Sección 1. Estrategias para la institucionalización a largo plazo de una iniciativa: Una visión general

• ¿Qué significa planificar para la institucionalización?

• ¿Por qué debes planificar para la institucionalización?

• ¿Cuándo debes planificar para la institucionalización?

• ¿Cómo planificas para la institucionalización?

Entonces tu iniciativa realmente ha despegado. ¡Felicitaciones! Ahora quieres asegurarte de que todo tu arduo trabajo no desaparezca por el tiempo o la inactividad. Si crees en el trabajo que realizas querrás encontrar la forma de que este continúe aún cuando la subvención se acabe, cambien los vientos de la política, o cuando alguien importante (¡inclusive tú!) debe dejar la organización. En resumen, quieres que tu iniciativa sea parte permanente de la comunidad. Para lograr esto debes institucionalizar tu iniciativa.

¿Qué significa esto?

Institucionalización es el proceso activo de establecer tu iniciativa -no simplemente continuar con tu programa, sino desarrollar relaciones, prácticas, y procedimientos para convertirte en una parte duradera de la comunidad.

Es posible que tengas varias razones diferentes para desear  hacer esto, dependiendo de que tipo iniciativa u organización tengas.

Pero una cosa está clara, desarrollar un plan para la institucionalización de tu iniciativa aumentará su impacto. Y por supuesto, hace tu vida más fácil, ya que los miembros del grupo tendrán una mejor idea de lo que estarán haciendo el próximo mes y el próximo año. Esta sección te ayudará a sentar las bases que necesitas para crear este plan.

¿Qué significa planificar para la institucionalización?

Planificar es un modo de organizar las acciones que guiarán a lograr el cumplimiento de las metas. Hemos hablado en otras secciones de La Caja de Herramientas sobre la importancia de la planificación y de cómo hacerlo. Específicamente,  Desarrollar un Plan Estratégico pueden ser usados para ayudarte a preparar los detalles del plan para la institucionalización.

Antes de hacerlo, sin embargo, es importante mirar lo que hace especial la planificación para la institucionalización. Tu meta en este caso es aprovechar al máximo los beneficios a largo plazo para tu comunidad. Si has creado algo valioso, no querrás que desaparezca. Debido a esta gran meta, planificar para la institucionalización es más a largo plazo que muchas de las otras planificaciones que harás, y es también más abarcadora. Te pide alejarte de los detalles diarios del funcionamiento de tu organización y mirar el cuadro como un todo.

¿Cómo logras esto? Mirando a las preguntas importantes, respondiéndolas francamente, y después utilizando estas respuestas para desarrollar tu plan estratégico. Más abajo hay una lista de ocho preguntas que son básicas para cualquier esfuerzo de institucionalización. Sugerimos que varios de los miembros claves de tu coalición trabajen juntos para responderlas, y también juntos decidan si hay otras preguntas que sean exclusivas para la iniciativa la cuales deben ser discutidas.

• ¿Cuál es la naturaleza de su iniciativa (u organización)?
• ¿Cuáles son los objetivos de su organización?
• ¿Qué ha hecho nuestra iniciativa?
• ¿Cuál publicidad ha recibido nuestra iniciativa?
• ¿Cómo está nuestra iniciativa estructurada y gobernada?
• ¿Tiene nuestra iniciativa suficiente personal?
• ¿Es nuestro presupuesto suficiente para cubrir los costos previstos para ahora y en el futuro?
• ¿Cuáles son algunos de los obstáculos que podremos encontrar? ¿Y cómo los enfrentaremos?

Ejemplo: Hemos trabajado muy duro durante más de un año. Creemos que nuestros esfuerzos para disminuir la tasa de enfermos mentales sin hogar en nuestra ciudad han sido muy útiles; sin embargo, no podemos estar haciendo ventas de bizcochos cada vez que necesitemos dinero.

Debido a que nuestra iniciativa es nueva y le falta estructura y legitimidad, hemos perdido oportunidades de financiamiento. Las personas no conocen realmente quienes somos. Y además nuestro valiente líder, Karin, se está cansando. Él ha estado trabajando por más de veinte horas a la semana en adición a su trabajo regular en esta iniciativa, y a este ritmo seguramente se agotará.

