Sección 10. Aprovechar recursos existentes del personal

• ¿Qué queremos decir con recursos disponibles de personal?

• ¿Porqué sacar provecho de los recursos disponibles de personal?

• ¿Cuándo se debería sacar provecho de los recursos disponibles de personal?

• ¿Dónde encontrar recursos disponibles de personal?

• ¿Cómo sacar provecho de los recursos disponibles de personal?

El Foro de las Artes Públicas estaba finalmente llegando al punto en que su directorio consideraba que la organización podía valerse por sí misma. Había suficientes suscriptores y contribuyentes al ciclo de espectáculos como para que los artistas siguieran viniendo (y se les pagara), y el programa de renovación del edificio parecía estar progresando.

La administración, sin embargo, era otra historia. El Director Ejecutivo a tiempo parcial estaba agotado, y todo el trabajo financiero recaía sobre el Tesorero, un miembro voluntario del directorio con un trabajo a tiempo completo. A causa de esto, había cajones llenos de documentación que nadie había revisado en años, los contratos quedaban sepultados o accidentalmente se desechaban, y la mayoría de los registros financieros de la organización existía sólo en hojas de papel sueltas o en notas autoadhesivas que podían llegar o no hasta la carpeta de la documentación.

La organización claramente necesitaba organización, pero no resultaba fácil vislumbrar desde dónde llegaría. Fue entonces que el Director recibió una llamada de una universidad local. Un programa de diplomatura básica en negocios estaba buscando pasantías para sus estudiantes, muchos de los cuales se especializaban en gerenciamiento de organizaciones sin fines de lucro. ¿Estaría el Foro de las Artes interesado?

El Foro de las Artes estaba definitivamente interesado. Pudo hacer acuerdos con dos pasantes, uno de los cuales asumió la tarea de organizar los registros financieros, y de crear sistemas que garantizaran que se siguieran llevando debidamente.El otro trabajó con el Director para limpiar archivos viejos, organizar y volver a archivar lo que era necesario mantener, y para cuidar de gran parte del negocio que se había sepultado en medio del desorden. A cambio, los pasantes obtenían valiosa experiencia y la confianza de haber trabajado con problemas de la vida real, la exposición a todos los aspectos de dirigir una organización sin fines de lucro, y la gratitud eterna del Foro de las Artes.

A veces, las organizaciones tienen necesidades que no pueden ser satisfechas desde adentro. Pueden ser necesidades de largo o corto plazo, generales o específicas. La solución puede estar en buscar, fuera de la organización, gente que pueda cubrir esas necesidades sin tener que contratarlos. En esta sección se discutirá por qué y cuándo usted puede sacar ventaja de esos servicios, dónde puede encontrar esa gente, y cómo puede implementarlo.

¿Qué queremos decir con recursos disponibles de personal?

Los recursos disponibles de personal son personas que ya están haciendo, o podrían hacer, el trabajo que se necesita, pero que no trabajan para su organización o iniciativa. Pueden provenir de distintos orígenes - otras organizaciones o instituciones, el gobierno, la comunidad, las escuelas - donde sea que la gente haga, o esté interesada, en la clase de trabajo que usted busca.

La cuestión detrás del uso de recursos disponibles de personal es generalmente el dinero. Este capítulo se refiere, después de todo, a respaldar sus esfuerzos, y eso por lo general se reduce a dinero - para comprar materiales, para pagar el alquiler y los servicios públicos, y, lo que es más caro, para pagar a la gente que hace el trabajo. Si se puede conseguir pasantes, por ejemplo, como sucedió en el ejemplo del Foro de las Artes, para hacer algo que su organización necesita, pero que no puede afrontar por falta de recursos financieros o de otra índole, esto es una gran ayuda.

Sin embargo, el dinero no siempre es la cuestión. El personal de referencia podría ni siquiera trabajar para su organización, sino simplemente prestar un servicio que sus participantes necesiten, o hacer algo como parte de su trabajo regular que ayude a promover la misión de la organización. En ese caso, tiene sentido hacer uso de lo que ya existe, en vez de tratar de reinventar la rueda.

La necesidad para esta clase de “préstamo” puede variar en gran medida. Puede involucrar una tarea muy específica por tiempo limitado (la creación de una base de datos con los participantes pasados y actuales del programa, por ejemplo), o una necesidad de planeamiento a más largo plazo (asesoramiento de empleo en un refugio para mujeres golpeadas). Alguien podría venir desde otra organización una vez por semana para ofrecer servicios a los participantes de su programa, o se podría tener un miembro de su personal de tiempo completo que recibe su pago de alguien más. Se podría necesitar gente sólo para responder a una emergencia – una campaña de correo para rechazar una decisión pendiente que podría ser desastrosa para la calidad ambiental de la comunidad, quizás. Cualquiera de esas situaciones, si se dan las condiciones propicias, y se han sentado las bases, se pueden atender mediante el uso de personal fuera de su organización.

¿Porqué sacar provecho de los recursos disponibles de personal?

Existen varias razones por las cuales se podría buscar personal en lugares fuera de su organización. Aunque la primera - y, hay que admitirlo, posiblemente la más importante – es lo que usted espera, hay otras razones que podrían resultar altamente beneficiosas para su organización con el tiempo.

