می‌خواهید که برای تیم یا سازمان خود اعضای تازه‌ای پیدا کنید؟ چرا؟ از اینکه همه کار را خودتان انجام دهید خسته شده‌اید؟ کسی به شما یادآوری کرده که دو نفر بهتر از یک نفر است؟ خیلی مهم نیست که چرا می‌خواهید اعضای تازه‌ای به سازمان خود جلب کنید اما آنچه مهم است این است که طرحی برای این کار داشته باشید.
منظور از طرح و برنامه چیست؟
برنامه‌ریزی راهی برای سازماندهی به اقداماتی است که اگر همه چیز بر اساس آن درست پیش برود منجر به تحقق یک هدف می‌شود. برنامه‌ریزی برای جذب نیروهای جدید باعث می‌شود که از خودتان چند سوال مهم بپرسید. این سوال‌ها برای هر نوع جذب نیرو مهم و کلیدی است:
- چرا اعضای جدید می‌خواهید یا نیاز دارید؟
- چند عضو تازه نیاز دارید؟
- چه نوع اعضایی نیاز دارید؟
- چه کسی قرار است که این اعضای تازه را پیدا کند؟
- اعضای جدید را کجا می‌خواهید پیدا کنید؟
- بهترین زمان برای یافتن اعضای جدید چه وقتی است؟
- چطور باید با اعضای بالقوه تماس بگیرید؟
- در مقابل پاسخ مثبت، منفی یا تمایل احتمالی آنها چه باید بکنید؟
- موانعی که ممکن است با آن روبرو شوید چه می‌تواند باشد؟ چطور می‌خواهید بر آنها غلبه کنید؟
مثال: سازمانی به دنبال افزایش مشارکت اعضای باهمستان برای بهبود شرایط است
سازمانی در محله ما می‌خواهد اطراف یک ساختمان متروک را پاکسازی کند تا اینقدر چشم آزار نباشد و معتادان هم دور و بر آن جمع نشوند. اما چطور قرار است این کار را بکند؟ باید افرادی پیدا کرد که مشارکت کنند. اما همه سخت گرفتارند و هیچ کس تا کنون چنین کاری انجام نداده است.به‌علاوه، این تازه ممکن است شروع کار باشد. این سازمان شاید بخواهد برنامه پاکسازی را در مناطق دیگر شهر هم انجام دهد. برای این کار بهترین روش رفتن به سراغ همیاری و اتئلاف (با سازمان‌های دیگر) است. به این ترتیب نیروی انسانی را که به دنبالش هست پیدا می‌کند. اما چطور؟
نکته اصلی این است که فارغ از اینکه ما بخواهیم اعضایی را جلب کنیم که حرف خودشان را بزنند یا اعضایی که از طرف سازمان سخن بگویند، ایجاد همیاری و اتئلاف کمک می‌کند برنامه‌ای برای شناسایی و جلب همکاری افراد تهیه کنیم. همچنین، پاسخ به سوال‌های بالا وقت ما را در بلندمدت ذخیره می‌کند و شانس ما را برای انجام آنچه به عنوان هدف تعریف کرده‌ایم افزایش می‌دهد.
چرا باید برنامه‌ریزی کرد؟
در دست داشتن یک برنامه مهم است از این بابت که شامل مراحل و اقداماتی است که از طریق آنها می‌توانید به هدف نهایی خود در جذب نیرو برسید. زمانی که روشن می‌شود سازمان چه اقداماتی را باید برای رسیدن به یک هدف انجام دهد، زمان برنامه‌ریزی است.
بیشتر اوقات دست‌اندرکاران جذب نیرو، در صورت داشتن یک برنامه دقیق، شانس بیشتری برای یافتن اعضای بالقوه و بااستعداد خواهند داشت. یک کار برنامه‌ریزی شده تقریبا همیشه بر کار بدون برنامه و سازماندهی برتری دارد.
مکتوب کردن فرآیند طراحی برنامه بسیار مهم است زیرا نیاز ندارید وقت‌تان را صرف پرسش‌هایی کنید که قبلا پاسخ داده‌اید. با ثبت کتبی پاسخ‌ها زمان زیادی صرفه جویی خواهید کرد.
چطور برنامه‌ریزی کنیم؟
اجازه بدهید برگردیم به آن پرسش‌های کلیدی که بالاتر مطرح کردیم و یک به یک به آنها رسیدگی کنیم.