Si no hacemos algo rápidamente para proveer a nuestra iniciativa del poder de permanencia que necesita para continuar en los años por venir, podría haber problemas. Pero ¿cómo hacemos esto? ¿Cómo podemos asegurarnos de que nuestra iniciativa dure?

• Este es el punto clave: Planificar para la institucionalización de nuestra iniciativa nos ayudará si queremos estar presentes en el futuro. Respondiendo a las preguntas anteriores nos ahorraremos tiempo a largo plazo, y aumentarán las oportunidades de lograr nuestras metas.

¿Por qué debes planificar para la institucionalización?

• Para darte el tiempo que necesites para resolver el problema. Mientras más grande es el problema, más tiempo se toma para solucionarse. En algunos casos, la  solución  puede ser que tarde años.

Por ejemplo, no terminaremos con el abuso infantil de la noche a la mañana, hecho bastante triste. Si el tema en el que estás trabajando requiere una solución similar a largo plazo, querrás estar presente por un tiempo.

• Para ayudarle a planificar como llegar desde el punto A (una iniciativa con poca estructura y un panorama futuro incierto) al punto B (una iniciativa institucionalizada con la estructura y legitimidad que necesita para los años futuros de servicios).
• Para hacer que tus esfuerzos para la institucionalización sean más eficientes y efectivo. Un plan es importante porque se enfoca en organizar los pasos que necesitarás pasar para lograr los objetivos finales, en este caso una iniciativa con un impacto duradero. Un esfuerzo planificado siempre será superior a un intento no planificado y desorganizado.
• Además, desarrollar un plan para mantener la iniciativa viva es casi seguro que sea más costo-efectiva que iniciar un nuevo programa, o comenzar la iniciativa.  por completo de nuevo.

Debes recordar, sin embargo, que la institucionalización de la iniciativa u organización no necesariamente resolverá todos tus problemas. No es más – ni menos – que un paso en la dirección correcta. 

Consejo: Escribir las cosas es muy importante para el proceso de planificación ya que es seguro que tienes muchas cosas en tu mente, y no quieres perder tiempo repasando las preguntas que ya has contestado. Si escribes las respuestas a las preguntas según avanzas, ¡ahorrarás tiempo!

¿Cuando debes planificar para la institucionalización?

Lo antes posible.... Tan pronto como tu organización comience a planificar su visión, misión, y sus objetivos. Planificar para la institucionalización es un proceso, no es un evento de una sola ocasión.

Tal vez no quieras empezar a planificar la institucionalización de la iniciativa antes de tener una idea clara de cuales son tus objetivos. También es posible que quieras esperar a ver  lo que piensan los miembros del grupo de la iniciativa. ¿Están las personas beneficiarias de la iniciativa apoyando lo que estás haciendo?

Pero una vez tienes claros estos objetivos, y una vez los objetivos tienen apoyo, planificar para la institucionalización nunca es demasiado temprano.

¿Cómo planificas para la institucionalización?

Como hemos dicho anteriormente, el primer paso en la planificación es responder a las preguntas importantes. Veamos ocho preguntas claves (o pasos) anteriormente dados en mayor detalle.

Paso 1. Pregúntate: ¿Cuál es la naturaleza de nuestra iniciativa u organización?

No todas las iniciativas u organizaciones son iguales. La decisión de institucionalizar la iniciativa u organización depende en mucho de tus propósitos y planes futuros. Antes de tomar cualquier decisión sobre el futuro de la iniciativa u organización pregúntate sobre  “Qué es mi iniciativa” y, “Dónde nos vemos dentro de dos años”

Las iniciativas y las organizaciones tienden a tener propósitos. No hay duda de que tendrás respuestas para estas preguntas. De lo contrario, ustedes no se hubiesen reunido en primer lugar. Ahora necesitas articular o reafirmar tus propósitos.

