خبرنامه گزارشی است چاپ شده یا الکترونیکی که به صورت منظم در میان گروهی از علاقمندان توزیع می‌شود. خبرنامه‌ها معمولا بین دو تا هشت صفحه‌اند. از نظر هزینه، کیفیت و محتوا تفاوت‌های چشمگیری میان خبرنامه‌ها وجود دارد. این روزها، بسیاری از سازمان‌های باهمستانی تارنماهای رسمی دارند، یا در رسانه‌های اجتماعی حساب‌های کاربری دارند و اخبار و گزارش‌های خود را به طور منظم منتشر می‌کنند. با این حال اگر توانمندی مالی شما اقتضا کند، خوب است که گلچینی از خبرها و گزارش‌های خود را در قالب خبرنامه‌ای قابل چاپ درآورید و به دست مخاطبانی در باهمستان برسانید که ممکن است از رسانه‌های اجتماعی استفاده نکنند و یا صرفا از خواندن روزنامه کاغذی لذت ببرند. رهنمودهایی که در این بخش می‌آید برای همه مناسب است – از جمله برای مدیران، کارکنان امدادی، دست‌اندکاران جمع‌آوری کمک مالی و دیگرانی که می‌خواهند بدانند چگونه می‌توانند برای گروه یا ائتلاف خود بهترین تریبون خبری را به وجود آورند؛ حال چه در قالب خبرنامه چاپی باشد چه در قالب تارنما یا حساب‌های کاربری در شبکه‌های اجتماعی.
چرا باید خبرنامه تهیه کنیم؟
- برای اینکه اعضای گروه یا سازمان خود را در جریان آنچه روی می‌دهد، بگذارید.
- برای اینکه مردم را نیز پیوسته آگاه کنید.
- برای اینکه همه مخاطبان را درباره مسائل و ایده‌های مربوط به گروهتان آموزش بدهید.
- برای ایجاد همبستگی و نوعی احساس غرور و افتخار در میان هموندان (اعضا) گروهتان.
- برای اینکه علاقه دیگران به نهاد و سازمان شما از نو زنده شود و قدرشناسی از فعالیت‌های آن بیش‌تر شود.
- برای ارائه شکلی از تبادل اطلاعات که تاکنون در باهمستان وجود نداشته است.
- برای اینکه در دیدارهای گروهی در وقت صرفه‌جویی شود و هموندان زمان کم‌تری را صرف تبادل اطلاعات با یکدیگر کنند.
- برای اعلام جلسات عادی گروه.
- برای اینکه با اختصاص دادن بخشی از خبرنامه به شرحی کوتاه از جلسه می‌توان از نوشتن صورت‌جلسه بی‌نیاز شد.
چه هنگام باید خبرنامه تهیه کرد؟
تهیه خبرنامه را می‌توان در هر مقطعی از حیات یک گروه یا سازمان شروع کرد (هر چند معمولا هر چه زودتر این کار انجام شود بهتر است!) و به‌ویژه وقتی که:
- لازم باشد به طور منظم اطلاعات فراوانی را در اختیار افراد بسیاری قرار دهید.
- می‌خواهید باهمستان را در زمینه مسائل مهمی آموزش دهید یا آگاه کنید.
- می‌خواهید هموندان جدید جذب کنید.
- می‌خواهید هموندان گروه احساس کنند که هدفی مشترک دارند، یا انگیزه داشته باشند – یا هردوی این‌ها.
- می‌خواهید از هموندان خود بازخورد دریافت کنید.
- می‌خواهید که قدر سازمان شما بیش از پیش شناخته شود یا باورمندی به آرمان آن بیش‌تر شود.
- می‌خواهید که مردم گروه شما را گروهی معتبر و بااهمیت به شمار آورند.
