Sección 6. Organizar una teleconferencia

• ¿Qué es una teleconferencia?

• ¿Por qué organizar una teleconferencia?

• ¿Cuándo organizar una teleconferencia?

• ¿Quién debe organizar la teleconferencia?

• ¿Cómo organizar una teleconferencia?

Imagine poder asistir a una conferencia con otras personas de diferentes lugares del estado, del país o del mundo, las cuales realizan un trabajo similar al suyo. Tan sólo imagínese – agentes de desarrollo comunitarios de Sudamérica, trabajadores de la salud que se esfuerzan por eliminar las enfermedades y desnutrición en África y Asia, mediadores que promueven soluciones pacíficas a los problemas en el Medio Oriente, voluntarios que intentan prevenir actos violentos en ciudades en Norteamérica- poder discutir acerca de lo que hacen, compartir estrategias para un desarrollo comunitario exitoso y ayudarse mutuamente para hacer el mejor trabajo posible.

Como lo mencionamos en la última sección, la cual gira en torno a cómo organizar una conferencia o congreso, el problema es encontrar el momento y el lugar en el que todas las personas puedan reunirse a un costo razonable. Todos tendrían que viajar desde diferentes lugares y probablemente les tomaría varios días. Se tendría que hacer arreglos para alimentarlos y hospedarlos, y muchos de ellos probablemente necesitarían al menos alguna ayuda financiera para asistir.

Sin embargo, esto puede realizarse. Muchas empresas, escuelas, y cada vez más, trabajadores de servicios sociales y de salud, así como activistas comunitarios llevan a cabo este tipo de reuniones todos los días. Se trata de las teleconferencias, las cuales consisten en la comunicación con otras personas por medio de una red electrónica. En esta sección, abordaremos todo lo relacionado a las teleconferencias: qué son, cómo funcionan y cómo pueden ser utilizadas en el trabajo.

¿Qué es una teleconferencia?

Una teleconferencia es una reunión “electrónica” entre tres o más personas que se encuentran separadas geográficamente. Los participantes pueden estar en la misma ciudad o bien pueden encontrarse a miles de kilómetros, en diferentes países o continentes. Por medio de las teleconferencias pueden interactuar mutuamente y también puede ser una conferencia en  una sola dirección – es decir, una charla o presentación a la cual un grupo de personas de diferentes lugares puede asistir en el mismo momento. A veces sólo hay 3 ó 4 participantes, en otras ocasiones entre 25 y 30, incluso cientos. Las teleconferencias son una manera de reunir grupos de personas de diferentes lugares sin necesidad de viajar grandes distancias.

Los tres tipos más comunes de teleconferencia son las telefónicas (sólo de voz), videoconferencias (voz y video) y las conferencias basadas en la Web. Ésta última puede incorporar voz y/o video; puede incluir la consulta de archivos de computadoras, como hojas de cálculo, documentos, fotos y presentaciones de PowerPoint, y puede utilizar los recursos de Internet.

Conferencia o reunión telefónica. Dependiendo de cuanta gente esté involucrada y el propósito de la conferencia, éstas pueden ser como las que usa el equipo de la Caja de Herramientas Comunitarias. Los miembros del equipo están separados por miles de kilómetros, pero se reúnen regularmente utilizando conferencias telefónicas.

Una reunión telefónica es una simple llamada telefónica con más de dos participantes. Generalmente no requiere equipos especiales, solamente un teléfono. Aunque un teléfono con altoparlante puede ser utilizado si hay más de una persona en el lugar.

Si la llamada involucra un número relativamente pequeño de personas – hay aproximadamente siete participantes en las conferencias de la Caja de Herramientas Comunitarias  – se lleva a cabo como una reunión normal, con la excepción de que los participantes no pueden verse. Sin embargo, hay ocasiones en que la llamada involucra desde 25 hasta cientos de personas, por lo que tiene que haber un control sobre quién habla y cuándo. De otra manera, con tantas personas tratando de participar cuando tienen algo que decir, el resultado sería un completo caos.

Por tanto, una pequeña conferencia telefónica requiere solamente el uso de un equipo para conectar a todos los participantes. Una más amplia requiere de equipos y servicios más complejos y sofisticados. Más adelante se abordará este tema con mayores detalles.

Videoconferencias. Se trata de una conferencia en la que dos o más grupos de personas, cada uno en un lugar equipado para realizar videoconferencias, pueden verse e interactuar u observar una presentación (la cual a su vez puede estar tomando lugar en otro sitio geográfico) y, en algunos casos, responder a ésta. El equipo que se utiliza consiste en videocámaras y micrófonos conectados a una red de televisión en vivo, lo cual requiere antenas y otros equipos de transmisión, así como asistencia técnica especializada. Como resultado, esta tecnología tan costosa ha hecho que solamente haya unos pocos lugares creados para este tipo transmisión y que las personas tengan que viajar a dichos lugares o bien optar por instalar localmente la complicada y costosa tecnología.

En el momento de la redacción de este artículo (2008), esta tecnología, pero no el formato, ha sido ampliamente reemplazada por…

Conferencias por medio de computadoras. Ésta son, o pueden ser, similares a las videoconferencias en cuanto a que los grupos de personas – o un amplio número de individuos separados geográficamente – pueden disponer de contacto auditivo y visual. Se diferencia en que la transmisión de video se lleva a cabo a través de conexiones de Internet de alta velocidad y requiere un equipo básico y altamente programable, con los programas informáticos adecuados.