Ejemplo 1: Eres parte de una iniciativa para disminuir la tasa de embarazo en adolescentes de tu ciudad. Este no es un tema fácil con una  rápida solución. Parece obvio que tu organización está planificando permanecer por un tiempo. Debes tomar pasos para asegurarte que la organización tiene la durabilidad para sobrevivir en el mundo sin fines de lucro. Pero, ¿qué se puede hacer desde aquí?

Ejemplo 2: En cambio, eres parte de una iniciativa amplia de la ciudad para limpiar el área alrededor del río que atraviesa la ciudad. Las personas de esta iniciativa pueden tener diferentes razones para involucrarse, pero el propósito de la iniciativa es claro: limpiar el área alrededor del río. Lo que no está claro es que si la limpieza de una sola ocasión podrá hacer el trabajo. ¿Puede o debe este grupo de personas reunirse otra vez después de completar la limpieza? ¿Puede o debe crearse una organización para limpiar  toda la ciudad? Aquí tienes opciones. Las repuestas a estas preguntas no son necesariamente evidentes.

Una iniciativa que planifica reunirse en el futuro con una misión definitiva puede sentir que necesita desarrollar una estructura en curso, mientras que un grupo de voluntarios que se reúnen ocasionalmente para limpiar puede o no puede necesitar desarrollar una estructura. Pensar sobre la naturaleza de tu iniciativa u organización te ayudará a tomar una decisión.

Paso 2. Pregúntate: ¿Cuáles son los objetivos de nuestra iniciativa?

Los objetivos son importantes para cualquier organización, sin importar su tamaño. Construir una comunidad no es un trabajo fácil, pero es gratificante y puede ser divertido. Una  clave para obtener satisfacción de cualquier clase de esfuerzo de cambio comunitario es ser capaz de ver que tu arduo trabajo se transforma en resultados positivos. Un modo de marcar estos resultados es el logro de tus objetivos.

Con el fin de tener la satisfacción de ver tus objetivos cumplidos, debes tener metas claras desde el principio. Los objetivos de tu iniciativa  puede parecer que van desde  fácil como un “pan comido” a “abrumadores”,  pero no te preocupes- toda la razón por la cual estás planificando la institucionalización es debido que planeas estar presente por un tiempo.

Entonces relájate. Algunas iniciativas aún pueden producir inesperados resultados positivos.

Ejemplo: Su organización puede haberse formado para que sean puestos semáforos en intersecciones peligrosas dentro de tu vecindario. Desde que tu “Iniciativa semáforos” es ampliamente conocida, vecinos han venido en masa para expresar su apoyo. Durante las reuniones semanales para discutir sobre la situación del tráfico, algunas personas han expresado otras preocupaciones del vecindario. Ahora tu iniciativa debe de preguntarse que quiere ser cuando crezca.

¿Cuáles son sus objetivos?

• ¿Estará satisfecha tu iniciativa con la presencia del semáforo que se consiguió? o
• ¿Sus objetivos han cambiado?
• ¿Ahora las personas desean convertirse en una organización vecinal con un foro abierto para que los vecinos discutan sus preocupaciones?

Una vez tu iniciativa pueda decidir cuales son sus objetivos, estarás un paso más cerca para su institucionalización.

Paso 3. Pregúntate: ¿Qué ha hecho tu iniciativa?

Cuando empiezas a planificar la institucionalización de tu iniciativa, es un tiempo especialmente bueno para dar un paso atrás y realizar una encuesta de lo que has logrado hasta el momento. Mirando tus éxitos y posiblemente reexaminado algunos de los errores cometidos en el transcurso del camino, entenderás mejor donde estás y hacia donde vas. Toma esos logros y utilízalos para planificar. ¡Toma esos logros y utilízalos para planificar! Construye sobre lo que ya has hecho. Has aprendido mucho desde que empezaste. Si lo has hecho bien, continua haciéndolo igual, o quizás diversifícate en otras direcciones. Si has luchando, mira a ver por qué. ¡Tus logros deben ayudarte a crecer!