این‌ها همه دلایل خوبی است، اما تهیه یک خبرنامه خوب و تداوم انتشار آن مستلزم صرف وقت و تلاش فراوان است. به این نکته هم باید فکر کنید که می‌خواهید خبرنامه را هر چند وقت یک‌بار منتشر کنید. خبرنامه‌های چاپی معمولا ماهانه، دو ماه یک‌بار یا هر سه ماه یک‌بار منتشر می‌شوند. تارنماها و رسانه‌های اجتماعی باید به طور منظم و با فاصله زمانی کم‌تر به روز شوند. اینکه شما کدام گزینه را انتخاب کنید بستگی خواهد داشت به حجم سازمانتان و منابعی که در اختیار دارد.
خبرنامه‌نویسی را چگونه شروع کنیم؟
اگر گروه شما بی‌نظیر باشد، خبرنامه‌تان هم بی‌نظیر خواهد بود. برای تولید یک خبرنامه خوب راه‌های فراوانی وجود دارد. پیش از شروع کار، به این چند پرسش اساسی پاسخ بدهید. وقتی پاسخ‌ها را مشخص کردید بهتر می‌توانید خبرنامه‌ای تهیه کنید که برای شما و گروهتان بهترین باشد.
- هدف اصلی خبرنامه چیست؟
- هدف‌های دیگر آن کدامند؟
- مخاطب شما کیست؟
- می‌خواهید هر چند وقت یک‌بار خبرنامه را منتشر کنید؟
- می‌خواهید چند نسخه از هر شماره منتشر شود؟
- هزینه این کار چقدر است؟
- بضاعت مالی شما چقدر است؟
- چه کسی خبرنامه را طراحی و ویرایش خواهد کرد؟
- چه کسی مقاله‌ها و برنماهای (پست‌های) رسانه‌های اجتماعی را خواهد نوشت؟
- چگونه خبرنامه را توزیع می‌کنید و به دست مخاطب می‌رسانید؟
- به چه صورت می‌فهمید که در کار خود موفق یا ناموفق بوده‌اید؟
برای تهیه خبرنامه چه گام‌هایی باید برداشت؟
پس از پاسخ دادن به پرسش‌های فوق، گام‌های مهم دیگری هست که باید برداشت. باید ببینید که می‌خواهید خودتان خبرنامه را منتشر کنید و یا از افراد کارآزموده استفاده کنید. برای گرفتن این تصمیم باید دید چقدر وقت، پول و مهارت در اختیار دارید. همچنین وقتی تصمیم می‌گیرید که خودتان این کار را انجام دهید یا آن را به دیگران واگذار کنید، باید این را در نظر بگیرید که خبرنامه شما چه تاثیری بر مخاطبتان به جا خواهد گذاشت و شما می‌خواهید چه تصویری از خود به مخاطب ارائه دهید. کمک گرفتن از بیرون نباید لزوما گران باشد. از طرف دیگر، شاید هم ناگزیر شوید انتشار آن را خودتان به عهده بگیرید.
گام‌هایی برای تمام خبرنامه‌ها
- مشخص کنید که در هر شماره چه مطالبی ارائه می‌شود و هر شماره دربرگیرنده چه تعداد انواع نوشته‌های مطبوعاتی خواهد بود – از جمله مقاله‌های کوتاه، گزارش‌های ویژه، یادداشت‌های خبری و دیدگاه‌ها.
- صفحه‌آرایی خبرنامه را طراحی کنید.
- مقاله‌های خبرنامه را بنویسید – یا نگارش آن‌ها را به دیگران بسپارید.
- مقاله‌ها را ویرایش کنید – از نظر محتوا، سبک و بلندی و کوتاهی.
- دوباره آن‌ها را ویرایش کنید – اشتباهات بسیار گران تمام می‌شوند و خبرنامه را از جلوه می‌اندازند. از فرد دیگری بخواهید که در غلطگیری شما را یاری دهد. (از طرفی، وقتی مردم زنگ می‌زنند و اشتباهات تایپی شما را یادآور می‌شوند می‌فهمید که خبرنامه را می‌خوانند!)
- اگر خبرنامه خود را به دیگران می‌سپارید که به شکلی حرفه‌ای چاپ کنند، آخرین نسخه ویرایش شده را به چاپخانه بسپارید.