Debido a que la mayoría de las conferencias se llevan a cabo en un “tiempo real” – por ejemplo, las imágenes y sonidos son transmitidos conforme se presentan – las conexiones de Internet por medio de la línea telefónica pueden ser demasiado lentas para permitir que alguien siga el transcurso de la presentación o discusión. Este es un asunto que sucede en algunas zonas rurales de Norteamérica y también en muchas otras partes del mundo.

Existen dos maneras de realizar una videoconferencia de este tipo. La primera consiste en disponer de la computadora para la transmisión de video e información, mientras el audio proviene de un altavoz usado para transmitir el sonido de una teleconferencia. La otra manera es utilizar también conexiones de Internet de alta velocidad para la transmisión de audio, a través de la tecnología “VoIP” (mensajes telefónicos digitalizados que son transmitidos por Internet).

En cualquier caso, las conferencias basadas en computadoras permiten la transmisión de sonido, fotos y archivos todos de una vez, de tal manera que los participantes pueden mirarse y escucharse mutuamente y pueden observar y discutir documentos, gráficos y presentaciones como si estuvieran en la misma sala (la mayoría de los sistemas incorporan una pantalla dividida, en la cual se puede observar a los demás participantes y un monitor de imagen pequeño que muestra la ubicación de uno mismo). También hace posible en algunos casos que los participantes se integren a la conferencia desde cualquier parte, siempre y cuando tengan computadoras, equipo adicional que no es muy costoso (cámara y micrófonos) y una conexión a Internet de alta velocidad.

El equipo para teleconferencias por medio de computadora se encuentra disponible en diversas formas. Algunos permiten a las personas entrar a la teleconferencia desde una PC o computadora personal, y se requiere de poco equipo y programas bastante simples. También existen otros rangos de posibilidades, desde equipos para grupos pequeños en habitaciones (un monitor, cámara, micrófonos), hasta sistemas para grupos más grandes que incluyen proyectores incorporados y pantallas, varias cámaras y micrófonos, lectores de documentos y equipos de enlace sofisticados para conectar diferentes tipos de transmisiones. Además, se pueden agregar varios tipos de accesorios (por ejemplo, cámaras que se activan con la voz y automáticamente enfocan a la persona que está hablando) para mejorar los sistemas más simples. En otras palabras, es posible incluir cualquier tipo de información y usar prácticamente cualquier formato en una conferencia o reunión cara a cara– e incorporar elementos que no sería posible cara a cara – si los recursos están disponibles.

En cualquiera de los dos primeros tipos de conferencia, la transmisión del audio o video puede estar acompañada por material en un sitio Web o por archivos electrónicos de varios tipos enviados a las computadoras de los participantes. El método más común de videoconferencia consiste en obtener el video a través de una conexión a Internet de alta velocidad y el audio utilizando una conferencia.

Éstas no son, de ninguna manera, las únicas maneras en que se pueden llevar a cabo las teleconferencias. Por ejemplo, en algunas ocasiones se utilizan Mensajes Instantáneos (IM) y en otras se almacenan las presentaciones, ya sean de audio, video o Web, para posteriormente ser vistas o escuchadas.

La capacidad de interacción que se presenta durante una teleconferencia depende del formato, el número de personas o grupos involucrados y el propósito de la videoconferencia. Una discusión o reunión de planificación a larga distancia probablemente les permite a todos los participantes hablar y escuchar de forma muy parecida a una sesión en persona. Las teleconferencias se utilizan en sesiones de capacitación profesionales, sin embargo, puede tratarse de presentaciones transmitidas en una sola vía, con discusiones limitadas de parte de los participantes o solamente permitirles un chat en línea. Por otro lado, una teleconferencia podría incluir un período de preguntas, en la cual los  participantes, desde lugares remotos,  pueden compartir sus preguntas y comentarios.

Una conferencia con más de 50 participantes podría llevarse a cabo de tal manera que todos los participantes escuchen a un orador principal. Para ello, un operador tendría que conectar una línea específica para esta persona. Hay varias páginas Web, algunas incluidas en el área de “Recursos” de esta sección, que indican más posibilidades tecnológicas.

Como se puede analizar en la información anterior, existen dos niveles para organizar teleconferencias, especialmente las más amplias. El primero es el nivel de iniciar el proceso, es decir, organizar la conferencia como un todo – determinar o sugerir el tema, requerir o invitar a los participantes, hacer los arreglos para la transmisión desde la fuente (que incluye encontrar y utilizar el equipo y los programas correctos), asegurar los parlantes, encontrar un facilitador,  establecer el formato, entre otros

El segundo es el nivel de montar el sitio de recepción o anfitrión, es decir encontrar y hacer los arreglos para  los sitios secundarios desde los cuales los participantes tomarán parte en la conferencia – encontrar el lugar adecuado (uno que no sólo tenga suficiente espacio, sino que esté o pueda ser equipado con la tecnología para manejar la conferencia), hacerle publicidad a la conferencia, inscribir participantes, arreglar la logística y la facilitación/mediación en las discusiones y preguntas que surjan en el sitio. Abordaremos estos temas en detalle cuando lleguemos al área “¿Cómo organizar una teleconferencia?”.

