Sección 9. Tomar decisiones

• Importancia de tomar decisiones

• Tipos de toma de decisiones: ¿Quién decide?

• ¿Cómo tomar decisiones?

• Cambiar  la escala del proceso

• Una última palabra: Decidir no decidir

Considere la siguiente situación:

Su grupo ha recibido la oferta de una gran suma de dinero por continuar haciendo el trabajo que hacen. El único detalle es que los fondos son ofrecidos por un grupo mucho más radical que el suyo. Si se acepta el dinero, se dañarán seriamente algunas de las relaciones que les ha tomado años construir – relaciones que le permiten al grupo hacer muchas cosas. ¿Aceptaría la donación y se vincularía con el grupo más radical?

O esta otra:

Recientemente se ha anunciado un puesto para subdirector de la organización. Julia, quien ha sido voluntaria en la organización por mucho tiempo (y que además es una amistad confiable), ha solicitado ese puesto, y le ha hablado a usted sobre su entusiasmo por tener esa posibilidad. ¡Estupendo! – excepto que usted ha recibido el currículum vitae de otra mujer, la cual es, objetivamente, una candidata mejor y que aportaría mucho más las habilidades necesarias para el grupo. Usted sabe que Julia haría un buen trabajo, pero sospecha que la otra candidata sería incluso mejor. ¿Qué haría?

¡Ah! Tomar decisiones. Es una de las tareas más básicas del liderazgo, y aun así una de las cosas que nosotros, como líderes, queremos evitar. Decidir es limitar posibilidades; decir “no” a algunas opciones; rechazar. Además, cuanto tomamos una decisión, hay consecuencias; y esas consecuencias cuando no son lo que esperábamos, entonces pudiéramos ser culpados –ya sea por nosotros mismos o por alguien más.

Al mismo tiempo, una decisión bien tomada ayuda a la organización a caminar en la dirección correcta; una decisión bien pensada puede ser muy valiosa para el grupo. En una decisión importante, los riesgos pueden ser muy altos – lo cual es una razón, tal vez, por las que este proceso nos ha quitado el sueño en las noches.

Importancia de la toma de decisiones

¿Cuáles son las implicaciones de las decisiones que tomamos? Las consecuencias directas de nuestras decisiones pueden ser obvias, pero además, es importante recordar:

• Nuestras decisiones afectan a las personas. Casi toda decisión que tomamos afecta a diferentes personas de una manera u otra. Es importante estar consciente de la influencia que nuestras decisiones tienen y entender cuál será el costo humano.
• Las decisiones que tomamos demuestran nuestros valores. Nuestros actos testifican más poderosamente que nuestras palabras acerca de lo que creemos. Por ejemplo, si un senador habla a favor de los “valores familiares”, pero tiene antecedentes de relaciones extra-maritales bien documentadas, seremos muy escépticos de los valores en los que declara creer.
• Nuestras decisiones establecen un ejemplo para aquellos que nos siguen. Como líderes, debemos entender que lo que decimos y hacemos será visto por nuestros seguidores; que nuestras acciones serán copiadas y modificadas por aquellos que nos respetan. Por ejemplo, si se sirve alcohol o no en un evento de recaudación de fondos, se está envía un poderoso mensaje a aquellos a quienes asisten, y éste puede ser copiado por otros que lleven a cabo eventos similares. En un sentido muy realista, “seguir al líder” es un juego que muchas personas continúan jugando a lo largo de sus vidas.
• Demuestra el deseo de liderar. Al tomar decisiones, les indicamos a nuestros seguidores que tenemos la voluntad de tomar las riendas, dirigir la acción y hacer las cosas. Hemos demostrado que tenemos la voluntad de arriesgarnos y de aceptar las consecuencias de nuestros actos.
• No  decidir es una decisión en sí misma.

Debido a que la toma de decisiones es una parte importante del liderazgo, además de ser algo que no podamos evitar, es buena idea saber la mejor manera de sobrellevar el proceso. El primer paso para hacer eso es entender cuáles son las posibilidades.

Tipos de toma de decisiones: ¿Quién decide?