- نسخه نهایی را یک بار دیگر مرور کنید تا هیچ اشتباه چاپی یا ویرایشی نداشته باشد.
- خبرنامه را با پست، رایاپیک یا به هر طریق دیگر توزیع کنید. (می‌توانید نسخه‌های آن را به در خانه‌ها برده و توزیع کنید و یا آن‌ها را در مکانی عمومی، مثلا در سوپرمارکت محله و جاهایی از این دست بگذارید.)
- برای هر شماره بکوشید تا حد ممکن بازخورد بگیرید.
- چندی استراحت کنید، نفسی عمیق بکشید و بعد فرآیند تولید خبرنامه را از سر بگیرید.
چگونه دیگران را به همکاری واداریم؟
وقتی پای نوشتن مقاله یا اطلاع‌رسانی در میان است، یادتان باشد که لزومی ندارد به تنهایی همه فن حریف باشید. دیگران می‌توانند – و باید – شما را یاری دهند؛ این همیاری نه فقط کار شما را سبک خواهد کرد، بلکه باعث می‌شود که دیگر هموندان گروه هم خود را متولی طرح به شمار آورند و از انتشار خبرنامه به خود ببالند. در زیر با رهنمودهایی برای تشویق دیگران به همکاری آشنا شوید.
- هموندان دیگری بیابید که در طراحی و تهیه خبرنامه به شما کمک کنند.
- از هموندان گروه دعوت کنید مقاله، گزارش تفصیلی و ستون بنویسند؛ اگر گه‌گاه ستون مهمان داشته باشید خبرنامه جلوه بیش‌تری پیدا می‌کند.
- در جلسه‌های گروهی برگه‌ای در اختیار هموندان بگذارید تا ایده‌های خود را پیشنهاد دهند.
- خلاصه‌نویسی درباره کار گروهی را جایگزین صورت‌جلسه‌نویسی کنید.
- نسخه‌ای از پوشش خبری درباره ائتلاف را از نو چاپ کنید.
- از مطالبی که مردم برای شما فرستاده‌اند وام بگیرید و استفاده کنید.
- از هموندان باهمستان و مشتریان خدمات شما که به کار خبرنامه علاقمند هستند بخواهید که همکاری کنند و کمک دهند.
- از داوطلبانی که استعداد نویسندگی دارند یا در گزارشگری، عکاسی یا هنر گرافیک مهارت دارند (به ویژه از جوان‌ها) دعوت کنید که با خبرنامه شما همکاری کنند.
چه چیزهای دیگر درباره خبرنامه‌ها باید بدانید؟
اکنون وقت آن رسیده که ببینید خبرنامه را چگونه مرتب و تنظیم کنید تا ثمره نهایی کار شما جذاب و آگاهی‌بخش باشد. در این بخش اطلاعاتی دقیق‌تر درباره اصول طراحی و صفحه‌آرایی، هزینه، راه‌های صرفه‌جویی و تولید ارائه می‌شود.
واژگان و تصاویر
عنوان خبرنامه تیتری است که بر صفحه اول هر خبرنامه‌ای به چشم می‌خورد.
- برای خبرنامه خود نامی کوتاه و گیرا انتخاب کنید.
- ممکن است که بخواهید نشانواره یا نماد سازمان خود را در عنوان خبرنامه به کار برید.
- ممکن است که بخواهید این بخش از روزنامه را فردی حرفه‌ای طراحی کند، حتی اگر مابقی آن را اعضای گروه طراحی می‌کنند. به هر حال عنوان خبرنامه اولین چیزی است که به چشم می‌آید؛ پس تا می‌توانید آن را به یادماندنی کنید.
فونت سبک حروفی است که استفاده می‌کنید.
- صرف نظر از این که چه فونتی به کار می‌برید، یکدستی فونت را رعایت کنید. استفاده از فقط دو یا سه فونت متفاوت باعث می‌شود که خبرنامه شما چشم‌نوازتر و حرفه‌ای‌تر به نظر برسد. استفاده از فونت‌های گوناگون به راستی فریبنده است، اما ممکن است صفحه شما را واقعا از ریخت بیندازد. پس کمی خویشتندار باشید و در برابر این وسوسه مقاومت کنید!
