Sección 8. Incorporar actividades/ servicios en organizaciones con una misión similar

• ¿Qué significa incorporar sus operaciones dentro de otra organización?

• ¿Cómo decidir cuándo es tiempo de incorporarse dentro de otra entidad?

• ¿Cómo elegir la organización correcta?

• ¿Como transferir sus operaciones dentro de otra organización o iniciativa?

• ¿Cómo manejar la transición a otra organización?

• ¿Cómo dejar ir a su organización?

La Iniciativa Pearson de Jóvenes Líderes (IPJL) es un programa piloto: ha sido financiado durante dos años para establecer un grupo básico de jóvenes líderes y de líderes potenciales en la comunidad. La organización ha llevado a cabo un buen trabajo contactando a los jóvenes y organizando grupos de entrenamiento y de apoyo. Gracias a este trabajo, hay un equipo de jóvenes en la comunidad trabajando en cuestiones tales como la violencia juvenil y el sexo seguro.

Desafortunadamente, los dos años de financiamiento han llegado a su término, y la IPJL está a punto de quedarse sin fondos, y sin posibilidades aparentes de conseguir más.  El personal ha agotado todas las posibles fuentes de dinero, y se hallan de cara al final de la organización. Pero el trabajo que han hecho ha sido importante, y debe continuar. ¿Qué pueden hacer para sostener su iniciativa en la comunidad?

Un plan de acción es tratar de hallar otra organización que asuma la función de la IPJL. La Corporación Pearson para el Desarrollo de la Juventud (CPDJ), con la cual la IPJL ha trabajado, se halla dispuesta y posee los recursos para hacerlo posible. Es más, la CPDJ parece dispuesta a tomar al menos a algunos de los miembros clave del personal que hicieron exitosa a la IPJL, asegurando por lo tanto la continuidad del liderazgo de la iniciativa. Esto parece como caído del cielo, pero ¿cómo puede la IPJL estar segura de que es una buena idea, y de que la CPDJ realmente continuará con el buen trabajo que se ha venido haciendo?

Las organizaciones comunales a veces se quedan sin posibilidades de financiamiento, o deciden que es hora de detener sus operaciones. El estado puede transferir su contrato a alguien más, o pueden haber sido financiadas como programas piloto, asumiendo que el sector privado se encargaría de financiarlas al acabar su periodo piloto. Quizá una coalición comunal ha actuado como un catalizador para desarrollar un programa, con la intención de transferirlo eventualmente a otra agencia. En todas estas situaciones, lo haya usted planeado o no de esta manera, el continuar su trabajo puede significar hallar otra organización que continúe con lo que se ha estado haciendo. De eso se trata esta sección.

Esta sección le ayudará a comprender exactamente que significa el incorporar su trabajo dentro de otra organización; a decidir cuándo hacerlo y si es necesario o no; a comprender como escoger una organización apropiada; a negociar con esta organización para asegurarse de que las partes importantes de lo que usted ha hecho efectivamente continúen; y a hacer la transición a la nueva organización. Quizá lo más importante, esta sección también incluye algunas sugerencias sobre cómo desprenderse de su organización o iniciativa, y salir sintiéndose bien con lo que ha hecho.

¿Qué significa incorporar sus operaciones dentro de otra organización?

¿Cómo asume una organización las funciones de otra? Esto a menudo no es tan simple como parece, y hay realmente un buen número de formas en las que puede darse. Vamos a ver dos variaciones comunes, pero teniendo en mente que existen también otras posibilidades.

Otra organización absorbe la suya como una subsidiaria, tomando la responsabilidad de la administración general y el financiamiento. En este caso, su organización puede mantenerse esencialmente como siempre ha sido, con nada más que un cambio de administración. Algunas características de este tipo de arreglo pueden ser:

• Algunos o todos los integrantes del personal – las personas que hacen realmente el trabajo de la organización – pueden mantenerse como parte de la nueva organización, haciendo lo que siempre han hecho.
• Su director puede tener que dejarlo, o puede obtener un nuevo título (director de programa, por ejemplo) y unirse al equipo administrativo de la nueva organización, quizá como el administrador de lo que ha sido su organización.
• Su junta de trabajo podría disolverse, pero algunos o todos sus miembros podrían unirse a la junta de la nueva organización.

Claramente, en esta situación hay pocos cambios, y su organización puede continuar operando casi de la misma forma que en el pasado. Podría incluso mantener su nombre.

• Un escenario muy diferente es uno en el que su organización deja de existir por completo, y sus servicios y actividades – o solo algunas de ellas – son asumidas por la nueva organización como parte de su que hacer. En este caso:

El nombre y la estructura de su organización original pueden desaparecer.

Algunos o todos los miembros de su personal podrían ser contratados... o ninguno..

Si algunos o todos los miembros de su personal son particularmente buenos o poseen mucho conocimiento, es probable que el nuevo programa intente hallar una forma de mantenerlos. Incluso en estas circunstancias, sin embargo, las posibilidades dependerán del financiamiento.

