Sección 18. Crear y usar libretas de informes comunitarios

• ¿Qué es una libreta de informes comunitaria?

• ¿Por qué crear una libreta de informes comunitaria?

• ¿Cuáles son los elementos comunes de la libreta de informes comunitaria?

• ¿Cómo crear una libreta de informes comunitaria?

• ¿Cómo utilizar la libreta de informes comunitaria?

Los ciudadanos de River City estaban preocupados por sus hijos. Para algunos - en particular los padres de niños con problemas de retraso escolar - la preocupación era muy personal. Otros - los educadores y profesionales de servicios sociales – estaban involucrados a través de su trabajo. Sin embargo, independientemente de su relación, estaban unidos por un propósito común: mejorar las condiciones de los niños y los jóvenes de River City.

Asi mismo, algunos de los profesionales estaban preocupados por una reciente caída en el índice de inmunizaciones. Los padres que trabajan se preocupaban por buscar guarderías asequibles y de buena calidad. Asimismo, los profesionales y los padres sabían que los adolescentes necesitaban lugares más seguros para reunirse y más actividades que realizar.

¿Cómo podrían expresar los ciudadanos de River City sus preocupaciones, diferentes pero relacionadas entre sí, de manera que provocaran una acción positiva que llevara a la solución de algunos de estos problemas? A medida que los miembros de diversos grupos comenzaron a reunirse y a reconocer sus objetivos comunes, se dieron cuenta que necesitaban dos cosas: un informe sobre la situación actual y una manera de estructurar el programa de acción.

Las comunidades a menudo necesitan llamar atención hacia el problema o asunto más acuciante, o simplemente supervisar los esfuerzos para mejorar la calidad de vida. Preparar un informe sobre la situación actual y fijar objetivos de mejora son medidas que pueden adoptarse para alertar a los ciudadanos sobre la existencia de un problema y para obtener apoyo para tomar medidas de acción. En esta sección se explica qué son las libretas de informes comunitarias y cómo pueden utilizarse para crear un cambio en la comunidad.

¿Qué son las libretas de informes comunitarias?

Al igual que su modelo, la libreta de informes académica, una libreta de informes comunitaria es una herramienta que informa sobre los avances - o la falta de progreso - hacia un objetivo comunitario. Todos hemos conocido las libretas de informes, por lo tanto sabemos que las noticias enviadas a casa desde la escuela pueden significar una ocasión de júbilo o de consternación. La libreta de informes comunitaria puede provocar una celebración o una nueva determinación de trabajar con más ahínco y más inteligentemente. Del mismo modo, la libreta de informes comunitaria puede ser una herramienta eficaz tanto para presentar un balance como para fomentar la acción.

Además de la información contenida en la libreta de informes, ésta es también un importante acto de comunicación entre el remitente y el receptor. Cualquiera que sean las noticias, debe haber una respuesta si el destinatario está realmente involucrado. Este es el principal valor de las libretas de informes comunitarias tanto en el contexto escolar como en el comunitario.

Incluso un buen estudiante necesita estímulos y nuevos retos. Para los estudiantes (o las comunidades), cuyas calificaciones son menos que extraordinarias, es muy necesaria una respuesta constructiva que esté por encima de la culpa o el enojo y se concentre en la manera de mejorar la próxima libreta de informes- y, por supuesto, en ampliar el campo del aprendizaje, no sólo las calificaciones. Como padre de familia en esta situación, se podría trabajar con el hijo para establecer objetivos, elaborar un plan para mejorar las técnicas de estudio y aumentar la comunicación con el maestro. Como miembro de la comunidad, se puede realizar o fomentar el mismo tipo de respuestas para la resolución de problemas.

El segundo propósito de la libreta de informes comunitaria, además de proporcionar información, es dirigir el progreso de los esfuerzos continuos para la solución de problemas hacia un objetivo. En general, sabemos lo qué está incluido en el plan de estudios que un niño en la escuela pública debe dominar, sin embargo, para una libreta de informes comunitaria, los objetivos deben estar bien definidos y claramente mencionados.

Una comunidad podría estar trabajando en una variedad de “asuntos”, por lo que su libreta de informes debería evaluar áreas y objetivos que los residentes consideren importantes y convenientes. Estos podrían incluir, por ejemplo, viviendas más asequibles, vecindarios más seguros y la ampliación de las oportunidades de empleo para los adolescentes.

El proceso de preparación de las libretas de informes puede ayudar en gran medida a los ciudadanos a identificar sus prioridades y objetivos. En River City, los objetivos que fueron establecidos como normas para las libretas de informes incluían la inmunización en un 100% a los cuatro años de edad, el aumento de opciones de guarderías y un nuevo centro de diversión para los adolescentes.

Por último, es importante recordar que la libreta de informes es sólo un mensajero. Los emisores y, de ser posible, los receptores de las libretas de informes comunitarias deben ser agentes de cambio. Si usted está leyendo esto, lo más probable es que se encuentre en la primera categoría - en el papel de alumno, evaluador o reportero de la comunidad. Por lo tanto, hacemos hincapié a lo largo de esta sección en una pregunta a la que usted y sus colaboradores deberían responder antes de crear una libreta de informes comunitaria: ¿Cuál es el propósito?

