Sección 4. Informar a financiadores para obtener apoyo y para rendir cuentas

Esta sección se basa en el artículo: “Evaluar y Apoyar Iniciativas Comunitarias para la Salud y el Desarrollo” incluido en el Manual de Evaluación de Trabajo en Grupo de Stephen B. Fawcett, Adrienne Paine-Andrews, Vincent T. Francisco, Jerry Schultz, Kimber P. Richter, R.K. Lewis, E.L. Williams, K.J. Harris, Jannette Berkley, Jacqueline L. Fisher, y Christine M. López del Grupo de Trabajo en Promoción de la Salud y Desarrollo Comunitario, Universidad de Kansas, Lawrence, Kansas.

• ¿Porqué informar a las personas acerca de los hallazgos de la evaluación?

• ¿Cuáles son algunas audiencias clave para los datos?

• ¿Cómo comunicar los hallazgos de la comunicación?

Finalmente ha completado su evaluación, y tiene montones de datos acerca de su iniciativa, acerca de las percepciones y prácticas alrededor de temas de salud en su comunidad, acerca del riesgo y factores protectores sobre el tema en el que está trabajando.  Por supuesto que estará utilizando los resultados de la evaluación para guiar su coalición o grupo a la mejora de los esfuerzos, pero eso no significa que no hay personas afuera que puedan estar interesadas en saber qué resultados tuvo la evaluación.  Y probablemente, hay otros a los que debería considerar para compartir los hallazgos de su evaluación mientras intenta lograr su apoyo o crearles conciencia.

Cuando nos referimos a la comunicación de datos acerca de la iniciativa, estamos hablando de una manera de informar a varias audiencias (locales, estatales y nacionales) acerca de las metas y logros de la iniciativa.

¿Porqué informar a las personas acerca de los hallazgos de la evaluación?

Hay muchas razones por las cuales se debería intentar hacer que otros conozcan la iniciativa. Por un lado, se quiere que el público conozca que existe. Claro que eso suena elemental, pero es extremadamente importante. El nombre y el propósito de su coalición o iniciativa debe ser reconocido y comprendido por las personas de la comunidad, y se quiere que tengan una impresión positiva suya. Si no se trabaja para hacer su presencia conocida, el público solo oirá de ustedes por sus oponentes, o aún peor, no sabrá de ustedes del todo. Compartir los hallazgos de la evaluación no solo le hace saber a la gente que existen, sino que también les deja saber un poco acerca de lo que han estado haciendo para ayudar a la comunidad. Si los hallazgos son positivos, se muestra que han estado obteniendo resultados. Si no son muy alentadores, puede utilizar esta información como prueba de que su grupo o coalición necesita más apoyo público.

Además de simplemente hacer que la gente conozca que el grupo está en los alrededores, compartir los hallazgos de la evaluación también puede despertar el interés público. Se quiere provocar el pensamiento y la discusión de los asuntos en los que se está trabajando y llevar estos asuntos a la vanguardia de la atención pública.

Las razones principales para hacer de conocimiento público los hallazgos de la evaluación son la exposición del problema y la motivación al público para tomar acciones. El público podría estar renuente de escuchar su mensaje, sobre todo si su evaluación no es muy halagadora, pero crear  conciencia es clave para el cambio.  Por ejemplo, si trabaja con un programa de prevención de embarazos en adolescentes y la evaluación de comportamiento revela un porcentaje alarmante de adolescentes que participan en relaciones sexuales sin protección, el público debe saberlo.  Pueden no estar felices de escucharlo, pero probablemente encontrará más padres de familia anuentes a apoyar la iniciativa y a actuar como agentes de cambio después de haber escuchado las estadísticas.  Ayudar al público a entender los presentes asuntos y motivarlos a hablar al respecto de estos, hace que para ellos sea más difícil ignorarlos.

Existen tres niveles principales de público al que puede comunicar los hallazgos de la evaluación: local, regional/estatal y nacional.  Probablemente esté pensando, “¿nacional? ¿a quién le importa nuestra evaluación a nivel nacional?” Por favor no piense que hay que compartir los resultados con todos los grupos o niveles enlistados. Mientras que siempre se debe hablar de los resultados de la evaluación con la gente local, compartirlos con grupos a niveles superiores puede no ser necesario para iniciativas pequeñas o nuevas.  Piense en los grupos específicos de cada uno de los niveles a los cuales sería ventajoso mantener informados acerca del progreso de la iniciativa.  Veamos algunas de las razones para compartir los resultados de la evaluación con cada uno de los niveles.