• La forma de hacer las cosas probablemente cambiará por lo menos en cierto grado, y quizá completamente.
• Los servicios y actividades podrían permanecer en su forma original, pero no habría casi ni rastro de su organización original.

Este segundo caso puede ser mucho más difícil de manejar, pues parece como si todo su trabajo se hubiera desvanecido. Si el nombre de la organización ha sido reemplazado, y todas sus operaciones son diferentes, puede parecer como si no quedara nada de todo el esfuerzo, las horas y horas de tiempo extra cada semana, las preocupaciones, el estrés, y la ocasional alegría que van con el iniciar y construir una organización.

Es importante recordar que su objetivo al incorporarse dentro de otra organización es asegurarse de que los servicios o actividades que usted ofrecía continúen existiendo en la comunidad. Aún si su organización en sí desaparece, si usted ha logrado institucionalizar su iniciativa, ha hecho bien su trabajo. Al igual que cada generación debe morir para dejar espacio para la siguiente, puede ser necesario que su organización desaparezca para que su trabajo pueda proseguir.

¿Cómo decidir cuándo es tiempo de incorporarse dentro de otra entidad?

Puede saberse ya que su organización no podrá sobrevivir por sí misma. Aun así, ¿cómo sabe usted que ha llegado al punto en el que necesita empezar a buscar otras posibilidades? Hay varias formas de determinar el momento correcto para empezar a investigar el convertirse en parte de otra organización o iniciativa.

Una discusión interna, que involucra una combinación de miembros de la junta directiva, personal, participantes y voluntarios, determina que es hora de hacer el cambio.

Una movida como esta nunca debe ser hecha sin discusión interna previa. La idea inicial puede ser producto de una sola persona – probablemente el jefe de la junta directiva o el director – pero es necesario que sea discutida y aceptada por todos los interesados. Esto incluye particularmente a los participantes, pues probablemente son quienes están más involucrados en lo que pasa con las actividades o servicios en cuestión.

Es posible que la reacción inicial sea negativa, excepto en una situación donde la incorporación dentro de otra organización ha sido la meta desde el inicio (ver más abajo). Las personas rara vez quieren ceder su independencia si pueden evitarlo. Sin embargo, las discusiones pueden servir para convencer de que no hay otra solución razonable a quienes se hallan preocupados. Será mucho más fácil hacer la transición si lo habla primero dentro de la organización y logra el apoyo de varios grupos e individuos involucrados.

Cuando se sabía desde el inicio que se incorporaría dentro de otra organización, y el tiempo acordado ha llegado. Hay varias circunstancias en las que eso puede ocurrir:

• Usted está cediendo el control a otra organización que fue formada como resultado de su trabajo, específicamente para absorber a la organización madre. Esta otra organización puede ser manejada por participantes, controlada por la comunidad, manejada por una coalición, etc. En cualquier caso, ha sido vista desde el inicio como el sucesor más apropiado para sus operaciones.
• Una coalición comunal que sirve como catalizador ha iniciado una iniciativa o intervención que ahora quiere transformarse en una organización establecida a largo plazo.
• Se supo desde el inicio que se quería ser absorbido por una organización más grande y mejor establecida, y simplemente esperó hasta que su trabajo fuera lo suficientemente bien reconocido para que la otra organización estuviese dispuesta a aceptar.
• La parte de la misión de la organización que solo ésta podía llevar a cabo se ha logrado, y el resto puede ser asumido por alguien más. En otras palabras, la organización original ya no se necesita más.

Ha habido muchas organizaciones que existieron para ponerse a sí mismas fuera del negocio. Una en particular entrenaba a miembros de la comunidad de Hispanos de Chicago en lenguaje y literatura inglesa y en activismo comunitario. Al final, los entrenados se convirtieron en entrenadores y profesores de inglés, y la organización original fue disuelta, dejando paso a una organización fundada y manejada por los participantes de la original.

• Su financiamiento original estipulaba que los servicios debían ser incorporados en la estructura de la comunidad. Algunas formas de financiamiento público como el de programas piloto, el capital semilla y otros arreglos algunas veces requieren que el trabajo de una organización sea incorporado dentro de otras entidades al final del periodo de financiamiento.

Cuando otra organización con grandes recursos hace una oferta para absorber sus servicios, actividades y personal.

Cuando otra organización puede ofrecer mejores servicios a la población meta. Esto puede significar, por ejemplo, que posee personal profesional con mejor entrenamiento; que posee personal y programas multilingües; que ofrece cuidado de niños o transporte o más y mejores horas de servicio; o simplemente que puede hacer mejor lo que usted hace. Pueden haber momentos en los que las organizaciones deben admitir que, a causa de sus recursos, entrenamiento o algún otro aspecto, otra organización está mejor equipada para hacer el trabajo.

