Sección 14. Análisis FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

• ¿Qué es un análisis FODA y por qué debería utilizarlo?

• ¿Cuándo se usa un análisis FODA?

• ¿Cuáles son los elementos de un análisis FODA?

• ¿Cómo crear un análisis FODA?

• ¿Cómo usar su análisis FODA?

El  cambio es inevitable dentro de una organización comunitaria. Si usted sabe cómo  hacer un balance entre las fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, es probable que planee y actué de forma eficaz.

FODA ofrece una herramienta para explorar  los factores internos y externos que puede influir en su trabajo. 

¿Qué es un análisis FODA y por qué debería utilizarlo?

FODA significa lo siguiente: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Un análisis FODAle ayudará a encontrar los aspectos positivos y negativos que se encuentran dentro de su organización (F-O) y a la vez aquellos que se encuentran en el ambiente que le rodea (D-A). Desarrollar una conciencia total de su situación podría beneficiarle tanto en la planificación estratégica como en la toma de decisiones.

Inicialmente, el análisis FODA fue desarrollado para utilizarse en los negocios y las industrias, sin embargo, este análisis es igualmente útil para el trabajo en pro de la salud y el desarrollo comunitario, la educación y hasta para el crecimiento personal.

Posiblemente, el análisis FODA no sea la única técnica que usted podría utilizar, sin embargo, presenta un amplio historial de efectividad. Compare esta con otras herramientas que puede encontrar  en la Caja de Herramientas Comunitarias para determinar si este es el enfoque adecuado para su situación. Las fortalezas de este método son su simplicidad y su aplicación a diferentes niveles operativos.

¿Cuándo se usa un análisis FODA?

Un análisis FODA ofrece perspectivas útiles en cualquier etapa de una iniciativa o esfuerzo. Usted lo podría utilizar para:

• Explorar nuevas iniciativas o solucionar problemas en las ya existentes.
• Tomar decisiones sobre el mejor camino a seguir por parte de su iniciativa.  Identificar las oportunidades y amenazas presentes para alcanzar el éxito podría aclarar la dirección y las decisiones a tomar.
• Determinar dónde el cambio es posible.
•  Ajustar y afinar los planes a mitad del camino. Así como una amenaza puede cerrar un camino ya existente, una nueva oportunidad puede abrir grandes avenidas.

El análisis FODA ofrece a su programa o iniciativa una vía simple de comunicación y una excelente forma de organizar la información que usted ha recolectado de estudios e investigaciones previas.

¿Cuáles son los elementos de un análisis FODA?

El análisis FODA se centra en los cuatro elementos que forman parte de su acrónimo (F: fortalezas, O: oportunidades, D: debilidades, A:amenazas), pero el formato gráfico que utilice varía dependiendo de la profundidad y complejidad de su iniciativa o esfuerzo.

Recuerde que el objetivo de un análisis FODA es revelar fuerzas positivas que están trabajando en conjunto, así como, problemas potenciales que necesitan ser tratados o al menos reconocidos. Antes de aplicar un análisis FODA, usted debe decidir cual formato o diseño utilizará para comunicar claramente sus temas.

Más adelante discutiremos el proceso de crear el análisis, pero primero, analizaremos un ejemplo de cómo podría lucir el diseño de su análisis FODA.

Usted puede crear una lista con los opuestos internos y externos uno al lado del otro y preguntar a los participantes estas simples preguntas: ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de nuestro grupo, comunidad o iniciativa y  a cuáles oportunidades y amenazas nos estamos enfrentando?

Internos		Externos
Fortalezas	Debilidades	Oportunidades	Riesgos

 

O si una estructura más simple le puede ayudar a realizar su lluvia de ideas, usted puede agrupar los positivos y negativos para pensar en términos más generales sobre su  organización y su ambiente externo.

Positivos	Negativos
Fortalezas Ventajas Recursos Oportunidades Posibilidades	Debilidades Limitaciones Restricciones Amenazas Desafíos

 

La tercera opción para estructurar su análisis FODA puede ser apropiada para iniciativas amplias que requieren un planeamiento detallado o muchas alternativas. “La matriz TOWS” ha sido adaptada del texto de Fred David: “Gestión Estratégica” 

	FORTALEZAS 1. 2. 3. 4.	DEBILIDADES 1. 2. 3. 4.
OPORTUNIDADES 1. 2. 3. 4.	Estrategia de Oportunidades-Fortalezas (OF) Usar fortalezas para obtener ventaja de las oportunidades 1. 2.	Estrategia Oportunidades-Debilidades (OD) Superar las debilidades aprovechando las oportunidades 1. 2.
AMENAZAS 1. 2. 3. 4.	Estrategia de Riesgos-Fortalezas (RF) Utilizar las fortalezas para evitar las amenazas 1. 2.	Estrategia de Amenazas-Debilidades (AD) Minimizar las debilidades y evitar las amenazas 1. 2.

David nos da un ejemplo de la Compañia de Sopa donde hace hincapié en los objetivos financieros, pero ademas puede vincular los artículos dentro de un cuadro FODA de desarrollo estrategias. 