¿Por qué organizar una teleconferencia?

La razón obvia para organizar una teleconferencia es reunir a un grupo de personas que de otra manera tendrían que viajar grandes distancias y ocupar mucho tiempo para estar presente físicamente. Las empresas utilizan las teleconferencias por varias razones, entre las cuales están facilitar la asistencia de personas ocupadas a reuniones, presentar nuevas políticas, procedimientos y productos, reducir el impacto global, llevar a cabo reuniones regulares y/o sesiones de capacitación del personal cuyos miembros pueden encontrarse en diferentes países y a la vez ahorrar tiempo y dinero; reunir en sesiones estratégicas a directores separados geográficamente para tomar decisiones en situaciones de crisis u oportunidades que requieren acción inmediata, o bien para reunirse y/o informar a los clientes y proveedores en diferentes ubicaciones.

Los trabajadores comunitarios y de la salud tienden a organizar teleconferencias por razones similares:

• Desarrollo profesional. Generalmente las teleconferencias sirven como vehículos para cursos de formación profesional. En este caso, las teleconferencias consisten en una presentación/charla. El formato también permite hacer preguntas y comentarios de parte de los participantes, lo cual lleva al presentador a abordar temas valiosos que no se encontraban en el plan original.

Muchas agencias estatales – comisiones de bibliotecas, departamentos de educación y salud, entre otros – utilizan las teleconferencias para el desarrollo profesional de miembros de organizaciones que ellos financian, especialmente en situaciones en que la certificación requiere de una cantidad determinada de horas de formación continua cada año.

• Colaboración en programas o iniciativas a nivel departamental, regional o nacional. Las teleconferencias vinculadas a este propósito pueden ser organizadas por agencias gubernamentales ya sean departamentales, regionales o nacionales o bien por las organizaciones o individuos que apoyan las iniciativas. La finalidad puede ser la discusión de un trabajo, una reunión a distancia del personal, planeación o cualquier otra actividad en la que los colaboradores podrían participar si estuvieran presentes físicamente. La teleconferencia hace posible la colaboración a través de grandes áreas geográficas.
• Educación y aprendizaje a distancia. En aulas de clase, las teleconferencias pueden ser empleadas para conectar estudiantes de diferentes escuelas, incluso de diferentes países; puede proveer visitas de campos virtuales, y hace posible los proyectos estudiantiles que requieren la ayuda de instructores experimentados.

En áreas rurales poco pobladas, los estudiantes pueden participar en programas de aprendizaje a distancia, asistiendo a clases por video o computadora. Ellos interactúan con el instructor y con otros estudiantes y tienen la posibilidad de preguntar y responder preguntas, al mismo tiempo que pueden formar parte de las discusiones que se presentan.

Mientras las universidades en línea son otra forma de aprendizaje a distancia, sus cursos por lo general no se realizan en tiempo real. Las personas trabajan según sus propios horarios y la interacción se basa en correos electrónicos o foros en línea, así que estos cursos no son ejemplos de la aplicación de las teleconferencias.

• Intercambio de ideas. Las organizaciones departamentales o nacionales utilizan las teleconferencias para transmitir prácticas que les han funcionado y obtener nuevas ideas sobre sus trabajos. Lo mismo se aplica a diferentes grupos de trabajadores comunitarios y de la salud – creadores de empleos, trabajadores sociales, enfermeras de cuidados de emergencia, etc.
• Comunicación de reglas, regulaciones, expectativas, etc. Las agencias financieras usan las teleconferencias para asegurarse que todos los programas a los que apoyan económicamente sepan sobre las regulaciones o procedimientos particulares y sobre cambios potenciales o reales. Las conferencias de licitantes– en que organizaciones interesadas en solicitar financiamiento pueden recibir información y realizar preguntas respecto a la solicitud de propuestas– pueden ser también llevadas a cabo de forma total o parcial mediante una teleconferencia.
• Consultas médicas. Cada vez más, los profesionales de la salud y los pacientes pueden consultar con especialistas o equipos interdisciplinarios de médicos ubicados en lugares lejanos a través de teleconferencias basadas en video o la Web. Los centros de salud en zonas rurales y las clínicas en países subdesarrollados – usualmente atendidos por un doctor o una enfermera practicante – pueden así tener acceso a cierta ayuda en el diagnóstico, la cual solamente se encuentra en hospitales de centros urbanos que disponen de un personal amplio y altamente calificado.
• Conexión entre los participantes. Las teleconferencias pueden permitir a los participantes de programas en diferentes lugares, compartir sus experiencias e ideas, colaborar en investigaciones comunitarias participativas (y ampliar la aplicabilidad de su investigación incluyendo dos o más comunidades) y asumir un rol activo en la supervisión de los servicios que éstas reciben.
• Mayor exposición de un orador importante, ceremonia de premios, reunión anual, etc. Un evento importante cuya audiencia estaría limitada por el tiempo, los gastos o el tamaño del espacio disponible puede ser transmitido a muchas personas a través de la comunicación electrónica.
• Defensa/abogacía. En el caso de esfuerzos de defensa/abogacía departamental y nacional, las teleconferencias podrían convertirse en una alternativa necesaria para las reuniones cara a cara, no solamente por la reducción en los gastos de viaje y tiempo, sino también por la necesidad de tomar decisiones rápidas. Si una votación está a punto de llevarse a cabo o se debe tomar una decisión política, no se esperar un día para decidir qué hacer. Una teleconferencia puede hacer la diferencia en una situación de mucha presión.

