فرض کنید ماموریت گروه شما این است که ساکنان یک محله جنوب شهری فقیر و سنتی را به توسعه ترغیب کنید. اولین کاری که باید انجام دهید این است که به جذب نیرو بپردازید، اما با بی‌علاقگی مردم محل نسبت به موضوع روبرو می‌شوید. ما‌ه‌ها تلاش می‌کنید تا مردم را تشویق کنید که به شما بپیوندند و در این راه تا حدی موفق هم می‌شوید. سپس، در اولین جلسه گروهی‌تان، درمی‌یابید که اعضای گروه مایل نیستند با یکدیگر کار کنند. تا این هنگام، نیمی از منابع مالی طرحتان را هزینه کرده‌اید، اما به نظر نمی‌رسد که هیچ گونه پیشرفتی در راستای اهداف تعیین شده طرح به دست آورده باشید. در چنین وضعیتی چه می‌کنید؟
مشکل یا معضل بخشی از واقعیت زندگی است؛ چه در خانه، چه در محل کار. متاسفانه، مشکلات همیشه مواردی جداافتاده و بی‌‌ارتباط با سایر مشکلات و دشوار‌ی‌های ما نیستند؛ مشکل اغلب شبیه پیاز است: یک پوسته را برمی‌دارید و با پوسته دیگری روبرو می‌شوید. نمی‌توانید مشکلی را که با آن روبرو هستید حل کنید، مگر آنکه چندین مشکل مرتبط دیگر را قبل از آن رفع کرده باشید.
کوتاه این‌که ما همیشه با مشکل روبرو خواهیم شد و بنابراین هرچه در اهمیت فرآیند حل مشکل بگوییم، مبالغه نکرده‌ایم. به همین دلیل است که این بخش از «جعبه ابزار باهمستان» را به طور کامل به این موضوع اختصاص داده‌ایم. و از آنجا که بسیاری از ما عضو گروه یا جمعی هستیم که با هم برای رفع یک مشکل کار می‌کنیم، تمرکز بحث ما در این بخش بر روی فرآیند گروهی حل مشکل خواهد بود.
مشکل چیست؟
مشکل چیست؟ شما چطور آن را تعریف می‌کنید؟ معمولا مشکل را به صورت منفی تعریف می‌کنیم و آن را دردسر می‌دانیم و دردآور. اغلب چنین است اما به طور کلی، مشکل را می‌توان تفاوت بین آن‌چه هست و آن‌چه می‌تواند و یا باید باشد، تعریف کرد.
«فرآیند حل مشکل» چیست؟
یک تعریف خوب می‌تواند این باشد: «فرآیندی انفرادی و یا جمعی متشکل از دو مهارت: ۱) تحلیل وضعیت به شکل دقیق و ۲) تصمیم‌گیری درست براساس آن تحلیل.»
چرا فرآیند همکاری جمعی اهمیت ویژه دارد؟
چرا در این بخش فرآیند همکاری جمعی مورد توجه ماست؟ به چند دلیل. احتمالا شما همواره به تنهایی مشکلات را حل کرده‌اید که این روش هم البته خوبی‌های خودش را دارد. اما بسیاری از مشکلات و چالش‌هایی که ما به عنوان اعضای سازمان با آن روبرو می‌شویم، بر همه ما تاثیر می‌گذارد. بنابراین، معقول است که همه با هم برای حل چنین مشکلات و چالش‌هایی کار کنیم. از آن‌جایی که گفته‌اند دو ذهن بهتر از یک ذهن کار می‌کند، تصور کنید که با جمعی از افراد مصمم چقدر می‌توان کار کرد.