• El aspecto económico. La razón obvia para buscar recursos disponibles de personal es que ofrece la mejor relación costo-beneficio. Si se pueden conseguir buenos servicios sin pagar por los mismos, esto significa que no tiene que recortar en otras áreas, y aún así es capaz de hacer algo extra para progresar con su misión. Eso puede resultar en un verdadero impulso para su organización.
• Extender su alcance. Sacar provecho de los recursos disponibles de personal le puede permitir a su organización brindar servicios o realizar acciones que nunca hubieran sido posibles de otra manera. Esas clases de oportunidades incrementan su importancia y credibilidad, facilitando la recaudación de fondos, y – lo que es más importante – aumentan el efecto que usted puede ejercer sobre los temas que le competen.

“Bridge Over Troubled Waters”, un programa de Boston que trabaja con los jóvenes sin hogar, les brinda servicios dentales gratuitos, mediante el trabajo de dentistas voluntarios. Este es un excelente ejemplo de un servicio que la organización no podría haber ofrecido por sí misma sin pagar a un dentista, lo que era financieramente imposible. El uso de un recurso existente - dentistas dispuestos a trabajar como voluntarios – lo hizo posible.

• Oportunidades de colaboración. El trabajo con otras organizaciones, instituciones, escuelas, e incluso voluntarios de la comunidad mediante el uso de recursos disponibles de personal puede sentar las bases para una colaboración más continua y de mayor alcance.
• Desarrollar el apoyo comunitario. Cuantos más sectores de la comunidad atraiga, más gente se va a familiarizar e involucrar con el trabajo de su organización, y la comunidad va a tener un mayor sentido de pertenencia y responsabilidad sobre el mismo.
• Brindar a quienes lo ayudan nuevas habilidades e información. Las personas que actúan como recursos disponibles de personal para usted van a sacar provecho del trabajo con su organización, en formas que les pueden ayudar en sus empleos, en sus relaciones personales, o en otros ámbitos de sus vidas.
• Nuevas perspectivas. Contar con alguien de afuera trabajando en la organización – alguien que no necesariamente tiene que amoldarse a la cultura de la organización o creer en todas sus normas - puede resultar renovador. Alguien que está tanto dentro como fuera puede a menudo ver cosas, tanto positivas como negativas, que no le resultan obvias a usted y a otros que están impregnados de las suposiciones de su organización. Pueden surgir nuevas ideas y cambios positivos a partir de la perspectiva que la persona en esa posición puede ofrecer.
• Ideas para programas más amplios. La cooperación inicial con respecto al uso de recursos disponibles de personal puede también, como se mencionó anteriormente, conducir a mayores colaboraciones. En algunos casos, la colaboración con una o más organizaciones o instituciones puede generar programas de alcance comunitario o intervenciones que atiendan varios aspectos de un tema a la vez, o que encaren un tema desde una variedad de perspectivas. Dichos esfuerzos inclusivos son a menudo más exitosos para la obtención de un efecto permanente que aquellos esfuerzos con mayores limitaciones en cuanto a alcance y concepto.

Muchas comunidades intentan combatir la violencia juvenil con un cumplimiento más estricto de la ley, o con ligas nocturnas de baloncesto. Considere, como contraste, las posibilidades que se podrían generar mediante un esfuerzo comunitario que incluya la policía (cumplimiento de la ley y regulación en el uso de armas), profesionales que desarrollan trabajos en la calle (asesoramiento, orientación), proveedores de servicios de salud (atención médica y dental), las escuelas e instituciones de educación superior (programas de aprendizaje imaginativos para los que tienen dificultades, junto con acceso gratuito o cuotas muy reducidas para la universidad en el caso de aquellos que cumplen con los requisitos necesarios), los medios de comunicación (una campaña mediática orientada a reducir la violencia), la comunidad religiosa, la juventud laica, y las organizaciones recreativas (la “Asociación Cristiana de Jóvenes”, el departamento de recreación municipal), grupos vecinales (vigilancias vecinales)...todas partes de una coalición comunitaria anti-violencia con un plan coordinado para generar cambio social en la comunidad.

¿Cuándo se debería sacar provecho de los recursos disponibles de personal?

Cualquier momento es bueno para usar los recursos disponibles de personal, pero hay veces cuando puede resultar especialmente apropiado.

• Cuando hay escasez de dinero. Cuando no se trata simplemente de agregar algo, sino de mantener el programa o iniciativa funcionado, el uso de personal externo a la organización puede resultar una cuestión de vida o muerte. Incluso cuando las circunstancias no son tan serias, el uso de recursos potenciales puede marcar la diferencia entre brindar un servicio necesario y no poder hacerlo, o entre un gran programa y otro que es apenas adecuado.
• Cuando se tiene que realizar un trabajo específico, y no se tiene la capacidad para hacerlo dentro de la organización tal cual está. Especialmente si su organización está centrada en brindar servicios, el resto de las tareas necesarias pueden a menudo deslizarse en tierra de nadie.Con el tiempo, este desliz lo puede perseguir en forma de una solicitud de reporte por parte de los donantes de fondos, la necesidad de registros financieros precisos y aceptables, o la falta de información computarizada del programa. La contabilidad, el ingreso de datos, y otros servicios administrativos son lo que a menudo se dejan de lado, y están entre los más fáciles de complementar con el uso de recursos disponibles de personal.