Razones para informar al público a nivel local:

• Para ayudar a crear conciencia del problema.
• Para ayudar a atraer voluntarios, patrocinios, y recursos “en especies” de ciudadanos locales preocupados y agencias.
• Para promover el registro de esfuerzo de voluntarios y colaboradores.
• Para ayudar a ejercer presión sobre ordenanzas locales o cambios de programas que tratan temas de preocupación.
• Para proveer fiabilidad a la comunidad, fiduciarios y patrocinadores.

Razones para informar al público a nivel estatal:

• Para crear un “nombre” para la iniciativa en el estado, lo que la hace más competitiva al buscar recursos estatales.
• Para ayudar a establecer una red estatal de personas y agencias con metas similares.
• Para ayudar a ejercer presión sobre cambios legislativos que tratan temas de preocupación / importancia.
• Para ayudar a la iniciativa a ganar reconocimientos y recursos del estado y la región.

Razones para informar al público a nivel nacional:

• Para crear un “nombre” para la iniciativa a nivel nacional, lo que la hace más competitiva al buscar recursos del gobierno estatal o federal o de fundaciones privadas grandes.
• Para ayudar a intervenir en redes nacionales de personas y agencias con metas similares y amplia experiencia.
• Para ayudar a la iniciativa a ganar reconocimiento y recursos nacionales.
• Para motivar a las alianzas comunitarias a trabajar en el problema o asunto.

Tres recomendaciones para asegurarse de que sus hallazgos no sean ignorados:

• ¡De la información a la gente adecuada!
• Aborde los asuntos que esas personas piensen son importantes.
• Asegúrese de que la información se presente a tiempo para ser útil y de manera que se entienda claramente.

¿Cuáles son algunas audiencias clave para los datos?

¿Con quién compartir los datos?  Para empezar, se debe mantener al día a todos los partidarios. El personal de trabajo, voluntarios, partidarios de la comunidad y patrocinadores son todos grupos de apoyo que se deben mantener actualizados de los esfuerzos y éxitos del grupo. Conservar el problema vigente les ayuda a mantenerse en contacto con su propósito. También profundiza su comprensión y compromiso, y les permite saber acerca de cualquier necesidad organizacional específica que ellos puedan solventar.

También deben compartir los hallazgos con su población objetivo, las personas a las que están intentando ayudar.  Por ejemplo, si trabaja con un programa de prevención de enfermedad cardiaca y su evaluación muestra un incremento del riesgo en miembros de un grupo étnico en particular, se debería hacer saber a los miembros de ese grupo de manera que se provoque interés y se les haga más receptivos del trabajo que se estará haciendo en la comunidad.

Su grupo meta (objetivo) necesita saber qué van a cambiar para mejorar su salud y cómo lo van a hacer.

Finalmente, el público general debe mantenerse informado, incluyendo a aquellas personas que no caigan dentro de un grupo afectado o interesado en el foco de la coalición.  El apoyo del público general es muy importante.

Entonces, ¿cuáles son algunos de los grupos clave a nivel local, estatal/regional y nacional del público con el que se quiere compartir los hallazgos?

Local:

• Organizaciones cívicas
• Grupos de negocio
• Organizaciones de base local
• Juntas escolares
• Grupos de padres de familia y maestros
• Organizaciones eclesiásticas
• Prensa local (editores, juntas editoriales, o periodistas que normalmente cubren la iniciativa de su grupo)
• Organizaciones de salud
• Oficiales gubernamentales elegidos y nombrados
• Otorgadores de becas/subvenciones

Estatales/Regionales:

• Conferencias profesionales estatales y regionales
• Talleres regionales de entrenamiento profesional
• Organizaciones de base local y organizaciones de apoyo
• Conferencias eclesiásticas
• Otorgadores de becas/subvenciones

Nacionales:

• Conferencias profesionales
• Talleres de entrenamiento profesional
• Organizaciones de base local y organizaciones de apoyo
• Conferencias eclesiásticas
• Otorgadores de becas/subvenciones

¿Qué pasa con las audiencias difíciles?

