¿Qué es una teleconferencia?
___Una teleconferencia es una reunión “electrónica” entre dos o más personas que están separadas por grandes distancias
___Las teleconferencias pueden incluir una o alguna combinación de tres tipos de comunicación: audio, video e información (documentos, imágenes, archivos de computadora, etc.)
¿Por qué organizar una teleconferencia?
___Desarrollo Profesional
___Colaboración en programas o iniciativas a nivel departamental, regional o nacional.
___Educación y aprendizaje a distancia.
___intercambio de ideas.
___Comunicación de reglas, regulaciones, expectativas, etc.
___Consultas con expertos
___Conexiones entre los participantes.
___Mayor exposición de un orador importante, ceremonia de premios, reunión anual, etc.
___Abogacía/defensa
___Reuniones entre colegas separados por grandes distancias.
¿Cuándo organizar una teleconferencia?
___Cuando se quiere involucrar un grupo grande de personas
___Cuando deben realizarse reuniones de forma frecuente entre personas ubicadas en diversos lugares.
___Cuando es esencial para el propósito de la conferencia que los participantes visualicen y/o manipulen archivos de computadoras mientras la conferencia se lleva a cabo.
___Cuando se debe tomar una decisión inmediata y se necesita convocar a las personas de forma oportuna.
¿Quién debe organizar la teleconferencia?
Los promotores/iniciadores pueden ser:
___Organismos financiadores
___Agencias estatales
___Hospitales u otros centros de capacitación y prácticas
___Colegios y universidades
___Asociaciones profesionales nacionales o estatales
___Agencias de liderazgo que colaboran con diferentes comunidades
___Consultores profesionales o proveedores que han sido contratados por alguna de las entidades anteriores para brindar capacitación, evaluación, equipo, programas informáticos e instrucciones para su uso u otros servicios a participantes en trabajo comunitario y salud.
Los sitios anfitriones pueden ser:
___Organizaciones comunitarias locales
___Sucursales locales de agencias estatales
___Clínicas u hospitales
___Escuelas, colegios y universidades
___Delegaciones locales de asociaciones profesionales.
¿Cómo organizar una teleconferencia?
___Determinar el propósito y los temas de la teleconferencia.
___Identificar a la audiencia.
___Escoger la tecnología para la teleconferencia.
___Organizar los sitios anfitriones.
___Escoger una fecha y hora para la conferencia.
___Arreglar la conferencia con el proveedor de servicios adecuado, en caso que sea necesario.
___Asegurar el nivel de coordinación técnica tanto del lado del promotor como de los sitios anfitriones/recepción.
___Correr la voz – darle publicidad a la teleconferencia.
___Inscribir – reclutar y anotar a los participantes.
___Preparar los sitios.
___Dar la bienvenida a los participantes y hacer el papeleo.
___Llevar a cabo la teleconferencia.
___Evaluar la teleconferencia.
___Dar seguimiento.