Sección 15. Adquirir fondos públicos

• ¿Qué son fondos públicos?

• ¿Por qué su organización debería (o no debería) solicitar fondos públicos?

• ¿Cómo se averigua si existe disponibilidad de fondos públicos?

• ¿Cómo ubicar a su organización para adquirir fondos públicos?

• ¿Cómo se solicita fondos públicos?

• ¿Qué hacer si tiene éxito?

El Capítulo 46 trata de asegurarse de que su organización pueda continuar a largo plazo. Para que esto suceda, obviamente se necesita una serie de cosas: un personal competente y comprometido, una estructura organizativa que funcione, espacio adecuado, apoyo comunitario… y dinero. Una financiación estable y adecuada es el Santo Grial de casi cualquier organización que se considere más que temporal. Hay muchas fuentes de financiación estable, pero una de las más prontamente disponibles (y probablemente la más grande) es el dinero público. Una parte de él puede proveer la base que usted necesita si quiere institucionalizar su organización.

Esta sección trata acerca de la naturaleza de los fondos públicos, sus ventajas y desventajas, lo que usted necesita hacer para obtenerla y lo que necesita considerar una vez que la tiene. Puede ser la respuesta a sus plegarias, o a su peor pesadilla… o a ambas. Usted tiene que examinar todos los ángulos para decidir si los fondos públicos son una buena opción para su organización. Esta sección debería proporcionarle un grado elevado de información sobre la cual tomar esa decisión.

¿Qué son los fondos públicos?

La financiación pública, dicho en forma simple, es la financiación que proviene del tesoro público. Es el dinero que proviene de las personas que pagan impuestos, y la base de la salud, servicios humanos, medio ambiente, desarrollo comunitario y otros programas de servicios es una de las formas en que se gasta para el bien común. La financiación pública puede provenir de canales gubernamentales federales, estatales o locales y dichos canales son generalmente diferentes en cada nivel.

• La financiación federal proviene de los impuestos federales (dicho de otra manera, el dinero que las personas individuales y los negocios con fines de lucro pagan a la oficina de impuestos -IRS por sus siglas en inglés). Generalmente el gobierno federal no financia directamente a organizaciones pequeñas, si no que en realidad destina dinero a los estados para la financiación de diversas actividades. A veces, sin embargo, el gobierno (a menudo para programas piloto o similares) ofrecerá dinero para investigaciones o programas a la comunidad (basándose en organizaciones a nivel local). En este caso, es generalmente un organismo de un ministerio gubernamental el que supervisa este proceso.

Por ejemplo la Oficina de Investigación y Mejoras Educativas (OERI), un organismo del Ministerio de Educación de los Estados Unidos, ofrece subvenciones para investigación de temas específicos relacionados con la educación. A pesar de que la mayoría de sus subvenciones van a organismos o universidades estatales, ocasionalmente financia a organizaciones comunitarias.

• Financiación estatal, como se mencionó más arriba, puede provenir de dinero federal, o puede provenir de los ingresos del estado. Éstos varían según las leyes estatales, pero pueden incluir impuestos estatales a las ganancias, a las ventas, impuestos a otras mercaderías (cigarrillos, combustible, comidas en restaurantes), pagos por transacciones del gobierno estatal (registro de automóviles, certificaciones profesionales, permisos diversos) y aún ventas de lotería. Como con el gobierno federal, generalmente es un organismo u oficina de un ministerio o secretaría del gobierno estatal (Ministerio de Salud Pública, Ministerio de Entrenamiento para Empleos, Ministerio de Manejo del Medio Ambiente, Secretaría de Servicios para Jóvenes, etc) el que toma las decisiones y administra la financiación. La mayor parte de esta financiación se destina a organizaciones locales, las que pueden ser comunitarias u otras organizaciones sin fines de lucro, entidades del gobierno local, sistemas escolares, etc.En el caso de contratos, el dinero puede ir a organizaciones con fines de lucro y / o negocios fuera del estado que realicen propuestas exitosas.
• La financiación pública puede provenir de fuentes federales o estatales o (en el caso del condado y la municipalidad) de aranceles e impuestos, en particular impuestos a las propiedades. Aunque los gobiernos locales pueden también trabajar a través de agencias, muchos, especialmente condados o municipalidades menores, pueden administrar las financiaciones a través de una persona (un Asistente Administrativo, Planeador de la Ciudad, Coordinador de Servicios Humanos, etc.). Estas financiaciones están limitadas al condado o municipalidad que los otorga, aunque una organización externa que ayude a un número considerable de residentes puede resultar apta para una de ellas.

Una organización que ayudaba a personas sin hogar ubicada en un condado del oeste de Massachussetts recibía regularmente dinero de otra porque también mantenía refugios en aquel condado.

¿Por qué su organización debería (o no debería) solicitar fondos públicos?

La financiación pública tiene sus ventajas y desventajas, pero existe un número de buenas razones por las que usted debería considerar aprovecharla.

Ventajas de los fondos públicos:

• La financiación pública a menudo representa la mayor cantidad de dinero disponible para financiar organizaciones o iniciativas. Un estado con una población bastante elevada tiene un presupuesto de decenas de miles de millones de dólares. El estado federal tiene un presupuesto que está en los billones de dólares. Por esto, aún una pequeña porción del presupuesto puede representar una gran cantidad de dinero para programas (en decenas o también cientos de millones de dólares). Estas sumas pueden bien cubrir los pocos (o aún más que pocos) miles que su programa necesite.
• La financiación pública es a menudo más fiable y a más largo plazo que la financiación privada. Una vez que la financiación pública para un asunto en particular se convierte en un elemento reconocible del presupuesto, se la vuelve a financiar sin muchas preguntas, año tras año.
• A menudo se asigna financiación pública específicamente para lo que su organización hace. El gobierno federal, la mayoría de los estados, y muchos gobiernos locales, otorgan dinero para servicios tales como tratamientos contra el abuso de sustancias, servicios para jóvenes, educación de salud comunitaria, alfabetización para adultos, servicios de salud mental, etc. Es a menudo más sencillo pedir dinero que ya está designado para lo que usted quiere hacer que convencer a un financiador de que lo que usted está haciendo vale la pena.
• La financiación pública le da a su organización más credibilidad en la comunidad. Lo establece a usted como una entidad “legítima” y le hace más fácil ganar apoyo moral y financiero en la comunidad.
• La financiación pública puede hacer que su organización gane financiación de otras fuentes más fácilmente. Tanto el hecho de que una fuente de financiación pública lo haya visto como apto para la financiación y el hecho de que usted ya haya hecho el trabajo de ser elegido para la financiación pública pueden hacer que otra fuente de financiación (pública o privada) estén más propensas a trabajar con usted.

Un programa de alfabetización para adultos, que ya está financiado por dos fuentes (el Ministerio de Educación y el Ministerio de Entrenamiento para Empleos) pudo, como resultado, obtener financiación de una tercera fuente: el Ministerio de Salud Pública, para agregar educación sobre salud a sus sevicios. El hecho de que ya haya cumplido con los requisitos para financiación estatal, y de que tuviera una buena reputación con sus otros financiadores estatales contribuyeron en gran parte al éxito de su solicitud.