چرا به اعضای جدید نیاز دارید؟
اینکه که بخواهید اعضای سازمان را افزایش دهید، به تنهایی کافی نیست. باید به این هم فکر کنید که چرا به این افزایش نیرو نیاز دارید. از خودتان بپرسید: چرا داریم دنبال نیروی تازه می‌گردیم؟ سازمان ممکن است دنبال کسانی باشد که قادرند از طرف سازمان سخن بگویند یا سخنگویی برای دیگر گروه‌های مردم باشند.
سازمان شما ممکن است به اعضا و نیروهایی نیاز داشته باشد که در نهادهای همیار یا ائتلافی با شما حضور دارند. کسانی که:
- نمایندگی دولت محلی، نمایندگی نظام آموزشی محلی، سازمان‌های جوانان و کسب و کارها و دیگر سازمان‌های خدمات‌رسانی باشند، یا نماینده شهروندان کهن‌سال و پلیس و پدرها و مادرها و دانشگاه‌ها باشند.
- بتوانند تمام تلاش‌های صورت گرفته از طرف چندین سازمان را به نحوی هماهنگ کنند تا امکان دستیابی به هدف مشترک تعریف فراهم شود (مثلا وقتی چندین سازمان در زمینه زیباسازی شهر فعالیت می‌کنند).
- اگر برای سازمان شما یا سازمان‌های همکارتان مشکلی پیش می‌آید بتوانند از همه شما به بهترین نحو ممکن حمایت و دفاع کنند.
- سازمان شما ممکن است به دنبال افرادی باشد که:
- اعلامیه/آگهی پخش کنند؛
- به پروژه‌های معینی کمک کنند (مثلا به تمیز کردن اطراف ساختمانی متروکه یاری رسانند)؛
- به سازماندهی و جذب نیرو بپردازند؛
- از فعالیت‌های سازمان به طور کلی حمایت کنند؛
- و یا کارهای بسیار متنوع دیگر انجام دهند.
قاعدتا برای جذب نیرو هدفی در ذهن دارید و گرنه اصولا به سراغ آن نمی‌روید. فکر کنید آن هدف چیست؟ آن را مکتوب کنید!
چند عضو تازه نیاز دارید؟
وقتی دلایل نیاز به جذب نیرو یا افزایش اعضای گروه خود را مکتوب کردید، بهتر متوجه خواهید شد که چند نفر عضو تازه برای سازمان خود و چند نفر نماینده از طرف سازمان‌هایی که می‌خواهید با آنها کار کنید، نیاز دارید.
مثال: برنامه‌ریزی برای افزایش مشارکت اعضای باهمستان
اجازه بدهید به همان مثال ساختمان متروکه برگردیم که قرار است اطراف‌اش تمیز شود. چند نفر برای پاکسازی محوطه نیاز دارید؟ محوطه بزرگی است و کلی زباله و نخاله ریخته است. می‌خواهیم آن را ظرف یک روز تمیز کنیم. بنابراین بهترین حالت این است که دست کم ۱۵ نفر با هم کار کنند.
در سازمان ما پنج نفر هستند که همیشه برای کار آماده‌اند و چند نفری هم در محله گفته‌اند که اگر کمک لازم بود می‌توانند حاضر شوند. فعلا می‌دانیم که به ده نفر غیر از کارکنان خودمان برای پاکسازی نیازمندیم.
بسیار خوب، حالا می‌دانیم که برای چه کاری به نیروی تازه نیاز داریم و می‌دانیم که کار ما به دست کم ۱۵ نفر نیرو نیازمند است. تا همین جا به‌سادگی شروع به برنامه‌ریزی کرده‌ایم! حالا اجازه بدهید تصویر کلان را ببینیم و به کار زیباسازی سطح شهر برگردیم.
حتی اگر سازمان ما تمام نیرویی را که نیاز دارد برای تمیزکاری محوطه پیدا کند، و این موجب راه افتادن کار زیباسازی ما باشد، باز هم حتما به کسانی نیاز داریم که نماینده دیگر سازمان‌هایی باشند که با آنها همکاری داریم. به کسانی نیاز داریم که کارهای مربوط به سازمان‌های خود را هماهنگ کنند تا بتوان تمام سطح شهر را پاکسازی و زیبا کرد.
