Herramienta #1: Hoja de consejos — El proceso de visualización Esta herramienta es un ejemplo de los recursos disponibles en el sitio web de NACCHO/MAPP. A continuación, se presenta un método útil para estructurar un proceso de visión comunitaria. Se puede usar un enfoque similar en un proceso de visión dentro de un comité. Este proceso detalla el desarrollo de una visión compartida, así como de valores comunes. Preparativos Seleccione un lugar que pueda acomodar cómodamente entre 40 y 100 personas. Disponga las sillas en círculo, ya que esto fomenta la participación de todas las personas asistentes. Las invitaciones deben ser claras y enviadas con suficiente antelación para evitar confusiones. Es importante asegurarse de que la fecha, hora y lugar elegidos faciliten una amplia participación. Considere cuidadosamente el lugar y el horario, y cómo estos se adaptan a las diferentes agendas o estilos de vida de los participantes. Personas clave para apoyar el proceso de visualización incluyen: 1) Un/a facilitador/a que pueda gestionar de manera eficiente y neutral el proceso de trabajo con un grupo grande (vea la Hoja de consejos — Facilitación dentro del proceso MAPP); y 2) uno o dos tomadores/as de notas para registrar la discusión. Esta tarea no debe asignarse ni asumirse a la ligera. Quien(es) la realicen deben tener habilidades para organizar y sintetizar información, y deben esforzarse por capturar, en la medida de lo posible, las palabras exactas utilizadas por los participantes. También puede designar a algunas personas como observadoras; estas personas pueden asegurarse de que todo marche bien y ofrecer sugerencias al/a la facilitador/a si es necesario. Bienvenida / Introducción Establezca el tono de la sesión de visión recibiendo a las personas participantes al llegar, colocando señalización clara y ofreciendo refrigerios ligeros. Ayudar a que las personas se sientan cómodas desde su llegada y comunicarles la importancia de su presencia puede contribuir en gran medida a generar confianza y compromiso. El/la facilitador/a o un/a representante del Comité MAPP debe iniciar la reunión con una explicación sobre el proceso MAPP y por qué es importante llevar a cabo una sesión de visión. La lista de beneficios citados en la guía de visión del MAPP puede servir como referencia útil. Asegúrese de enfatizar que el objetivo es crear una visión compartida para la comunidad, y no una visión centrada en una sola organización. Fomentar la confianza / Dinámica de integración Después de la introducción, se debe dedicar un breve período de tiempo a fomentar la confianza entre las personas participantes. Todas las personas en la sala deben tener la oportunidad de presentarse. Considere incluir dinámicas de integración; estas pueden ayudar a reducir la tensión en el ambiente y a que todas las personas se sientan más cómodas. Algunas actividades posibles incluyen: Al momento de presentarse, se puede pedir a las personas que compartan sus expectativas para la reunión. También pueden compartir un “dato curioso” sobre sí mismas para ayudar a romper el hielo. Dado que no todas las personas participantes se conocen entre sí, se pueden formar grupos pequeños de 2 a 4 personas para conversar durante unos 10 minutos. Luego, cada grupo puede regresar al grupo grande y presentar a las demás personas de su grupo. Lluvia de ideas y desarrollo de la visión Una vez que las personas participantes se sientan cómodas con el tema y entre ellas, el diálogo debe orientarse hacia la discusión sobre una visión para la comunidad. Las preguntas deben formularse previamente para guiar esta conversación. Algunas preguntas útiles para la visualización pueden ser: ¿Qué significa para usted un condado “Anywhere” saludable? ¿Cuáles son las características importantes de una comunidad saludable para todas las personas que viven, trabajan y disfrutan en ella? ¿Cómo se imagina el sistema local de salud pública en los próximos cinco o diez años? Las respuestas a estas preguntas deben centrarse en conceptos generales, no en detalles. Se pueden recopilar mediante actividades de lluvia de ideas o escribiendo las ideas para luego compartirlas. El grupo puede organizarse en subgrupos pequeños para recoger la información, o bien las preguntas pueden abordarse con todo el grupo reunido. Posibles enfoques para la lluvia de ideas incluyen: Pida a cada persona que escriba lo que piensa sobre comunidades saludables. Luego, pida a los participantes que se agrupen de a dos, compartan sus ideas y elaboren una lista conjunta. Los participantes deben aclarar las ideas del otro y discutir cualquier información que esté en conflicto. Después, cada pareja se une a otra pareja y repite el proceso. Este se repite hasta que todo el grupo vuelve a estar reunido. Pida a cada participante que escriba sus ideas. Luego, en forma de ronda, vaya alrededor de la sala y coloque todas las ideas en un rotafolio (esto puede hacerse más rápido limitando el número de ideas que cada persona ofrece). Después de compartir todas las ideas, el grupo las discute y las organiza. Distribuya pequeños papeles y pida a los participantes que escriban sus ideas — una idea por cada papel. Luego, los participantes deben pegar sus ideas en una pared. Un pequeño grupo se encarga de mover las ideas para agrupar las que son similares. Finalmente, se listan y discuten las ideas comunes. Lluvia de ideas y desarrollo de valores Una vez que se han recopilado muchas ideas y existe consenso sobre los conceptos que contiene la visión comunitaria, el grupo puede avanzar a la identificación de valores comunes (esto puede realizarse en la segunda parte de la primera sesión o durante una segunda sesión). Es altamente recomendable que la redacción final de la declaración de visión sea realizada por un pequeño grupo de trabajo o personal designado. El proceso de lluvia de ideas sobre valores debe ser similar y puede usar las mismas técnicas de lluvia de ideas. Las preguntas para obtener opiniones sobre los valores comunes incluyen: Tomando en cuenta la visión compartida que se ha desarrollado, ¿cuáles son los comportamientos clave que se requerirán de los socios del sistema local de salud pública, la comunidad y otros, en los próximos cinco a diez años para alcanzar la visión? ¿Qué tipo de ambiente o clima de trabajo es necesario para apoyar a las personas participantes en el desempeño de los comportamientos mencionados y en la consecución de la visión? Cierre de la sesión / Retroalimentación final Al final de cada sesión, el/la facilitador/a debe asegurarse de que todas las personas participantes estén satisfechas con los resultados de la sesión. Brinde la oportunidad para que hagan comentarios finales o expresen inquietudes sobre los resultados o el proceso. Esto ayuda a garantizar que las personas se retiren sin sentir frustración y puede mejorar los procesos grupales en el futuro. Cierre la reunión con una discusión sobre los próximos pasos. Hable sobre la necesidad y el momento de futuras reuniones. Asegúrese de que todas las personas comprendan cuáles serán los siguientes pasos y cómo se realizará el seguimiento. Seguimiento después de la sesión Después de la sesión de creación de la visión, un pequeño grupo debe compilar los resultados y redactar los borradores de la declaración de visión compartida y de los valores comunes. Estos borradores deben presentarse a las personas participantes del grupo de visión (ya sea mediante una sesión de seguimiento u otros mecanismos). Se debe dar oportunidad a los participantes para realizar ajustes menores. Una vez que todos estén satisfechos con la visión y los valores, estos deben ser adoptados formalmente. Las declaraciones deben mantenerse vigentes durante el resto del proceso MAPP. Todo el material de MAPP, como folletos, volantes e informes, debe incluir estas declaraciones. Se debe hacer referencia a las declaraciones de visión y valores al inicio de cada reunión del comité MAPP. Herramienta #2: Matriz de participación organizada y roles en cada fase del proceso MAPP