• La financiación pública está sujeta a apoyo, y por esto usted puede tener alguna influencia en cuánto de ella está disponible. A través de un apoyo o una organización profesional o una coalición local, o simplemente a través de la educación del público, usted puede convencer a los legisladores de la necesidad de financiación para su asunto particular.

La financiación pública puede ser justo la respuesta que usted ha estado buscando… o puede no serlo. Junto con sus considerables ventajas, también puede tener algunas desventajas distintivas.

Desventajas de los fondos públicos:

• Las propuestas para financiación pública (véase "¿Cómo se solicita financiación pública?") pueden requerir de  muchísimo tiempo y ser extremadamente difíciles de redactar. Los organismos y oficinas gubernamentales a menudo tienen en todos los niveles sus propios juegos de normas, las que pueden estar en conflicto con las de otros organismos financiadores. Además, pueden necesitar una enorme cantidad de documentación en información, todo solicitado en un lenguaje burocrático que es difícil de seguir y a menudo contradictorio.
• La financiación pública puede venir con muchas condiciones atadas a ella. La información de los requisitos, las formas particulares para operar o administrar los programas, los arreglos del manejo del dinero prescrito, todos podrían ser parte de una subvención, y podrían presentar dificultades, especialmente para organizaciones pequeñas.
• La financiación pública requiere de procedimientos estrictos de contabilidad y auditoría. Usted tiene que poder rastrear en forma precisa el dinero de su subvención, y puede tener que devolverlo si no se lo ha gastado en la forma acordada. Si su subvención es más alta que una suma relativamente pequeña, se le solicita que se le realice una auditoría anual que puede ser costosa y demandar mucho tiempo.
• La subvención pública, debido a sus restricciones, puede no permitirle hacer lo que usted quiere hacer, o puede estar en conflicto con su misión y filosofía. Algunos organismos de subvención pueden tener sus ideas propias sobre cómo se deben ofrecer los servicios, por ejemplo, y pueden no ser muy tolerantes ante un enfoque no ortodoxo o simplemente diferente.

En todas estas situaciones, es sumamente importante evaluar el efecto de aceptar una subvención para su organización. Si le va a requerir que usted viole los principios por los que usted se guía, o que cambie su misión, entonces sería mejor que usted rechace la subvención. Aceptarla pordría transformar su organización en formas que no servirían a su propósito original. Si usted está considerando solicitar financiación pública, quizás debería tener una charla organizativa sobre este punto antes que nada.

• Puede ser que la financiación pública esté administrada por una burocracia que no responda a o que ignore los problemas importantes de su organización, que esté atada a normas, o que sea difícil de tratar.

​Una forma de enfrentar este problema (una que generalmente surge) es establecer relaciones personales con gente que esté dentro de un organismo financiador (véase “¿Cómo ubicar a su organización para adquirir financiación pública?” más adelante). Las personas en su mayoría son amables y flexibles si usted los trata como seres humanos: Es solamente cuando ellas (y usted) están atrapados por sus posiciones que triunfa la naturaleza burocrática.

• Los pagos de financiación pública pueden tardar en llegar, tanto porque los organismos financieros son ineficientes o porque no responden, o porque el gobierno no les está entregando el dinero.

​Particularmente los gobiernos estatales tienen grandes dificultades en aprobar los presupuestos a tiempo. En 1999, tanto en Massachusetts como en Nueva York, por ejemplo, no aprobaron los presupuestos estatales hasta varios meses después del comienzo del año fiscal. Eso significó que los organismos no tuvieran dinero para pasar a los programas, los que a su vez tuvieron que operar con otras de sus fuentes de ingresos o pedir dinero prestado para poder seguir funcionando. Aún después de que se aprobó el presupuesto, se tardó varias semanas para que las ruedas burocráticas se pusieran en movimiento y para que el dinero llegara a su destino. Algunos servicios tuvieron que cerrarse por semanas o meses, y algunas organizaciones salieron del negocio porque no tenían suficiente flujo de efectivo o de crédito para cubrir sus operaciones.

• La financiación pública puede cortarse o agotarse si la economía está mal, o si cambian los estilos de financiación.

​En todos los niveles, la disponibilidad de financiación pública depende, en gran medida, de tendencias y de conciencia pública. Las investigaciones sobre el SIDA y el cáncer, la alfabetización de adultos, la prevención de violencia, la limpieza del aire y del agua, la prevención de embarazos en adolescentes, todas han recibido financiaciones públicas crecientes en distintos momentos durante las últimas tres décadas debido a la atención pública y legislativa. A menudo, un problema en particular recibe atención con la publicación de un libro o de un artículo en un diario o revista (el libro "Illiterate America" de Jonathan Kozol, puso la alfabetización de los adultos en primer plano a mediados de los 80; "The Silent Spring" de Rachel Carson, comenzó el movimiento medioambientalista en los 60; un artículo que apareció en la New York Times Magazine fue el primero en informar a la mayoría del país sobre el esparcimiento del SIDA). A veces, una figura nacional o un creador de políticas puede presentar un problema (el punto de vista del Senador Bob Kerrey sobre el cuidado de la salud en su infructuosa campaña para la nominación presidencial por el partido Demócrata ayudó a que el Presidente Clinton pusiera más adelante énfasis en ella). Pero cualquiera que sea el empujón inicial, el entusiasmo público y político por varios tipos de financiación pública es a menudo inconstante. Desafortunadamente, rara vez se basa el apoyo legislativo por financiación pública para un problema en las necesidades de un país o comunidad, si no en lo que parezca atraer votos o atención. Tienen mucho más que ver con las políticas públicas el brindar apoyo y hacer lobby que la lógica o la compasión. Por esto, financiar un problema que esté "de moda" puede resultar inestable en el mejor de los casos. Algunos problemas, sin embargo (la investigación y el alcance del SIDA, por ejemplo) parecen haber calado lo suficientemente hondo en la conciencia nacional que su financiación es razonablemente segura. Su organización tendrá que considerar si el foco de su organización cae en tal categoría o no. Si es así, la financiación pública será probablemente un beneficio a largo plazo para su organización; si no es así, entonces quizás debería considerar en detalle sus planes de financiación.

Es obvio que solicitar financiación pública no es necesariamente un tema simple. Es importante entender claramente los pros y los contras para su organización y decidir si la financiación pública será un plus para usted. Eso es lo que puede pasar en el mejor de los casos: la realidad es que, para algunas organizaciones, puede resultar imposible sobrevivir, y particularmente sobrevivir por un período prolongado, sin financiación pública. Dicho esto, el resto de esta sección está dedicado a cómo funciona la financiación pública, cómo hacer para que usted se coloque en una posición para obtenerla y cómo puede afrontar la situación si no tiene éxito.

¿Cómo se averigua si existe disponibilidad de fondos públicos?

Si se ha decido solicitar financiación pública, ¿cómo puede averiguar cuándo y dónde está disponible? Hay varias formas en las que los gobiernos y entidades gubernamentales corren la voz de cuándo tienen dinero para repartir. Frecuentemente están preocupados de que tantas organizaciones como sea posible tengan la oportunidad de solicitar, así ellos pueden elegir para obtener el mejor servicio.