نگاه کردن به تصویر کلان و طرح بزرگ هم خیلی دشوار نیست. اما قدم بعدی چیست؟
چه نوع اعضایی نیاز دارید؟
سازمان‌ها به انواع مختلفی از اعضا نیاز دارند. همانطور که پیشتر اشاره شد، این موضوع به‌خصوص وقتی اهمیت پیدا می‌کند که سازمان بخواهد اعضای خود را افزایش دهد یا به دنبال جذب نیرو و نماینده از دیگر سازمان‌ها باشد.
برخی از این نیروها ممکن است نماینده سازمانشان باشد یا نماینده جمعی از گروه‌ها و برخی نیز ممکن است نمایندگی نداشته باشند. برخی از نیروها ممکن است در حد رهبری و مدیریت باشند و برخی هم نیستند.
اعضای سازمان‌ها در سطوح مختلفی کار می‌کنند. برخی حضور بیشتری از دیگران دارند. برخی هم از دیگران متعهدترند. شماری هم ممکن است اولویت‌های دیگری داشته باشند که آن را اینجا و آنجا بر کار سازمان ارجحیت دهند. می‌توان از تمام این نوع نیروها استفاده کرد و از مهارت‌های خاص هر یک بهره برد.
نیروهایی که نماینده گروه‌هایی از مردم‌اند به طور خاص مفیدند چون شما با جذب آنها، به افرادی که می‌توانند در سطوح مختلف یاور شما باشند دسترسی پیدا می‌کنید.
برای برنامه‌ریزی جذب نیرو و عضو تازه، باید مشخص کنید که دنبال چه نوع اعضایی هستید. پس از آن کار جستجوی آن نیروها آسان‌تر خواهد بود.
چه کسی قرار است که این اعضای تازه را پیدا کند؟
این سوال مهمی است. باید ببینید که چه کسی را دارید. اگر دست تنها هستید طبعا این کار خود شما است. اما حتی اگر گروه کوچکی در اختیار دارید که به این کار بپردازند باید کار را طوری از آنها بخواهید که نتیجه مطابق نظر شما از آب درآید. وظیفه مهمی است. هر چند که تا این مرحله تعداد و ویژگی‌های نیروی مورد نظرتان را تعیین کرده‌اید.
از اینکه مسئولیتی را به کسی واگذار کنید معذب نباشید. اگر به اندازه کافی کسانی را دارید که به شما در جذب نیرو کمک کنند از همکاری آنها به بهترین شکل بهره بگیرید. وظایف مختلف جذب نیرو را به افراد مختلف محول کنید. به این بسنده نکنید که صرفا به همه آنها بگویید که بروید نیرو بگیرید! این روش حتما وقت زیادی را از شما و اعضای تیمتان تلف خواهد کرد.
در مورد طرح زیباسازی سطح شهر، سازمان شما ممکن است بخواهد نیروهایی پیدا کند که از سازمان خود نمایندگی کنند و مهارت‌های ویژه یا امکاناتی داشته باشند که در دستیابی به هدف شما مفید باشد. برای مثال، یک فروشگاه سخت‌افزار، انجمن باغبانی، باشگاه هنر و یا کسی که طراح گل‌آرایی است هر کدام به نوعی می‌توانند به شما کمک کنند.
اعضای جدید را کجا می‌خواهید پیدا کنید؟
واقعیت‌اش را بخواهید همه جا! اما وقتی می‌دانید که چه کسانی یا دست کم چه مهارت‌هایی را لازم دارید، می‌توانید محل یافتن آنها را هم هدف‌گذاری کنید. فهرستی از محل‌هایی فراهم کنید که این مهارت‌ها و افراد یا سازمان‌ها را می‌توان در آنجا یافت.
مثال: فرض کنید سازمان شما در نظر دارد یک کانون یا باشگاه برای کودکان یک باهمستان بسازد. اما هیچ‌یک از اعضای سازمان مهارتی در زمینه ساخت و ساز ندارند. در چنین شرایطی سازمان شما حتما به یک نیروی ماهر در زمینه ساختمان‌سازی نیاز دارد. اما در عین حال به افراد متخصصی در زمینه ترویج فعالیت‌های مربوط به باشگاه هم احتیاج هست. به عبارتی دیگر، این سازمان به مجموعه‌ای از مهارت‌های مختلف نیاز دارد. به این معنی که نه تنها دنبال کسانی است که مهارت بَنّایی و ساخت یک بنا را دارند بلکه باید کسانی را جذب کند که قابلیت این را دارند که به نمایندگی از سازمان‌ها، اتحادیه‌ها، خدمات در باهمستان و کسب و کارهای محلی و سودآوری که ممکن است علاقمند به مشارکت در این پروژه باشند، صحبت کند. سازمان شما در هر حال از هر کمکی که بتواند جلب کند استقبال خواهد کرد.