No todo el mundo estará entusiasmado con lo que tengan que decir, especialmente si sus hallazgos son críticos de su grupo. Aún las audiencias receptivas pueden ser escépticas o lentas en comprender lo que ustedes tengan que decirles.  Aquí hay algunas sugerencias para lidiar con audiencias difíciles.

• Anticipe sus preguntas, preocupaciones y objeciones. Intente pensar a futuro lo que a la audiencia en particular no le agrada respecto a lo que tengan que decir, y busque respuestas calmadas, mesuradas, lógicas y profundas para darles.  Si es posible, siéntese con alguien que conozca a la audiencia bien para obtener retroalimentación acerca de las preguntas o consultas que puedan hacer y de cómo podrían reaccionar con las respuestas.  Esto le evitará ponerse nervioso o defensivo durante la presentación.
• Ponga a una figura primaria de la iniciativa a presentar los hallazgos. Un director o miembro superior del equipo puede dar los datos con gran cantidad de autoridad (¡aún si la autoridad está principalmente en las mentes de la audiencia!) que alguien en la parte baja del orden jerárquico de la iniciativa.
• Haga que alguien más muestre la información. Si topa con una audiencia particularmente hostil o poco informada, o una audiencia a la que normalmente no tiene acceso, podría solicitar a alguien externo al grupo o iniciativa que transmita los hallazgos de la información. -- un miembro de ese grupo, por ejemplo.
• Refuerce los datos repetidamente. Si lo que está diciendo a la audiencia parece no estar haciendo mella, ¡repítalo!  Escucharlo más de una vez puede ser lo único que hace falta para que ellos entiendan la información que se les está dando.
• Mantenga la tranquilidad. En todo momento, sin importar cuán hostil o irritable o sin idea parezca la audiencia, haga su mejor esfuerzo por mantenerse calmado, profesional y cordial.

Presentación de resultados de evaluación a la prensa:

Al hablar con la prensa de los hallazgos de la evaluación, tenga en mente que ellos tienen un trabajo por hacer, y ese trabajo es tomar la información que les da y presentarla al público de manera clara, interesante y concisa. Algunas de las guías para trabajar con audiencias difíciles aplican para la prensa, pero no cometan el error de asumir que la prensa va a ser hostil. Pueden hacer preguntas difíciles, pero ese es su trabajo.

• Sea honesto con los reporteros. Es esencial para todo vocero de su coalición o grupo tener credibilidad con la prensa. Los líderes comunitarios u organizadores que crean una reputación entre los periodistas de ser poco confiables tendrán dificultad para que sus eventos sean bien cubiertos y pueden enfrentar hostilidad por parte de los periodistas.  Responda las preguntas con sencillez y candidez, y si no puede simplemente contestar (o si, por alguna razón no está en capacidad de responder del todo), explique por qué no puede. Puede no agradarles la respuesta, pero la mayoría de reporteros apreciará su honestidad.
• Escriba su propio comunicado de prensa. Con frecuencia en la prensa ocurren errores por que el periodista no escribió una cita correctamente, tuvo que escribir la cita de memoria o porque no comprendió totalmente lo que estaba escribiendo. Una manera de aclarar malentendidos y ayudar a la prensa a prepararse para su presentación, es darle el comunicado de prensa por adelantado. Este debe de ser claro y breve, tener la información más importante al principio e incluir información del contacto (nombre, dirección, número de teléfono y fax, y correo electrónico de alguna persona con la que el periodista se pueda poner en contacto en caso de tener preguntas).
• Entrene a sus periodistas. Es probable que los resultados de su evaluación incluyan un montón de información estadística complicada. Para los periodistas esto puede dificultar obtener una buena comprensión conceptual, pero la prensa generalmente se compone de gente inteligente y curiosa, y probablemente apreciarán la ayuda para entender o interpretar este tipo de datos. Consideren hacer una sesión de entrenamiento para la prensa en sus propias instalaciones. Estos talleres deberán ser objetivos y lo suficientemente amplios como para que los periodistas utilicen la información adquirida para trabajar con otros grupos, no solo el suyo. Considere realizar un taller informativo o presentación cara a cara para explicar conceptos como:
  • ¿Qué es una calificación percentil?
  • ¿Cuáles son algunos métodos comunes para recolectar datos de evaluación?
  • ¿Qué son indicadores de nivel comunitario?