Pero no siempre… ellos pueden querer limitar a los solicitantes a ciertas categorías o a ciertas organizaciones, o pueden tener requisitos muy estrictos que solamente un pequeño número de organizaciones pueden cumplir. La política tiene un rol aquí también.

También tienen la obligación legal de asegurarse de que la noticia esté bien distribuida, así no se involucra favoritismo o discriminación en el proceso de solicitud. Las siguientes son algunas de las formas en que las fuentes de financiación pública anuncian posibilidades de subvenciones o contratos.

• Los organismos federales, estatales y locales generalmente envían notificaciones acerca de posibilidades de financiación a todo aquél que esté en sus listas de correo. Esto incluye, entre otros, a todas las organizaciones financiadas en la actualidad y en el pasado, a las organizaciones que solicitaron financiación en el pasado y otros organismos. Si se sabe cuáles son los organismos que probablemente lo financien, puede solicitar ser incluido en sus listas de correo postal y electrónico.
• El Federal Register, una publicación semanal, publica todas las notificaciones de subvenciones federales, con información sobre la solicitud y las fechas límites. Se puede acceder a ella por Internet y en casi todas las bibliotecas.
• Virtualmente, todos los organismos gubernamentales federales y estatales, y muchos organismos y secretarías gubernamentales locales tienen sitios de Internet, en donde publican notificaciones sobre financiación con información y cómo solicitarla. Las asociaciones profesionales, los grupos de defensa, y otras organizaciones relacionadas también pueden publicar información sobre financiación en sus sitios de Internet, grupos de discusión o listas de correo electrónico.

Una búsqueda por Internet a menudo puede ofrecer información acerca de las posibilidades de financiación ofrecidas en estos sitios. Sin embargo, tenga cuidado de controlar las fechas, ya que la información en los sitios de Internet puede tener meses o incluso años sin haber sido actualizada.

• Los boletines de noticias y los diarios (impresos y electrónicos) de asociaciones profesionales, coaliciones comunitarias y otros grupos, a menudo publican información sobre financiación. Si usted no recibe ninguna de estas publicaciones, hay muchas que están disponibles en bibliotecas o en Internet; en su área local, usted probablemente pueda, una vez más, pedir ser incluido en la lista para recibir boletines informativos y notificaciones de financiación comunitarios y municipales.
• El establecer y mantener contacto con personas que pertenezcan a potenciales organismos financieros o a secretarías del municipio o condado le asegurará obtener información cuando la necesite. Estas personas también pueden serle de utilidad si decide solicitar.
• El ser parte de una red más grande de organizaciones y organismos comunitarios, sin fines de lucro y de otro tipo beneficiará en gran medida a su organización y le otorgará además información sobre financiación. Le dará acceso a información que se transmite de boca en boca a la que no accedería de otra forma.

La mayor parte de la financiación se ofrece sobre una base regular (generalmente anual). Mientras que algo de ella está destinado esencialmente a refinanciar organizaciones y programas ya financiados, otra parte es a menudo competitiva o en otros casos está disponible. El ciclo de financiación generalmente sigue al año fiscal. Como el año fiscal federal comienza el 1 de septiembre, y la mayoría de los años fiscales estatales y locales comienzan el 1 de julio, es más probable que las notificaciones de financiación estatales y locales se publiquen en febrero o en marzo, o aún más temprano, con fechas límites para solicitar en abril o a principios de mayo. La línea de tiempo federal generalmente se atrasa uno o dos meses. Por eso, al final del invierno o a comienzos de la primavera es cuando es más probable que usted encuentre financiación pública disponible para todos.

Además, los organismos y ministerios gubernamentales, así como las organizaciones financiadas públicamente, son presas de la necesidad de gastar todo su dinero si desean que se los refinancie de la misma manera al año siguiente. Si les queda sobrantes, tratarán usarlo de la mejor manera de antes de que termine el año fiscal. Esto a veces crea oportunidades para solicitar dinero público no gastado hacia el final del año fiscal.

¿Cómo ubica a su organización para adquirir fondos públicos?

Elegibilidad

Primero, como se mencionó más arriba, su organización tiene que reunir los requisitos necesarios para recibir financiación pública. Los requisitos de elegibilidad a menudo varían un poco de un organismo a otro, pero los que siguen a continuación son generalmente necesarios.

• 501 (c)(3) estatus de exento de impuestos. La mayoría de las organizaciones directamente financiadas con dinero público necesitan tener esta posición de asociación sin fines de lucro. Casi sin dudas usted necesitará también tener estatus de exento de impuesto, lo que implica un procedimiento diferente.
• Estructura administrativa y organizativa apropiada. La mayoría de las organizaciones financiadas públicamente necesitan tener una estructura administrativa que pueda manejar correctamente la subvención y el programa o actividad propuesta. Además, la mayoría de los financistas públicos solicitan un Comité Directivo, y muchos solicitan además un consejo comunitario. (En algunos casos este consejo puede ser el Comité Directivo, en otros casos, puede que específicamente no lo sea).

Una estructura adecuada puede querer decir también que usted debe ser un cierto tipo de organización para ser elegible para la financiación en cuestión. En algunos estados, solamente algunos tipos de organizaciones pueden solicitar financiación para servicios particulares; por ejemplo, en algunos estados, solamente los hospitales pueden administrar centros de salud comunitarios.

• Personal con preparación y credenciales apropiados. Muchas, si no la mayoría, de las Solicitudes de Propuestas  piden currículum del personal, para asegurarse de que gente competente ofrecerá y supervisará los servicios.  Dependiendo del programa, esto puede querer decir que en su personal debe haber por lo menos un MD, un Ph.D., un psicólogo o un trabajador social clínico independiente titulado (LICSW por sus siglas en inglés), o que los miembros de su personal necesitan una vasta experiencia en el alcance en las calles, educación sobre alcoholismo, terapia familiar, o algún otro campo.
• Manejo apropiado del dinero, procedimientos de contabilidad y auditoría. Los organismos gubernamentales se preocupan mucho de que el dinero de los contribuyentes se gaste apropiadamente, y de que las organizaciones puedan dar cuentas de sus gastos. Eso quiere decir que usted debe tener la capacidad de administrar apropiadamente, gastar de acuerdo a un presupuesto y hacer un seguimiento de cada centavo que usted gana y gasta. Usted debe también tener archivos llevados de manera estándar y que se les pueda hacer auditarías formalmente cada año. Si usted recibe más de $25.000 de financiación pública, está sujeto a una auditoría A-133, particularmente rigurosa, y se debe poder presentar toda la información financiera o de otro tipo que la auditoría solicite.
• Cumplimiento de las normas de ADA (Ley de ciudadanos estadounidenses con discapacidades). Los financistas públicos requieren que haya espacios accesibles para discapacitados y / o la capacidad de incluir y asistir a personas con discapacidades. 
• Un buen archivo de seguimiento. Si su organización ha estado funcionando por un tiempo, usted probablemente tenga que probar que ha sido exitoso en lo que hace antes de poder tener acceso a dinero público.

Si usted no cumple con todos estos requisitos de elegibilidad, todavía puede solicitar financiación pública. Usted podría, por ejemplo, asociarse con o subcontratar a otra organización que sí cumpla con los requisitos, o compartir miembros del personal con acreditaciones específicas.

