قائمة المراجعة الخاصة بالاجتماع
____ يوجد جدول أعمال مكتوب تلقّى الجميع نسخة عنه مسبقاً.
____ نُسخ جدول الأعمال متوافرة للجميع، أو يوجد ورقة كبيرة أمام الغرفة وجدول الأعمال مكتوب عليها.
____ يشعر الأشخاص بأنّه مُرحَّب بهم وبأنّهم موضع تقدير: تذكّروا ألا تبدؤوا الاجتماع بقول: "أين الجميع؟"، بل اشكروا الذين كرّسوا وقتهم فعلاً للمشاركة.
____ التقارير الروتينية تبقى موجزة: تذكّروا أن تكتبوها وأن ترسلوها إلى الأعضاء قبل الاجتماع.
____ الوقت الأساسي مخصّص للتخطيط للمزيد من التحرّكات حول المسائل و/أو المشاريع المهمّة.
____ لقد خصّصتم وقتاً للبلاغات والطلبات الخاصة،... في نهاية الاجتماع.
____ يركّز الاجتماع على مشكلات حقيقية، بدلاً من أن يكون جلسة شكاوى.
____ يبدأ الاجتماع وينتهي في الوقت المحدّد (لكي يتمكّن الأعضاء المرتبطون بالتزامات عائلية ومسؤوليات أخرى من التخطيط لوقتهم).
____ يُعامَل كلّ عضو من المجموعة باحترام، على الرغم من الاختلافات في وجهات النظر، والعمر، والخبرة، والجنس، والعِرق، والمدخول، والمستوى التعليمي.
____ لقد أعطيتم مسؤوليات لتنفيذ كلّ قرار اتُّخِذ.
____ لقد وضعتم خططاً وجدول أعمال أولياً للاجتماع المقبل.
____ لقد حصلتم على مردود عن الاجتماع من المشاركين.
____ الناس يبقون في المكان ويتكلّمون بعد الاجتماع.
قائمة المراجعة الخاصة بالمحضر
____ متى عُقِد الاجتماع (التاريخ والوقت)؟
____ اذكروا أسماء المشاركين وألقابهم.
____ ناقشوا بإيجاز كلّ موضوع تمّت تغطيته من جدول الأعمال.
____ اذكروا المسائل التي تمّ طرحها.
____ ما هي الأفكار التي قُدِّمت ومَن قدّمها؟
____ ما هي الحلول التي تمّ الاتّفاق عليها؟
____ ما هي المهام التي جرى توزيعها، ولمَن وُزّعت؟
____ ما هي المهل التي حُدِّدت؟
____ ما هي خطوات المتابعة التي ستُتَّخذ بعد الاجتماع؟ مَن المسؤول؟
قائمة المراجعة الخاصة بالقادة لتقييم الاجتماع
حضّروا بدقة.
____ أعلنوا غاية الاجتماع وأهدافه.
____ وزّعوا جدول الأعمال قبل الاجتماع.
____ ادعوا الأشخاص الضروريين لإنجاز الغايات.
____ هل استخدمتم النقاشات قبل الاجتماع لضمان تحضير المشاركين؟
واجهوا المسائل.
____ قودوا المجموعة في المسائل المطروحة.
____ اتّخذوا موقفاً من المسائل الصعبة.
____ اسعوا إلى التوصل إلى تعريف للحلّ.
____ أوصِلوا الاجتماع إلى مرحلة القرار.
____ احرصوا على توزيع المهام وتحديد مواعيد الإنجاز.
اعملوا بالطريقة التي أردتموها
____ ضعوا المبادئ التوجيهية الخاصة بالمشاركة والتزموا بها.
____ كونوا جازمين وحاسمين، ولكن في الوقت نفسه منصفين مع جميع المشاركين.
____ شجّعوا الآخرين على التكلّم والتعبير عن أفكارهم الجديدة.
____ كونوا منفتحين على الاحتمالات لدى التعبير عن أفكار جديدة.
____ التزموا بتوقيت البداية والنهاية.
تابعوا قيادتكم.
____ أكّدوا المهام والمهل في مذكّرات.
____ أكّدوا المهام مع المسؤول عن الشخص المكلّف بالمهمة إذا كان الشخص خارج سلسلة مسؤوليتكم التنظيمية.
____ وزّعوا محضر الاجتماع في خلال 48 ساعة.
____ اعترفوا بالمساعدة والمساهمات الهامة من الآخرين.
____ حدّدوا طرقاً لتحسين قيادتكم في المرّة المقبلة.
قائمة المراجعة الخاصة بالمشاركين لتقييم الاجتماع
حضّروا بالتفصيل.
____ اعرفوا هدف الاجتماع وغاياته.
____ احصلوا على جدول أعمال الاجتماع مسبقاً.
____ حدّدوا ما الذي يمكن أن ينطبق على منصبكم وقسمكم.
____ صيغوا موقفاً لكلّ موضوع على جدول الأعمال.
____ طوّروا عرضاً عن أسباب موقفكم، واذكروا الإيجابيات والسلبيات.
____ طوّروا موقف تسوية.
واجهوا المسائل.
____ تكلّموا وعبّروا عن موقفكم عندما تسمح الفرصة بذلك.
____ ادعموا موقفكم بالوقائع.
____ استخدموا اللياقة.
____ أضيفوا مُدخَلات الآخرين عند الاقتضاء.
اعملوا بالطريقة التي تريدونها
____ ساعدوا القائد على تحقيق مرمى الاجتماع.
____ كونوا مستمعين ومتكلّمين ناشطين.
____ تطوّعوا لداء المهام.
____ تكلّموا بإيجاز عند التعبير عن أفكاركم.
____ ساهموا بأفكاركم استجابةً لعروض من الآخرين.
____ وضّحوا المهام والمهل التي تكونون مسؤولين عنها.
تابعوا مشاركتكم.
____ ابدؤوا فوراً بالمهمة التي كُلِّفتم بها.
____ تقابلوا مع مشاركين آخرين لمتابعة النقاشات بحسب الحاجة.
____ اعترفوا بالمساعدة التي يوفّرها الآخرون.
____ حدّدوا طرقاً للمساعدة على تحسين مشاركتكم في المرّة المقبلة.