Cuando se han agotado sus recursos. Esto puede implicar una de varias posibilidades:

El estado u otra fuente de financiamiento ha desplazado su principal o único financiamiento o contrató a otra organización. Esto puede ser resultado de sus diferencias filosóficas con el financiador, de problemas con el papeleo, o de la percepción del financiador de que sus números no fueron lo suficientemente altos. Cualquiera que sea la razón, su financiamiento se ha ido a otra parte, y usted debe manejar las consecuencias.

• Simplemente no se puede hallar financiamiento para continuar. Si usted cuenta con financiamiento público, recortes en el presupuesto – causados por una mala situación económica, un cambio de administración de liberal a conservadora, recortes de impuestos, etc. – pueden condenar su organización. Quizá usted tuvo muy poco capital para iniciar, y simplemente no puede sostener lo que está haciendo. O quizá los financiadotes públicos y privados no reconocen la importancia de su labor. Cualquiera que sea la razón, se han explorado todas las posibilidades, y no hay ninguna fuente de dinero.
• Su junta directiva decide que la organización no tiene futuro, y la disuelve.

Una organización pequeña que estimulaba la participación de los padres en la educación escolar se halla a sí misma en la difícil situación de ser altamente respetada tanto por sus integrantes como por sus colegas, ser considerada un dechado de virtudes por la comunidad, y hallarse totalmente sin fondos. La organización produjo un periódico altamente respetado y ampliamente distribuido, llevó a cabo conferencias y talleres altamente demandados, y mantuvo una biblioteca ampliamente utilizada y útil.

Sin embargo, aunque alcanzó comunidades con población minoritaria y de bajos ingresos, por una combinación de geografía y sociología, sirvió principalmente a mujeres blancas de clase media. Nadie quiso financiar una organización de ese tipo. En última instancia, la directora luego de haber intentado todo lo que se le ocurrió, acudió a su junta directiva y les preguntó si querían continuar por un año más con el dinero que quedaba en el banco, o si era mejor disolver la organización. La junta escogió la segunda opción, y la biblioteca y algunos eventos – todo lo que quedó de la organización – fueron transferidos a una organización más grande en la misma ciudad de Massachussets.

• Los financiadores de la organización se han ido, y no hay nadie más que se halle dispuesto a asumir su financiamiento.
• Su financiamiento tuvo un límite de tiempo desde el inicio, y no se ha podido hallar financiamiento de reemplazo.

¿Cómo elegir la organización correcta?

Usted ha trabajado realmente duro para llegar al punto en que posee servicios y actividades que necesitan continuar en la comunidad. No solamente se van a incorporar estos servicios en cualquier organización: si no se quiere encontrar una que comparta sus ideales y su visión. En el mundo real, sus opciones pueden ser limitadas, pero aún así usted puede desarrollar algunos estándares, y hallar tantos de estos como sea posible.

Algunas cosas que debe buscar al considerar organizaciones que puedan asumir sus operaciones:

Busque una organización con una misión, filosofía y valores similares a los suyos. Una organización con una misión similar hará algunas de las mismas cosas que se han estado haciendo, o por lo menos se orientará en la misma dirección. Si se dirige una organización de inquilinos, puede incorporar sus actividades dentro de un grupo de promoción de la vivienda, por ejemplo. Los servicios de nutrición infantil pueden integrarse dentro de un programa de salud comunitaria.

Misiones similares deben ser semejantes en otros aspectos también. La organización que se elija debe tener valores y una visión filosófica de su misión muy semejantes a los suyos. Si su organización es participativa y enfocada a dar habilidades y poder a sus participantes, se debe buscar a otros que lleven a cabo su trabajo de formas similares.

Si realmente quiere que su trabajo continúe, debe hacerlo de la forma en que se ha venido haciendo, y de acuerdo al sistema de valores en el que se ha basado. Usted podría no hallar la convicción que su grupo original tenía, pero con suerte logrará encontrar una organización que se halle comprometida con los principios que su organización adoptó. Los participantes y los problemas deben ser tratados de la misma forma que usted los ha tratado. Si su trabajo ha sido un medio para un fin mayor – justicia social y económica, el desarrollo personal de todos los involucrados, etc. – intente hallar una organización que vea el trabajo de la misma forma. De otro modo, usted se decepcionará al ver en lo que se convierte su organización, y solo el esqueleto de su trabajo realmente continuará.

Finalmente, una organización similar estará comprometida con la misma población meta que usted. Si lo hace, usted puede estar seguro de que la población no será desatendida por la nueva organización.

Busque una organización que usted conozca y en la que confíe. Trate de hallar una organización con la que usted haya trabajado bien, cuyo estilo de administración y liderazgo sea similar al de su organización, y cuya actitud hacia la población meta y la comunidad coincida con la suya.