¿Cuándo organizar una teleconferencia?

La mayoría de los casos, las teleconferencias son organizadas cuando los participantes están separados por las distancias o circunstancias.

• Cuando viajar no es posible debido a las condiciones, tiempo y/o gastos. Trabajar con colegas internaciones, en algunos casos, puede ser una buena razón para una teleconferencia, en lugar de tratar de reunir a la gente para una reunión. Muchos trabajadores sociales, consejeros y mediadores pueden tener la necesidad de reunirse  para discutir acerca de una familia con la que están trabajando, pero al estar ocupados con otras citas y deberes solamente tienen tiempo para una conferencia, en lugar de realizar un viaje para atravesar toda la ciudad.
• Cuando se quiere involucrar un grupo amplio de personas. Las teleconferencias quizás sean la manera más fácil de reunir un gran grupo de personas cuando están separadas por distancias considerables.
• Cuando de forma frecuente deben realizarse reuniones entre personas ubicadas en diversos lugares.  Las conferencias de los miembros de Caja de Herramientas Comunitarias son un buen ejemplo de esta situación.
• Cuando es esencial para el propósito de la conferencia que los participantes visualicen y/o manipulen archivos de computadoras mientras la conferencia se lleva a cabo. En este caso, tiene sentido emplear métodos de teleconferencia aun cuando los participantes están en la misma ciudad.

Este tipo de teleconferencia puede llevarse a cabo a través de una red de área local (LAN), por ejemplo, un conjunto de computadoras conectadas dentro de la misma oficina, agencia gubernamental u organización. Organizar dicha conferencia es mucho más sencillo que organizar una que incluya a personas ubicadas en diferentes puntos geográficos, pero la intención es la misma.

• Cuando se debe tomar una decisión.Posiblemente no se tenga tiempo para viajar. Una conferencia o algo similar puede proveer el tiempo necesario.

¿Quién debe organizar la teleconferencia?

Existen dos maneras para determinar el organizador de la teleconferencia. La primera se basa en la perspectiva del grupo que promueve e inicia el proceso de organización de la conferencia o congreso; la otra, en el grupo de personas que monta el sitio de recepción y/o participa en la conferencia. Ambos aspectos deben ser organizados, aunque el tipo y nivel de organización pueden ser diferentes, dependiendo de la naturaleza de la conferencia y de quiénes participan.

Respecto al trabajo comunitario y de salud, los promotores de la teleconferencia pueden ser:

• Financiadores
• Agencias estatales
• Hospitales u otros centros de capacitación y prácticas
• Colegios y universidades
• Asociaciones profesionales departamentales o nacionales
• Agencias de liderazgo que colaboran con diferentes comunidades
• Consultores profesionales o proveedores que han sido contratados por alguna de las entidades anteriores para brindar capacitación, evaluación, equipo, programas informáticos e instrucciones para su uso u otros servicios a participantes del trabajo comunitario y la salud.

Éstos son los grupos y organizaciones que, en general, tienen el mayor interés en reunir a las organizaciones y trabajadores comunitarios y de la salud para discutir diversos asuntos, recibir capacitación, conocer y discutir nuevos proyectos de desarrollo y esfuerzos en el campo, aprender sobre las últimas regulaciones y leyes, etc.

Las sedes/sitios o participantes anfitriones más comunes son:

• Organizaciones comunitarias locales
• Sucursales locales de agencias estatales
• Clínicas u hospitales
• Escuelas, colegios y universidades
• Delegaciones locales de asociaciones profesionales

Un financiador, ya sea una fundación, agencia estatal, hospital de prácticas, un colegio o universidad o una asociación profesional, puede tener o contratar como consultor externo a un planificador de eventos, cuyo trabajo consistiría en organizar las teleconferencias. Si no, la tarea sería responsabilidad de un administrador o personal de soporte – quizás el coordinador de relaciones con las organizaciones e individuos requeridos o invitados a participar.

A nivel del sitio anfitrión, la organización es asumida por un administrador en el lugar – director de la biblioteca, el de una escuela o su asistente – o por la persona que coordina el tema abordado en la teleconferencia – el director de desarrollo del personal o el de enfermería. Las instituciones u organizaciones grandes pueden tener en su organigrama un coordinador de tecnología, quien se haría cargo de las teleconferencias, como se da en el caso de muchas empresas.

¿Cómo organizar una teleconferencia?

De alguna manera, organizar una teleconferencia es similar a organizar una conferencia (vea la sección previa a este capítulo), pero la introducción de la  tecnología hace más sencillo el proceso en algunos aspectos y más complicado en otros. Como ya hemos mencionado, la organización también depende si se está realizando desde el nivel del inicio o fuente del proceso o desde la recepción en la sede o sitio anfitrión. A continuación mostraremos el proceso paso por paso para la realización de una teleconferencia, tomando en cuenta las diferencias entre los dos niveles de organización.