فراموش نکنید که تنها راهی که بتوانید بفهمید چه کسی علاقمند به مشارکت است این است که از آنها بپرسید. بنابراین فکر کنید به اینکه چه اعضا و نیروهایی نیاز دارید، بعد فهرستی از آن تهیه کنید و آنها را روی کاغذ بیاورید!
بهترین زمان برای یافتن اعضای جدید چه وقتی است؟
چرا بهترین زمان همین حالا نباشد؟ هر سازمانی باید همیشه دنبال اعضای تازه بگردد. البته برخی اوقات مناسب‌تر از اوقات دیگر است. کار جذب نیرو وقتی که سازمان شما دارد حول مساله معین یا پروژه‌ای خاص مانور می‌دهد آسان‌تر است. یک قلاب خوب و گیرا پیدا کنید. منظور از قلاب یعنی چیزی که مردم را به هدف مورد نظر شما، هدف خاص یا سازمان مورد توجه شما جذب کند.
اما در بسیاری از موقعیت‌های خاص هم سازمان ممکن است دنبال نیروی جدید یا ائتلافی تازه با سازمان‌های دیگر باشد. مثلا در زمان‌هایی که:
- دارید یک طرح و ابتکارعمل تازه را شروع می‌کنید؛
- می‌خواهید در باهمستان قدرت بیشتری پیدا کنید؛
- کمپینی را برای جلب کمک‌های مالی شروع کرده‌اید؛
- به دنبال جایگزین برای نیروهای قبلی هستید.
علاوه بر این، بهتر است بدانید که چه زمانی به اعضای جدید نیاز دارید. مثلا هنگامی‌که در فکر برگزاری برنامه بزرگی برای جذب کمک‌های مالی هستید، می‌دانید که باید نیروهای تازه‌ای برای اجرا پیدا کنید. بنابراین، بهتر است که یک جدول زمانی تهیه کنید و در آن طرح اقدامات خود را به ترتیب ثبت کنید.
برای نمونه: گروه ما به ۳۰ نیروی تازه در سازمان نیاز دارد تا بتواند یک جشنواره روستایی را در ماه ژانویه برگزار کند. اکنون ماه سپتامبر است. بنابرین تلاش می‌کنیم که دست کم ۱۵عضو جدید را تا نیمه اکتبر جلب کنیم. معقول است که کمی از میزان نیاز بالاتر هم جلب کنیم تا اگر به هر دلیلی از تعداد نیروها کم شد مشکلی نداشته باشیم. گروه در جلسه‌ای جدول زمانی زیر را تهیه می‌کند:
دسامبر
نوامبر
اکتبر
سپتامبر
- به ادامه جلب حمایت‌ها ادامه می‌دهیم. هرچه بیشتر باشد ما هم راضی‌تر هستیم.
- ملاقات با نمایندگان سازمان‌های عضو برنامه
- تعیین اهداف برای جلب حمایت و همکاری با سازمان‌های دیگر یا نمایندگان آنها
- برنامه‌ریزی برای جذب نیرو
- ادامه ملاقات‌ها و جذب نیرو. فراموش نکنید که هدف جلب ۳۰ نفر است ولی به ۳۰ نفر بسنده نمی‌کنیم.
- جلسه‌ای برگزار می‌کنیم تا با علایق اعضای جدید آشنا شویم.
- دست به کار شدن برای جذب نیرو یا تشکیل ائتلاف با سازمان‌های دیگر برای این کار. هدف رسیدن به ۱۵ نفر عضو جدید تا ۱۵ اکتبر است.
- ادامه برنامه جذب نیرو
- اگر مشکلی پیش آمد تاکتیک جذب نیرو بازنگری شود.
فراموش نکنید که برنامه‌ریزی برای جذب نیرو را قبل از شروع به کار تمام کرده باشید.
چطور باید با اعضای بااستعداد و بالقوه تماس بگیرید؟
اجازه بدهید فرض کنیم که هر چند گروه ما خیلی مصمم است که پروژه پاکسازی محوطه را انجام دهد، اما لزوما این کار برای دیگران کار پرکششی نیست. بنابراین برای شیوه‌ای که می‌خواهیم با دیگران تماس بگیریم مهم است که طرحی داشته باشیم. به نمونه زیر توجه کنید:
- «سلام. بیایید روز جمعه زباله‌ها را از این محوطه جمع کنیم و گرافیتی‌های روی دیوار را پاک کنیم. عده‌ای هم به کمک می‌آیند که شما نمی‌شناسید.»