Relaciones

Sin embargo, para ubicar a su organización en una posición donde pueda adquirir financiación pública se necesita más que cumplir con los requisitos de elegibilidad. Puede haber dinero público disponible para un cierto servicio o actividad cada año, pero también puede generalmente ir a aquellas organizaciones que fueron financiadas con anterioridad. En otras palabras, puede ser difícil hacerse un lugar. Especialmente si usted es una nueva organización, usted deberá hacerse conocer ante los que hacen normas, los financistas, y otras personas en su campo. Crear redes de contactos es el nombre del juego:

• Cómo establecer relaciones con sus legisladores federales y estatales y /o sus asesores, y con funcionarios locales. Programe citas para conversar con ellos acerca de lo que usted hace, y para mostrarles cómo su trabajo satisface las necesidades de ellos y de sus electores. Invítelos a visitar su organización y a verla en acción. Usted puede ayudar a instruirlos sobre su asunto. A cambio, ellos pueden informarle sobre la disponibilidad de financiación, explicarle los procesos del 501(c)(3) y de exención de impuestos estatales, y ayudarlo a tener éxito con los financistas.
• Establezca relaciones con individuos que pertenezcan a agencias que puedan financiarlo. Pida su ayuda para ser elegible, hágales saber sobre su trabajo y por qué es digno de elogio, y trate de conocerlos como seres humanos. Es mucho más fácil lidiar con una burocracia en forma de gente real que trabaja en ella, y es mucho más probable que tomen su solicitud con seriedad si lo conocen y lo respetan.
• Asista a reuniones, conferencias, etc. donde conocerá a otros que hacen el mismo trabajo que usted. Mientras más personas conozca en el ambiente, más legítimo parecerá usted a sus ojos y los de los financistas.
• Únase a coaliciones y colabore cada vez que pueda. Eso mejorará su organización, le dará amigos y contactos y lo establecerá como alguien con quien la gente quiera trabajar.
• Ofrézcase como voluntario para comités y grupos de trabajo que le interesen, y tome (y ejerza) responsabilidad.

Todo esto no sólo le dará amistades con mucha gente interesante y que piense como usted, si no que le pondrá una cara a su organización, le dará conexiones personales cuando las necesite y a la larga lo ayudará a poner un pie en el umbral de la financiación pública.

¿Cómo solicitar fondos públicos?

El proceso de Solicitud de Propuestas

Casi siempre se ofrece financiación pública de cualquier tipo en un proceso de Solicitud de Propuestas. Un organismo o secretaría gubernamental decide o está obligado por ley a gastar una parte de su dinero en algunos servicios o programas. El organismo esboza una Solicitud de Propuestas y la envía a un número de solicitantes potenciales tan grande como sea posible.

El carácter de una Solicitud de Propuestas depende en gran parte de qué tan bien la secretaría entienda lo que quiere y cómo esté escrita. Mientras major y más clara esté redactada, más fácil será responderle… pero no se redactará con claridad a menos que tanto la secretaría como la persona que la redacta conozcan exactamente qué es lo que se está pidiendo. Desafortunadamente, en algunos casos, la persona que redacta puede no tener experiencia en el área en cuestión y la Solicitud de Propuestas puede resultar confusa, repetitiva, o simplemente incomprensible. En ese caso, a menudo ayuda llamar a una agencia y hacer preguntas sobre puntos que usted no comprenda o que parezcan contradictorios. Probablemente se encontrará con que no es la única persona que llama; si hay suficientes preguntas, el organismo puede habilitar una línea de acceso directo o publicar una clarificación del asunto.

Su organización tiene que responder a la Solicitud de Propuestas; por ejemplo, escribir una propuesta en la que se explique a la agencia lo que usted quiere hacer, cuánto costará y exactamente cómo planea gastar el dinero. La Solicitud de Propuestas explica qué servicios o programas quiere el organismo, cuánto dinero hay disponible, quién es elegible para solicitar, cuáles son las fechas límite, qué información necesitan enviar los solicitantes, y frecuentemente, cómo debe verse la propuesta. Cada una de estas partes supone una decisión o acción para su organización.

• Los servicios o programas deseados. Si su organización ya está haciendo exactamente lo que la Solicitud de Propuestas pide, entonces aquí no hay ningún problema. Pero si la Solicitud de Propuestas le pide que cambie lo que usted hace o que comience algo nuevo, esto se tendrá que considerar seriamente.

Usted tendrá que crear algo que cumpla con los criterios de la Solicitud de Propuestas y que se adecúe a lo que usted ya está haciendo. ¿Es eso posible? ¿Puede su organización sostener tales actividades administrativamente? ¿Están de acuerdo con su misión y filosofía? ¿Son tan efectivas como, o más efectivas que, lo que usted ha estado haciendo? Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es no, usted tendrá que considerar con cuidado si quiere solicitar este dinero. Si la respuesta a más de una es no, usted tendrá que ser extremadamente creativo o no solicitar.

• Cantidad de dinero disponible ¿Existe suficiente dinero para financiar completamente lo que se está pidiendo? Si no es así, usted tendrá que ajustar su propuesta, o reconsiderar su solicitud.

Sin importar la cantidad de dinero disponible, puede ser que no consiga todo lo que pida si lo financian. ¿Puede vivir con eso? ¿Puede reducir sus actividades propuestas para adecuarse a un presupuesto más pequeño pero todavía efectivo?

• Quiénes son elegibles para solicitar. ¿Puede cumplir con los requisitos de elegibilidad? ¿Va a tener que andar saltando obstáculos para hacerlo, y está dispuesto a hacerlo? (Vea “¿Cómo ubica a su organización para adquirir financiación pública?” más arriba).
• Cuáles son las fechas límite. ¿Tiene suficiente tiempo para preparar una propuesta? ¿Puede empezar en el inicio del ciclo de financiación si tiene éxito?
• Qué información tienen que presentar los solicitantes. ¿Puede disponer de toda la información relevante? ¿Hay alguien en la organización que pueda preparar todo, redactar las distintas partes, etc.? ¿Es su organización de hecho capaz que hacer lo que la Solicitud de Propuestas está buscando?
• Cómo debe verse una propuesta. Debe tener cuidado de preparar una propuesta que sea exactamente lo que la Solicitud de Propuestas está buscando. Si le indica que el Apéndice A tiene que ser el presupuesto, entonces el Apéndice A tiene que ser el presupuesto, y tiene que estar en la forma que especifica la Solicitud de Propuestas. Algunos organismos son tan serios con sus especificaciones que no considerarán una propuesta que se desvíe en alguna manera de la forma que se indique. Otras son más flexibles, pero incluyen especificaciones por alguna razón. Mientras más cerca esté de las normas del financista, mejor va a estar.

Como conceptualizar, redactar y preparar una propuesta de financiación pública.