Busque una organización que sea competente. Usted no querrá pasar su trabajo a alguien que no lo hará bien, así que usted quiere una organización que haga su trabajo efectiva y detalladamente, y que tenga una buena reputación entre colegas y en la comunidad. Competencia también significa buen manejo fiscal y de otros aspectos administrativos, y la habilidad de contratar y mantener buenas personas en el grupo de trabajo. No solo tiene que hacerse bien el trabajo, debe ser adecuadamente apoyado para que una organización sea realmente competente.

Busque una organización con los recursos para sostener su trabajo. Los recursos adecuados involucran una serie de áreas:

• Debe estar bien financiada para el trabajo que ya hace, y tener el potencial de brindar financiamiento para su trabajo también.
• Debe poseer el flujo de dinero necesario para mantener su operación.
• Debe hallarse bien conectada a los financiadores – para que sus propuestas sean consideradas seriamente – y a la comunidad, para que obtenga apoyo comunal para lo que quiere hacer.
• Su personal debe tener una paga decente y beneficios importantes para que se queden en la organización.
• Debe contar con espacio adecuado tanto para sus propias operaciones habituales como para las suyas.
• Debe tener personal entrenado para hacer el trabajo de su organización, o tener la capacidad financiera para contratar su personal u otros para que lo hagan.
• En la mayoría de los casos, debe contar con una certificación 501(c) (3) para organizaciones sin carácter lucrativo de la IRS.

Busque una organización que obtendrá beneficios al asumir sus operaciones. No solo es razonable que la organización obtenga algunos beneficios de sus operaciones, también es más probable que tome seriamente su trabajo y lo haga bien si hay ganancias como resultado. Algunas formas en las que incorporar sus servicios o actividades puede beneficiar a otra organización incluyen:

• Puede complementar lo que ellos hacen, y encajar dentro de los servicios y actividades que ofrecen. Si por ejemplo, usted ofrece servicios para ayudar a personas a hallar empleo, estos se ajustarían fácilmente dentro de un programa de entrenamiento laboral o de educación para adultos. La información y el apoyo para dejar de fumar combinarán bien con servicios de tratamiento de abuso de sustancias.
• Puede aumentar su reputación o credibilidad en la comunidad. Si usted ha construido una buena reputación, esta pasará a la organización que tome lo que usted hace.
• Puede permitirles trabajar con una población que han estado tratando de alcanzar, tal como una comunidad con un lenguaje minoritario a la que usted ya presta sus servicios.
• Su operación puede permitirles ofrecer más servicios a una población a la que ya sirven, si sus poblaciones meta son similares.
• El asumir nuevos servicios puede darles acceso a nuevas fuentes de financiamiento que no habían logrado alcanzar antes.
• Su población meta o actividades puede permitirles expandir sus operaciones dentro de otra comunidad o vecindario.
• Su personal, o miembros particulares de esta, pueden ser buenas adiciones a los suyos.
• El trabajar en su área les dará acceso a una nueva área de experiencia.
• El absorber sus operaciones puede llevarlos a ser una organización de servicio más completa.

Busque una organización que activamente quiera hacer el trabajo que se ha estado haciendo, y que esté comprometida a mantenerlo y mejorarlo. En varias formas esto nos lleva de regreso a la primera sugerencia, sobre buscar una organización con una misión similar. Si usted puede hallar una organización que realmente se interese por el trabajo que usted hace, y lo considere no solo importante, sino absolutamente necesario, es probable que ésta haga su mejor esfuerzo para asegurarse de que el trabajo se mantenga y sea realizado adecuadamente.

¿Como negociar la transferencia de sus operaciones a otra organización o iniciativa?

Mucho de lo que viene a continuación está basado en un ideal: que todos, desde la junta directiva hasta los participantes de los servicios, deben tener una voz en el destino de la organización. En el mundo real, esto rara vez sucede: las decisiones sobre asuntos tales como unirse a otra organización son usualmente tomadas por directores ejecutivos y presidentes de organizaciones. El hecho de que la mayoría de las personas más directamente afectadas por el cambio queden por fuera de la decisión hace que esto no sea correcto ni lógico. Apoyamos la inclusión de todos los involucrados en este tipo de decisión por dos razones: primero, porque es justo pedirle a las personas que se involucren en las decisiones que afectarán profundamente sus vidas; y segundo, porque el involucrarlos permitirá tomar mejores decisiones.

Una vez que usted ha tenido algunas discusiones internas, ha decidido incorporarse dentro de otra organización, hallado la organización correcta, y tomado una decisión conjunta de continuar con la transferencia, aún no se halla cerca de acabar con el proceso. El siguiente paso es negociar con la otra organización sobre que exactamente sucederá como resultado del cambio, y sobre cómo y qué continuarán ellos.