Determinar el propósito y los temas de la teleconferencia. Si la conferencia corresponde a una serie regular – reuniones de personal, desarrollo profesional, formación continua – es importante preguntar a los participantes lo que quieren o necesitan. Antes de una conferencia telefónica para una reunión de personal, el facilitador puede consultar por correo electrónico los puntos del plan de la sesión o hacer circular un borrador de éste para realizarle adiciones o cambios. En el caso de los coordinadores de teleconferencias de sesiones de capacitación, pueden solicitar temas – puede ser por correo electrónico también – para las sesiones siguientes.

Incluso en situaciones en las que la teleconferencia es promovida y requerida por un financiador o agencia de supervisión, el contenido puede tener resultados óptimos si se pide a los participantes determinar los temas a abordar. Si se presenta el caso cuyo propósito es mejorar la realización de algún trabajo de campo, quienes lo realizan saben qué áreas deben de mejorarse.

En otras circunstancias – una conferencia de licitantes o la introducción de nuevas regulaciones –, el promotor/iniciador muy probablemente tenga que decidir el plan de la sesión por su cuenta.

Identificar la audiencia. Mientras el primer paso está ligado a los promotores de la conferencia, éste es una función que realizan los coordinadores del montaje del sitio anfitrión.

Los promotores deben decidir las categorías de personas invitadas o a quienes se les requerirá participar en la teleconferencia. Una conferencia de capacitación para enfermeras podría incluir a:

• Todas las enfermeras de un área geográfica específica (ciudad, departamento, región, etc.)
• Enfermeras de una determinada especialidad (psiquiatría, cuidado intensivo, emergencias)
• Enfermeras empleadas por un grupo vinculado a la salud (por ejemplo, una agencia estatal, un grupo de hospitales privados)
• Enfermeras de las categorías anteriores con menos de cinco años de experiencia
• Enfermeras trabajando en una comunidad cultural/social/geográfica determinada
• Enfermeras comprometidas a trabajar con un organismo de ayuda humanitaria

Como se puede percibir, esta lista podría ampliarse indefinidamente. Como sucede generalmente, no son los individuos sino las organizaciones particulares – aquellas financiadas por una agencia estatal en algunos casos –el objetivo de las teleconferencias. Es responsabilidad del promotor hacer la elección, dependiendo del propósito y contenido de la conferencia.

Una vez que el promotor ha decidido las principales características de la audiencia, el encargado del montaje de la sede/sitio anfitrión tendrá que clasificar y escoger quiénes reciben la invitación. Especialmente, si el espacio es limitado, se debe poner restricciones sobre la aceptación a la conferencia, por ejemplo, solamente para personas con determinados puestos en su organización, o miembros con ciertas credenciales.

El asunto también se relaciona a situaciones en que personas con cierto trabajo requieren un determinado número de créditos de educación continua cada año para mantener o calificar para obtener una credencial profesional. Si existen limitaciones por el número de personas, el encargado del montaje/recepción en el sitio anfitrión deberá otorgar prioridad a las personas que necesitan estos créditos.

Escoger la tecnología para la teleconferencia. Como promotor, la selección de la tecnología podría estar limitada por lo que se conoce que está disponible en la sede o al equipo de transmisión con que se cuenta. Es más probable que una agencia gubernamental tenga acceso a teleconferencias más sofisticadas que una institución pequeña. Estas últimas pueden encontrarse limitadas a conferencias telefónicas de bajo costo para un pequeño grupo de personas, mientras que la agencia gubernamental puede tener la capacidad de organizar una teleconferencia en el Internet involucrando a cientos de personas a nivel regional o nacional.

Las opciones son muy variadas.

Las reuniones/conferencias telefónicas excepto las más complicadas, generalmente pueden llevarse a cabo con equipo de costo muy accesible, disponibleen cualquier lugar y fácil de usar, por ejemplo teléfonos convencionales y/o altavoces. Estas llamadas pueden ser arregladas a través de compañías telefónicas y proveedores de teleconferencias y sus costos varían dependiendo de las características deseadas. El proveedor puede realizar la llamada a través de un operador que controla qué líneas están abiertas. Existen límites en cuanto al tamaño de una conferencia, pero puede aumentarse por tarifas más altas. Otras características pueden añadirse, por ejemplo, conferencias específicas, llamadas gratis a números telefónicos, conexiones de audio o mayor seguridad. Pueden también adquirirse y utilizarse algunos equipos para conferencias telefónicas.

El equipo para teleconferencias, como se explicó previamente, puede ser relativamente simple y diseñado para las computadoras personales o bien pueden ser más sofisticados. El costo puede variar desde unos cientos de dólares para una PC personal (y desde varios cientos a unos miles por los programas informáticos que ejecuten todo el sistema) hasta cientos de miles de dólares. Incluso esos altos costos pueden estar justificados si la teleconferencia es una parte integral para el funcionamiento de grandes corporaciones y ahorra mucho más dinero por viajes cada año (sucede más en las empresas que en el trabajo comunitario y de salud, pero hay algunas excepciones en ámbitos como el desarrollo internacional).

El equipo de teleconferencias también puede ser alquilado para una sola ocasión o una cantidad de veces al mes o para plazos más largos. La decisión de comprar o alquilar es un asunto que incluye analizar cuán necesario es el equipo, cuántas veces va a ser utilizado, costos de reparación, si se va a contratar alguien para darle mantenimiento y para operarlo, etc.