¿Cómo comunicar los hallazgos de la evaluación?

Desarrolle un formato de presentación general que pueda alargarse o acortarse según la cantidad de tiempo disponible, incluyendo descripciones convincentes y visuales de:

• El (los) asunto (s) de preocupación
• Las metas, estrategias y métodos para alcanzar esas metas
• Datos de actividades (por ejemplo, servicios provistos)
• Datos de logros (por ejemplo cambios comunitarios)
• Datos de resultados (por ejemplo, medidas de comportamiento e indicadores de nivel comunitario)

Mantenga sus apoyos visuales simples para disminuir los problemas para interpretar los datos.  Su primera y última ayuda visual debería contener el mensaje y hallazgos primarios, lo que sea que usted quiera que su audiencia recuerde después.

Identifique diferentes vías para dar a conocer los resultados de la evaluación. Algunas de estas pueden incluir:

• Boca a boca
• Presentaciones
• Periódicos y boletines
• Radio (tanto servicios de anuncio público como noticias locales o programas de llamadas)
• Cobertura televisiva
• Revistas profesionales

¿Por qué utilizar diferentes formatos para presentar la evaluación de los resultados?

Existen muchos tipos diferentes de reportes que son apropiados para diferentes tipos de audiencias. Algunos grupos pueden no tener el tiempo o interés en los detalles estadísticos, pero aún así les gustaría conocer lo esencial de su reporte. Otros pueden tener el tiempo y el interés, pero pueden no tener el conocimiento para interpretar datos complicados. Algunos grupos, aquellos en los cuales se está intentando generar interés o los que solo tienen un interés pasajero, no manejarán bien un reporte técnico pesado y aburrido. Los agentes patrocinadores, otorgadores de becas  o subvenciones, juntas de consejo, y equipo del programa probablemente desean información detallada y explícita. Siempre debe considerar el tipo de grupo al que le presenta la información y adaptar la presentación para esa audiencia.

Aquí tiene una idea de qué tipo de reportes funcionan para qué tipos de audiencias:

• Reportes técnicos: Este es un reporte detallado acerca de un solo problema, tal como un estudio pequeño o uno o dos grupos de muestra.  Puede presentarse en una junta de miembros o como parte de un reporte más grande.
  • Es mejor para: Agencias de patrocinio, administradores de programa, y comités asesores
• Resumen ejecutivo: Unas cuantas páginas, usualmente al principio o al final de un reporte más grande, el cual delinea los principales hallazgos del estudio y recomendaciones.
  • Es mejor para: Agencias de patrocinio, administradores de programa, miembros de juntas y fideicomisos, comités asesores, cuerpos políticos, proveedores de servicio del programa (técnicos, profesores, etc.)
• Documento técnico profesional: Artículo detallado que resume la información para una audiencia científica o técnica. Usualmente contiene información acerca de lo que se hace, cómo se hace, qué funcionó y qué no y por qué.
  • Es mejor para: Administradores de programa, comités asesores, organizaciones interesadas en el contenido del programa
• Artículo popular: Artículo escrito teniendo en cuenta a la audiencia meta del medio. Algunas revistas y periódicos tienen poblaciones meta específicas. Normalmente contiene más información que un comunicado de prensa, pero se enfoca en uno o dos puntos rápidos.
  • Es mejor para: Administradores de programa, miembros de juntas y fideicomisos, comités asesores, cuerpos políticos, grupos comunitarios, clientes actuales, clientes potenciales, proveedores de servicio del programa, organizaciones interesadas en el contenido del programa
• Comunicado de prensa y/o conferencia de prensa: Reunión con los medios con el propósito de publicar información específica.
  • Es mejor para: Administradores de programa, medios, distribución amplia de información simplificada
• Reunión pública: Reunión abierta al público en general donde se distribuyen los datos de los hallazgos de manera clara, simple y usualmente con tiempo para la discusión abierta.
  • Es mejor para: Grupos comunitarios, clientes actuales, medios
• Aparición en medios: Se diferencia de un comunicado de prensa en que incorpora algún tipo de evento montado, por ejemplo, un autor local haciendo una lectura pública para crear conciencia acerca de un estudio de alfabetismo en adultos.
  • Es mejor para: Clientes actuales, medios
• Taller de equipo: Una presentación de trabajo más interactiva para los miembros de su grupo o coalición y voluntarios.
  • Es mejor para: Administradores del programa, miembros del programa, proveedores de servicio del programa
• Panfletos/carteles: Materiales impresos breves de palabras sencillas que pueden ser distribuidos o enviados por correo a varios puntos en la comunidad. Deben enfocarse en un punto rápido.
  • Es mejor para: Clientes potenciales
• Memorando: Carta corta de circulación interna entre los miembros del programa.
  • Es mejor para: Administradores del programa, miembros del programa, proveedores de servicio del programa
• Discusión personal: Discusiones cara a cara sobre los hallazgos de la evaluación con un individuo o grupo pequeño.
  • Es mejor para: Agencias patrocinadoras, administradores del programa, miembros del programa, proveedores de servicio del programa