El personal (incluyendo voluntarios), los miembros de la junta, y – para la mayoría de organizaciones basadas en la comunidad – los participantes también deben ser parte de la discusión sobre la planeación de esta movida. El determinar qué se quiere, qué se puede ofrecer, los puntos negociables y no negociables, debe ser un esfuerzo conjunto. Todos los que tengan interés deben poder manifestar sus prioridades, miedos y posiciones. La posición final de su organización no debe ser producto de una sola persona, o de solo la junta directiva, debe tomar en cuenta las necesidades y pensamientos de todos los involucrados. Lo mismo debe ocurrir en la otra organización – de hecho, esto puede ser otro criterio para seleccionar una organización.

Los puntos que siguen no representan una lista ideal o exhaustiva. Muchos pueden ser innecesarios o inapropiados para muchas organizaciones. Solo pretenden darle algunas ideas sobre los tipos de aspectos que deben ser considerados en esta situación.

Decidir cuáles puntos serán negociables. ¿En qué cosas está usted interesado, y quiere pedirle a la otra organización que haga o tenga en cuenta?

• Mantener de algún modo el nombre de su organización. Puede convertirse en el nombre del programa dentro de la nueva organización, por ejemplo, o incluso podría unirse con el nombre de la nueva organización.
• Mantener a todo su personal actual o a una fracción de éste, como parte de la nueva organización. Usted puede pedir que conserven sus trabajos actuales, que les sean dados trabajos nuevos en la organización, y/o que reciban ciertos niveles de salario, beneficios, desarrollo laboral, etc.
• Garantizar un estatus a su programa y a su personal original similar al de aquellos que ocupan posiciones similares en la organización. La persona que dirige sus servicios debe estar en la misma posición que los directores de otros programas, por ejemplo.
• Mantener el nivel de servicio actual a la población meta. Es adecuado que usted aclare lo que significa esto, para que no haya malentendidos en cuanto a “nivel de servicio actual” (un grupo de padres que consiste en diez sesiones de una hora, dos veces a la semana, funcionando ocho veces al año, con espacio para 15 participantes en cada grupo). Usted puede estipular también que el reclutamiento de nuevos participantes debe continuar al mismo nivel que tiene actualmente, y que la nueva organización debe usar sus contactos en los medios para hacer publicidad del programa al menos en el mismo grado en que lo hace para sus otros programas.
• Mantener la forma en que se brindan los servicios: métodos, tiempo en el que se hallan disponibles, la forma en que son tratados los participantes, procedimientos de admisión de nuevos participantes, etc.
• Sostener el programa por al menos un tiempo específico de tiempo – un año, cinco años, la vida de la organización.
• Pagar las deudas de su organización, hasta cierto monto límite acordado. (La otra organización tendría que estar loca para simplemente aceptar pagar todo el monto de sus deudas, sin un límite).
• Mantener los servicios a la(s) misma(s) población(es) meta. Si usted provee servicios de educación tanto en idioma inglés como en inglés como segunda lengua, entonces la nueva organización debería estar obligada a continuarlos, sin dejar de lado a ninguno de los dos.
• Expandir los servicios a cierto nivel, ya sea mediante el incremento del número de personas que pueden ser servidas, o mediante la adición de nuevos servicios a los que ya se hallan disponibles.
• Proporcionar servicios de apoyo – cuidado de niños, etc. – a los participantes.
• Mantener un espacio específicamente destinado a los servicios o actividades que usted está incorporando.
• Proveer equipo o materiales específicos – fotocopiadoras, computadoras, etc.
• Incorporar cierto número de miembros de su junta directiva dentro de la junta de la organización por un mínimo de tiempo especificado (dos o tres años quizá).
• Alcanzar y/o mantener una composición particular en la junta directiva (un número específico de miembros participantes, e.g., o miembros de segmentos particulares de la comunidad).
• Mantener el mismo número telefónico, página web y/o directorio telefónico.
• Permitir a los miembros del personal y a los participantes originales de su organización tener acceso a servicios particulares – una biblioteca por ejemplo – o a sus propios registros.
• Cualquier otra cosa que sea importante para usted. Esto puede incluir la publicación de un logo en particular, continuar cuidando del gato del programa… lo que sea que sea importante continuar o mantener para usted.

Dependiendo de su relación con la otra organización, muchos de estos puntos pueden ser trabajados mucho antes de que se lleve a cabo el acuerdo. Los miembros de las dos organizaciones pueden desarrollar juntos algunas formas de integrarse, por ejemplo. El personal de la otra organización puede reunirse con sus participantes para discutir que es lo que les gusta y valoran de los servicios que obtienen y de la forma en que son tratados, que tipo de apoyo necesitan, y que cosas les gustaría cambiar. Muchos problemas relacionados con la transición pueden ser resueltos mucho antes de que aparezcan realmente si las organizaciones interactúan de esta forma.

Una vez que usted ha desarrollado una lista de puntos a negociar, decida cuales de ellos son absolutamente necesarios y cuales estaría dispuesto a ceder o comprometer. Esto es una negociación después de todo: es probable que cada organización tenga que ceder en algunos puntos para obtener lo que quiere en otros.