Una organización con la que trabajó el autor se encontraba en esta situación. Aunque tenía 10 empleados trabajando en cuatro sitios muy dispersos, no tenía ni contador ni personal administrativo. Al final pudo obtener ambos a través de un programa de empleo para gente mayor. A medida que los fondos mejoraron, se contrataron estas dos personas como miembros permanentes de personal, pero la organización no podría haber esperado hasta ese momento para disponer de sus servicios.

• Cuando su iniciativa no brinda servicios directos, pero le consta que hacen falta. Usted puede haber determinado lo que se necesita, pero su organización no está equipada – y no se propone – satisfacer esa necesidad. Su trabajo en este caso no es brindar el servicio, sino encontrar a alguien que pueda hacerlo. El trabajo puede ser canalizado a través de una organización o institución apropiada, o voluntarios, o el gobierno municipal. No necesita hacerlo su personal, sino otro personal existente.
• Cuando los donantes de fondos solicitan algo que usted no puede lograr solo. Usted puede necesitar asociarse o contratar a otra organización para que se encargue de lo que usted no puede, o reclutar voluntarios para lograr que esto se haga realidad.
• Cuando usted activamente quiere iniciar una colaboración o asociación con otra organización. La necesidad de sacar provecho de la pericia y habilidades del personal de la otra organización puede presentar una oportunidad perfecta de trabajo en conjunto, y ser de utilidad para establecer la relación necesaria para una mayor colaboración.
• Cuando usted necesita mayores recursos humanos para lograr rápidamente un objetivo inmediato. La elección está en peligro; el Consejo Municipal está a punto de decidir sobre el emplazamiento de una planta de metales pesados; su organización debe reunir $100.000,00 en el próximo mes para permanecer a flote. Usted necesita movilizar al público, y de forma rápida. Conseguir la ayuda que necesita fuera de su organización puede resultar absolutamente necesario en este tipo de situaciones.

Como una variante en este tema, se puede necesitar gente para trabajar brevemente en un proyecto a corto plazo que no es una emergencia, sino que simplemente se debe hacer.Una limpieza del vecindario es un buen ejemplo, así como también observadores en las votaciones electorales. Esas y otras tareas por única vez pueden a menudo lograrse a través del uso de recursos disponibles de personal.

• Cuando hay disponibilidad de recursos existentes, y los mismos concuerdan con las necesidades y la misión de su organización. Como en el ejemplo de Foro de las Artes al comienzo de esta sección, usted puede ser contactado por una universidad local con respecto a la disponibilidad de pasantes. Un profesional jubilado – un contador público, un abogado, quizás – puede llamar para ofrecer sus servicios como voluntario en su organización. Para hacer un juego de palabras de una canción de Rodgers y Hammerstein: no deje escapar sus oportunidades de oro.

Esta circunstancia puede surgir cuando alguien se acerca a usted con una idea para un intercambio: ellos pueden hacer algo a cambio de que usted haga algo por ellos. Ese "algo" involucrado puede ser una supervisión, como en el caso de una pasantía, un canje de servicios, espacio en su programa para participantes de otra organización o para miembros de sus familias – casi cualquier cosa que pueda resultar beneficioso para ambas organizaciones. Incluso si la propuesta inicial no es la que se preferiría, quizás pueda negociar algo más para obtener el mismo resultado.

¿Dónde encontrar recursos disponibles de personal?

Una vieja receta de guisado de conejo comienza: "Primero, atrape su conejo." Por el mismo motivo, antes de que se pueda sacar provecho de los recursos disponibles de personal, necesita definir cuáles son y dónde están. De modo que, antes de comenzar a discutir sobre cómo sacar provecho de los recursos, demos un vistazo a las posibilidades. Simplemente, ¿dónde es probable que se encuentre esa gente?

Personal de otras organizaciones. Hay distintas circunstancias en las que se puede obtener los servicios del personal de otra organización.

• Prestado. Una organización puede prestar personal a otra para el logro de objetivos específicos, o simplemente para ayudar a la segunda organización con su misión. Generalmente, la organización que presta está comprometida, al menos hasta cierto punto, con la misma población que la que toma el préstamo, y tienen algunos fines iguales o similares. El préstamo puede surgir de la necesidad del prestador de realizar un servicio para la población a la cual tiene acceso la otra organización. Las organizaciones con usuarios muy específicos – los residentes en albergues estatales, los alumnos de educación especial, las mujeres con discapacidades, los diabéticos, etc. – por lo general están en una buena posición para recibir préstamos de personal de otra empresa a fin de brindarle servicios a su población.
• Compartido. En este caso, un miembro del personal puede recibir un pago conjunto de dos o más organizaciones – por lo general proporcional a la cantidad de tiempo que le dedica a cada una – para brindarles el mismo servicio a estas organizaciones o a sus participantes. Esto hace posible que las organizaciones que no puedan costear personal de tiempo completo para ese fin puedan, no obstante, obtener en parte lo que necesitan.