Ejemplo: Nuestra iniciativa para formar una coalición de agencias para disminuir la incidencia de la violencia adolescente después de la escuela ha tenido un éxito ambivalente. Después de un año de existencia, nuestra iniciativa, TEVAS (Adolescentes Borran la Violencias después de la Escuela), tiene cuatro organizaciones miembros, incluyendo los creadores. El Programa Hermanos Mayores anima a los hermanos mayores a llevar a sus hermanos menores a la liga de baloncesto de después de la escuela; la YMCA dona el tiempo del uso de la cancha de baloncesto; y la universidad local ha organizado que los estudiantes manejen la liga de baloncesto y enseñen a los adolescentes habilidades de competencias sociales.

¡Estas cosas son maravillosas! Pero retrocediendo y mirando nuestra iniciativa más críticamente podemos ver que solo una fracción de nuestra población objetivo está involucrada en la liga. Por ejemplo, no todos tienen un hermano mayor, aunque algunos adolescentes se han unido por voluntad propia. Además, podríamos estar excluyendo adolescentes que no puedan jugar bien el baloncesto y quizás estén asustados de jugar por temor de ser avergonzados. También, no sabemos cómo de buenos son los estudiantes universitarios enseñando las habilidades de competencias sociales o si los adolescentes las están aprendiendo. Hemos escuchado informes de que el baloncesto es bueno pero las clases “aburridas”. Finalmente, no hemos desarrollado ningún componente evaluativo dentro de nuestra iniciativa. Como hemos visto solo dando un paso atrás, las cosas van bien pero no perfectamente. Mientras mas se complican las cosas más necesitamos ser capaces de evaluar objetivamente nuestros logros si queremos continuar y mejorar nuestro trabajo en la comunidad.

¡Caramba! Esto no es tan difícil. ¿Y ahora qué?

Paso 4. Pregúntate: ¿Qué publicidad ha recibido nuestra iniciativa?

¿Somos conocidos ya? ¿Quién sabe sobre nuestra iniciativa? Esperamos que no sea el secreto mejor guardado en el mundo. Tu organización ha probablemente trabajado muy arduamente, y mientras más personas sepan sobre su existencia es mejor.

Recuerda: Quieres que las personas sepan sobre ti. Quieres que las personas tengan tu nombre en su mente. Si tu iniciativa está silenciada, las personas se preguntaran por qué –o peor aún, que ellos nunca hayan escuchado nada sobre ti. Una organización comunitaria efectiva es demasiado buena para mantenerse en secreto. Además, si quieres nuevos miembros, mantenerte silenciado no es la forma de hacerlo. Anunciar tu existencia hará que tu organización se sienta confiada. Los oponentes comenzarán a preocuparse acerca de ti. Los patrocinadores estarán felices si tú estás presente, y tu iniciativa tendrá mayor poder de permanencia. Es una situación ganar/ganar.

¿Cuán conocidos queremos ser? Bien, eso depende de ti. Puede querer dar folletos a cada automóvil en la ciudad, anunciarte en el periódico, participar en manifestaciones, o aún más organizar una conferencia de prensa para anunciar la existencia de tu iniciativa. Depende de ti.

Sin embargo tú eres quien decide dar a conocer tu trabajo, solo recuerda que lo que es importante es que el público empiece a tener conocimiento de quiénes son ustedes y que hacen, y el hecho de que las puertas estén  siempre abiertas para las personas que están interesadas en ayudar.

Ejemplo 1: La iniciativa de Jon no va tan bien. El está tratado de lograr que la ciudad elimine toda la pintura de plomo de los edificios destartalatados del centro de la ciudad. Jon comenzó su iniciativa deslizando folletos por debajo de las puertas de algunas personas que el creía estarían interesados en hacer algo en relación al problema con la pintura de plomo. Pero donde quiera que el grupo se reúna, siempre había menos de diez personas.

Pocas personas tienen el conocimiento sobre Jon y los esfuerzos de su grupo. La iniciativa parece ser una organización secreta. No son solamente  pocos en número, sino que cuando su líder Jon, hizo contacto con el Ayuntamiento de la ciudad para discutir la eliminación de la pintura de plomo, ellos dijeron que nunca habían escuchado hablar acerca de su iniciativa.