¿Al ser momento de tomar una decisión, quién la toma? ¿Las decisiones deben tomarse por una sola persona, por un comité o por el grupo entero? Cada uno de estos métodos es válido y cada uno puede ser apropiado para un grupo bajo diferentes circunstancias. En general, al determinar quién tomará las decisiones de la organización, se debe considerar lo siguiente:

• La importancia que el grupo percibe acerca de la decisión
• El tiempo disponible para tomar la decisión
• El número de otras decisiones que se han tomado
• El grado en el que la decisión requiere habilidades especializadas
• El interés y tiempo que otros tienen en la toma de decisiones

Cuando la decisión es importante, cuando hay suficiente tiempo, cuando otros asuntos no están presentes, cuando hay menos habilidad especializada involucrada y cuando otros expresan su interés en tomar la decisión, son todas situaciones en las cuales la toma de decisiones descentralizadas o una decisión en grupo puede ser apropiada. No obstante, cuando existen condiciones opuestas – en una emergencia, por ejemplo, o cuando la información de expertos necesita procesarse o cuando a nadie le importa mucho – puede ser mejor que un grupo más pequeño, o hasta por una sola persona, tome la decisión.

Hay tres paradigmas básicos de la toma de decisiones que el grupo puede seguir, cada uno de los cuales tiene sus propias variantes, y cada uno de los cuales puede ser apropiado para una organización bajo diferentes circunstancias:

Una sola persona decide.

Cuando una sola persona tiene la responsabilidad de tomar una decisión, la decisión puede tomarse con o sin la aportación de otros miembros del grupo. Las decisiones tomadas sin aportación con mayor frecuencia son tomadas por líderes o expertos o simplemente por la persona más involucrada en el tema. Por ejemplo, un asistente administrativo que está escribiendo el boletín de la organización puede ser que no pida opinión respecto a qué tipo de fuente utilizar; simplemente la elegirá.

Aunque esta opción puede sonar un poco dictatorial y recordarnos  que ese jefe a quien realmente detestamos, a veces, es la opción que tiene mayor sentido. Toda organización funciona gracias a las miles de pequeñas decisiones hechas por sus miembros todos los días. Algunas son muy pequeñas, tanto que hasta la persona que las toma apenas las nota –cómo se contesta el teléfono, cómo se firma una carta, qué colores de papel de comprar, etc. Debido a la cantidad de decisiones que se toman, simplemente no es realista pensar que vamos a discutir toda decisión con todas las personas en el grupo.

Una persona que decide con aportación puede preguntar al grupo entero sobre lo que piensa; pedir a un pequeño grupo (como el consejo asesor) sus recomendaciones; o buscar a algunos individuos con experiencia en el tema.

Finalmente, es importante para los líderes saber cuándo es más apropiado dejar las decisiones a otros. Si un líder no sabe cuándo delegar, su tiempo (y potencialmente, el tiempo de mucha gente) será consumido por muchos detalles que pudieran ser mejor manejados por otros. Por ejemplo, el director ejecutivo puede decidir qué deben decir las cartas del consejo asesor para los miembros, pero dejar tales decisiones como quién compra el papel, en qué tienda, etc., al gerente de la oficina.

Además, si otros miembros de la organización sienten que tienen algo de poder o “qué decir” en el grupo, será más probable que inviertan su tiempo y energía en lo que están haciendo. Un líder que toma todas las decisiones se priva a sí mismo de la experiencia de su personal y priva al personal de la capacidad de crecer y realizar aportaciones significativas a la organización.

¿Cómo puede evitar un líder el fenómeno de la “micro-administración”, la cual puede ser sumamente perjudicial? A continuación, presentamos varias de las cosas que pueden ayudar:

• Comunicación abierta con los demás en la organización. Simplemente no hay sustituto para hablar con las personas y aprender de sus fortalezas, debilidades y el nivel de responsabilidad con el cual se sienten cómodos. La comunicación con los seguidores es muy importante: no hay en absoluto un sustituto para una comunicación clara y abierta entre un líder y sus seguidores.
• Reconocer las habilidades. Si un miembro de la coalición trabaja tiempo completo como diseñador gráfico, se le puede pedirle que diseñe un logo para el grupo. El líder inteligente sabe que a veces, la mejor decisión que puede tomar es pasar la decisión a alguien más preparado que él mismo. Debemos recordar: todos somos seguidores en algunas cosas.
• Igualar las oportunidades con la experiencia. Se debe comenzar dándole a los seguidores una pequeña cantidad de libertad y poder para tomar decisiones; a medida que van creciendo y llegan a estar listos para una responsabilidad mayor, se les debe otorgar. Uno no empieza a leer con Cervantes; uno comenzó con libros del alfabeto y similares. Las aptitudes para la toma de decisiones tardan tiempo en desarrollarse también; con el tiempo, el líder inteligente da más y más poder de decisión a un seguidor que muestra estar listo para eso. Un líder no solamente permite a un seguidor desarrollar sus aptitudes lenta y cuidadosamente, sino que le permite hacerlo de una manera que no ponga una cantidad agobiante de presión en él mismo (o demasiadas preocupaciones para el líder).