Otro aspecto a considerar es el relacionado a las “redes internas”. Muchas organizaciones tienen todas sus computadoras conectadas en una red de área local (LAN por sus siglas en inglés), la cual en algunas circunstancias puede extender su alcance hasta 200 kilómetros. También existen redes de áreas extensas (WAN por sus siglas en inglés) que operan a través de líneas telefónicas o por satélite, y cuyo alcance está limitado solamente por la capacidad del medio de soporte. (Internet es una WAN.) Una teleconferencia puede fácilmente realizarse utilizando una red – en una universidad o en un sistema bibliotecario estatal – si estuviera disponible a todos los participantes necesarios.

Existe vasta información en Internet sobre estos temas (vea Recursos), pero posiblemente la mejor manera para decidir cuál es la mejor opción sea conversar con alguien que tenga conocimientos y experiencia en el área. Esto podría incluir tener conversaciones con dos o tres proveedores y/o discusiones con colegas que tengan experiencia con varios sistemas. Si se decide comprar equipos o suscribirse a algún tipo de programa informático, es recomendable hacer una prueba en el espacio donde se planea utilizarlo, para asegurarse que es apropiado para los propósitos establecidos.

El promotor de la teleconferencia debe determinar el medio económicamente más asequible para la conferencia, tomando en cuenta que sea práctico para la audiencia. Para muchos trabajadores de desarrollo comunitario y salud, las consideraciones se limitan al costo: el mejor medio será el más económico. Para otros, surgirán decisiones sobre equipamiento, como por ejemplo optar por una videoconferencia con computadoras o transmitir el audio usando una simple llamada telefónica con altavoz (si sólo hay dos o tres sitios).

Por su lado, los receptores en el sitio anfitrión deben asegurarse de que tienen el equipo adecuado en el lugar y que está debidamente instalado, de tal manera que pueden recibir y mandar todo lo que sea necesario.

Organizar las sedes/sitios anfitriones. Dependiendo de la naturaleza de la teleconferencia, pueden necesitarse uno o más sitios anfitriones (serían innecesarias en el caso de una conferencia telefónica en la que las personas pudieran llamar desde cualquier lado o cuando la videoconferencia se realiza entre PCs individuales). Estos sitios podrían no necesitar equipos especiales, solamente teléfonos o altavoces o bien podrían ocupar varias PCs, monitores grandes, proyectores de alta resolución, cámaras y micrófonos o lectores de documentos. Los sitios anfitriones podrían ser acondicionados con sillas confortables y superficies que le permitan escribir a un grupo de personas.

Algunos promotores pueden tener sitios anfitriones disponibles de forma automática. El ministerio de educación  puede disponer de escuelas equipadas, el sistema de biblioteca estatal puede utilizar bibliotecas locales, y así en otros casos.

Si el promotor es un financiador, las organizaciones financiadas con las instalaciones adecuadas pueden ofrecerse a ser el anfitrión o pueden colaborar con otra organización local. Si se trata de una simple reunión entre dos o más departamentos en diferentes lugares de la misma organización, el promotor podría ser la oficina principal o agencia rectora y los sitios anfitriones serían otras oficinas y organizaciones involucradas.

Es importante para ambos, el promotor y el receptor en el sitio anfitrión, tener idea del número de personas que pueden participar, tanto a nivel global como en cada sitio, para tener la infraestructura y el equipo necesarios, y así entender el tipo de interacción posible durante la teleconferencia.

Escoger una fecha y hora para la conferencia. Como sucede al planear una sesión o reunión, el tiempo es importante – y por lo general complicado – si se desea asegurar que todos los individuos y grupos estén presentes. La teleconferencia no debe coincidir con otros eventos o fechas importantes (días festivos, vacaciones escolares, graduaciones, día de elecciones, fiestas religiosas y culturales) o con otros compromisos profesionales. Generalmente tiene que ser programada para horas de trabajo regulares. Consultar con algunos participantes de antemano es una manera de seleccionar la fecha y hora más conveniente para la mayoría de las personas.

Arreglar la conferencia con el proveedor de servicios adecuado, en caso que sea necesario. A menos que ya se tenga el equipo y los programas informáticos adecuados y no se requiera de asistencia técnica externa, se tendrá que depender de un proveedor para que realice las conexiones en el lugar, venda o alquile el equipo necesario y contribuya a echarlo a andar. Luego de conocer los detalles de la conferencia – cuándo va a ser, el tipo de transmisión, cuántas personas en cuántos sitios va a involucrar y qué se va a transmitir – debería resultar sencillo determinar la logística y el precio con el proveedor.

 Asegurar el nivel de coordinación técnica tanto del lado del promotor o fuente como de la recepción en los sitios anfitriones. En el caso de una conferencia telefónica, la tecnología en el sitio es simple, y la coordinación técnica será responsabilidad del proveedor. En el caso de la videoconferencia, en la que participan individuos con computadoras en diferentes puntos, la coordinación técnica debe ejecutarse en el nivel del promotor.

En el caso de múltiples lugares utilizando equipos más complejos – proyectores, cámaras más grandes, etc. – cada sitio debe tener un coordinador técnico. Esta persona no tiene que ser un técnico profesional, pero debe ser alguien que entienda la tecnología y pueda solucionar los problemas que se presenten.