Algunas comunidades establecen centros de servicios para la familia, donde varias organizaciones de servicios de salud y servicios para la familia tienen su sede en un único edificio. A menudo, el personal de recepción y administrativo trabaja en una ubicación central, y está disponible para todas esas organizaciones. Cada organización paga al centro una tarifa mensual, que cubre el alquiler, los servicios públicos, los gastos accesorios, y el pago del personal compartido.

• Contratado. Una organización que recibe un subsidio puede contratar a otra para que le brinde algunos de los servicios requeridos. En ese caso, el miembro del personal que proporciona esos servicios generalmente recibe su pago de fondos obtenidos bajo el contrato.
• Empleado en un programa de colaboración o en conjunto. Las organizaciones colaboradoras a menudo acuerdan brindar el personal que sea necesario para llevar a cabo los objetivos de un proyecto. De este modo, el personal de dos organizaciones puede trabajar en conjunto, o el personal de una puede temporalmente trabajar bajo el auspicio de la otra. Cuando existe un subsidio conjunto de por medio, por lo general se especifican en ese subsidio las obligaciones de cada organización, y se puede incluir algún tipo de arreglo conjunto de personal.
• Trueque o canje de servicios. Las organizaciones pueden canjear servicios de forma equitativa – un asesor de empleo, por ejemplo, puede trabajar con los residentes de un refugio de mujeres golpeadas, a cambio de asesoramiento sobre abuso doméstico por parte del personal del refugio para los participantes de su organización. Las organizaciones también pueden hacer trueque de servicios del personal para otras consideraciones – el uso de equipos o espacio, por ejemplo.

Pasantes. Los pasantes – generalmente estudiantes en capacitación, o principiantes en el campo tratando de ganar algo de experiencia – trabajan gratis o por una pequeña compensación a cambio de supervisión y /o aprendizaje acerca de su tema y lo que usted hace, y /o cumplimiento práctico de un requisito de certificación. Como consecuencia, por lo general traen habilidades convenientes y entusiasmo. Las pasantías son por tiempo limitado – por lo general por un período de hasta un año o menos, y a veces de tan corta duración como unas pocas semanas – y pueden adoptar distintas formas.

• Pasantías pagadas. Los pasantes, debido a que están ganando experiencia y recibiendo supervisión a cambio de su trabajo, generalmente reciben una paga muy inferior a la del personal regular por hacer un trabajo similar. (Piense en los pasantes médicos, o recién graduados de la facultad de medicina que cumplen un período de dos años trabajando en un hospital, tiempo durante el cual se les paga mucho menos y se les hace trabajar mucho más arduamente que cualquier otro médico). De este modo, ellos pueden representar un ahorro considerable, especialmente si usted tiene tareas específicas que hagan por un tiempo limitado. Se les puede pagar desde su organización, o pueden recibir su pago de otras fuentes (instituciones educativas, agencias gubernamentales, subsidios).
• Pasantías no pagadas. Estas por lo general surgen en conjunto con programas educativos o de capacitación. Programas de diplomaturas y licenciaturas en trabajo social, enfermería, consultoría psicológica y psicología clínica, y educación, por ejemplo, casi siempre incluyen una pasantía como requisito para graduarse, así como también lo hacen otras escuelas de capacitación con fines de lucro. Además, puede haber pasantes disponibles en otras áreas, en un rango que va desde salud pública a mercadotecnia, a periodismo o ingeniería. Independientemente del trabajo de su organización, usted puede recibir la propuesta de alguien con capacitación en su área que está dispuesto a trabajar con usted como pasante sin compensación alguna, sólo a cambio de su supervisión y experiencia.

Hay algunos inconvenientes potenciales en cuanto al uso de pasantes, según lo que hagan dentro de la organización. Uno es que, debido a que su tiempo con la organización es generalmente limitado, ellos pueden desarrollar vínculos con los participantes o comenzar proyectos que luego deben suspenderse, o deben ser retomados por alguien más. El trabajo que hacen es por lo general lo suficientemente valioso como para que el balance sea más que razonable, pero vale la pena considerarlo.

Otra consideración es que los pasantes, ya sean pagados o no, no están exentos de costo. Necesitan supervisión, no sólo para sus propios fines, sino para los de la organización. Cuánta supervisión, y de qué clase, depende de la experiencia previa, las habilidades y el temperamento individual, las normas de la organización a la que pertenece el pasante, entre otros factores. De todas maneras, la supervisión resta tiempo de hacer otras cosas. Si el pasante es razonablemente independiente y competente, usted recibirá más de lo que da. Si es inseguro y necesita permanente apoyo y orientación, usted puede encontrar que le cuesta más de lo que vale.

Como con cualquiera que trabaja para usted, a tiempo completo o no, es importante negociar al principio las obligaciones y expectativas de cada uno. Si, ya sea su organización o el pasante, consideran que el costo de la pasantía es demasiado elevado, o el retorno no es lo suficientemente alto, se puede decidir de común acuerdo no seguir adelante. Si se ponen de acuerdo, cada uno tendrá en claro lo que está dando y lo que recibe a cambio, y pueden usar ese entendimiento para tratar desacuerdos que pudieran surgir.

