar la información. En otras palabras, es el interés de estos implicados lo que da forma a los requerimientos.

• ¿Cuáles son los intereses de los interesados e involucrados?
• ¿Qué información puede ayudarles?
• ¿Qué preguntas hará usted para conseguir esa información?
• ¿Qué herramientas le ayudarán para recopilar la información?

A largo plazo, incluir a los interesados en el proceso conducirá a una mayor colaboración y  capacidad organizacional para solucionar los problemas de la comunidad. Entendiendo los intereses de los interesados le capacitará para emplear mejor sus recursos. Saber lo que todos desean y necesitan le ayudará a planear una  óptima evaluación.

¿Cuándo debe usted entender los intereses de estos grupos?

Usted deseará identificar a los patrocinadores desde el inicio. El proceso de identificación antes de que usted comience a evaluar, le capacitará para obtener sus opiniones e incorporar sus ideas y necesidades dentro de la evaluación en sí misma.

Por supuesto, cuanto más pronto usted identifique las necesidades e intereses de esos grupos, más pronto usted será capaz de alcanzar la comprensión de las diversas cuestiones  en las que cada grupo está interesado sin perder tiempo ni dinero. Usted también tiene que estar atento por si los intereses cambian, usted pueda adaptarse a esos cambios de una manera oportuna y mantener a su evaluación válida.

¿Cuáles son los intereses de estos grupos?

¿Cómo encontramos a esta gente?

Antes que nada, usted y los otros miembros del grupo necesitarán sentarse y pensar  en los individuos y grupos que tienen necesidades que se deban tratar en la evaluación. Usted debe tratar de comprender cuáles son sus intereses.

Por supuesto, algunas personas pueden preguntar "¿Por qué ellos? Los intereses y necesidades de nuestro grupo deben ser el foco de la evaluación". En un sentido, esto es cierto. Uno de los propósitos principales del proceso de la evaluación incluye el proporcionar retroalimentación e ideas para el grupo mismo para que así, los miembros pueden mejorar y consolidar sus esfuerzos. Pero recuerde, todos están juntos en esto, los financiadores de la comunidad y aquellos que conducirán la evaluación. Usted desea la mejor información posible que le ayudará a usted a tomar las mejores decisiones.

Pero al mismo tiempo, hay que considerar otros factores.

Durante el curso de su sesión de tormenta de ideas, usted deberá identificar a tantos posibles interesados como sea posible.

Para identificarlos, hágase estas preguntas:   

• ¿Quién proporciona la financiación para nuestro programa?
• ¿Quién conducirá la evaluación?
• ¿Con quién colaboramos?

Una vez que usted sepa quiénes son estas personas, descubra qué es lo que quieren. Primero, observe a esos grupos. Luego, hablaremos de las necesidades e intereses específicos de los miembros de cada uno de estos grupos.

Liderazgo comunitario

¿Qué necesitará este grupo de su evaluación? La información debería ser:

• Clara y comprensible: Pueden tener un conocimiento limitado sobre los asuntos de su grupo o sobre evaluaciones. Inmediatamente, entonces, usted sabe que la evaluación debe ser clara y comprensible.
• Eficiente: Tienen probablemente una variedad de diversas responsabilidades que exigen su tiempo y consideración, así que no desearán perder el tiempo leyendo información irrelevante para sus necesidades.
• Adaptada: Pueden incluir personas que toman parte en la toma de decisiones que pueden afectar el futuro de su grupo. Por lo tanto, su evaluación necesita ser capaz de responder a sus requerimientos en la toma de decisiones.
• Sensible: Desearán saber lo que la iniciativa ha logrado, así que la evaluación debe ser sensible a las actividades y logros del programa.
• Útil: Incluirán toma de decisiones para el programa, así que la evaluación necesita mostrar cómo sus esfuerzos pueden ser mejorados.

Evaluadores

Este grupo de personas evaluarán la eficacia del programa para alcanzar sus metas. ¿Qué necesitan obtener de la evaluación?

• Entradas: El equipo de evaluación necesita recibir información procedente de los participantes en el programa -- incluyendo líderes comunitarios, financiadores y los miembros del programa, para saber lo que desea aprender acerca del mismo.
• Información exacta y completa: Dentro del mismo estilo, los evaluadores necesitan información exacta y completa para contestar a las preguntas planteadas por los interesados.
• Cooperación: Finalmente, los evaluadores necesitarán la cooperación de participantes y personal para obtener los datos necesarios.