Correr la voz– hacerle publicidad a la teleconferencia. Esto puede consistir en sólo enviar memorandos internos o correos electrónicos para que las personas sepan para cuando está prevista la conferencia, su propósito y a quien está dirigida. Si la teleconferencia es para un taller de capacitación voluntario ofrecido por una entidad gubernamental (Ministerio de Salud o Ministerio de Agricultura) a las personas de diferentes departamentos involucrados en actividades del ramo, deberá ser anunciada ampliamente de tal manera que la mayoría aproveche la oportunidad.

Los pósteres, correos electrónicos, visitas personales a oficinas y organizaciones comunitarias donde trabajen participantes potenciales, anuncios y folletos en reuniones vinculadas al tema o para los supervisores, todas estas herramientas, contribuyen a dar a conocer la teleconferencia. Un correo masivo a una lista seleccionada es también un buen método, especialmente si se necesitan inscribir, para la teleconferencia o para los créditos de educación continua. Poner material en la página Web del promotor es también una buena idea, por ejemplo se puede incluir el formulario de inscripción, el cual  puede ser llenado en línea.

Si la teleconferencia es obligatoria o necesaria para los participantes seleccionados, entonces deben ser contactados directamente por el promotor. Si la conferencia es obligatoria para grupos particulares – por ejemplo organizaciones financiadas por el promotor –, ésta debe anunciarse por los canales de comunicación habituales. Una conferencia de licitantes, por ejemplo, puede ser anunciada en una convocatoria para propuestas, con una pregunta acerca de dicha convocatoria, a todas las entidades financiadas.

Inscribir– reclutar y apuntar a los participantes. En casos en que sea necesario – sesiones de capacitación y otras presentaciones ofrecidas a grandes grupos –, es responsabilidad de ambos, el promotor y el receptor en los sitios anfitriones, reclutar e inscribir a todos los participantes, así como suspender dicha actividad cuando el sitio ha alcanzado su capacidad máxima (determinado por la capacidad física o la disponibilidad de equipo). Los formularios de inscripción pueden enviarse directamente a los participantes potenciales; pueden ser distribuidos a organizaciones, agencias e instituciones donde trabajan esos participantes o colocados en una página Web. También se puede ofrecer inscripción por teléfono o correo electrónico.

En casos como éstos, alguien en el nivel de promotor debe tener responsabilidades de coordinación para la teleconferencia y sabrá cuando alguno de los sitios anfitriones ya no puede incluir más participantes y qué lugares quedan disponibles. La coordinación hará que el proceso sea más tranquilo y evitará la mayor parte de los problemas que surgen cuando se manejan grandes cantidades de personas.

Parte del proceso de inscripción debe enfocarse en anotar a aquellos participantes que deseen los créditos de educación continua disponibles. Las personas deben saber cuántos créditos obtendrán por la teleconferencia y si hay algún otro requisito para obtenerlos (devolver otro formulario, escribir pequeños escritos, etc.) En la mayoría de los casos, los sitios anfitriones deberán tener certificados de educación continua para entregárselos a todos los que se han apuntado para  recibirlos y han asistido a la actividad.

Preparar los sitios. Este paso abarca la parte de preparación técnica y física. En el caso del la primera, es necesario asegurarse de que todo el equipo técnico apropiado ya se encuentra presente y debidamente conectado o arreglar la instalación a tiempo para la teleconferencia. En el caso de la preparación física debe considerarse tanto el número de personas como el tipo de conferencia.

En situaciones en las que en la teleconferencia participa un número de individuos en una reunión telefónica o a través de sus computadoras portátiles, la única preparación tiene que hacerla el promotor y sólo se trata de establecer las conexiones apropiadas. Esta información aplica para dos o más sitios, con un grupo de personas en cada uno de ellos.

La preparación es necesaria para el punto de inicio y los sitios anfitriones. Si la presentación proviene de un sitio, éste deberá estar acondicionado para que el presentador y su material de apoyo (pizarra, gráficos y figuras, clips de video o audio, etc.) sean visibles y  audibles. Si se trata de una presentación interactiva, el presentador debe poder observar y escuchar a la audiencia ubicada en lugares distantes.

En los sitios anfitriones (incluyendo el punto inicial del promotor), es importante la hospitalidad, incluyendo los arreglos del cuarto, los materiales, los alimentos y bebidas y las condiciones de los baños.

Dar la bienvenida a los participantes y hacer el papeleo. Los sitios anfitriones deben asegurarse de que los participantes sepan dónde y cuándo es la actividad, cómo llegar, dónde parquearse y a qué parte del edificio dirigirse.

Conforme llegan las personas, deben recibir el material necesario (así como etiquetas o gafetes con sus nombres, en caso que se requiera) y ser anotados en una lista de preinscripción o inscritos  como asistentes, junto con su afiliación. Todos los que deseen recibir créditos de educación continua deben identificarse en este momento. Si hay formularios de evaluación u otros papeles que los  participantes deban llenar, deben recibirlos conforme van ingresando.

Realizar la teleconferencia. En esta parte es donde los coordinadores técnicos desquitan su salario. Pueden haber problemas con el equipo o la transmisión, especialmente en situaciones en que no se tiene mucha experiencia en crear o ser anfitrión de una teleconferencia. Tener a alguien que puede resolver los problemas en esas circunstancias, puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso. Incluso si se tiene que contratar a un coordinador técnico por el día, vale la pena para tener seguridad. Si se necesita ayuda, a veces el costo es lo de menos.