Un grupo decide por consenso.

En un consenso, el grupo entero convendrá en tomar ciertas acciones. Hay diferentes variantes sobre esto también. Por ejemplo, hay un consenso “sólido”, en el cual todos tienen que convenir; es decir, cada miembro dirá o escribirá “Sí, estoy de acuerdo en que debemos hacer eso”. También vemos consensos “blandos”, donde todos pueden no estar de acuerdo, pero al menos no objetan vocalmente. El consenso “blando” es muy común, especialmente cuando los grupos tienen mucho que hacer. Este dice, “está bien, podemos vivir con eso, por lo tanto, pasemos al siguiente asunto”.

Sin embargo, hasta el consenso “blando” puede ser difícil de alcanzar cuando los grupos crecen. A veces, es muy difícil lograr que dos personas, mucho menos doscientas, convengan en algo, Por esta razón, muchos grupos pasan a la tercera posibilidad:

Un grupo decide por medio de votación.

Cuando las personas votan, hay varias formas de determinar el voto mínimo necesario. El voto mínimo puede ser:

• Una pluralidad – es decir, el mayor número de votos se lleva la decisión, aun si ese número es menor a la mitad de los votos totales. Las pluralidades se usan en casos donde hay tres o más posibilidades a escoger.
• Una mayoría simple – más de la mitad de los votos son emitidos para la misma cosa.
• Dos terceras partes o más del voto a favor de cierta opción.

Una cuarta posibilidad, que vale la pena mencionar brevemente, es aquella decisión que puede lograrse haciendo uso de más de uno de estos tipos. Por ejemplo, un grupo puede inclinarse al consenso. Si no puede lograrse, entonces puede ser por voto – o puede decidirse analizar el tema un poco más antes de llevar a cabo una votación.

¿Cómo tomar decisiones?

Entonces, ¿qué debe hacer el líder para tomar decisiones? Aunque cada líder tiene un estilo distinto, los siguientes pasos son útiles en la mayoría de las circunstancias, especialmente para decisiones mayores y más importantes.

• Decidir quién decide. Esta es una decisión generalmente tomada por el líder. Podría considerar la lista de características listada en ¿Quién debe decidir? arriba mencionada para ayudarle con esta decisión inicial.
• Ver por la conformidad de las personas. Si la decisión se tomará por un grupo de personas, es tarea del líder de grupo asegurarse que el nivel de conformidad sea alto entre los participantes. Es difícil para muchas personas hablar abiertamente en un grupo, especialmente si no conocen bien a los otros miembros. Recuerde: el silencio de los miembros del grupo es una perdida automática para la organización.

Una vez que hemos preparado el terreno, digámoslo así, estamos listos para empezar a ver la situación que tenemos enfrente.  Quienes toman decisiones deben:

Ver la decisión como parte de una visión global.

Es fácil quedarse atrapado en el momento. Sin embargo, es importante ver qué lugar tiene la decisión en el “panorama general” de lo que se está haciendo. Simplemente, quienes toman decisiones tienen un entendimiento básico sobre cómo esta decisión afectará el asunto en el cual se está trabajando, así como a la organización en conjunto.

Una visión global

Digamos que su grupo está considerando si los miembros de la coalición deben o no deben dar charlas en escuelas locales sobre cómo reducir la violencia. Usted tiene los recursos para hacer la presentaciones y sabe que puede significar una buena publicidad para el grupo.

Entonces, es una decisión fácil, ¿no es así? Existe, sin embargo, una trampa – el grupo se ve a sí mismo como un catalizador de cambio –los miembros han trabajado duro para lograr motivar a otros integrantes de la comunidad, y no hacer todo el trabajo ellos mismos. Ellos han intentado evitar que la organización caiga en lo que consideran la “trampa” de llegar a ser una organización de servicio. Dar estas charlas definitivamente pondrá a la organización en la categoría de prestador de servicios, al menos por el momento. En el largo plazo, ¿ofrecer estas charlas realmente es lo mejor para la organización?