Hay tres etapas al responder a una Solicitud de Propuestas. La primera es la conceptualización de lo que se quiere hacer, cómo funcionará, y cómo la financiación disponible pagará por eso. La segunda es en realidad la redacción del texto de la propuesta (la parte que describe lo que usted hará y cómo lo hará) y la preparación de un presupuesto que describa exactamente cuánto dinero está solicitando y cómo propone gastarlo. Y la tercera es la preparación de todo el paquete, la inclusión de apéndices (algunos de los cuales se especifican en la Solicitud de Propuestas, y algunos son material suplementario que usted incluye para proveer información o para dar más fuerza a su caso), presupuestos, documentos de apoyo (cartas de otras organizaciones que apoyen su propuesta, por ejemplo), etc.

Conceptualización

Éste es en algunos aspectos el paso más importante del proceso, porque determinará tanto el valor y la eficacia de lo que usted proponga, y también le ayudará a entender si al fin y al cabo debe responder a esta Solicitud de Propuestas. Como se mencionó anteriormente, si usted ya está haciendo lo que la Solicitud de Propuestas pide, entonces este paso es fácil. Si, como es más probable que suceda, usted está haciendo algo que se relaciona con los objetivos de la Solicitud de Propuestas pero que necesita ajustes para alcanzarlos, el proceso se vuelve más complejo.

Si, por ejemplo, usted está tratando de ayudar a los jóvenes de las calles, ¿tiene la capacidad de llevar adelante un programa sobre educación y tratamiento contra el abuso de sustancias en esa población? Eso significaría cambiar el foco de al menos algo de lo que usted hace, contratar personal con experiencia particular, y posiblemente cambiar (y hacer peligrar) las relaciones que usted tiene con los adolescentes a los que usted ya está ayudando. Usted tiene que decidir si tal programa es factible para su organización, y si los beneficios superarán a los costos.

El primer paso del proceso de conceptualización es estudiar la Solicitud de Propuestas con cuidado. ¿Cuáles son exactamente las expectativas, supuestos, prejuicios, etc. del organismo? ¿Están lo suficientemente cerca de los suyos como para que no sea un problema serio trabajar con ellos? ¿Y puede usted idear algo que satisfaga a su organización y el financista al mismo tiempo?

Si usted tiene preguntas sobre si algunas de sus ideas se adecuarán a las normas de la Solicitud de Propuestas, éste es un buen momento para llamar al financista y preguntarle. Quizás los financistas no puedan contestar sus preguntas directamente (existen reglas a las que se tienen que adherir para que no parezca que discriminan o favorecen) pero generalmente usted podrá recoger suficiente información como para entender si lo que usted quiere hacer es permisible. Además, no le causará ningún daño hacer un contacto en el organismo financista si usted no tiene uno todavía.

El punto crucial aquí es la creatividad. ¿Puede usted diseñar algo que mejore, continúe, o que encaje con lo que usted ya está haciendo, y que además cumpla con los objetivos de la Solicitud de Propuestas? No tenga miedo de intentar algo nuevo (ésta puede ser una oportunidad increíble para su organización para alcanzar un nivel más alto). El planeamiento de esta fase tiene que ser un proceso grupal (mientras más cabezas, mejor). Simplemente no olvide, además, ser fiel a su filosofía y a su misión. La moraleja de esto es nunca solicitar financiación simplemente por el dinero: si el dinero no financia algo que usted ya está haciendo o quiera hacer, éste puede fácilmente resultar perjudicial.

Un punto clave para concentrarse es si usted está tratando de obtener una mayor o más estable financiación para algo que ya está ocurriendo, o si usted está planificando un programa o servicio completamente nuevo que promueva y contribuya a la continuación de su organización. Ambos caminos implican un cuidadoso planeamiento, pero el primero puede, en realidad, ser más duro, debido a la necesidad de cumplir con los requisitos de la Solicitud de Propuestas.

Redacción de la propuesta

Usted ya ideó un programa que le funciona y que cumple con las condiciones de la Solicitud de Propuestas; ahora usted tiene que describírselo al financista con convicción. El primer paso, que es absolutamente esencial, es encontrar un redactor de propuestas que pueda escribir bien y con claridad. Si no hay nadie en la organización, capaz de redactar, puede ser conveniente, si la subvención es lo suficientemente grande, contratar a alguien que conozca el campo para redactar, o por lo menos editar, la propuesta. Su solicitud tendrá mejores chances si está escrita de modo simple, con estilo y dice exactamente lo que usted quiere decir y responde con precisión a la Solicitud de Propuestas. Una propuesta bien escrita generalmente vale su peso en oro.

Es posible hacer que más de una persona haga la redacción, pero todos tienen que ser escritores aptos, y tienen que trabajar juntos para que todas las secciones de la propuesta estén tan bien coordinadas como si las hubiera escrito una sola persona. Tiene que fluir con suavidad de una sección a otra.

Algunas reglas generales para la redacción de una propuesta:

• Estudie la Solicitud de Propuestas y respóndala con precisión, como se le indica. Utilice el formato de la Solicitud de Propuestas para la propuesta (por ejemplo, numere y / o encabece las secciones de su propuestas para que se correspondan con la numeración y los encabezados de la Solicitud de Propuestas). Por ejemplo, si la primera pregunta es “¿Cuál es la misión de su organización?” entonces ésa es la primera pregunta que deberá responder. Utilice la pregunta como el encabezado de esa sección de su propuesta.
• Conteste las preguntas en forma directa y con la mayor claridad posible. Si usted tiene preguntas sobre qué información se necesita, como puede ser el caso si la Solicitud de Propuestas está mal escrita, pregúntele a su contacto del organismo financista. (Y asegúrese de tener un contacto en el organismo financista).
• Si existen reglas para límite de páginas, tamaño de letra, márgenes, espacios, formato de página, etc., respételos estrictamente.
• Si no hay límite de páginas, trate de ser lo más conciso posible pero mantenga la precisión del mensaje. Los miembros del personal del organismo financista pueden tener que leer y evaluar 20 ó 30 propuestas (o más). No es probable que le den puntos extra por enviarles 40 páginas con explicaciones.
• Sea absolutamente explícito sobre lo que usted quiere hacer y cómo utilizará el dinero. No describa simplemente su organización o programa; describa con exactitud los servicios o actividades que usted va a ofrecer.

Si usted está a cargo de un programa de capacitación para Asistente Certificado de Enfermería, por ejemplo, no lo describa como “48 horas de clase de enfermería para un total de 72 alumnos" Por el contrario, sea lo más específico que pueda:

“Capacitación de trabajo para Asistente Certificado de Enfermería: 6 materias, 3 durante el período de julio a diciembre, 3 entre enero y junio; cada materia será de 12 horas de duración por semana (tres clases de 4 horas) por 24 semanas (288 horas por materia), 12 alumnos por clase. Cada materia incluye una práctica de 6 semanas (10 horas por semana) para cada alumno.

• Si la fecha límite lo permite, permítase por lo menos el doble de tiempo de lo que piensa que necesita para completar la propuesta. Si usted depende de otra persona u organización para la información, o para completar partes de la propuesta, duplique el tiempo que se asignó una vez más.
• Controle todos los números (presupuestos, costos por persona, número de horas de servicio, etc.) por lo menos tres o cuatro veces. Usted no puede permitirse un error, y existen muchas oportunidades para cometer uno.
• Muchas Solicitudes de Propuestas proveen una lista de tareas para ayudarle a asegurarse de que ha terminado y ha incluido todo los que se pedía. Si no existiera tal lista, confecciónese una y utilícela. Esto puede ser invaluable, especialmente a último momento.