¿Por qué crear una libreta de informes comunitaria?

Para que una libreta de informes comunitaria sea útil, primero se debe entender su propósito. ¿Qué se quiere lograr con una libreta de informes? ¿Qué puntuará y por qué? ¿A quién se le comunicarán las puntuaciones y por qué?

Por supuesto, se espera que todos los miembros de la comunidad respondan de manera constructiva a la puntuación negativa de una libreta de informes. No obstante, si usted forma parte del grupo que está enviando la libreta de informes para el público o para una audiencia específica, hay muchas posibilidades de que usted también sea el que debe, de alguna manera, impulsar la respuesta a la libreta de informes.

Estas son algunas de las razones frecuentes (y por lo general relacionadas entre sí) y las ocasiones para crear una libreta de informes. Su iniciativa podría tener otras.

• Para comunicar los hechos de una situación – al grupo propio o a un público más amplio.
• Para interpretar los hechos.
• Para aumentar la concienciación del público en general o de audiencias más específicas sobre un problema.
• Para definir los objetivos.
• Para impulsar la acción.
• Para influir en la política.
• Para argumentar en favor de una nueva iniciativa.
• Para ser responsable ante aquellos a los que se presta servicio.
• Para hacer responsables a otros.

Una libreta de informes emitida una sola vez u ocasionalmente podría ayudar a llamar atención hacia el problema, para bien o para mal. Si no se sabe exactamente qué dirección tomar, la libreta de informes podría incluso ser utilizada como una herramienta de organización, que ayude a descubrir las necesidades comunitarias más importantes. Sin embargo, si se tiene la intención de utilizar la libreta de informes para seguir el camino del cambio y del progreso durante un período de tiempo prolongado (meses como mínimo, y por lo general años), es necesario asegurarse de considerar la extensa recopilación de datos que se requiere antes de comenzar.

No obstante, si se decide incluir la libreta de informes en la misión, plan estratégico y objetivos, no creará necesariamente más trabajo y puede ofrecer la ventaja de un formato de informes claro.

Asociación para la Infancia

Desde 1992, la Asociación para la Infancia de la Ciudad de Kansas, Missouri, ha elaborado el Reporte Anual de Libretas de Informes sobre el Estatus de los Niños en el Área Metropolitana de Kansas City con la intención de fomentar la acción comunitaria para mejorar la vida de los niños y abogar en favor de los mismos. La Libreta de Informes se centra en cinco categorías para resumir el bienestar de los niños y los jóvenes:

• Protección y Seguridad
• Salud
• Educación Temprana
• Educación
• Etapa Adolescente

Además, cada Informe Anual ofrece un "Cuadro de honor" para galardonar a las personas, empresas y organizaciones que han hecho contribuciones significativas para mejorar las condiciones de los niños y los jóvenes en la Ciudad de Kansas.

La Libreta de Informes declara: "Nuestro objetivo es que la libreta de informes proporcione información a la comunidad metropolitana de la Ciudad de Kansas sobre el bienestar de nuestros niños y jóvenes en cada uno de los puntos de referencia examinados. Con esa información, ciudadanos, responsables de la toma de decisiones, dirigentes cívicos y filántropos pueden estar plenamente instruidos acerca de las necesidades de los niños y los jóvenes y así adoptar las medidas más adecuadas".

Puede parecer lógico que las escuelas utilicen una libreta de informes, pero ¿por qué un grupo o iniciativa debería utilizar este tipo de comunicación en lugar de algún otro método de presentación de informes? El formato de la libreta de informes comunitaria tiene varias ventajas:

• Las personas la entienden. La mayoría de nosotros ha conocido las libretas de informes y, por lo tanto, el lenguaje de las puntuaciones llega a más personas.
• La selección de algunos asuntos o categorías claves ayuda a enfocar la atención para la resolución de problemas.
• Las libretas de informes comunican eficazmente un mensaje de carácter general y sin embargo permiten la expresión de niveles de detalles más específicos (como lo ilustramos más abajo en el ejemplo de la Asociación para el Niño).

¿Cuáles son los elementos comunes de una libreta de informes comunitaria?

El  propósito del grupo determinará la información incluida en la libreta de informes. Las preguntas esenciales acerca de los propósitos entran en juego de nuevo aquí: ¿Qué es lo que el grupo o coalición quiere llevar a cabo al calificar a la comunidad?, ¿a quién se le va a comunicar?, ¿por cuál motivo?

Dicho esto, la mayoría de las libretas de informes incluyen lo siguiente:

• Una declaración de propósito, posiblemente con un llamado a la acción.
• La libreta de informes propiamente dicha.
• Explicaciones de indicadores seleccionados y puntos de referencia (que se mencionan a continuación).
• Un sistema objetivo de medición que puede mostrar el progreso hacia lo indicado

Los elementos esenciales, por supuesto, son las puntuaciones y los "sujetos". Para la libreta de informes comunitaria, estos temas, categorías principales o áreas de interés generalmente reciben el nombre de indicadores.

