Herramientas de apoyo 1. Evaluar necesidades organizativas y recursos y desarrollar metas para mejorar el desempeño de la organización. El grupo evalúa regularmente fortalezas y debilidades administrativas El grupo evalúa regularmente recursos y bienes materiales administrativos. El grupo identifica regularmente necesidades u obstáculos. Evalúa necesidades y recursos administrativos incluidos los interesados cumpliendo diversos papeles y responsabilidades dentro del grupo. La organización ha establecido metas y objetivos para mejorar la estructura interna y funcionamiento de la organización. Apoyo principal Evaluar las necesidades y los recursos de la comunidad Desarrollar un plan para identificar recursos y necesidades locales Entender y describir la comunidad Recolectar información sobre el problema Analizar problemas comunitarios Realizar encuestas de evaluación de necesidades Identificar los bienes y recursos de la comunidad 2. Desarrollar una estructura organizacional Establecer una estructura de gobernación clara, apropiada para las metas de organización y su escenario de desarrollo. Establecer una estructura claramente definida o un método de operación para soportar las funciones o actividades de la organización o grupo. Existen roles formales y funciones establecidas para todos los niveles de la estructura organizacional. El grupo revisa regularmente la estructura de la organización para identificar las necesidades potenciales. Apoyo principal Desarrollar un plan estratégico Proclamar el sueño: Crear las declaraciones de visión y misión de la iniciativa Desarrollar estrategias exitosas: Planear para ganar Desarrollar estrategias exitosas: Planear para ganar Estructura organizativa: Una visión general 3. Establecer mecanismos operacionales para realizar actividades dentro de la organización. La organización tiene reglamentos La organización posee un documento que resume los procedimientos y responsabilidades de la organización que incluye los protocolos y las reglas para la toma de decisiones , intercambio de información, solución de conflictos y normas financieras. El grupo hace uso de y regularmente examina los procesos operacionales y lleva a cabo cualquier cambio necesario. El grupo mantiene reuniones regulares y consecuentes en todos los niveles existentes. Existe un método y un protocolo claro para la comunicación en la organización para los diferentes niveles. La organización registra y archiva adecuadamente las actividades organizacionales. El grupo posee facilidades para acceder a tecnología que incluye: (a) Tecnología de la comunicación y (b) equipo de computadoras y software. El equipo posee un ambiente de trabajo propicio y los recursos idóneos necesarios para sustentar las necesidades del grupo. Apoyo principal Desarrollar una estructura organizativa para la iniciativa Crear fuerzas de trabajo multisectoriales o comités de acción para la iniciativa Establecer de una junta directiva continua Mantener en pie la junta directiva Redactar los estatutos Comprender y redactar contratos y memorandos de acuerdo 4. Determinar la manera de reclutar al personal voluntario y las funciones que cada miembro cumplirá dentro de la organización. Decidir si el personal voluntario puede suplir las necesidades de la organización en la etapa actual de desarrollo La organización cuenta con un proceso o plan para la identificación y el reclutamiento del personal voluntario. La organización o el grupo recluta al personal voluntario con diversas habilidades, pericias profesionales, formación y experiencia. La organización provee orientación, capacitación y supervisión para el personal voluntario. Todo el personal voluntario tiene funciones y responsabilidades claramente establecidas. El personal voluntario es estudiado previamente para posicionar a cada miembro en la funciones y responsabilidades dentro de la organización. Se cuenta con un proceso para asegurar que cada miembro del personal voluntario este situado en un área óptima para el incentivo de sus intereses, habilidades, conocimientos, pericias y experiencia.. La organización ha identificado y protegido al personal voluntario de cualquier responsabilidad. Apoyo principal Fomentar la participación en el trabajo comunitario Crear un plan para incrementear la participación en la acción comunitaria Métodos para contactarse con participantes potenciales Contactarse personalmente con participantes potenciales Buscar y formar voluntarios 5. Determinar como la organización reclutará, contratará y ocupará a los empleados asalariados. La organización ha identificado cuales funciones y responsabilidades son mejor desempeñadas por la junta, los asesores y/o el personal voluntario. La organización ha documentado las responsabilidades y descripciones del trabajo ha desempeñar por cada persona co puesto asalariado. La organización tiene un proceso equitativo y un protocolo escrito para reclutar y contratar a la junta y a los asesores. La organización determina periódicamente las necesidades de capacitación y de soporte técnico de la junta y desarrolla planes continuos para asegurarlas entre sus miembros. La organización cuenta con una oportuna distribución laboral en la cual las tareas son adecuadamente delegadas entre los miembros de la junta y otros miembros asalariados. Todos los miembros de la junta son debidamente supervisados y apoyados, además de poseer, de cierta manea, la responsabilidad por el desempeño laboral. La organización formalmente reconoce y recompensa el desempeño y la contribución del grupo de voluntariado. Apoyo principal Contratar y formar al personal clave de organizaciones comunitarias 6. Evaluar y reconocer el funcionamiento del personal y voluntarios. La organización reconoce y recompensa formalmente el funcionamiento y realizaciones del personal sobre una base regular. Los voluntarios y el personal están dando oportunidades formales para determinar/proporcionar regularmente una respuesta con respecto al manejo del grupo. Existe un proceso de evaluación claro usado por el grupo para determinar el desempeño del personal y voluntarios (incluyendo los miembros del Consejo). Establecer puntos de referencia claros y una declaración escrita para todo el personal y voluntarios (incluyendo miembros del Consejo) respecto a como el desempeño individual será medido y determinado. Apoyo principal Mantener un desempaño de calidad Recompensar los logros 7. Supervisar los recursos financieros de la organización. La organización ha identificado claramente y ha escrito los papeles y responsabilidades para la estructura de gobierno y del personal para supervisar los recursos financieros de la organización. La organización tiene un presupuesto operacional que indica todos los ingresos y gastos costos de todas las fuentes de ingresos. Los procedimientos y las políticas escritas son establecidas y seguidas para asegurar los procedimientos financieros apropiados y los controles fiscales. La organización o el grupo ha identificado un nivel apropiado para el funcionamiento de las reservas del efectivo. La estructura de gobierno de la organización entiende la posición financiera de la organización y revisa los estados financieros e informes regularmente. Dirigir revisiones y auditorias regulares de los registros financieros por parte de un profesional en finanzas que no tenga ningún interés en la organización. El supervisor de los órganos directivos requiere informes financieros y asegurarse de que los requisitos de información de las oficinas estatales y federales apropiadas así como de las agencias de financiamiento sean archivadas y presentadas apropiadamente. La organización tiene y utiliza un plan para asegurar los recursos financieros para la organización. Apoyo principal Obtener subvenciones y recursos financieros Manejar las finanzas Invertir en recursos de la comunidad Planificar la institucionalización a largo plazo Conseguir apoyo para programas específicos Promocionar la iniciativa para asegurar apoyo financiero Cómo hacer que una partida forme parte de un presupuesto existente Obtener recursos corporativos Aprovechar recursos existentes de personal Solicitar contribuciones y apoyo con donaciones en especie Diseñar e Implementar un evento para recaudar fondos Conseguir el patrocinio de terceras personas Crear una estructura basada en el pago por servicio Adquirir fondos públicos Asegurar fondos de beneficencia y acuerdos de donación preestablecidos Establecer y mantener un programa de membresía Crear y promocionar productos