Voluntarios. Los voluntarios pueden constituir la mayor fuente de personal pre-existente. Usted los puede reclutar mediante avisos publicitarios, letreros, comunicación verbal, u otros métodos, o ellos pueden llamar o presentarse ofreciendo prestar ayuda.

Los miembros individuales de la comunidad forman, por lejos, el mayor grupo de voluntarios. Muchos de ellos tienen experiencia profesional en su trabajo actual, trabajan sólo a tiempo parcial, o son jubilados de profesiones u otras carreras a las que no están dispuestos a renunciar. Los maestros jubilados a menudo son voluntarios en escuelas o en programas de alfabetización para adultos, por ejemplo.

Una mujer enseñó durante casi 40 años, se jubiló, y poco tiempo después tomó un trabajo como ayudante en jardín de infantes. Se jubiló de ese trabajo después de diez años, pero volvió como voluntaria al salón de jardín de infantes por otros 17 años, hasta que llegó a los 80 largos. Su carrera profesional y voluntaria en las escuelas se extendió durante tres generaciones completas de estudiantes, e incluyó padres, hijos y nietos de muchas familias.

Otra fuente de voluntarios son las escuelas y facultades que exigen a sus alumnos cumplir con un cierto número de horas de servicio comunitario; los mismos estudiantes en períodos de tiempo libre (vacaciones de verano, por ej.); empresas que alientan a sus empleados a hacer trabajos voluntarios para la comunidad; padres, especialmente como voluntarios escolares o entrenadores; programas de bienestar que requieren una cantidad establecida de servicio comunitario a cambio de pagos; programas ordenados por tribunales que imponen servicios comunitarios como pena total o parcial por conducir en estado de ebriedad, delitos profesionales, y otras ofensas menores; y organizaciones voluntarias como “SCORE” (siglas en inglés del Cuerpo de Servicio de Ejecutivos Jubilados) que hacen de nexo entre los voluntarios y las organizaciones que los necesitan.

Los voluntarios potenciales, como resulta obvio del párrafo anterior, se encuentran en todos lados. La mejor manera de convencer a alguien para hacer un trabajo voluntario es pedírselo. En encuestas, la respuesta más frecuente a la pregunta: “¿Porqué se ofreció como voluntario?” es: “Alguien me lo pidió.”

Los voluntarios potenciales, como resulta obvio del párrafo anterior, se encuentran en todos lados. La mejor manera de convencer a alguien para hacer un trabajo voluntario es pedírselo. En encuestas, la respuesta más frecuente a la pregunta: “¿Porqué se ofreció como voluntario?” es: “Alguien me lo pidió.”

Gente que trabaja directamente para su organización, pero recibe su pago de otra fuente. Algunos programas gubernamentales y algunas empresas le pagan a la gente para trabajar en organizaciones sin fines de lucro. Las empresas pueden tener programas de “ejecutivos prestados”, por medio de los cuales pagan a sus gerentes para brindar tanto como diez horas semanales de asesoramiento a organizaciones sin fines de lucro o de servicios para la familia (a menudo en conjunto con la sede local de “United Ways”). Los programas de empleos para personas mayores proveen trabajadores jubilados y les pagan para trabajar en organizaciones sin fines de lucro por un plazo máximo de dos años. Los trabajadores en cuestión pueden ser expertos o no, pero son asignados acorde a la organización y al trabajo.

Programas voluntarios patrocinados por el gobierno como “VISTA” (siglas en inglés de: Voluntarios al Servicio de América) y el “Cuerpo de Paz” pagan a los voluntarios una remuneración para trabajar, respectivamente, en comunidades o entidades con distritos de bajos ingresos, y en el mundo en vías de desarrollo. Programas financiados de forma privada como “City Year” realizan tareas similares en algunos ambientes específicamente urbanos.

Participantes de los programas. Los participantes de los programas y organizaciones que brindan servicios por lo general están dispuestos – incluso deseosos – de dar a la organización algo a cambio. Involucrarlos de este modo beneficia a todos: la organización obtiene los servicios necesarios, y el participante gana un sentido de pertenencia a la organización, una sensación de ser un contribuyente valioso para la vida comunitaria de la organización, y – a veces – nuevas habilidades.

Algunas formas en que se puede sacar provecho de las habilidades de los participantes:

• Tutoría/consejería. En muchas clases de programas, los participantes que se encuentran en un nivel más alto pueden asistir a los que recién se incorporan. Entrenamiento laboral, alfabetización, y tratamiento para el abuso de sustancias peligrosas, son sólo tres ejemplos de programas en los que los participantes pueden contribuir de este modo. Solicitarles a los participantes que adopten esos roles – asumiendo una supervisión adecuada y apoyo por parte de la organización – puede beneficiar a las tres partes involucradas: el participante que lleva a cabo la tutoría o consejería, que aprende habilidades y adquiere una autoestima más elevada y sensación de competencia; el participante que recibe la tutoría o consejería, que también obtiene habilidades, recibe apoyo de alguien que sabe lo que es estar en su posición, y ve los resultados potenciales de su participación; y la organización, que tiene la posibilidad de ofrecer mejores servicios.
• Tareas administrativas y logísticas. Muchos participantes de los programas, en reconocimiento por los servicios que reciben, están dispuestos – incluso deseosos – de devolverle algo a la organización en forma de servicios de limpieza, preparación de comidas, mantenimiento de vehículos, archivo de documentación, u otras tareas necesarias para las cuales tienen habilidades que pueden emplear.