Aunque la gente puede estar de acuerdo en que la salud de los niños es un indicador importante para la salud de la comunidad, podrían no estar de acuerdo o incluso no comprender los detalles y la complejidad de ese indicador. Para una persona, la salud infantil puede significar la inmunización, mientras que para otra se refiere a los hábitos alimenticios.

Por lo tanto, una libreta de informes también tiene que incluir una explicación de sus indicadores - un resumen, esencialmente, de los puntos principales que participan en este "tema". Éstos generalmente son llamados puntos de referencia para un indicador - las áreas específicas que se están midiendo y evaluando para producir una puntuación. (En el modelo académico, equivale a los cuestionarios individuales, documentos y exámenes que componen la calificación final del curso). La libreta de informes comunitaria debe al menos nombrar y detallar estos indicadores. Muchas libretas de informes van más allá para incluir explicaciones detalladas de cómo se midieron los indicadores, el contexto de los datos recogidos y los métodos de puntuación utilizados.

El siguiente ejemplo ilustra el alcance y la profundidad que puede implicar el proyecto de una libreta de informes comunitaria:

Libreta de informes acerca de la condición de los niños en el área metropolitana de la Ciudad de Kansas, Missouri de la Asociación para la Infancia.

Jim Caccamo fue Director Ejecutivo de la Asociación para la Infancia en la Ciudad de Kansas, Missouri cuando la coalición decidió realizar su Libreta de informes sobre el estatus de los niños en el área metropolitana de la Ciudad de Kansas, y supervisó la emisión de siete libretas de informes.

Caccamo destaca la importancia del primer paso: aclarar el propósito de la libreta de informes. La libreta de informes de la Asociación está destinada a fomentar la acción comunitaria para mejorar la vida de los niños y abogar en su favor. También se utiliza como una herramienta de relaciones públicas para demostrarle a la comunidad que su arduo trabajo está comenzando a marcar la diferencia en los niños.

Caccamo señala que otras comunidades podrían necesitar algo más parecido a un libro de datos del tipo “Los Niños Cuentan” (vea Recursos de Internet), el cual presenta la investigación de una manera más académica. De cualquier manera, es crucial decidir al principio lo que se quiere llevar a cabo.

Para obtener información general sobre la libreta de informes de la Asociación para la Infancia del año 2006, la cual califica a la comunidad en cinco grandes categorías, diríjase a Asociación para Niños or KIDS Count.

La presentación gráfica comunica con claridad, pero también plantea otras preguntas. Para aquellos que quieren entender más íntegramente las mediciones detrás de las puntuaciones - y las necesidades de los niños y los jóvenes de la zona - la Asociación proporciona niveles adicionales de detalles e información, que incluyen lo siguiente:

• Explicación de las opciones de los puntos de referencia (temas “ampliamente considerados como buenos indicadores del nivel de bienestar de los niños”).
• Explicación del análisis de tendencias.
• Explicación de cómo se asignan las puntuaciones.
• Información sobre los objetivos para el 2010.
• Un apéndice de datos completo.

Para asegurarse de que la comunicación es clara, incluso en las cuestiones más simples, también se definen las equivalencias de las puntuaciones (A = Excelente, B = bien, C = Necesita mejorar, etc.)

Cuando la libreta de informes se ha completado, la Asociación para la Infancia envía ejemplares impresos a los agentes de cambio, incluyendo a las agencias de servicios sociales, profesionales de la educación temprana, abogados, proveedores de servicios de salud, responsables de la toma de decisiones, ciudadanos influyentes y financiadores. La coalición también celebra una conferencia de prensa para anunciar las puntuaciones del año y las implicaciones para el trabajo necesario, y publica el informe completo en su sitio de Internet.

¿Cómo crear una libreta de informes comunitaria?

Todas las etapas implicadas en la elaboración de una libreta de informes tienen el componente "quien", sobre el que hablaremos a medida que vayan surgiendo.

El paso más importante, y tal vez el más difícil, es el primero, el cual debe repetirse durante todo el proceso.

Decidir con qué propósito se quiere crear una libreta de informes.

Forme un grupo de trabajo para determinar lo que se quiere comunicar, a quién y por qué motivo. Tómese el tiempo para llegar a un consenso acerca del propósito de producir una libreta de informes, y mantenga presente ese objetivo a través del esfuerzo. ¿Un informe de investigación permitiría lograr el objetivo de la misma manera o incluso mejor? ¿Por qué el formato de puntuación es la mejor manera de comunicar el mensaje e impulsar la acción?

Todos los participantes principales en un esfuerzo deben tomar parte en esta decisión. Si la libreta de informes es apropiada para el esfuerzo, el proceso del debate también producirá el plan general para el proyecto.

Para entender el propósito, considere los principales elementos de la libreta de informes.

• ¿Qué se quiere calificar? ¿Por qué?
• ¿Quién necesita saber los resultados? ¿Con quién nos comunicaremos? ¿Por qué motivo
• ¿Qué se espera que el público haga, diga o piense como resultado de esta información?

Como se ha señalado anteriormente, la Asociación para la Infancia utiliza su libreta de informes como una herramienta de relaciones públicas para demostrar a los miembros de la comunidad cómo su ardua labor está comenzando a marcar una diferencia en los niños y para resaltar las áreas en las que se necesita trabajar más. Si bien la Asociación sabía que los responsables de la toma de decisiones, los superintendentes escolares y otros profesionales estarían interesados en su libreta de informes, otro objetivo era llegar a nuevos grupos y así abogar con nuevas voces en favor de los niños.