- حروف ایرانیک (ایتالیک) را کم استفاده کنید – خواندن چاپ ایرانیک دشوار است.
تیتر عنوانی کوتاه یا مقدمه‌ای است که بیانگر موضوع اصلی مقاله است.
- تیترها را مثل جمله‌ها حروف‌چینی کنید اما بدون نقطه (به عبارت دیگر، در تیتر انگلیسی فقط اولین حرف هر جمله را با حرف بزرگ بنویسید).
مقاله‌ها مطالب و متن‌هایی هستند که در آن‌ها رویدادها، مسائل و برنامه‌های مهم گروه شما شرح داده می‌شود.
- به استثنای خبرنامه‌های فنی، مقاله‌ها باید کم‌وبیش در سطح سواد خواندن کلاس هشتمی‌ها نوشته شوند.
- معمولا اندازه فونت در مقاله‌ها بین ۹ تا ۱۲ است. حتما این موضوع را بررسی کنید که آیا اندازه فونت خبرنامه برای مخاطبان شما مناسب است یا با آن مشکل دارند. اگر اکثر مخاطبان شما را افراد سالخورده تشکیل می‌دهند، چه بسا باید از فونت درشت‌تر استفاده کنید.
- پیش از نوشتن، این دو پرسش را از خود بپرسید: الف) مخاطب من کیست؟ ب) می‌خواهم آن‌ها به چه ایده‌هایی پی ببرند؟ وقتی پاسخ این دو پرسش را پیوسته در ذهن داشته باشید، نوشتن برایتان آسان‌تر می‌شود.
- پیش از شروع نوشتن، ایده‌های خود را منظم کنید؛ شاید بد نباشد نخست رئوس مطالب را بنویسید.
- از به کار بردن واژه‌های سخت و جمله‌های بلند خودداری کنید.
- اگر مثال‌ها و نمونه‌هایی ذکر کنید که ایده‌های شما را تقویت کنند، خواننده ایده‌های شما را بهتر درک خواهد کرد.
- همیشه مقاله خود را غلطگیری کنید تا نه اشتباه املایی یا دستور زبانی داشته باشد و نه از نظر محتوا در جایی غیرقابل‌درک باشد.
- در صورت امکان، پیش از آنکه نسخه نهایی مقاله را برای انتشار تحویل دهید، از فرد دیگری بخواهید که آن را بخواند.
اصول صفحه‌آرایی
- در هر صفحه بیش از سه یا چهار مقاله نگنجانید.
- از فضای سفید و خالی در صفحه نهراسید! فضای خالی مجالی فراهم می‌کند که خواننده به چشم خود استراحت دهد. خوانش صفحه‌ای با فضای سفید اندک دشوارتر از صفحه‌ای است که نسبتا فضای خالی بیش‌تری دارد. این فضای خالی باید در کناره‌های صفحه باشد و نه در وسط صفحه.
- برای وارسی هر صفحه چند قدم عقب بروید و صفحه را نگاه کنید. آیا از توازن برخوردار است؟ معمولا مطالب سبک‌تر و چشم‌نوازتر باید در نیمه بالایی صفحه جای بگیرند و مطالب سنگین‌تر و تیره‌تر در نیمه پایینی آن.
- برای شکستن متن و ایجاد فواصل بصری از تصویر و هنر گرافیک کمک بگیرید تا خبرنامه شما شکیل‌تر و چشم‌نوازتر شود. اگر از عهده هزینه عکاسی برمی‌آیید، بدانید که استفاده از عکس به خبرنامه شما ظاهر حرفه‌ای‌تر خواهد داد.
- بهتر است که خبرنامه را در شش صفحه یا کم‌تر منتشر کنید (معمولا چهار صفحه مطلوب است).
- بهتر است که صفحه‌آرایی شما همواره یکدست باشد تا خبرنامه شما به چشم خوانندگان هر چه آشناتر جلوه کند.