Recabar información.

La información puede provenir de una amplia variedad de fuentes –de la prensa, de personas afectadas por el problema, de gente que tiene mucha influencia en la comunidad, de estadísticas y de muchas otras fuentes. No obstante, lo importante es recordar que cualquier cosa que se haga, no se debe pasar por alto demasiado rápido este paso. Es muy probable que nos arrepintamos de una decisión desinformada (o mal informada). Por tanto, se debe tratar de encontrar todo lo que se pueda sobre la decisión y sus consecuencias, incluyendo:

• El resultado probable
• Resultados posibles
• Efectos secundarios
• Soluciones posibles
• Las opiniones de otros sobre la decisión y sus posibles soluciones
• Las ideas de otros que han pasado por experiencias similares

Aunque sugerimos recabar tanta información como sea posible, se debe entender que probablemente no se tendrá toda la información que se desea cuando se tome una decisión. Francamente, puede ser que nunca haya un momento en que se tenga toda la información, y esperar mucho puede estancar el proceso, lo cual no es útil para nadie. Por lo tanto,  cuando se cuente con la información que se considere esencial, o que esté disponible, probablemente ya se está listo para continuar con el siguiente paso.

Considerar todas las soluciones posibles.

Usando toda la información que se haya recabado, se debe hacer una lista de las decisiones imaginables.

Si la decisión requiere un sí/no o cualquiera de los dos o una respuesta, este paso es menos necesario, pero incluso así, no se debería ignorar completamente. Una decisión que parece ser una simple elección de esto o aquello puede en realidad tener otras posibilidades escondidas bajo la superficie.

Considerar todas las posibles soluciones

Por ejemplo, si la decisión es si Jaime o Cristian deben ser elegidos para la mesa directiva, parece que hay dos posibilidades, ¿verdad? Sin embargo, en realidad, quienes deciden pueden hacer una de las siguientes diferentes cosas:

• Elegir a Jaime
• Elegir a Cristian
• Elegir a Jaime y Cristian, aun si eso significa cambiar el numero tradicional de miembros de la mesa directiva
• No elegir ni a Jaime ni a Cristian
• No tomar la decisión
• Decidir que Jaime y Cristian deben compartir el puesto

Etc. etc.

¿Cuál es la lección aquí? Cuando sopesamos las opciones, no debemos ser de mente cerrada.

Si hay muchas posibilidades, este punto es todavía más importante. Si usted, el líder, ha decidido tomar esta decisión por cuenta propia, sugerimos que consulte con otros sobre este punto, para ver lo que los otros sugieren. Puede ser que hasta se considere hacer una sesión de lluvia de ideas en la que varias personas se reúnan y traten de pensar en tantas posibilidades como imaginen. Las técnicas de lluvia de ideas y generar elegir soluciones o también se puede consultar las Herramientas al final de esta sección.

Evaluar las posibilidades.

Cuando se ha preparado una lista de opciones posibles, es necesario sentarse a evaluar cuáles tienen mayor sentido para la organización en ese momento. Las preguntas que se debe hacer quien toma decisiones incluyen:

• ¿Cuánto tiempo y esfuerzo tomarán cada una de estas opciones?
• ¿Qué podemos hacer financieramente?
• ¿Qué podemos hacer políticamente?
• ¿Qué opciones NO queremos seguir en absoluto?
• ¿Qué información todavía nos falta que pudiera cambiar nuestra decisión?
• ¿Cuáles serán las reacciones probables de otros miembros de nuestro grupo?
• ¿Cuáles serán las reacciones probables de la gente fuera de nuestro grupo?
• ¿Cuál parece ser la mejor opción para nuestro grupo en este momento?

Hay una forma que se puede usar para anotar las respuestas a estas preguntas la cual está disponible en Herramientas. A veces, una decisión es más fácil cuando tenemos todas las ideas organizadas frente a nosotros, en tinta.

Decidir.