Durante la teleconferencia:

• Dependiendo del número de participantes, es buena idea que cada participante se presente.
• Si se desea un buen nivel de interacción, se  puede considerar hacerles preguntas a las personas menos participativas
• Si se utiliza una plataforma en línea, se les puede pedir a los participantes documentar o compartir sus ideas utilizando la función de “chateo”. Estos “chats” en línea pueden ser grabados para ayudar a documentar las conversaciones.
• Si se desea colaboración entre los participantes luego de la teleconferencia, sería de gran ayuda proveer un espacio de colaboración en línea, en donde los participantes puedan comunicarse e incluso colaborar con documentos de trabajo.

Evaluar la teleconferencia. Si la teleconferencia es una sesión de capacitación, es esencial la retroalimentación en cuanto al contenido y su calidad – la claridad, utilidad, relevancia sobre la realidad del trabajo de los participantes, el estilo de la presentación, etc. Independientemente del tipo de teleconferencia que se dirija, es importante evaluar otros aspectos. Algunas preguntas de evaluación para los participantes pueden ser:

• ¿Cumplió la teleconferencia su propósito?
• ¿Fue tan efectiva como la interacción personal? ¿Se ganaron o perdieron elementos y detalles importantes al utilizar comunicación electrónica?
• ¿Cuán cómodos se sintieron los participantes con la tecnología y con la utilización del método de comunicación?
• ¿Cuán bien organizada estaba? ¿Qué funcionó y qué debe cambiarse?
• ¿En una reunión telefónica, el hecho de no ver a las personas cambió la dinámica? ¿Para mejor o peor?
• ¿El tiempo y viajes ahorrados son más importantes que los aspectos negativos de la teleconferencia?
• ¿Están dispuestas las personas a participar otra vez?

El método para recopilar esta información puede variar, dependiendo del tipo de teleconferencia. Si hay grupos reunidos en sitios anfitriones, podría entregárseles formularios con preguntas adecuadas, de tal manera que los participantes puedan escoger las respuestas sin necesidad de identificarse en el formulario. En el caso de una teleconferencia en la que participan muchos individuos, cada uno en un lugar diferente, los formularios pueden ser enviados por correo electrónico o por una encuesta en línea.

Hay que tomar en cuenta la importancia de que la evaluación sea anónima, para que las personas se sientan más libres de contestar a las preguntas con total honestidad.

Los promotores de la teleconferencia también deben contestar las preguntas anteriores, así como otras relacionadas al proceso, incluyendo:

• ¿Se desarrolló la teleconferencia según lo planeado, en cuanto a tiempo, participación y resultados?
• ¿La tecnología funcionó como tenía que hacerlo? ¿Cuáles fueron los problemas relacionados a cuestiones técnicas, en caso de que hayan surgido?
• ¿Los coordinadores técnicos pudieron enfrentar los problemas que surgieron? ¿Necesitaron algún tipo de capacitación especial para solucionar tales problemas o fue suficiente el conocimiento de trabajar con las computadoras y los programas informáticos?
• ¿Cuán difícil fue arreglar y programar la conferencia?
• ¿Fue satisfactorio el servicio del proveedor? ¿Facilitó el proceso general o causó más problemas?
•  ¿Le interesaría dirigir otra conferencia?

Dar seguimiento. Es importante dar continuidad a las tareas y actividades realizadas. Hay que asegurarse de que los participantes completen sus trabajos, reciban sus créditos de educación continua, envíen los formularios de evaluación, etc. También se deben devolver a tiempo todos los equipos prestados o alquilados.

Es necesario también analizar los costos, beneficios, utilidad y efectividad de la teleconferencia para fines propios. Se deben realizar cambios pertinentes en el procedimiento de la teleconferencia, el formato, la tecnología y el uso, basados en los resultados de la evaluación. Finalmente, se puede empezar a  programar la próxima teleconferencia.

Para resumir

Cuando una cantidad de personas que necesitan comunicarse entre sí están separados por grandes distancias, una manera de reunirlos es utilizando teleconferencias. Una teleconferencia es una transmisión por mecanismos electrónicos de contacto auditivo y/o visual, así como de otros materiales – imágenes, documentos, música, presentaciones de PowerPoint – las cuales pueden ser digitalizadas y enviadas a través de teléfonos o por redes de computadoras.

Organizar una teleconferencia puede ser similar a la organización de una conferencia, en cuanto a la planificación y también a escoger y acondicionar los sitios, inscribir a los participantes y evaluar el proceso y el contenido al finalizar. Un evento de este tipo añade aspectos tecnológicos, pero elimina la logística, muchas veces complicada, de reunir a grupos grandes de personas en un mismo lugar y hora y dirigirlos en el proceso cuando están presentes.

Los trabajadores comunitarios y de salud utilizan las teleconferencias para varios propósitos, por lo general para capacitación, coordinación y colaboración a larga distancia y abogacía/defensa. Se puede concluir que las teleconferencias representan un medio razonable y eficiente de alcanzar las metas, y que el costo de  organizarlas ahorra dinero, tiempo y recursos en general.