حالا، اجازه بدهید برای یک لحظه از بحث منحرف شویم و این سوال را مطرح کنیم که چرا در این بخش ما بر فرآیند کار جمعی تاکید می‌کنیم؟ ممکن است گروه شما عادت داشته باشد که به شکل پراکنده کاری را که مطلقا ضروری می‌داند، انجام دهد. چرا باید وقت خود را (که یکی از گرانبهاترین منابع دربیشتر گروه‌ها به شمار می‌آید) به پیمودن یک فرآیند طولانی اختصاص دهید؟ به این دلایل:
- فرآیندهای موثر جمعی توانایی گروه در حل مشکل و تصمیم‌گیری درست را بالا می‌برند. وقتی با چند نفر کار می‌کنیم، حل یک مشکل با یک روش تعیین شده آسان‌تر است.
- کفایت و تاثیرگذاری گروه را افزایش می‌دهد.
- مشارکت گروه را افزایش می‌دهد و در نتیجه افراد بیشتری در کار دخیل خواهند شد.
- رضایت کاری گروه را افزایش می‌دهد. به این معنا که در کنار مزایای دیگر، گروه آمادگی و تمایل بیشتری برای مقابله با دیگر مشکلات پیدا کرده و در جایگاه بهتری برای حل آن مشکلات قرار می‌گیرد.
فرآیند حل مشکل چیست؟
همانند هر فرآیند دیگر، حل مشکل نیز شامل مراحلی است که باید پیموده شوند تا مشکل آن طور که باید و شاید برطرف شود. همچنین همانند هر فرآیند دیگر، چشم‌پوشی از برخی مراحل، کار را در درازمدت دشوارتر خواهد کرد. اینجا توضیح کوتاهی برای هر یک از این از مراحل آورده‌ایم، ولی در بخش‌های بعدی درباره آن بیشتر بحث می‌کنیم:
- برگزاری جلسات موثر - از آنجا که کار شما گروهی است، آن‌چه باید اول از همه بدانید این است که چطور یک جلسه خوب برگزار کنید. حتی وقتی فرآیند حل مشکل را به درستی برنامه‌ریزی کرده باشید، اگر کسی در جلسه شرکت نکند و یا در جلسه به صحبت‌ها توجهی نکند، کاری از پیش نخواهید برد.
- توسعه مهارت‌های تسهیلگری - مهارت‌های مدیریت یک جلسه، ارتباط مستقیمی با موفقیت در برگزاری یک جلسه خوب دارد. یک تسهیلگر خوب به خنثی‌سازی احساسات اعضا کمک می‌کند، اطمینان می‌یابد که همه فرصت آن را دارند که حرفشان را بزنند و گروه را به سوی بهترین تصمیم‌ها راهنمایی می‌کند.
- توسعه مهارت‌های ثبت صورت جلسه- این مهارت‌ها نیز بخشی از مدیریت موثر یک جلسه‌اند. نقش کسی که صورت جلسه را ثبت می‌کند، به اندازه نقش تسهیلگر مهم است و هر دو با هم کمک می‌کنند که نه تنها نظر همه شنیده شود، بلکه نتیجه آن نظر نیز مشاهده، ثبت و پیگیری شود. به همراه داشتن فردی که صورت جلسه را ثبت می‌کند، یکی از مهمترین بخش‌های برگزاری یک جلسه خوب است.
- تعریف و تحلیل مشکل - این قسمت بخش اصلی فرآیند حل مشکل است. گاهی مشکل اصلی همان چیزی نیست که به چشم می‌آید.
- پیشنهاد و انتخاب راه حل
- عملی کردن راه حل - اگر فرآیند حل مشکل را با دقت دنبال کرده باشید، احتمالا از آسانی اجرای راه حل متعجب می‌شوید.
خلاصه
همانطور که گفتیم، دنیا پر از مشکل است و برخی از این مشکلات به راستی چالش‌برانگیزند. اما نتیجه کار نیز به همان نسبت ارزشمند است. راه‌حل‌هایی که با تفکر سنجیده شده و با دقت عمل می‌شوند، نتیجه‌بخشند. شما می‌توانید چه کار کنید؟