Posibles metas de su presentación:

Establecer las metas de la presentación conlleva a preguntarse por adelantado lo que se quiere del grupo al que se le va a presentar la información y cuál es la mejor manera de presentar los hallazgos de la evaluación para alcanzar esos resultados.

 Aquí hay algunas cosas que puede esperar obtener de su audiencia:

• Dinero y recursos en especie para la iniciativa
• Voluntarios para las actividades del proyecto
• Influencia para cambiar un programa, política o práctica
• Consejos para hacer que la iniciativa sea más receptiva
• Superar la resistencia a la iniciativa
• Ideas sobre cómo la iniciativa puede hacerse más efectiva

Pasos para desarollar su presentación:

• Comprender a los usuarios primarios y audiencias. ¿Qué información necesitan saber y por qué la necesitan? Intente comprender el punto de vista de la audiencia, y asegúrese de obtener el reporte a tiempo para que les sea útil.
• Revisar los resultados de la evaluación con el personal de trabajo antes de escribir el reporte de la evaluación. Puede distribuir un memorando mencionando los resultados y luego llevar a cabo una reunión de miembros para hablar al respecto. Esto le da ocasión de obtener los aportes del personal sobre el significado de los hallazgos, así como la oportunidad de hablar acerca de cualquier dato ambiguo generado.
• Informar a las figuras políticas importantes antes de entregar el reporte al público. Esto es especialmente importante si los hallazgos de su evaluación dejan claro que habrá necesidad de cambios en las políticas. Además, los políticos u oficiales pueden querer dar una respuesta pública sobre los hallazgos. Por ejemplo, si su evaluación demuestra que su programa de recreación para familias de niños con problemas de desarrollo es altamente efectivo pero poco patrocinado, las agencias de servicios humanos del área pueden querer informar a las personas que planean incrementar el patrocinio para el proyecto en el próximo presupuesto anual.
• El reporte final puede ser un documento corto que resuma los hallazgos de la evaluación con un apéndice técnico para los interesados. No se preocupe por si suena demasiado elemental, quien esté interesado en información más detallada la puede encontrar en el apéndice.
• Si decide hacer una presentación oral, debe hacer unos cuantos cuadros y tablas (de seis a diez son suficientes) que ilustren los hallazgos más importantes. Haga una versión (impresa en un afiche o una proyección) para mostrar durante la presentación así como copias que su audiencia se pueda dejar después de la presentación. También puede preparar una hoja de resumen de los resultados para que la audiencia se la lleve a casa.
• Su reporte debe empezar con las razones por las que se hizo la evaluación, cuáles preguntas se hicieron, y porqué se escogieron esas preguntas. Explique lo que su grupo o coalición quiso aprender de la evaluación y cuáles métodos se utilizaron para conducir la evaluación.
• Dependiendo de la audiencia, puede querer simplemente destacar los resultados o puede entrar en más detalle acerca de lo encontrado.  Asegúrese de explicar qué tipo de implicaciones tienen los resultados para su grupo o iniciativa.  Si los hallazgos de la evaluación lo llevaron a alguna conclusión en particular acerca de lo que su grupo debe hacer en el futuro, hable con ellos.