Que tanto tenga de negocio el proceso depende de las posiciones de ambas partes y de las necesidades de las organizaciones involucradas. Gran parte de esta sección se basa en la premisa de que ambas organizaciones están ansiosas por que la transferencia se lleve a cabo, y que esta satisface las necesidades de ambas. En realidad, a menudo este no es el caso.

Si una organización se halla en peligro inminente de morir, y está buscando desesperadamente una entidad que le permita continuar sus actividades, esta posee mucho menos espacio para negociar en comparación con otra que se halle relativamente saludable en todos sus aspectos excepto en el financiero – que aún es capaz de brindar servicios efectivos, por ejemplo – y que esté intentando hacer lo que sea mejor para su futuro. La organización que asuma sus funciones puede o no estar entusiasmada de adquirir esa responsabilidad, y puede o no creer fuertemente en lo que hace la organización original.

En el peor de los casos – una necesidad inmediata de una transferencia a un receptor menos que entusiasta – la organización podría tener que conformarse con lo que el receptor esté dispuesto a ofrecer. Puede que no todos los servicios continúen, por ejemplo. El personal puede ser simplemente dejado de lado, aunque todos los proyectos de la organización pasen al nuevo huésped. No es siempre justo… o negociable.

Decida lo que se puede ofrecer. La otra organización también tendrá varias cosas que pedirle: se trata de un intercambio mutuamente beneficioso.  Ellos pueden estar haciendo sacrificios para que su trabajo continúe, y es razonable que obtengan algo más que buenos sentimientos. Algunas posibilidades sobre lo que se podría ofrecer a cambio son:

• Derechos sobre su nombre y logo.
• Sus listas de correo y la información sobre sus donantes y partidarios.
• Sus registros relevantes, datos de los participantes, formularios, información de ingreso, etc.
• Lo que haya quedado en las cuentas bancarias, inversiones, propiedades o donaciones de su organización.

Puede haber algunos problemas legales aquí si se ha recibido herencias o donaciones atadas a ciertas condiciones. El hecho de que su organización deje de existir puede cambiar esas condiciones, y por lo tanto cambiar lo que pase con ese dinero. Se puede necesitar un abogado para asegurarse de que todos comprenden las implicaciones y las consecuencias del cambio.

• Cualquier información sobre acuerdos financieros y organizaciones financiadoras públicas o privadas, particularmente aquellas que aún se hallan vigentes o cuyas reglas exigen mantener la información por un periodo determinado de tiempo luego de que termina el financiamiento (a menudo cinco años).
• Toda la información sobre impuestos incluyendo exenciones.
• Entrenamiento e instrucción sobre cualquier método o técnica exclusiva de su organización, que se espera sea utilizado por el nuevo dueño.
• Invertir suficiente tiempo en explicar y demostrar la naturaleza y las especificaciones de los servicios y actividades que la nueva organización está asumiendo, para que las comprenda adecuadamente antes de que el acuerdo sea finalizado, y se sienta capaz de abordarlas.
• Brindar asistencia técnica (si el personal de su organización no pasa a formar parte de la otra organización) por un tiempo específico de tiempo (seis meses o un año, quizá).
• Aportar copias de las políticas y procedimientos de su organización, manuales de personal, o cualquier otro documento de este tipo.
• Buenas relaciones públicas: su director y junta directiva – y personal y participantes también – pueden publicar la transición en cada oportunidad, alabando a la otra organización y presentando el cambio como una oportunidad para la población meta. Usted puede utilizar publicaciones, conferencias de prensa, presentaciones públicas y otros eventos para publicar y hacer más fácil el cambio de todas las formas posibles… y aceptar no criticar públicamente a la otra organización si esta hace algunas cosas que usted no aprueba.
• Cualquier otra cosa que sea particularmente importante para la otra organización.

Negociar. Ambas partes ya han decidido cuales aspectos se hallan dispuestas a ceder y cuales no, y han estado discutiendo esta transición por un buen tiempo. No debe ser muy difícil lograr un acuerdo que sea satisfactorio para todos, siempre y cuando ambas partes hayan sido razonablemente honestas sobre lo que realmente quieren.

La clave en las negociaciones – y de hecho en cada paso de este proceso – es la honestidad. Si usted ha sido claro desde el inicio sobre lo que no está dispuesto a cambiar, no habrá sorpresas para la otra organización ni para usted. Este debe ser un proceso amistoso, y la honestidad asegura que lo sea.

Una vez que las negociaciones están completas, HÁGALAS POR ESCRITO. Si se puede costearse, o puede obtener una donación, es probablemente mejor si cada organización tiene un abogado para ayudar a redactar el acuerdo. Si no, se puede redactar su propio documento, pero recuerde que debe ser increíblemente específico sobre los detalles del acuerdo, y sobre qué acepta y no acepta hacer cada organización. De nuevo, usted puede lograr que un abogado lo revise pro bono (i.e. como un servicio público) y que haga sugerencias, o puede tener uno en su junta directiva. El acuerdo no será final hasta que ambas partes lo hayan firmado.