La Libreta de Informes de Ciudades Para los Niños de la Conexión Poblacional ofrece información sobre 239 ciudades de los EE.UU. con una población de más de 100.000 habitantes, calificándolas en base a la población, salud, educación, seguridad pública, economía, medio ambiente y vida comunitaria. Sus creadores dicen que la libreta de informes "no es una guía de reubicación”, sino que se trata de una herramienta para el cambio, la cual suministra información que los ciudadanos interesados pueden utilizar para identificar las condiciones que requieren mejoras en sus comunidades".

Consulte los modelos existentes antes de empezar. La Asociación de Acción para la Infancia de Kansas con sede en Topeka, Kansas, aprobó el sistema de puntuación utilizado por su vecino en la Ciudad de Kansas, Missouri, la Asociación para la Infancia. ¡Si se encuentra algo bueno que se ha desarrollado y probado, cópielo!

Establecer un plazo de tiempo para el proyecto que se relacione con los objetivos.

Para que una libreta de informes sea lo más significativa posible – tanto como un informe y como un llamado a la acción – es necesario que se realice un seguimiento del cambio en un periodo de tiempo considerable.

Un plazo de tiempo suele formar una parte íntegra para definir los puntos de referencia. Aunque un grupo determinado podría utilizar una libreta de informes emitida una sola vez para llamar atención sobre el problema, para la mayoría, un periodo de tiempo significativo significa varios años. Es probable que un proyecto de libreta de informes requiera compromiso y planificación a largo plazo.

Determinar los principales actores y acciones.

Una vez que se sepa la razón por la que se desea elaborar una libreta de informes, las preguntas de quién y qué se revelarán conjuntamente. Vamos a profundizar sobre estos temas siguiendo los pasos que se describen a continuación:

• ¿Quién participará y será responsable de la creación de la libreta de informes?
• ¿Quién financiará el esfuerzo?
• ¿Quién determinará los puntos de referencia o los indicadores de las puntuaciones?
• ¿Quién desarrollará el sistema de medición?
• ¿Quién recogerá los datos?
• ¿Quién determinará el sistema de calificaciones y asignará las puntuaciones?
• ¿Quién interpretará las puntuaciones y los datos para el público?
• ¿Quién escribirá el texto y los mensajes clave que acompañan a las puntuaciones?
• ¿Quién realizará la impresión y las versiones electrónicas?
• ¿Quién dará a conocer la libreta de informes?, ¿a quién?
• ¿Quién realizará el seguimiento de los planes y las acciones resultantes?

La mayoría de las libretas de informes son creadas y financiadas por las coaliciones que se organizan en torno a un tema común. Si se puede unir fuerzas con otros grupos que compartan las mismas preocupaciones, probablemente se tendrán más recursos en términos de acción humana y de fondos.

Un esfuerzo de colaboración no sólo amplía la perspectiva, sino que,  por lo general, permite acceder a una mayor cantidad de información e investigación, a mejores opciones de financiamiento y a un público potencial más amplio.

Identificar indicadores relacionados con las metas.

Saber el propósito ayudará a decidir qué medir. ¿Existen ciertos indicadores o metas que todos en la comunidad están de acuerdo en que son importantes? Generalmente, todos los miembros de la iniciativa y los representantes comunitarios deben participar en esta etapa de esfuerzo exhaustivo. Consulte con expertos locales también. Busque un consenso en los indicadores que verdaderamente demuestren los temas de interés y la repercusión que se desea

Elija los datos de medición que interesan a las personas y resista a la tentación o a la presión de elegir demasiados. No se puede medir todo. Los miembros de la iniciativa deberán decidir cuáles son los temas importantes y hacer una evaluación realista acerca de la capacidad de recopilar los datos relevantes.

Si califica a la comunidad en más de cinco o seis indicadores, el mensaje puede ser difundido. (Recuerde el modelo escolar - incluso los mejores estudiantes sólo estudian un puñado de temas a la vez). Hay excepciones, por supuesto, y buenas razones para clasificar más categorías, como hace la Sociedad Americana de Ingenieros en su libreta de informes sobre infraestructura.

Comience con unos indicadores clave. No sea tan ambicioso al inicio. Quizá se puedan dividir o subdividir más tarde. Formule las principales categorías en un lenguaje sencillo que la gente pueda comprender fácilmente.

Selección de indicadores: algunas ideas de programas existentes

La Asociación para la Infancia, como se ilustra más arriba, optó por calificar cinco grandes categorías que influyen en el bienestar de los niños: Protección, Seguridad, Salud, Educación Temprana, Educación y Adolescencia.

¿Qué es lo que los usuarios de la libreta de informes quieren? La Libreta de Informes de las Ciudades para los Niños determina sus indicadores, en parte, a partir de las respuestas de los lectores. Radhika Sarin, investigador principal, comenta: "En el pasado, hemos recibido muchos comentarios acerca de la importancia de los 'intangibles'. ¿Existe un sentimiento comunitario en una ciudad? ¿Las personas son cordiales? ¿Cuál es la diversidad de esta ciudad? ¿Qué lugar ocupa la cultura? Los intangibles, como dijo una persona joven, reflejan “lo bien que me lo paso”, lo que desembocó en una nueva categoría, Vida Comunitaria.