En un programa, por ejemplo, un comité directivo de participantes asumió, en cada sede, la limpieza, el servicio de café, la planificación y programación de eventos, e incluso la negociación con el propietario cada año cuando el alquiler debía renovarse. En otro programa, un grupo de participantes con experiencia en carpintería rediseñó y reconstruyó totalmente el interior de las instalaciones del programa. No sólo proporcionaron la mano de obra, sino que convencieron a las empresas locales de que donaran todos los materiales necesarios.

En ambos casos, no sólo la organización recibió servicios valiosos, sino que los participantes obtuvieron un verdadero sentido de pertenencia al espacio y al programa. Su contribución los motivó a comprometerse a sacar el mayor provecho de lo que se les ofrecía.

• Servicio a la directiva. Los participantes pueden ser reclutados como miembros de la directiva, trayendo una perspectiva valiosa para las discusiones sobre control y políticas de la organización. Su servicio como miembros de la directiva agrega valor a la organización al menos en otros dos sentidos: les brinda mejores habilidades - habilidades que a menudo resultan valiosas en empleos y en otros ámbitos de la vida – y autoestima; y apoya la filosofía participativa de muchas organizaciones con base comunitaria u origen popular.

Los participantes pueden – y deben, en muchas organizaciones – convertirse en miembros efectivos y valiosos de la directiva, pero muchos necesitan asistencia para aprender a funcionar en un ambiente de directiva. Sin esa ayuda, a menudo renuncian relativamente rápido, o simplemente cumplen sus períodos sin realizar ninguna contribución. Muchos tienen poca experiencia en reuniones, y no conocen las reglas implícitas que gobiernan las discusiones y el proceso. Como consecuencia, pueden estar confundidos, o ser reacios a hacerse oír cuando tienen algo importante que decir, por miedo a pasar vergüenza. Si se está reclutando participantes para su directiva, debe planificar que reciban consejería, capacitación y apoyo. Es un poco de trabajo extra, pero puede dar grandes dividendos a largo plazo.

La recaudación de fondos, y otros alcances comunitarios. Los participantes pueden ser especialmente efectivos para la recaudación de fondos y para las relaciones públicas. Sus historias personales afectan al público de forma mucho más intensa que las estadísticas o que relatos más generalizados del tema inmediato, y su testimonio acerca de la efectividad y valor de la organización tiene mayor peso que el del personal o de los miembros de la directiva.

Otras fuentes. Existen al menos dos fuentes evidentes de ayuda externa cuando se tiene un trabajo específico, por tiempo limitado, o cuando se necesita ciertas habilidades bien definidas. Una es la del personal temporal (es decir, de una agencia de personal temporal), la cual se puede necesitar sólo por un tiempo breve. La otra la constituyen los consultores, gente que trabaja de forma independiente para realizar tareas específicas. Éstas pueden variar desde la limpieza de una oficina a la afinación de un piano o el desarrollo de una organización. A ambos grupos se les debe pagar, por supuesto (aunque a veces usted puede encontrar consultores que trabajan para el bien público, es decir, gratis, para organizaciones sin fines de lucro), pero se les puede contratar sólo para hacer el trabajo que haga falta. No necesita comprometerse con salarios a largo plazo.

El pensamiento creativo también puede surgir de otros recursos existentes de personal. Algunos dirían, en realidad, que todos en la comunidad son una fuente potencial de ayuda.

¿Cómo sacar provecho de los recursos disponibles de personal?

Ahora que se conocen algunas fuentes potenciales de personal, se está en posición de intentar sacar beneficio de las mismas – o prepararse para hacerlo si lo necesita a futuro. A continuación hay algunos pasos que usted puede dar para hacerlo realidad.

Comience por saber lo que hay disponible. ¿Qué fuentes están realmente disponibles en su comunidad y en qué condiciones? Hay algunas cosas que usted puede hacer para averiguarlo, y estar en posición de actuar cuando sea necesario.

• Redes con otras organizaciones.Esto debería ser una práctica estándar para su organización en cualquier caso. Establezca relaciones, no sólo con organizaciones de salud, servicios para la familia y otras comprometidas con trabajos similares a su organización, sino también con un amplio espectro de otras entidades sin fines de lucro. Usted nunca sabe cuándo una organización artística se puede convertir en una fuente de terapia de baile, o teatro callejero. Únase a coaliciones comunitarias u otras orientadas a un tema, y déle mucha importancia al hecho de reunirse con individuos de la comunidad – líderes de opinión comunitaria, miembros del personal de la coalición, funcionarios públicos – que pueden actuar como intermediarios de información y presentaciones.
• Establezca contacto con facultades y universidades, programas de entrenamiento laboral y escuelas, colegios secundarios y de artes y oficios, etc., para averiguar sobre la posibilidad de pasantes, aún cuando usted no los necesite en ese momento.
• Manténgase en contacto con solicitantes de trabajo y otras personas que ha conocido y que tienen habilidades que se podrían necesitar.
• Póngase en contacto con organizaciones de agrupaciones de voluntarios que operen en su área.
• Busque – o, de ser necesario, lleve a cabo – una encuesta de recursos comunitarios o bienes. Dicha encuesta debería proporcionarle numerosas fuentes de personal que usted puede utilizar.