A menos que sean también mediadores – y hay cierta cantidad de firmas que se especializan en esto – es probablemente más adecuado no involucrar abogados en las negociaciones en sí: por la naturaleza de la ley, es fácil que la negociación se convierta en una competencia (es decir, donde saldrán ganadores y perdedores), no importa cuán amistosa haya iniciado.

La razón de tener abogados involucrados en la redacción del acuerdo es que estos documentos, no importa que tan amistosos, pueden desmoronarse si no son puestos claramente por escrito. Puede haber malentendidos, cambios de liderazgo, cambios de actitud – cualquier cantidad de cosas pueden alterar lo que usted creyó escrito en piedra. Si usted posee un acuerdo legal – un contrato –, usted al menos tiene algo a lo que la otra organización debe apegarse.

Es importante sin embargo darse cuenta de que incluso con un acuerdo legal, una vez que su organización se disuelve, no hay nadie que haga a la organización huésped cumplir sus promesas. Una vez que la transferencia se ha hecho usted debe confiar en que la organización huésped mantendrá su compromiso. Un acuerdo escrito puede ayudar a asegurar ese resultado.

Una vez que se ha preparado un acuerdo escrito, se necesita que sea aprobado por todos los interesados en ambas organizaciones. Hay varios pasos en este proceso:

• Dar oportunidad al personal, a los voluntarios y a los miembros de la junta directiva de revisar el acuerdo y de poder hacer preguntas o informar de errores. Quizá no se pueda resolver todas las dificultades, pero al menos cualquier problema estará expuesto a discusión antes de que sea hecho público.
• Renegocie los puntos que parezcan potenciales generadores de problemas.
• Presente el documento final a todos los involucrados de ambas organizaciones. De nuevo, puede no estar totalmente aceptable para todos, pero si la mayoría está dispuesta a apoyarlo, tiene sentido seguir adelante.

En este punto, ya se está listo para firmar el acuerdo y hacerlo oficial.

¿Cómo manejar la transición a otra organización?

Es importante que la transición se de tan apaciblemente como sea posible. El ideal es que los servicios y actividades continúen como habitualmente son, sin ninguna interrupción apreciable, y que el traslado de una organización a otra cree la menor cantidad posible de dificultades. Hay varias cosas que ambas organizaciones pueden hacer para que esto suceda.

Tan pronto como se tenga un acuerdo formal, informe a los individuos y grupos que deben saberlo antes de que lo lean en el documento. Estos incluyen a:

• Todo el personal, los miembros de la junta directiva y los participantes (si usted ha estado siguiendo el camino indicado en esta sección, ellos ya deben saberlo).
• Los miembros y donantes de ambas organizaciones.
• Los partidarios de ambas organizaciones en la comunidad.
• Otras organizaciones con las que se ha colaborado o trabajado.
• Las personas que ayudaron a unir ambas organizaciones o a preparar el acuerdo.

Solo luego de que estas personas sepan del acuerdo, notifique a los medios y a través de ellos al público.

Si usted está trasfiriendo la operación completa, incluyendo al personal, se necesita trabajar con el personal de ambas organizaciones para desarrollar nuevas políticas y procedimientos, y generalmente hacer posible que el personal de su organización se integre dentro del de la otra. Algunos puntos específicos a tomar en cuenta:

• Todos deben trabajar los detalles del contrato y estar satisfechos con éste antes de que sea firmado.
• Asegurarse de que las líneas de supervisión y soporte son claras y tienen sentido.
• Resolver cualquier problema de espacio de la manera más justa posible, para que nadie se sienta no bienvenido u obligado.
• Todos deben comprender toda la logística de la nueva situación: cuándo y cómo se les pagará, sus beneficios, quién usará la fotocopiadora, etc.,

El punto aquí es que todos en ambas organizaciones se sientan cómodos con la nueva situación, y que su personal se sienta parte del de la otra organización tan pronto como sea posible.

Es importante que también los participantes se sientan cómodos con la nueva situación. Puede ser que no sientan en realidad el cambio, dependiendo de cuanto de la organización fue transferido. Si hay cambios para ellos, asegúrese de que ellos los comprenden antes de que se den, y de que cuenten con apoyo al ajustarse a ellos.

Si hay cambios con alguna consecuencia – un cambio del personal con los que ellos trabajan, un cambio de espacio – algunos participantes se irán. Esto es inevitable, no importa que tan duro trabaje para prevenirlo. La meta es mantener este éxodo en un mínimo, y convencer a la mayoría de participantes de que los cambios no afectarán lo que siempre han recibido del servicio.