Después que se tiene la información y se han evaluado las posibilidades, finalmente es tiempo de decidir. Si se han seguido de cerca los pasos descritos en este capítulo, la decisión debe ser bien clara –aun cuando no siempre es fácil, y aun si el remordimiento todavía se encuentra presente. Aceptémoslo, las opciones rara vez son fáciles en cualquier aspecto de nuestras vidas; desafortunadamente, nuestras labores para nuestras comunidades no son diferentes a eso.

Darle seguimiento a la decisión.

Finalmente, es responsabilidad de quienes toman las decisiones asegurarse de que éstas se lleven a cabo y de que todo el trabajo hecho no se pierda.

Cambiar la escala del proceso

El proceso de toma de decisiones, como se describe arriba, se enfoca principalmente en decisiones mayores y más difíciles, con consecuencias que pesan principalmente en los líderes y que tienen un gran efecto sobre la organización entera. Sin embargo, el proceso también puede ser usado en pequeña escala, usando las partes que son más necesarias de una manera más casual día a día.

Usar el proceso de toma de decisiones para un proyecto pequeño

Tomás, la cabeza del proyecto de liderazgo estudiantil, desea hacer camisetas para los participantes, pero no está seguro de cuál debe ser el diseño. Veamos cómo los pasos del proceso pueden ser de utilidad para él:

• Decidir quien decidirá -- Tomás ha decidido que, como líder del proyecto, él es la mejor persona para decidir. Sin embargo, él no es muy creativo, por lo que sabe que necesitará la aportación de otros, tal como el de un diseñador grafico y posiblemente de alguno de los estudiantes.
• Ver por el bienestar de las personas – Debido a que Tomás decidirá él sólo, este paso es menos necesario.
• Ver que la decisión sea parte de una visión global – Las camisetas darán algo de publicidad al grupo, así que es importante que cualquier mensaje que lleven sea acorde con lo que el grupo hace. También serán una forma de “dar gracias” al grupo, por lo que es importante que la camiseta sea de su agrado.
• Recabar información – Tomás puede hablar con los estudiantes sobre lo que les gusta y les disgusta en las camisetas (“Estoy harto de las camisetas blancas”); investigar si otros miembros de su organización tienen sugerencias sobre qué hacer y cómo hacerlo; investigar cuánto dinero tiene la organización para las camisetas; e identificar a alguien que esté dispuesto a diseñarlas a un bajo costo.
• Considerar todas las soluciones posibles – Tomás puede trabajar con un amigo que tenga talento artístico para diseñar varias opciones.
• Evaluar las opciones – Tomás puede tomar en cuenta las consideraciones financieras y el gusto de la gente (puede preguntar a varios de los estudiantes) y puede determinar qué diseño es el mejor para las camisetas de los estudiantes líderes.
• Decidir – En este punto, la decisión de Tomás ya debe ser clara.
• Darle seguimiento a la decisión – Se ha hecho la elección, pero Tomás sigue trabajando en el diseño con el taller de camisetas, las paga, recibe las camisetas y las distribuye entre los estudiantes.

Una última palabra: Decidir no decidir

A lo largo de esta sección, hemos discutido la importancia de una buena decisión. Sin embargo, hay veces cuando se deja de lado una decisión o se evita por completo. ¿Por qué pasa esto?

Bueno, cuando nos enfrentamos a una situación difícil, no deberíamos apresurarnos a tomar una decisión y negarnos a aportaciones de otras personas y a la discusión. Esto puede verse más “impulsivo” que decisivo y puede tener consecuencias negativas para el grupo. Por ejemplo, podríamos haber decidido antes de tener toda la información importante o antes de que todos tuvieran la oportunidad de explicar totalmente sus puntos de vista o de abordar los términos de una decisión con la cual no estaban de acuerdo.

Entonces, a veces, la decisión consciente de “no decidir” puede ser el camino a seguir. Después de una cuidadosa deliberación, quien está involucrado en la toma de decisiones puede decidir que es mejor esperar hasta que haya más información disponible o hasta que los miembros hayan tenido oportunidad de “calmarse” si acaso ha tenido lugar un intenso debate sobre el tema.

Para resumir

Tomar decisiones y supervisar a quienes toman decisiones detrás de uno, son dos tareas básicas del liderazgo. Al sistematizar la forma en que se toman las decisiones, se puede asegurar que cada decisión sea la mejor posible. Los miembros de la organización agradecerán una forma sistemática y justa en la toma de decisiones, y la organización se beneficiará cabalmente de la destreza del líder para decidir.