A la larga, una propuesta es un campo de ventas. Mientras mejor se presente, con mayor claridad podrá exponer sus ideas y su programa o actividad, más fácil será de leer y entender y con mayor probabilidad va a creerle el financista.

Armado del paquete completo

Además de la propuesta y el presupuesto (las partes tratadas anteriormente) los financistas pueden solicitar una gran cantidad de información, documentación, formularios y apoyo (una propuesta que se redactó recientemente pedía específicamente varios formularios y 14 apéndices). Incluir todo esto, en la orden solicitada, puede ser tan importante como redactar la propuesta.
Armar la versión final de la propuesta puede ser una pesadilla si usted tiene que hacerlo a último momento, horas antes de que venza el plazo de la propuesta. Si tiene algo de tiempo a comienzos del proceso para pensar sobre este paso, usted se puede anticipar y evitar problemas y hacerlo bien antes de la fecha límite.

Cuando lea por primera vez la Solicitud de Propuestas, tome nota con atención de:

• La verdadera fecha límite. Puede que no sea simplemente 12 de abril, por ejemplo, si no que 12 de abril al mediodía. La diferencia entre una propuesta que venza al mediodía y una que venza a las 5:00 p.m. el mismo día puede ser crucial mientras usted arma todo. También puede haber una distinción entre la fecha límite de envío y la fecha límite hasta la que se puede recibir la propuesta (por ejemplo, las propuestas tienen que tener sello de fecha de envío no posterior al 10 de abril), lo que altera la ecuación de otra forma más si usted no la está entregando personalmente.
• Cuántas copias se solicitan. Muchas Solicitudes de Propuestas piden un gran número de copias además del original (una cantidad de 10 ó 15 no es extraña). Aunque usted no va a querer hacer sus copias hasta estar absolutamente seguro de que su original esté completo y totalmente correcto, usted tendrá que asegurarse (especialmente si no tiene una propia) de que una fuente confiable para hacer copias estará disponible en el momento en el que usted la necesite. Si va a utilizar una copiadora comercial, probablemente pueda hacer un arreglo con anterioridad para asegurarse de que una máquina esté disponible para usted en el momento justo.

Es una buena idea asegurarse de tener copias de seguridad para cualquier cosa que necesite. Si su organización tiene solamente una computadora y una impresora, por ejemplo, arregle para usar la de otra persona si la suya falla, o haga que alguien traiga una desde su casa. El nivel de pánico al que se llega cuando la impresora falla a la mitad de la última copia de una propuesta no es agradable, y no es algo que usted quiera experimentar.

Las copias de seguridad incluyen el material escrito también. Si, como es probable que sea, usted está redactando la propuesta en una computadora, guarde con regularidad (cada 10 ó 15 minutos) en un disquete, y guarde el disquete (o dispositivo de almacenamiento masivo) en un lugar diferente de donde esté la computadora cuando no esté trabajando con él. Si no está utilizando una computadora, haga copias de todo lo que esté haciendo; todo incluso notas. No lo lamentará.

• La forma que se requiere de una propuesta. Las Solicitudes de Propuestas a menudo especifican el material en la portada, si las copias necesitan estar anilladas, cómo se debe separar las secciones de la propuesta, etc. Si hay cosas para las que necesite hacer arreglos (para anillar, por ejemplo) ocúpese de eso ahora mismo. Si hay cosas que pueda hacer con antelación, como imprimir la portada, las hojas de separación para los apéndices, etc. usted puede hacerlo ahora también.

Si usted es bien organizado, usted puede en realidad estar creando un sistema que podrá usar para enviar futuras Solicitudes de Propuestas también. Es siempre más fácil la segunda vez, y es todavía más fácil si tiene un archivo con lo que anduvo bien y con lo que no.

• Qué información u otro tipo de material necesitará conseguir de fuera de la organización. Muchas Solicitudes de Propuestas piden cartas de apoyo o participación de la comunidad o de otras organizaciones, garantías para servicios particulares (cuidado infantil, por ejemplo) de otras fuentes, o promesas de servir en un consejo. Tiene sentido tratar de obtener éstas lo más temprano posible en el proceso, así ni usted ni la persona que provee el material tienen que apurarse en el último minuto.

Si usted es parte de una organización más grande, quizás necesite firmas, permiso, revisión de su presupuesto, etc. desde el interior de su organización, antes de que la propuesta salga. Necesita averiguar el tiempo que esto tardará, y adelantar su fecha límite de redacción para que pueda entregar una propuesta completa para procesamiento interno a tiempo para cumplir con la fecha límite del financista.

• Qué pasa si se debe llenar e incluir algún formulario. Asegúrese de que tiene todos los formularios (las Solicitudes de Propuestas pueden estar incompletas, se puede asumir que usted ya tiene los formularios, puede ser que usted tenga que bajarlos de un sitio de Internet, etc.) y pídale al financista cualquiera que no esté incluido o disponible. Éste es también el momento para hacer cualquier pregunta que usted tenga sobre los formularios y cómo llenarlos.
• Si la Solicitud de Propuestas debe incluir páginas de presupuesto, o aún todo el texto, en un disco. Asegúrese de que tiene la capacidad de capturar lo que necesite en los disquetes, o envíe la propuesta en forma electrónica si así se solicita.
• Una lista de control, en la que le indique lo que necesita y el orden para hacerlo. Si la Solicitud de Propuestas no tiene una, confeccione una ahora, revise tres veces para ser preciso, y asegúrese de que todas las personas involucradas en el proceso tengan una copia y conozcan de qué elementos son responsables.
• A quién debe enviarse el paquete. Si lo envía por correo, probablemente haya una dirección específica, y una persona de contacto específica en la Solicitud de Propuestas. En algunos casos, las copias pueden tener que ir a más de un lugar, o pueden ir a otro lugar distinto del organismo financista. Asegúrese de que esté enviando todo a los lugares correctos.

Mientras conceptualiza:

• Si es apropiado, asigne la recolección de varios apéndices u otro tipo de material suplementario a personas particulares, con fechas límites bastante anteriores a la fecha límite final.
• Decida si hay apéndices u otro tipo de material suplementario no requeridos que usted quiera incluir para reforzar su propuesta (cartas de apoyo, una lista del Comité, premios que su organización haya ganado, apoyo de legisladores, etc.). Luego, si tiene sentido, asígneselos a gente de la misma forma en que lo hizo con el materia suplementario requerido.

Averigüe por los financistas, si puede, si este tipo de información extra lo beneficiará más que el daño que pueda ocasionar. Algunos financistas la encuentran útil y le prestan atención; otros se muestran firmes y quieren solamente lo que piden en la Solicitud de Propuesta.

• Una Tabla de Contenidos (sin los números de página) puede ser otra parte que puede confeccionarse en este momento. Puede ayudar al / a los escritor/es a pensar acerca de cómo fluye la propuesta, y, si hay alguna restricción en el largo, cúanto lugar tienen para cada sección.