خیلی معلوم نیست که بتوانید با این روش جواب مطلوبی بگیرید. حال به این نمونه توجه کنید:
- «سلام. شما هم توی این محل زندگی می‌کنید. درست است؟ من گاهی شما را این دور و بر دیده‌ام. حتما دیده‌اید که محوطه اطراف این ساختمان قدیمی خیلی کثیف و پر از زباله شده است. هرکسی نداند فکر می‌کند محل ما جمعه بازار بوده و همه رفته‌اند و آشغال‌ها باقی مانده. یک گروه از هم محلی‌ها روز جمعه جمع می‌شویم برای تمیز کردن این محوطه و بعد هم هر کسی مقداری غذا می‌آورد و با هم در کافه محل می‌خوریم.»
خوب است که استعاره‌هایی را که به کار می‌برید (مثل همان وضع بعد از جمعه بازار) بسته به آدمی که می‌خواهید او را جلب کنید تغییر بدهید تا متناسب با شخصیت او شود (اگر او را می‌شناسید). مثلا اگر کسی به ورزش علاقه‌مند است خوب است بگویید:
- «...آدم فکر می‌کند که محل ما پارکینگ استادیوم فوتبال بوده و وضع‌اش مثل بعد از تمام شدن مسابقه است.»
فراموش نکنید وقتی که می‌خواهید مردم را به شرکت در برنامه ترغیب کنید، آنها باید حس کنند که در نتیجه فعالیتشان چیزی به دست می‌آورند؛ رضایت، مهارت جدید، عمل به تعهد شخصی و مانند این‌ها.
ائتلافی از سازمان‌ها هم که می‌خواهد دیگر سازمان‌ها را به همکاری در طرح جلب کند باید به آنها دلایل قوی و جذابی ارائه کند تا به ائتلاف بپیوندند. این به نوبه خود دلیل دیگری است که داشتن طرح و برنامه را ضروری می‌کند. سازمان‌ها مایل نخواهند بود در فعالیتی همکاری کنند که سازمان نیافته و ناکارآمد است.
در مقابل پاسخ مثبت، منفی یا تمایل احتمالی آنها چه باید کنید؟
اگر پاسخ مثبت گرفتید که چه بهتر! در ضمن باید به‌خوبی بدانید که چرا این فرد به‌خصوص را برای همکاری دعوت کرده‌اید. فقط باید این نکته را به عضو جدید یا سازمانی که وارد همکاری شده به‌خوبی توضیح دهید.
اگر پاسخ دعوتتان «شاید» باشد هم خوب است. احتمال همکاری نشانگر آن است که این فرد یا سازمان به موضوع طرح شما بی‌علاقه هم نیست. با کسانی که جوابشان نشانگر احتمال همکاری است در تماس باشید. چه بسا آنها کمی بعد برای پیوستن به طرح شما تمایل نشان دهند و یا در ظرفیتی متفاوت، در آن شرکت کردند.
اما اگر پاسخ دعوت شما منفی بود چه؟ طبیعی است که نمی‌توانید نظر هر کسی را که مایل هستید به همکاری جلب کنید. با این‌همه باید بین پاسخ منفی قاطع و پاسخ منفی به معنای «نه همین حالا» فرق بگذارید. ممکن است واقعا زمان خوبی برای دعوت‌شونده شما نبوده تا با شما همکاری کند. شما از جزئیات زندگی افراد باخبر نیستید. اگر در را روی شما نبستند و به حرفتان گوش دادند، معنایش این است که می‌توانید بار دیگر تلاش کنید. شاید بار بعدی نظر فرد عوض شده باشد.
در عین حال، هر چه شنیدید شگفت‌زده نشوید. به این فکر کنید که در پاسخ چه باید بگویید.
موانع
به فکر موانعی باشید که ممکن است پیش آید. کارها معمولا بی اشکال پیش نمی‌رود و هر چیزی ممکن است پیش آید و گاهی هم واقعا پیش می‌آید. برای غلبه بر موانع احتمالی آماده باشید. دونده در مسابقه دوی با مانع از اینکه پایش به یکی از موانع بخورد نگران نمی‌شود. از آنها عبور می‌کند. شما هم باید به همین ترتیب آماده عبور از مانع باشید.