Discuta posibilidades con las fuentes probables antes de que surja una necesidad concreta.

• Hable con otras organizaciones acerca de las formas en las que pueden trabajar en conjunto, y sobre lo que el personal podría hacer por usted y viceversa.
• Hágale saber a las facultades, entidades y otras fuentes que usted está interesado en recibir pasantes dadas las condiciones propicias.
• Discuta con grupos voluntarios cómo sus voluntarios podrían sumar a su organización.

Estas discusiones cumplen dos propósitos: mantienen vigente sus conexiones con fuentes de recursos disponibles de personal; y de las mismas discusiones pueden en realidad surgir formas en la que usted – y la otra parte también – puede emplear esos recursos.

Recuerde que, en muchas de las posibilidades que se describen aquí, su organización también constituye una fuente de recursos disponibles de personal. Usted está brindando a la institución que provee los pasantes, por ejemplo, supervisión y experiencia gratuita, del mismo modo en que ellos le están proporcionando trabajo gratuito. Ver la transacción en estos términos puede hacer que sea más fácil obtener el uso de recursos de personal no pagado – usted tiene algo para ofrecer a cambio.

• Clarifique para qué necesita personal. ¿Está usted atendiendo una situación temporal, o una necesidad a corto o largo plazo? ¿Por cuánto tiempo espera que dure este arreglo? ¿Qué exactamente necesita que se haga? ¿Cuál es el resultado que espera? ¿Qué cosa, quizás, está dispuesto a ofrecer a cambio – Dinero? ¿Tiempo de su personal? ¿Un servicio?

El acuerdo ideal para el uso de recursos disponibles de personal es aquel del cual ambas partes se benefician. Usted logra algo que su organización o sus participantes necesitan, y la fuente de recurso de personal es capaz de obtener algo que quería. El mejor acuerdo después del ideal, es aquel en el que una parte gana y no hay costo – en cuanto a dinero, trabajo, problemas, etc. – para la otra parte. Un acuerdo que beneficia exclusivamente a una parte, o que no tiene resultados positivos para ninguna parte, por otro lado, es probable que genere problemas, y que pueda amenazar su relación con la otra parte.

Es útil poder ofrecer algo de su lado, aún cuando se limite a la posibilidad de que la otra parte logre algo relacionado con su misión. Es importante que ambas partes sientan que al menos están promoviendo sus objetivos mediante este acuerdo.

Todas estas preguntas deben ser cuidadosamente contestadas antes de que usted se embarque en un acuerdo con otra organización. La disponibilidad de recursos existentes no siempre significa que usted deba sacar provecho de los mismos. Estos recursos deben coincidir con sus necesidades, y, lo que es más importante, deben ser consistentes con la visión y misión de su organización. Del mismo modo en que es un error tomar dinero cuando le piden hacer algo que está en conflicto con su visión o misión, es un error tomar o usar servicios que puedan causar el mismo conflicto.

Otro lado del mismo tema se refiere a las organizaciones y personalidades involucradas. Si su organización fomenta la colaboración, y está interesada en darles autoridad a los participantes, no le beneficiaría un acuerdo con una organización o individuo que es esencialmente paternalista y trata a los principiantes con poco respeto. En un ejemplo menos extremo, si su organización opera dentro de una estructura específica y con métodos específicos, usted debería pensarlo dos veces antes de asociarse a una organización cuya estructura y métodos son significativamente diferentes. Dichas diferencias podrían generar dificultades para que el personal de cualquiera de las organizaciones pueda trabajar en forma cómoda con los de la otra.

Encuentre la gente que necesita. Este paso involucra el uso de conocimiento y contactos que usted ha desarrollado, tanto para saber quién podría estar en condiciones de ayudarlo, como para comunicar lo que usted necesita. Además, se podría considerar la creación de un banco de voluntarios de la comunidad – una lista de los voluntarios potenciales disponibles, con sus habilidades y preferencias.