Mientras arma el paquete de propuesta:

• Especialmente si la propuesta es larga, asegúrese de que tiene suficiente gente para recopilar, pero no demasiados que se molesten entre sí.
• Mucho antes, encuentre un lugar donde pueda esparcirse (puede ser un pasillo, el departamento de alguien, su oficina, lo que sea) y junte las partes fácilmente.
• Una persona (generalmente la que redactó la propuesta, pero puede ser cualquiera) necesita estar a cargo del proceso de armado. La persona debe confirmar que las partes de la propuesta estén en la lista de tareas, asegurarse de que los recopiladores saben lo que hacen, ver que las páginas estén numeradas correctamente (a menudo un trabajo de último momento porque las cosas cambian a medida que la fecha límite se acerca), y asegúrese de que hay tinta extra para la copiadora, para la impresora, suficiente papel para las copias, etc.
• Asegúrese de hacer suficientes copias para guardar varias para la organización. Si no consigue financiación, probablemente todavía pueda usar el texto en otras propuestas y presentaciones. Si consigue financiación, usted necesitará volver permanentemente a la propuesta que será su referencia.
• Conozca cómo va a hacer llegar la propuesta al financista. ¿La entregará personalmente? ¿La enviará por correo expreso o común? ¿Se puede enviar en forma electrónica? Cualquiera sea el método, usted tiene que estar preparado para hacerla llegar a tiempo.

Si envía su propuesta por correo, siempre envíela por Correo Certificado, con aviso de retorno, así puede confirmar, si el financista la pierde (y esto sucede más a menudo de lo que usted piensa), que la envió y que se recibió a tiempo. De la misma forma, si la entrega personalmente, asegúrese de que le den un recibo con la fecha y la hora.

 Una vez que se envió la propuesta, ¡celebre! Redactar propuestas es estresante y difícil (usted le debe a su organización una fiesta, un día libre, o alguna otra indicación de un trabajo bien hecho).

¿Qué hacer si tiene éxito?

Solicitar financiación es solamente el comienzo de su relación con el financista público. Si se acepta su propuesta, hay mucho en lo que pensar y hacer antes de comenzar con su programa, y una vez que está funcionando.

Subvenciones, contratos y supervivencia financiera.

El dinero público puede venir como subvención o como contrato. La diferencia es que el dinero de subvención generalmente se adjudica al comienzo del programa, en intervalos regulares a lo largo del año, o en la medida que usted lo necesite. Usted obtiene el dinero del financista, y luego lo gasta.

En el caso de un contrato, generalmente se espera que gaste el dinero primero, y luego que le cobre al organismo financiero el reembolso de lo que usted gastó. Si el organismo financiero es local, es cuestión de hacer un cheque de nómina un viernes y recibir un cheque del financista al miércoles siguiente. Si el financista es el gobierno estatal o federal, puede esperar semanas o meses para su reembolso. A menos que tenga un movimiento de efectivo suficiente (dinero al que en realidad uno puede acceder, en contraposición con lo que se le debe a uno) para cubrir con el funcionamiento del programa hasta que se le pague, usted podría encontrarse en un profundo pozo.

Asegúrese de comprender cuál es el método de pago, cuánto esperará por un cheque una vez que ha solicitado el pago tanto en una subvención como en un contrato, y cuáles son las obligaciones suyas y del financista con respecto al dinero. Asegúrese de que pueda sobrevivir financieramente bajo el acuerdo. Si le va a causar más problemas de los que le va a resolver, podría reconsiderar si acepta o no el dinero.

Acuerdos legales.

Tanto si recibe una subvención o un contrato, casi sin dudas se le pedirá que firme un acuerdo legal estándar o contrato que especifique, entre otras cosas, las circunstancias bajo las que cualquiera de las partes pueda dar de baja la subvención o contrato, qué estará obligado a devolver si no completa el trabajo o gasta diferente a lo acordado, cuánto tiempo tiene que guardar archivos, etc. Generalmente estos documentos son largos, están escritos en letra tamaño 8, en lenguaje legal, así que son increíblemente difíciles para leer.

No firme tales acuerdos sin haberlos leído. Si tiene dificultades para entenderlos, busque ayuda, tanto la del organismo financista o la de un abogado (puede que haya uno en su Comité Directivo: situaciones como ésta son exactamente el por qué usted debería tener uno). Si tiene preguntas acerca del acuerdo u objeciones a cualquiera de las disposiciones del mismo, debería discutirlas con el financista antes de aceptar el dinero.

Procedimientos del financista.

La mayoría de los financistas públicos tiene procedimientos particulares para manejar el dinero y otros asuntos. Usted tiene que asegurarse de que entiende y puede tanto vivir con ellos y llevarlos a cabo.

• Contabilidad. Sus libros deben estar en una forma que el financista considere aceptable, y que capture la información que el financista requiere. Esto generalmente quiere decir que usted puede hacer un seguimiento de esta subvención o contrato particular en forma separada, e informar y documentar exactamente cómo ha gastado el dinero para ella. El financista va a querer también una copia de su último informe de auditoría.
• Fechas límite para los gastos. Virtualmente todos los organismos financistas requieren que se gaste el dinero en el período para el que se adjudicó, generalmente el año fiscal. Cualquier dinero que no se gaste al final del período de financiación tiene que devolverse. (Es por esto que tantas organizaciones "despilfarran" dinero en insumos, materiales y equipos el 29 de junio). Puede que también haya fechas límite de gastos anteriores para algunas categorías específicas (no se pueden comprar equipos después del 1 de mayo sin autorización, por ejemplo).
• Restricciones en el gasto. Va a tener que enviar un presupuesto detallado (un presupuesto en el que se detalle exactamente cuánto quiere gastar en cada categoría de gastos (sueldos, teléfono, materiales, etc.). Puede ser que haya categorías específicas en las que no pueda gastar esta subvención. Una vez que usted y el financista se hayan puesto de acuerdo en un presupuesto, usted quedará atado a él, y generalmente necesitará permiso del financista para cambiarlo en forma significativa. Es su responsabilidad conocer totalmente el presupuesto organizativo lo suficientemente bien para negociar un presupuesto factible para esta subvención o contrato.
• Cambios en el presupuesto. La mayoría de los organismos entiende que las cosas pueden cambiar en un año, y permiten algo de flexibilidad en los presupuestos. Pueden permitir hacer algunos cambios sin autorización (cambiar un punto del presupuesto en un 10% por ejemplo), y probablemente le dejen negociar cambios más grandes a lo largo del año. Sin embargo, estos cambios a menudo tienen fecha límite (por ejemplo, no se pueden hacer cambios después del 30 de abril) y no se los debe dejar para el último minuto.
• Informes. La cuestión es si usted entrega lo que prometió y si los financistas generalmente tienen algún procedimiento para averiguarlo. Ellos pueden querer números (participantes a los que asiste, tiempo promedio de estadía, horas por intervención exitosa, etc) o algo de información, o ambas cosas. Puede ser que se le pida que informe electrónicamente, que llene formularios a mano, que le hagan visitas en el lugar de trabajo, que entregue documentación (de asistencia de los participantes, por ejemplo), o alguna combinación. Los informes pueden ser mensuales, trimestrales o anuales. De cualquier modo, usted necesita enviarlos y comprender cuánto le va a costar en tiempo de personal, equipos y pausas en el programa (es mejor si usted planea esto aún antes de que se escriba la propuesta). Además tiene que considerar si el financista le pide infomación confidencial, y cómo afecta eso a la política organizativa con respecto a confidencialidad. 