	FORTALEZAS Tasa de beneficios actuales en incremento Buen estado de ánimo de los empleados Incremento en la cuota de Mercado	DEBILIDADES Juicios o problemas legales no resueltos La capacidad de la planta ha caído Falta de sistemas de gestión estratégica
OPORTUNIDADES Unificación del Oeste Europeo Aumento en la conciencia de la importancia, para la salud, de seleccionar adecuadamente las comidas La demanda de sopas aumenta anualmente	Estrategia de Oportunidades- Fortalezas (OF) Adquirir una compañía alimenticia en Europa. (F1, F3 y O1) Desarrollo de sopas nuevas y saludables. (F2, O2)	Estrategia Oportunidades-Debilidades (OD) Desarrollo de nuevos productos en otras líneas. (D1, O2, O3)
AMENAZAS Disminución en el valor del dólar Las latas no son biodegradables	Estrategia de Riesgos- Fortalezas (AF) Desarrollo de contenedores biodegradables para las sopas (F1, A2)	Estrategia de Amenazas-Debilidades (AD) Cerrar las operaciones europeas que no están generando beneficios (D3, A1)

 

Este ejemplo también ejemplifica como las amenazas se pueden convertir en oportunidades (y viceversa). La limitante de las latas no biodegradables crea una oportunidad para el desarrollo y el liderazgo en la producción de contenedores biodegradables. Hay diferentes formatos que podemos utilizar para un análisis  FODA, incluyendo un básico formato FODA  que usted puede utilizar un análisis del sistema, no se sorprenda si sus fuerzas y debilidades no se ajustan con precisión a sus oportunidades y amenazas. Es posible que necesite refinarlos o simplemente mirar los hechos desde otro punto de vista. Su cuadro o lista ciertamente podrá revelar las pautas a seguir.

Ordenando Sus Factores Internos: Fortalezas y Debilidades (F, D)

Los factores internos incluyen sus recursos y experiencias. Las áreas generales a considerar son:

• Recursos humanos: equipo de trabajo, voluntarios, junta directiva y población meta.
• Recursos físicos: ubicación, edificio u oficinas y equipos. (¿Tiene su edificio u oficina una buena localización?, ¿Necesita algún cambio?)
• Finanzas: becas, premios, patrocinadores u otras fuentes de ingresos.
• Actividades y procesos: programas en desarrollo y sistemas que utiliza.
• Experiencias anteriores: construcción de bases para el aprendizaje y el éxito, su reputación en la comunidad.

No sea muy modesto cuando enliste sus fortalezas. Si usted tiene dificultades para nombrarlas, inicie simplemente enlistando sus características (por ejemplo: somos pequeños, estamos conectados con el vecindario); de hecho algunas de ellas podrían ser fortalezas.

Aunque las fortalezas y debilidades son los factores internos de su organización, no pase por alto la perspectiva de la gente que se encuentra fuera de su grupo, identifique las fortalezas y debilidades desde su punto de vista y el de aquellos para los que usted trabaja o a quienes trata. ¿Ven los otros problemas o ventajas que usted no ve?

¿Cómo obtiene usted información sobre cómo perciben sus fortalezas y debilidades las personas que se encuentran fuera de su organización? Usted ya las podría conocer si ha escuchado a aquellos con los que usted trata. Si esto no es así, este puede ser el momento para obtener este tipo de información. En la sección “Temas Relacionados” podrá encontrar ideas sobre la conducción de grupos focales, encuestas de usuarios, sesiones de escucha y reuniones.

Ordenando sus factores externos: Oportunidades y Amenazas (O,A)

Arroje una amplia red para la valoración externa. Ninguna organización, grupo, programa o comunidad es inmune a los eventos y fuerzas que se desarrollan en sus alrededores. Considere su vínculo con los otros (para lo mejor y para lo peor), mientras usted recopila la información en esta parte de su análisis FODA.

Algunas de las fuerzas y hechos que su grupo no controla son:

• Tendencias futuras - en su área de trabajo (¿Está la investigación encontrando nuevos tratamientos?) o en la cultura (¿Pueden las películas actuales apoyar su causa?).
• La economía: local, nacional e internacional.
• Fuentes de financiación: fundaciones, donantes, apoyo gubernamental.
• Demografía: cambios en edad, etnias, género, cultura de aquellos para los que usted trabaja o en su zona.
• El ambiente físico (¿se encuentra su edificio u oficina en una parte en crecimiento de la ciudad?, ¿el sistema de autobuses ha reducido rutas?)
• Legislación (¿hacen las nuevas leyes su trabajo más difícil o fácil?)
• Eventos locales, nacionales e internacionales.

Al ser una herramienta desarrollada para los negocios, la mayor amenaza a vencer para muchos de  los profesionales es “la competencia.” Los programas para mejorar la salud o el bienestar de los individuos y las comunidades podrían no tener competidores en el sentido total de la palabra, pero pueden existir factores como coincidencias con otras agencias que usted debería considerar, o quizás, los criterios para la obtención de financiamiento no le están favoreciendo. (Usted está interesado en promoción de la salud pero el tratamiento está acaparando todos los recursos)

Por lo tanto, podría ayudar pensar en la “competencia” en un amplio sentido cuando usted considere las amenazas de su esfuerzo. Quizás la competencia para la atención y el tiempo de su población meta se dé por parte de un hábito no saludable, como fumar  o por una fuerza social como las promociones de cigarrillos, y hasta por medio de un atractivo sofá y televisión que ocupan tiempo que tal vez podría ser utilizado para el ejercicio.