Además, miembros del grupo de Jon encontraron resistencia de Jon cuando le sugirieron que el grupo bien podría intentar solicitar la ayuda de la ciudad o hacer manifestaciones cerca del Ayuntamiento. Jon se preocupaba que el Consejo de la Ciudad  pudiese dar un “no” definitivo y la manifestación solo enojaría la ciudad.

El método de Jon de encuentros frecuentes y de tormenta de ideas con su núcleo y con miembros solamente parecía funcionar cada vez menos y menos según las semanas pasaban y nada se lograba. Los miembros han ido renunciado y la iniciativa esta poco menos que muerta.      

Alguno de los problemas que enfrenta la iniciativa de Jon:

• Pocas personas la conocen
• Pocas personas están involucradas
• El público aún desconoce el tema y la iniciativa de Jon para luchar  contra esto.

La iniciativa de Marcelo está teniendo mejor suerte.

Ejemplo 2: La iniciativa de Marcelo para evitar que una corporación importante lance sedimento en su pueblo va bien. Marcelo ha sido todo un portavoz para la causa, siendo citado en el periódico local virtualmente todos los días. La iniciativa, Vecinos en Contra el Sedimento en los Alrededores (VCSA), recibió amplia cobertura de prensa cuando protestó en uno de los vertederos propuestos. Ellos también tuvieron algunas conferencias de prensa cerca de los lugares. La publicidad que su organización ha recibido ha llevado a mucho de sus residentes a escribir al consejo de su pueblo, senadores, y al congreso para protestar la propuesta de lo sedimentos. En la última ¨ sesión permanente “reunión del pueblo”, residentes votaron para no permitir que su pueblo sea un vertedero de sedimentos.

En el caso de Marcelo la publicidad está haciendo mucho del trabajo duro para él. Mientras exista más conocimiento sobre un problema más fácil se hará conseguir apoyo.  

La diferencia entre los dos ejemplos es clara. Aunque ambos asuntos de la remoción de la pintura de plomo y el sedimento son importantes, los vecinos han sido portavoces y apoyo para la iniciativa de Marcelo porque ellos estaban más familiarizados con esta. Pero en el caso de Jon, hubo poco apoyo para la iniciativa porque se ha mantenido en la sombra.

La iniciativa de Marcelo fue publicitada, y la de Jon se mantuvo oculta. ¿Cuál crees que probablemente durará?

Paso 5. Preguntate: ¿Cómo está estructurada tu iniciativa?

El término “estructura” puede tener connotaciones positivas o negativas. Para algunos significa algo bien organizado y eficiente. Para otros, significa interminables papeleos o normas y regulaciones. Pero sin embargo se tiene en cuenta que alguna estructura es necesaria porque sin ella las cosas se desmoronan.

Las iniciativas y las organizaciones operan dentro de diferentes grados de estructura. La estructura de una iniciativa está estrechamente relacionada a la facilidad o la dificultad para su institucionalización. En términos generales, mientras mejor este definida la estructura, más fácil se convierte la institucionalización.

Para ayudar a determinar cuán estructurada está tu iniciativa, trata de responder estas preguntas:

• ¿Tiene tu organización claramente definido las políticas en relación a la membresía, elecciones, establecimientos de comités, cambios de leyes, y uso del dinero?
• ¿Se reúnen regularmente, a la misma hora y en el mismo lugar?
• ¿Hay políticas claras de cómo deben funcionar las reuniones?

Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a decidir cuán estructurada está tu iniciativa. Conociendo cuan bien tu organización está estructurada te ayudará cuando llegue el momento de institucionalizar. Si decides que necesitas más estructura, puedes empezar dando los pasos para construirla.  

Otra razón para querer institucionalizar la iniciativa es que esta continúe funcionando suavemente cuando los líderes se vayan, y emerjan nuevos líderes. Preparar nuevos líderes es una de las cosas más importantes que la organización puede hacer si desea sobrevivir. Conociendo como la organización trabaja, y pasando la información a la nueva generación, evitará que estos nuevos líderes comentan los mismos errores que tú has experimentado.