Al igual que los reportes académicos, la mayoría de las libretas de informes comunitarios califican sólo unos cuantos temas. El Proyecto de Evaluación del Gobierno califica cinco áreas en las libretas de informes de 35 de las ciudades más grandes de Estados Unidos: gestión financiera, recursos humanos, tecnología de la información, gestión del capital circulante y gestión de los resultados.

Por el contrario, algunos proyectos llamados libretas de reportes son en realidad más similares a los informes anuales. Compare la diferente perspectiva de la ciudad de Filadelfia presentada en la Libreta de Informes de Filadelfia de El Banco de Reserva Federal.

Este informe no emite puntuaciones, pero proporciona abundantes diagramas, gráficas y otros datos para explorar los factores que explican el relativamente bajo crecimiento del empleo en la región.
Si se desea utilizar una libreta de informes, para comunicar el mensaje saque partido del lenguaje común y la experiencia que la mayoría de las personas poseen acerca de las puntuaciones/calificaciones.

Identificar los puntos de referencia para cada uno de los indicadores que son significativos y mesurables.

Probablemente será bastante fácil para un grupo llegar a un acuerdo sobre grandes áreas u objetivos para los indicadores, como un medio ambiente sano para todos los niños. Sin embargo, llegar a un acuerdo sobre los puntos de referencia individuales dentro de cada una de las grandes categorías podría ser más difícil. Muchos temas concretos contribuyen a la salud de los niños, incluida la inmunización, los entornos sin humo y la atención prenatal.

Mantenga el propósito propio presente. No se puede complacer a todas las partes, por eso no se sorprenda - y esté preparado para defender su postura- si los constituyentes o defensores de una cuestión en particular ejercen presión sobre usted para incluir medidas diferentes o adicionales. Es necesario marcar un límite en alguna parte con respecto a los puntos de referencia y determinar cuáles son los más aplicables a la  categoría.

Por ejemplo, a los directores de las escuelas locales podría no agradarles el uso de las calificaciones ACT (calificaciones de un examen aplicado para entrar a la universidad) para calificar el rendimiento escolar, pero los padres las consideran importantes. Una vez más, considere el objetivo al sopesar las opciones. La elección de puntos de referencia a menudo significa tener que elegir entre las audiencias. Si se ha decidido utilizar un determinado punto de referencia por determinadas razones, no se sienta obligado a sustituir o añadir los que los especialistas recomiendan en un campo determinado.

Igualmente importante, asegúrese de elegir los puntos de referencia que se pueden medir de manera definible. Además, aunque la medición es teóricamente posible, asegúrese de que es realmente es así. ¿Dispone de los recursos o la capacidad para medir o acceder a los datos sobre los puntos de referencia?

Es importante que los datos de referencia sean fiables para que la libreta de informes resulte creíble.

Selección de Puntos de Referencia Mensurables

Para cada uno de sus principales indicadores, la Asociación para la Infancia incluye al menos tres puntos de referencia que son "ampliamente considerados como buenas medidas para el bienestar de los niños". Para cada uno de estos puntos de referencia se recopilan los datos; a continuación se calculan los datos según una fórmula establecida para realizar la puntuación de cada categoría. Los cinco principales indicadores figuran en negrita, con puntos de referencia mensurables listados debajo de cada una de ellos:

Protección y Seguridad

• Crímenes Violentos
• Abuso infantil y negligencia
• Lesiones infantiles
• Comida gratis/ reducida

Salud

• Cuidado prenatal
• Bajo peso al nacer
• Mortalidad infantil
• Inmunizaciones

Educación Temprana

• Calidad
• Desarrollo de fuerza laboral
• Estabilidad laboral
• Acceso a servicios

Educación

• Preparación escolar
• Puntaje de logros
• Finalización de la enseñanza secundaria

Etapa de Adolescencia

• Embarazos en adolescentes
• Consumo de alcohol y drogas
• Homicidios en la adolescencia

Para cada indicador hay probablemente una docena de distintas posibilidades. La intoxicación por plomo, la obesidad y el suicidio son factores importantes en la salud de los niños, pero la Asociación seleccionó los puntos de referencia que considera mejor indicaban la salud general.

Durante la duración de un proyecto de libreta de informes, tenga cuidado de mantener las mismas categorías principales o los puntos de datos. Si necesita ideas sobre categorías importantes y mensurables, el Directorio Nacional de Libretas de Informes sobre la Salud Comunitaria (vea Recursos Impresos) contiene un apéndice con un conjunto de indicadores de muestra de varias comunidades alrededor de los EE.UU. 

Determinar la escala y el sistema de puntuación.

Es importante utilizar una escala de puntuación que la gente entienda y diseñar un sistema que sea sensible a pequeñas variaciones para que las calificaciones puedan cambiar. Es necesario poder mostrar pequeñas avances.