Patrocinadores o financiadores

Necesitarán:

•  Informes claros y oportunos: Debido a sus responsabilidades de tomar decisiones referentes a la continuación del apoyo financiero, las autoridades necesitarán la información sobre el progreso de la iniciativa.
• Evidencia del cambio y del impacto en la comunidad: Las autoridades necesitarán ser capaces de medir el éxito de la iniciativa y reportar esto a sus propios administradores o componentes.

¿Cómo  determinar los intereses?

Ahora usted sabe qué intereses está buscando, usted tiene que determinar una manera de encontrarlos. Usted necesita asociar a la gente con sus intereses, ya sea mediante una encuesta, una entrevista o algún otro método. El fallo en determinar los intereses es a menudo la fuente de problemas y malentendidos a lo largo del camino y puede llegar a ser desastroso al final, cuando resulta que los diversos patrocinadores tenían diferentes expectativas y prioridades.

Algunas de las preguntas que usted puede hacerle a los patrocinadores para asociarlos con sus intereses en una evaluación son:

• ¿Cuáles son las fuerzas y debilidades de la evaluación?
• ¿Usted cree que la evaluación va dirigida hacia sus resultados deseados?
• ¿Qué clase de problemas de implementación surgieron y cómo están siendo tratados?
• ¿Cómo están interactuando el personal y los clientes?
• ¿Qué está sucediendo que no se esperaba?
• ¿Qué le gusta, disgusta o quisiera cambiar en el proceso de la evaluación?

¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. Desde las respuestas que usted obtiene, usted puede determinar perfectamente lo que parte desea de la evaluación. Usted puede incluso agrupar a los que tengan intereses similares. Por ejemplo, usted puede descubrir que un líder de la comunidad y un evaluador están interesados en mejorar sus habilidades de gestión o dirección a través del proceso de la evaluación. Usted hizo una asociación, y probablemente ellos trabajarán hacia una meta común.

Aquí hay algunas maneras de determinar intereses y de asociarlos con los interesados:

• Entrevistas: Consiga un representante de cada grupo de interesados y pregúntele. Sea directo en sus preguntas de modo que usted pueda conseguir tan rápido como pueda el punto que usted está tratando de entender, es decir, qué intereses tienen estos interesados y si corresponden con los intereses de algunos otros.
• Encuestas: Usted puede enviar un cuestionario escrito para evaluar cómo los interesados ordenan sus intereses y que grupo desea qué. La encuesta debe ser breve y directa, haciendo preguntas claras acerca de la evaluación en términos de la calidad y metas. Los resultados de la encuesta son fáciles de utilizar y pueden ser útiles para la presentación de la evaluación.
• Encuestas por teléfono: Pueden ahorrarle tiempo y dinero, si las está haciendo en la región. Puede utilizar las mismas preguntas que utilizaría en una encuesta escrita, pero deje más espacio para comentarios, pues la gente tiende a hablar más cuando se dirigen a una persona en el teléfono. Asegúrese de que en sus encuestas por teléfono no se alejan del objetivo.
• Sesiones de lluvia de ideas: Acuerde una reunión con los representantes de los interesados y realice una tormenta de ideas sobre los intereses y posibilidades de los resultados de la evaluación. Plantee problemas tales como la continuidad del programa, obtención de fondos, coordinación de actividades, atracción al personal, y deje a  los interesados expresar su opinión. Gracias a la lluvia de ideas, todos saldrán con nuevas ideas y con una noción mucho mejor de las ideas de los demás.

Además de esos métodos, después de la evaluación usted debe conducir siempre una encuesta de opinión. Esto beneficiará a las audiencias y a los responsables de la toma de decisiones externos. Recuerde reportar en la evaluación, si los cambios necesitan ser realizados, no tener miedo de continuar con ellos.

Recuerde que las decisiones sobre cómo mejorar un programa tienden a ser tomadas en pasos pequeños y añadidos, basados en los resultados específicos que pretenden hacer de la evaluación un proceso mejor para todos los patrocinadores implicados.

Ahora armado con esta lista de necesidades e intereses, usted puede encontrar o desarrollar las herramientas para obtener la información útil. Las siguientes secciones explorarán las maneras de seleccionar a un equipo de evaluación y de presentar algunas preguntas clave para el proceso de la evaluación. Más adelante, ¡discutiremos sobre cómo evaluar su iniciativa de la comunidad!

En resumen

Una vez que usted tenga una idea clara de lo que realmente desea cada interesado, es muy probable que usted tenga éxito en su evaluación. Asegúrese de revisar con frecuencia los intereses de todos los interesados involucrados de modo que usted no pierda el foco de lo que está buscando con su evaluación. ¡La parte difícil de su trabajo de evaluación comienza ahora!