Si usted está transfiriendo solo algunos o todos los servicios o actividades de su organización, pero no el personal, el énfasis de la transición debe estar en los participantes y la población meta. Ellos necesitan comprender exactamente cuáles son los cambios y cómo cambiarán las cosas para ellos.

En un nivel práctico, ellos necesitan saber a donde ir si eso ha cambiado, y con quien estarán trabajando. Necesitan conocer al personal y la administración de la nueva organización, y aprender sobre sus otros servicios, algunos de los cuales podrán utilizar también.

En un nivel más emocional, los participantes y la población meta necesitan ser convencidos de que el carácter y la calidad de los servicios no ha cambiado, y de que seguirán siendo tratados con respeto y atención personal. Si pueden ser convencidos de esto, muy pocos se irán y su trabajo puede continuar como antes.

Al mismo tiempo, el personal que asume los servicios debe trabajar con su organización y sus participantes para comprender cómo han operado las cosas desde antes, y trabajar juntos si esto va cambiar y cómo.

En el mundo ideal, casi todo esto habrá sido hecho mucho antes como parte del proceso de prenegociación. La consulta dentro y entre organizaciones descrita arriba, si ha sido hecha adecuadamente, abarcará a todos los involucrados, y discutirá y trabajará la mayor parte de los problemas incluso antes de que un acuerdo sea negociado, o al menos en el proceso de negociación. Si las organizaciones han hecho bien el proceso de preacuerdo y acuerdo, la transición debe ser relativamente fácil e indolora.

¿Cómo dejar ir a su organización?

Probablemente la parte más difícil de este proceso es el dejar ir a su organización. Aunque haya logrado su propósito de asegurarse de que el trabajo continuará, alejarse es difícil. Aquí hay algunas cosas que usted puede hacer para que sea mas fácil.

Use el evento donde se firma el acuerdo tanto como una oportunidad de relaciones públicas como un indicador en la vida de su organización. Invite a los medios y al público, y haga la ocasión tan festiva como le sea posible.

• Haga una ceremonia para firmar el acuerdo, con el personal, junta directiva y los participantes de ambas organizaciones.
• Trate de que hablen legisladores, oficiales locales u otras figuras públicas, o al menos que estén presentes.
• Aproveche la ocasión para agradecer a todos los que han estado involucrados en su organización desde el inicio – financiadores, personal y voluntarios, el director, la junta directiva – con reconocimientos, regalos, o lo que sea más apropiado. Asegúrese de que se dé un reconocimiento adecuado a todo aquel que se lo merezca.
• Traslade formalmente la organización a sus nuevos dueños. Se puede presentar llaves, algún símbolo, etc., para marcar la transición.

Menos públicamente, realice una gran fiesta a la cual invitará a todos los que han estado involucrados con la organización desde el inicio – el personal actual y el original, la junta directiva, voluntarios, participantes, colegas, partidarios en la comunidad, miembros, etc. Algunas posibles actividades:

• Elabore un álbum de fotografías, recortes de noticias, viejos memos… cualquier cosa que tenga un significado para aquellos que comprenden o necesitan comprender la historia de la organización.
• Elabore una cinta de audio o video de historias, comentarios, etc., mostrando las voces y/o rostros de aquellos que han sido importantes para la organización a lo largo del tiempo, relatando eventos significativos en su historia en la cual ellos estuvieron involucrados.
• Ofrezca comidas y bebidas que hayan entrado dentro de la mitología de la organización. Si el pastel de mora de Betty o los camarones fritos de Hsiu han acompañado ocasiones famosas o simplemente han alcanzado un estatus legendario por sí mismos, sería agradable si la gente pudiera prepararlos para esta ocasión también.
• Una vez más, otorgue reconocimientos a aquellos que fueron particularmente importantes para el nacimiento y desarrollo de la organización.

Directamente o luego de un corto tiempo después de la fiesta, realice una reunión con los miembros centrales de la organización, a los cuales ésta realmente les importaba, para lamentarse de su final. Aunque usted haya previsto que la organización sería absorbida por otra, algo importante es el final, y usted necesita reconocer esto.

Ría y llore con este grupo – cada uno de ustedes entenderá como los demás se están sintiendo. Hablen sobre lo que harán luego. Felicítense a sí mismos por el buen trabajo que se hizo, y por mantener el trabajo de la organización vivo para el futuro.

Finalmente, aléjese sin mirar atrás. Para muchas personas, la experiencia de ser parte de una organización particular es tan poderosa que incluso luego de que la dejan, siguen regresando a hacer “visitas”. No pueden mantenerse lejos, y agonizan por decisiones que ya no los afectan ni son de su incumbencia.

Es mucho mejor distanciarse tanto como sea posible. Si se tienen amigos aún trabajando en la nueva situación, véalos socialmente y no les pregunte nada sobre el trabajo. Valore la experiencia que ha tenido, las amistades que ha hecho, las lecciones que ha aprendido, y el trabajo que ha hecho, y traslade su atención al trabajo igualmente importante que hará luego.