La Asociación para la Infancia ha adoptado una escala de 4,0 para su libreta de informes de 2001 (A = 4,0, B = 3,0, C = 2,0, D = 1,0), después de haber utilizado una escala de porcentaje (90-80-70-60) en libretas de informes anteriores. Donna Peck, la Vicepresidenta de Comunicaciones, explicó el cambio: "Después de nuestra reunión con el Comité Consultivo de Datos, hemos decidido cambiar a una escala de 4,0, porque eso es lo que de usa en la mayor parte de las escuelas secundarias y universidades. Es un pequeño cambio, pero estamos descubriendo que la gente lo prefiere y necesita menos explicaciones".

La Asociación también simplificó su fórmula de cálculo de las puntuaciones para que las personas que estaban interesadas en el estudio de los datos ampliados les resulte más fácil comprender cómo se habían calculado las puntuaciones. La fórmula fue desarrollada por un comité de expertos en datos.

La Asociación proporciona un completo apéndice de datos, junto con un texto explicativo para cada punto de referencia. Por ejemplo, en la categoría de Salud, se proporciona este detalle:

Punto de referencia: Bajo peso al nacer

En el área metropolitana de la Ciudad de Kansas, el 7,4% de los bebés nacidos durante el año 1999 pesaba menos de 5,5 libras, lo que significa que tienen un mayor riesgo de sufrir problemas de salud. Ese porcentaje se redujo ligeramente con respecto al año anterior y se situó justo por debajo de la cifra nacional de 7,6%. El Objetivo para el Año 2010: Reducir la tasa de bajo peso al nacer a un porcentaje no superior al 5% de todos los nacidos vivos.

Recopilar los datos de los indicadores y puntos de referencia, y a continuación convertirlos a una puntuación basada en el  sistema predeterminado.

La naturaleza de la organización o coalición, la financiación y otros factores del esfuerzo en sí determinarán quién recopila los datos. Para libretas de informes complejas, por lo general se trata de una persona designada dentro del esfuerzo o alguien que es contratado para este fin específico. Esa persona o personas deben estar familiarizadas con las fuentes de datos (locales, estatales, nacionales o incluso internacionales, en función del proyecto).

Si es posible, es mejor utilizar un recolector de datos independiente o una tercera persona, ya que una persona objetiva no tiene interés en hacer que el esfuerzo quede bien. Una tercera persona confirma la objetividad del esfuerzo y lo protege de acusaciones de manipulación de datos.

Si no es posible permitirse un consultor, los voluntarios pueden ayudar en este paso. Tal vez un miembro del grupo tiene experiencia en estadísticas. Tal vez una empresa local de publicidad donará sus servicios para recopilar los resultados de una encuesta ciudadana, o tal vez uno de los voluntarios puede llevar a cabo investigaciones en el departamento de salud local. El punto central es que sea coherente y recopile datos precisos y fiables.

En la Asociación para la Infancia en Kansas City, Donna Peck recoge algunos de los datos de las instituciones educativas mientras que un instituto de consultoría profesional reúne el resto. En febrero, ella comienza la recopilación de estadísticas escolares sobre las tasas de graduación, la preparación escolar y las puntuaciones en desempeño para una libreta de informes que se publica en noviembre.

Algunas cosas son difíciles, si no imposibles de medir, pero una vez se eligen los puntos de referencia, se puede definir la categoría de manera que resulte mensurable. La nueva categoría, Vida Comunitaria, parecía difícil de medir, pero Ciudades para los Niños decidió reunir información sobre dos aspectos importantes de la vida infantil: las bibliotecas y los parques. Su nota aquí señala que la recopilación de datos puede ser un proceso tedioso: “A pesar de que estos datos fueron difíciles de obtener (la única forma de encontrar información sobre los parques fue haciendo, literalmente, cientos de llamadas telefónicas), creíamos que eran importantes para comprender la vida de los niños fuera del hogar y la escuela”.

Esté preparado para encontrar y explicar los problemas con datos limitados. He aquí otro ejemplo de la Libreta de Informes de Ciudades para los Niños:

"Durante casi una década, hemos venido señalando la falta de vigilancia del medio ambiente en virtud de normas y procedimientos regulados. El control del agua es un ejemplo. La Ley del Agua Potable Segura (LAPS) requiere que todos los sistemas públicos de agua controlen la calidad del agua que pueda contener bacterias coliformes, los niveles contaminantes y los subproductos químicos de tratamiento de aguas. Por desgracia, las irregularidades de LAPS son auto-declaradas y no todas las ciudades vigilan y notifican las irregularidades con la misma frecuencia. Es difícil, por lo tanto, hacer comparaciones precisas entre la calidad del agua de las ciudades debido a que algunas ciudades, ya sea no examinan la calidad del agua o no comunican las irregularidades".

Presentar la libreta de informes.

Hacer la versión impresa y, si se desea, la electrónica, presentando el mensaje con el texto, el diseño y las gráficas.

Es más fácil decirlo que hacerlo, por supuesto. Esto incluye:

• Redactar el texto explicativo e interpretativo, incluyendo los temas de conversación para la publicidad.
• Diseñar y producir las libretas de informes impresa y (si es posible) de Internet.