Alcance de las cuestiones de trabajo.

A menudo los financistas utilizan el término "alcance del trabajo" para referirse a lo que la organización financiada va a hacer en realidad. Obviamente usted y el financista tienen que ponerse de acuerdo acerca de lo que esto se refiere para su subvención en particular. ¿Exactamente qué servicios usted intenta ofrecer y a quién? Usted cubrió eso en su propuesta, por supuesto, pero ésa puede no ser la última palabra. Quizás el financista acepte su propuesta, pero le pida que cambie algunas cosas de ella. Puede que las circunstancias de su organización hayan cambiado desde que hizo la redacción, y quizás usted quiera intentar un enfoque diferente. O quizás el financista le ofrezca una cantidad de dinero menor a la que usted solicitó.

El alcance de las cuestiones de trabajo puede incluir una cantidad de cosas. Algunasde las más comunes son:

• El monto de servicio que le piden que ofrezca a cambio del dinero. En su presupuesto para la propuesta usted ha calculado cuánto le cuesta proveer el servicio. Si le ofrecen menos de lo que piensa que le costará a usted el servicio ofrecido, ése es un problema serio. Para convencer al financista de que usted necesita el dinero o si no puede solamente ofrecer un servicio reducido, usted tendrá que poder respaldar sus afirmaciones con números y un argumento convincente. Pero si usted no puede convencer al financista, usted puede quedar atrapado en una situación que le costará dinero a su organización, a menos que rechace la subvención o contrato.

A pesar de que se ha dicho en otra parte de esta sección, vale la pena repetir que usted necesita asegurarse de que puede afrontar la subvención o contrato que se le ofrece. A veces las organizaciones aceptan subvenciones que se sabe que las tendrán que complementar ellas mismas, simplemente para poder prestar el servicio, o para establecer lazos con el organismo financista. Si lo están haciendo intencionalmente y tienen el dinero extra para cubrir lo que hacen, entonces no es un problema. Pero aceptar financiación que lo coloque en riesgo financiero es un problema, y no ayudará a su organización ni a corto ni a largo plazo.

Usted tiene que examinar con cuidado lo que quiere el financista. Algo que parezca simple como los requisitos informativos puede ser la gota financiera que rebalse el presupuesto de la organización, si implica que usted tenga que contratar a alguien para hacer bases de datos. Las cargas administrativas extras son otra fuente de costos que a veces se encuentra escondida. No se deje atrapar en una situación que le signifique gastos en vez de que ayudar a estabilizar su financiación.

• La cantidad de libertad de acción entre lo que promete su propuesta y lo que usted tiene que ofrecer. Si, por ejemplo, usted está a cargo de un programa de entrenamiento e inserción laboral, ¿cuántas de las personas del programa tendrá usted que ubicar en trabajos? Ningún organismo espera que usted ubique al 100%... pero tampoco esperan que usted ubique solamente el 10%. ¿Cuál es un porcentaje aceptable? Es importante definir esto antes que nada con el financista.
• El tiempo que puede tardar un participante en completar un programa. Si el programa es simple y por supuesto dura un tiempo específico y después se termina, entonces la respuesta es obvia. Pero si el programa es de inmunización comunitaria, o enseñar inglés a inmigrantes, el tiempo que se necesita depende de muchos otros factores: La receptividad de la comunidad, el bagaje educativo de los inmigrantes, lo que los participantes viven en el resto de sus vidas, etc. Si las expectativas de tiempo del financista son irreales (querer por ejemplo que inmigrantes que apenas pueden leer en su propia lengua sepan leer y escribir en inglés en seis meses) usted tiene que aclararlo, y fijar expectativas realistas con las que tanto usted como el financista estén de acuerdo. Si no, usted se está preparando para el fracaso.

No tenga miedo de negociar con el financista sobre éstos y otros temas. Pueden involucrar la integridad de su organización, o la diferencia entre hacer un trabajo mediocre y uno superlativo. Después de todo usted es el experto (por eso el financista le pidió a usted que haga el trabajo).

Diversificación de la financiación.

Como dijimos anteriormente en esta sección, la financiación pública puede ser muy estable, o para nada estable. Puede venir con restricciones y regulaciones que hacen difícil hacer algunas de las cosas que usted quiere hacer. El camino sabio es no tratar de depender demasiado de ella. Como dice el viejo refrán: “no ponga todas sus necesidades en una sola pregunta”.

Su organización estará mucho mejor si tiene muchas fuentes de financiación. Lo más deseable es el dinero que provenga sin cola por detrás (que provenga de colectas comunitarias o membresías por ejemplo) pero esto no es probable, a menos que usted sea muy pequeño y quiera mantenerse así, como para generar suficiente dinero para su organización sin tener que depender de otros. La situación óptima más probable es aquélla en la que partes de su financiación provienen de distintos niveles del gobierno, desde subvenciones privadas para financiación y organizaciones comunitarias, eventos comunitarios y colectas (incluyendo membresías) y de negocios y socios (quizás como servicios a cambio de un pago). Si su financiación es lo suficientemente diversa, entonces el perder una parte no significaría un desastre. Puede ser repuesto con otra cosa, y la organización puede continuar haciendo las cosas para las que se la financió.

En Resumen

El dinero público (dinero que proviene de ingresos públicos a niveles federal, estatal o local) puede ser una fuente segura de financiación para su organización. Para tomar ventaja de él, sin embargo, es importante entender sus desventajas así como su lado positivo. Por un lado, es probablemente la fuente de financiación potencial más grande que se halle disponible, puede tener proyección a plazos muchos mayores de los de otras fuentes de financiación, y pueden destinarse exactamente para lo que usted hace. Por otro lado, puede tener restricciones, procedimientos y complicaciones burocráticas que comprometan su misión y vuelvan su vida complicada y difícil. Usted tiene que pesar los puntos positivos y los negativos y decidir si la financiación pública es adecuada para su organización.

Una vez que se haya decidido a solicitarla, las primeras trabas son aprender sobre la disponibilidad y la apropiada financiación para su organización y hacer que su organización sea elegible para recibirla. Hacer contactos puede ser también importante para posicionarse para adquirir financiación pública. Luego, está el pequeño asunto de seguir el proceso de Solicitud de Propuestas, y redactar una propuesta que reciba financiación. Cada uno de los tres pasos en este proceso (conceptualización, redacción y preparación del producto final) viene con sus tareas y dificultades, y se necesita enfocarlos de una forma en que se los pueda resolver.

Por último, si se acepta su propuesta, usted todavía tiene que negociar un acuerdo de contrato o subvención que en realidad le permita ofrecer los servicios que necesita la comunidad, tanto pragmáticamente como financieramente.

Si usted puede sortear este proceso con éxito, entonces puede que termine con una porción importante de financiación estable que le ayude a seguir con la misión y filosofía de su organización en los años que sigan.