Ejemplo: Nuestra iniciativa para reducir la tasa de embarazo en adolescentes ha estado presente por un tiempo, pero aún así necesita estructura. Hasta ahora, hemos hecho las cosas principalmente por nuestro propio esfuerzo. Nuestro dedicado líder, Betsy, tiene la carga de tomar la mayoría de las decisiones con la ayuda del núcleo de líderes. La razón de esto es que nuestra iniciativa no tiene políticas relativas a la toma de decisiones. Debido a que Betsy es la líder, los otros miembros sienten que corresponde a Betsy el tomar todas las decisiones. Pero Betsy no podrá ser líder por siempre, y nosotros no estamos seguros de que ocurrirá con la iniciativa cuando ella se vaya.

Crear una cantidad suficiente de estructura organizativa y transferirla a un nuevo liderazgo, puede ayudar a asegurar la supervivencia de la iniciativa. Y si conoces como tu organización trabaja pero aún no lo has escrito, ahora, ¡podría ser un buen momento!

Paso 6. Pregúntate: ¿Tiene nuestra iniciativa suficiente personal?

Fundamentalmente, esta pregunta es fácil; no implica cirugía cerebral. ¿Tiene tu iniciativa suficiente personal? ¿Algunos miembros de tu organización piensan que ellos están haciendo más que lo que se considera justo? Si es así, querrás reclutar más miembros, aceptar más voluntarios, o contratar más personal pagado, dependiendo de tu situación.

También querrás considerar la posibilidad de propagar el trabajo. Naturalmente, algunas organizaciones tienen tanto trabajo que sin importar cuanto deleguen, siempre habrá mucho trabajo. Otras organizaciones pueden encontrar que ellos tienen bastantes personas que solo necesitan dividir la cantidad de trabajo en forma más justa.

Piensa acerca de a cuál situación tu organización se parece más; esto te proveerá de una respuesta. Recuerda, tu organización tiene mayor oportunidad o podrá sobrevivir si la carga de trabajo está bien distribuida, entonces ya cada uno tiene por lo menos una pequeña pieza de acción.

Paso 7. Pregúntate: ¿Cuáles son algunos de los obstáculos que podemos encontrar? Y cómo lo solucionaremos?

Anticipa los obstáculos que puedan ocurrir. Las cosas usualmente no funcionan a la perfección y cualquier cosa algunas veces puede ocurrir u ocurre. Conociendo la historia de la organización y de los grupos que trabajan contigo tendrás una idea de dónde pueden ocurrir muchos de los problemas, así como también estar preparado para ellos. Estar preparado para superar obstáculos probables y mantén un ojo abierto para aquellos que aparecen de la nada. Un corredor de obstáculos no teme tropezar con las vallas; él o ella las salta. Debes estar preparado para hacer lo mismo.

Paso 8. Pregúntate: ¿Es suficiente tu presupuesto para cubrir nuestros costos previstos presentes y en el futuro?

Esta pregunta necesita ser considerada muy cuidadosamente; esta podría determinar la vida útil de la iniciativa. Si sientes que tienes suficiente financiamiento para cubrir los costos, puedes ser que desees empezar a pensar sobre la expansión. Si piensas que no tienes fondos suficientes para cubrir los costos de ahora y en el futuro- es el momento de pensar seriamente sobre cómo recaudar dinero.

En Resumen

Responder a las ocho preguntas planteadas en esta sección no es suficiente, por si solo, para asegurar que tu programa siga existiendo después de los cambios de liderazgo o financiamiento, o cuando otras eventualidades importantes afecten tu iniciativa. No obstante, responder a ellas es un importante “primer paso” a ser tomado antes de escribir tu plan de acción para la institucionalización. El profundo conocimiento de lo que representamos, que es lo que queremos lograr y como lograrlo es casi seguro que le guiará a obtener una organización bien respetada y efectiva- en fin, una que casi garantice estar presente por mucho, mucho tiempo.