El texto que acompaña los datos le ofrecen al grupo la oportunidad de interpretar las puntuaciones y estadísticas y enmarca los planes para la acción a seguir. Aquí es donde se puede centrar en el mensaje. Haga hincapié en las áreas de mayor progreso y aquellas en las es necesario trabajar más.

Aquí es también donde se puede explicar el sistema de evaluación - lo que significa y cómo se calculan las puntuaciones. ¿A, corresponde a un 90% o más, o a un 80%? ¿Cómo se convierte en puntuaciones la fórmula para recopilar datos? Es más fácil trabajar con el conocimiento común, por lo cual, a menos que se tenga una buena razón para hacerlo de otra manera, es necesario limitarse a las definiciones aceptadas, tales como: A - Excelente, B - Muy Bien, C - Aceptable o Pasable, D - Necesita mejorar, F - Deficiente.

Lo que sea que se haga, se debe redactar con claridad y asegurar que el texto explica las gráficas. Las gráficas y las tablas al ser visuales resultan eficaces para presentar el panorama general, mientras que el texto puede añadir detalles, explicar y responder preguntas. Si se está midiendo la comunidad frente a otras ciudades o distritos, una gráfica ilustrará los resultados, mientras que el texto explicará lo que significan estas puntuaciones en función de los objetivos.

Si se puede permitir un diseñador o no, es necesario asegurarse de que el diseño gráfico se comunica con la misma claridad que las palabras. En ambos casos, tome decisiones que no agobien ni confundan al lector. El valor de una libreta de informes (especialmente si se trata de una herramienta de relaciones públicas) radica, en parte, en su simplicidad.

En la impresión y el diseño de páginas Web, la comunicación clara significa evitar caer en la tentación de incluir todo, es decir, abstenerse de un uso excesivo de fotografías, imágenes prediseñadas y fuentes múltiples simplemente porque estén disponibles. Si se está utilizando un diseñador profesional, estas cuestiones pueden no ser pertinentes, pero a veces los diseñadores le restan importancia a un texto importante en la búsqueda de un aspecto gráfico llamativo. Por lo tanto, póngase en sintonía con la perspectiva de sus lectores cuando examine y apruebe el diseño, así como el texto. (Vea el Capítulo 6: Promoviendo Interés en Asuntos Comunitarios para las secciones sobre la preparación de folletos, comunicados de prensa y otras formas de comunicación).

¿Cómo utilizar una libreta de informes comunitaria?

Este es de nuevo el punto clave: El uso de la libreta de informes está incluido en el propósito de crearla. ¿Por qué se quiere la libreta de informes?

En la mayoría de los casos, una libreta de informes comunitaria está destinada a ser un catalizador para la acción y fomentar las mejoras. Si se está midiendo la iniciativa propia, los pasos siguientes estarán bastante claros. Si se quiere saber cómo el grupo o iniciativa se compara con las demás, se tendrá que discutir el sentido de la comparación en las primeras etapas.

La libreta de informes habla por sí misma, no obstante debería centrarse y crear el mensaje que se quiere enfatizar sobre los resultados. A veces, una puntuación negativa hace el plan a seguir muy claro. Este fue el caso en Kansas, cuando una puntuación D en la categoría de Atención Infantil en la libreta de informes de la Asociación de Acción para la Infancia de Kansas en el 2001 dejó claro dónde era preciso intensificar los esfuerzos.

Publique y distribuya la libreta de informes.

Comunicados de prensa, conferencias de prensa, correos directos, visitas personales - utilice todos los métodos a su alcance para colocar la libreta de informes frente a las personas y grupos específicos que la vayan a ver, así como el público en general.

La Asociación para la Infancia divulga su libreta de informes cada otoño por medio de una conferencia de prensa. Donna Peck señala que las cadenas de televisión suelen producir informes de 45 segundos, por lo que la Asociación, sabiendo esto, les ofrece un segmento adaptado a ese formato – a menudo es una reacción a una de las puntuaciones. Además, los funcionarios de la Asociación acuden a la conferencia teniendo claro lo que quieren hacer resaltar. Por lo general este punto se trata de mencionar una gran mejora y a la vez una puntuación negativa en la que todavía se necesita trabajar. El comunicado de prensa refleja este mismo mensaje.

La libreta de informes de la Asociación se publica en un folleto muy bien presentado que se envía a agencias de servicios sociales, a ciudadanos influyentes, a supervisores escolares, a profesionales del cuidado de la salud, a defensores y a profesionales de la educación temprana. La libreta de informes está siempre incluida en el paquete de información de la Asociación y se publica en la Internet.

 Dígale a la gente lo que puede hacer.

El propósito es clave aquí una vez más.

La Asociación para la Infancia en sí no ofrece respuestas concretas a todos los problemas que destaca, pero sí promueve una campaña global llamada La Campaña de la Pregunta # 1. Esta campaña anima a las personas y organizaciones a utilizar la pregunta "¿Es bueno para los niños?" Como una prueba decisiva para sus decisiones.

Su objetivo más amplio es servir a diversos grupos y organismos. Tanto los organismos públicos como los privados en el área de Kansas utilizan la información proporcionada en la libreta de informes de la Asociación para dar prioridad a sus recursos.