Una vez que ha hecho un acuerdo potencial, elabore los detalles cuidadosamente. Tanto usted como la otra parte deben tener total certeza de lo que el acuerdo implica, cómo funciona, y cuáles son las expectativas y obligaciones de cada lado. Algunos detalles a tener en cuenta:

• Quien va a pagar el salario o remuneración, en caso de que exista.
• Quién es el empleador real (es decir, ¿trabaja la persona directamente para su organización, o sólo está trabajando con usted, y está empleado por alguien más?).
• Los detalles del empleo (o trabajo voluntario, según corresponda): cómo y cuánto se le va a pagar a la gente, las vacaciones, beneficios, horario y cantidad de horas de trabajo, ausencias por condiciones climáticas, etc.
• Quién supervisa, y la cantidad y naturaleza de la supervisión.
• Desarrollo profesional.
• Reuniones y otros requisitos.
• El lugar de la persona dentro de la organización (en relación al resto del personal, a los administradores, etc.)
• La descripción del trabajo y cualquier otra expectativa para el trabajo.
• La comunicación entre las organizaciones.
• La duración del acuerdo. Puede ser simplemente por la duración de un contrato o una situación particular (por ejemplo, hasta el voto sobre el emplazamiento del basurero de desechos tóxicos), hasta la finalización de un proyecto específico, hasta que se termine el subsidio, o indefinidamente.
• Cómo se va a evaluar el trabajo de la persona y el acuerdo.

Todos estos detalles demandan un acuerdo entre su organización y la otra organización(es) o individuo(s) involucrado. Es importante la existencia de canales de comunicación entre las partes, y que estos sean utilizados (ver no. 6 abajo) También es importante, si el acuerdo es entre organizaciones, que los individuos que van a estar realmente haciendo el trabajo estén involucrados en las discusiones sobre cómo van a funcionar las cosas. Si ellos tienen control de la situación, es mucho más probable que crean en esto, y que estén interesados en hacer el mejor trabajo posible.

Póngalo por escrito. Una vez que usted ha elaborado los detalles, haga un borrador del acuerdo, contrato, memorándum de entendimiento – lo que parezca un documento apropiado para el acuerdo que se tiene.

Como la Caja de Herramientas a menudo señala, es absolutamente crucial que todas las partes en cualquier tipo de acuerdo entiendan exactamente lo que se espera de cada uno, y cuáles son los términos del acuerdo. El ponerlo por escrito no sólo lo hace posible, sino que constituye una guía para el trabajo en sí mismo.

Dé seguimiento y mantenga el acuerdo. Si los recursos de personal de los que se está sacando provecho pertenecen a otra organización, usted debería asegurarse de que hay una estructura comunicativa viable entre ustedes, y un plan regular para usarla. Se puede necesitar muy poca vigilancia, o puede necesitar mucha, según la situación. Independientemente de esto, debe haber un contacto regular, aunque sea como verificación.

Si existe un plan de control y/o evaluación, no se debe ignorar. Aún cuando este uso particular de recursos existentes de personal sea por tiempo limitado, usted puede necesitar buscar un acuerdo similar nuevamente, con su socio actual o con otro.

No se olvide de agradecerles tanto al individuo(s) como a la organización(es) involucrados, de forma verbal así como también de otras maneras. Todos necesitan saberse reconocidos, y es más probable que ayuden nuevamente a futuro si han satisfecho esa necesidad.

Las colaboraciones, ya sea con otras organizaciones o con voluntarios de la comunidad no se mantienen por sí mismas. Como cualquier otra relación, necesitan atención para ser exitosas y satisfactorias para ambas partes. No se olvide de esta parte de sacar provecho de los recursos disponibles de personal, una vez que ya haya completado el resto.

Para resumir

Al buscar formas de mantener su organización o iniciativa, se puede descubrir que hay fuentes disponibles de personal que pueden realizar tareas o brindar servicios sin que sumen a las obligaciones actuales del personal o a la contratación de nuevas personas. Si se puede sacar provecho de esos recursos, quizás pueda lograr parte de su misión sin abrumar al resto de su organización.

Los motivos usuales para sacar ventaja de esos recursos son financieros, pero también hay otros. El compartir personal o tomar personal prestado de otra organización, por ejemplo, puede abrir el camino para la colaboración en otras áreas, y mejorar a ambas partes. El uso de voluntarios genera reconocimiento y apoyo comunitario. Además, el uso de recursos disponibles en esta forma mejora el servicio y fortalece su reputación dentro de la comunidad.

No todos esos recursos son gratuitos. Se puede tener que pagar parte del salario de un empleado compartido, o proporcionarle a un pasante una remuneración, por ejemplo. Sin embargo, esos recursos resultan menos caros que tener que brindar el servicio mediante su organización, y le permiten proseguir con su misión disponiendo de los recursos de la comunidad.

Las mayores fuentes de personal disponible que se podrían usar son otras organizaciones; pasantes – generalmente de escuelas y programas de entrenamiento, pero a veces por iniciativa propia; voluntarios; entidades y empresas que proveen empleados (y les pagan) para organizaciones sin fines de lucro; y los participantes de los programas. En general, se puede encontrar esta gente estableciendo redes y relacionándose con organizaciones, empresas, instituciones e individuos de su comunidad. Contemplar la posibilidad de personal compartido o prestado, o posibilidades con voluntarios, antes de que haya necesidad puede conducirlo ya sea a ideas para una asociación, o al uso de personal existente cuando surge una necesidad concreta.

Una vez que ha hecho un acuerdo de asociación, es importante definirlo claramente por escrito, y mantenerlo, incluso si el acuerdo de personal es a corto plazo. Pueden existir otras posibilidades a futuro.