Acción para los Niños de Kansas (ANK) trabaja para hacer avanzar las alternativas, desarrollando políticas estatales que favorecen a las familias y niños. Su libreta de informes es una herramienta fundamental en su estrategia complementaria para obtener una imagen clara de los niños de Kansas mediante la recopilación y difusión de información sobre el bienestar infantil.

Aunque ANK utiliza la libreta de informes para hacer avanzar la política, también se dirige al ciudadano común y ofrece consejos simples acerca de cómo los adultos pueden mejorar la vida de los niños. Un libro informativo que acompaña a la libreta de informes ofrece sugerencias de acción en cada categoría, bajo el título "Sólo tiene que…". Por ejemplo, en la categoría Adolescentes, sugiere:

“Sólo tiene que…”

Escuchar con atención.
Asistir a conciertos, juegos y eventos escolares.
Escuchar con ellos su música favorita.
Conocer a sus amistades.

La libreta de informes de la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Civiles acerca de la infraestructura de Estados Unidos tiene por objeto ayudar a las personas de los EE.UU. a identificar maneras de fomentar el mantenimiento y la reparación de la infraestructura. El sitio Web insta a las personas a ayudar a resolver la situación en que viven de las siguiente manera.

“Puede enviar una carta a sus funcionarios electos apoyando la inversión en la infraestructura. En la papeleta electoral-vote Sí para la emisión de bonos para escuelas, carreteras y otras infraestructuras. Envíe una carta al editor de su periódico local sobre preocupaciones acerca de la infraestructura. Es especialmente efectiva si se hace referencia a un reciente artículo escrito acerca de la infraestructura local. Invite a los legisladores a foros como éste para hablar sobre las preocupaciones que se tengan acerca de la infraestructura local. Éstas son sólo algunas cosas que se pueden hacer para marcar una diferencia. Ayude a los ingenieros civiles estadounidenses a entregar una libreta de informes intachable la próxima vez”.

 Seguimiento.

Continúe destacando las puntuaciones importantes y las acciones que desea que provoquen. ¿Se está proporcionando resultados a los contribuyentes o a un donante? ¿O se están recopilando datos para que el público en general lo utilice cuando lo necesite? Publicar la libreta de informes en un sitio de Internet funciona bien si el objetivo es principalmente la obligación de rendir cuentas y la gente vendrá en su busca.

El periódico The Philadelphia Inquirer publica una libreta de informes en línea acerca de las escuelas, la cual es una base de datos en la que se pueden localizar datos demográficos, estadísticas financieras y resultados de las pruebas en los distritos escolares de la región, las escuelas secundarias públicas y privadas y las escuelas técnicas. Los usuarios pueden obtener información sobre el tamaño de las clases, las puntuaciones de exámenes estandarizados, los sueldos de los maestros y otros datos.

Si el propósito es más firme, siga dando a conocer la libreta de informes con publicaciones vinculadas a acontecimientos de actualidad o informes. Por ejemplo, si se denuncia un caso de abuso de menores en el periódico local, puede buscar la atención de un reportero hacia la libreta de informes como una fuente de material de trasfondo. Utilice las listas de correo electrónico, conferencias y otros contactos para que la gente conozca la libreta de informes.

La Libreta de Informes de la Asociación para la Infancia se ha convertido en un recurso estándar para las organizaciones en el área de la Ciudad de Kansas que trabajan para mejorar la vida de los niños. El antiguo Director Ejecutivo Jim Caccamo señala que "Nadie en la Ciudad de Kansas le otorgaría una subvención a una organización filantrópica sin citar la libreta de informes".

Actualice la libreta de informes.

Este proceso de presentación de informes y recopilación de datos a largo plazo también podría requerir que se cambien las prácticas, se desarrollen nuevos sistemas y se consideren cuestiones más extensas acerca de la coordinación con otros organismos o iniciativas. Cambios como éstos podrían formar parte del valor de la libreta de informes para el esfuerzo y para quienes se trata de beneficiar.

Para resumir

Las tarjetas de informes comunitarias miden el estado de la salud o el bienestar de una comunidad por medio de calificar un número limitado de indicadores o áreas clave de interés para una comunidad. Las libretas de informes son herramientas eficaces de relaciones públicas para informar a la población sobre los problemas y éxitos en algunas áreas y se utilizan habitualmente para provocar una acción inmediata.

Se seleccionan los puntos de referencia mensurables para cada indicador y los datos son recopilados en cada uno de ellos para producir una categoría de puntuación. Si el propósito en la creación de una libreta de informes es concentrarse en los esfuerzos para la solución de problemas, también se deben resumir y explicar los resultados.

Un proyecto de creación de una libreta de informes debe abarcar un periodo de tiempo importante con el fin de que se puedan medir los cambios o los progresos significativos. Para los ciudadanos de River City, que hemos puesto de ejemplo desde el comienzo de esta sección, esto podría significar que un proyecto de creación de una libreta de informes concluye cuando se cumplen las metas originales de mejorar la vida de los niños, mientras que otro proyecto de creación de una libreta de informes comienza para ayudar a evaluar y mejorar las condiciones de vida de las personas mayores en River City.