¿Cómo crear un análisis FODA?

¿Quién desarrolla el análisis FODA?

Los usuarios más comunes del análisis FODA son los miembros de equipos y directores de proyectos que son responsables de la toma de decisiones y la planificación estratégica.

¡Pero no pase por alto a nadie en el proceso de creación!

Un individuo o pequeño grupo puede desarrollar un análisis FODA, pero podría ser más efectivo si usted toma ventaja de muchas de las personas involucradas. Cada persona o grupo ofrece una perspectiva diferente de las fortalezas y debilidades de su programa y tiene diferentes experiencias de ambas.

Asimismo, un miembro del grupo de trabajo, un voluntario o  alguna persona interesada puede tener información sobre alguna oportunidad o amenaza que podría ser esencial para entender su posición actual y determinar su futuro.

¿Cuándo y dónde desarrollar un análisis FODA?

Un análisis FODA es a menudo creado durante una retirada o sesión de planificación que permite tener varias horas para desarrollar tanto una lluvia de ideas como un análisis mas estructurado. Los mejores resultados se dan cuando los participantes son motivados a tener una actitud abierta sobre las posibilidades. La utilización de esta herramienta se puede dar tanto en un ambiente informativo como en una sesión de negocios y  usualmente el tono para crear una análisis FODA es colaborativo e inclusivo.

Cuando se crea el análisis, todas las personas involucradas son motivadas a que compartan su conocimiento y experiencias. Entre mas relajado, amistoso y constructivo sea el escenario y el ambiente, más confiables, comprensivos, atinados y útiles serán los resultados que se obtengan.

¿Cómo desarrollar un análisis FODA?

Pasos  para conducir un análisis FODA

• Designar un líder o facilitador de grupo que tenga buenas habilidades de escucha y proceso de grupo, y que pueda mantener el proceso en movimiento y orden.
• Designar un registrador de información para que retroalimente al líder si el grupo es grande. Utilice rotafolios con papel periódico o pizarras grandes para registrar los análisis y puntos de discusión. Posteriormente usted podrá guardar estos datos en otro material (cuaderno de notas o en su computadora, por ejemplo) para compartirlo con las personas interesadas y para actualizarse.
• Presentar el método del análisis FODA y el objetivo del mismo en su organización. Esto puede ser tan sencillo como preguntar: “¿dónde estamos?, ¿hacia dónde podemos dirigirnos?” Si tiene tiempo, usted podría brindar un ejemplo basado en experiencias anteriores o temas bien conocidos por el público (hasta tomados de las nuevas series de televisión).
• Dependiendo de la naturaleza de su grupo y el tiempo disponible, permita a todos los participantes presentarse ellos mismos. Luego, divida a las personas involucradas en pequeños grupos. Si su reunión o retirada posee varios grupos (con diferente experiencia o conocimiento), asegúrese que estos queden representados en cada uno de los sub-grupos que elabore, esto para obtener un rango mayor de perspectivas. Además, déles la oportunidad de que cada uno se presente a los demás.
  • El tamaño de estos grupos depende del tamaño total de su grupo (los grupos de talleres pueden variar de 3 a 10 personas, si el número se vuelve mayor algunos miembros podrían no participar.
• Haga que cada grupo designe un recolector de información, proporcione a cada uno su papel o pizarra, diríjalos a crear un análisis FODA en el formato que usted escogió (cuadro, columnas, una matriz y hasta una página para cada característica).
  • Dé a los grupos entre 20-30 minutos para hacer una lluvia de ideas y rellenar su cuadro de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para su iniciativa o esfuerzo. Motívelos a no descartar ninguna idea en este punto o el siguiente.
  • Usted puede brindar estos consejos para tomar en cuenta al enlistar la información:
    • Al enlistar las ideas tenga en mente que el modo para tener una buena idea es tener muchas ideas, el refinamiento puede darse después. En este sentido, un análisis FODA también apoya las valiosas discusiones que se den dentro de su grupo u organización en la medida en que ustedes valoran honestamente.
    • En un inicio, esto le podrá ayudar a generar muchos comentarios sobre su organización y programa, y hasta a colocarlos en múltiples categorías si esto provoca la reflexión.
    • Al final, es mejor limitar la lista a 10 o menos componentes y ser específico, así el análisis podrá ser verdaderamente útil.
• Reordene el grupo en el momento acordado para compartir los resultados. Reúna la información que se encuentra en los papeles o en las pizarras de los grupos. Colecte y organice las diferentes ideas y percepciones de los grupos utilizando los siguientes métodos.

De antemano decida como va a ordenar la información. Se tiene al menos dos vías para hacer esto:

• Proceda en el orden F-O-D-A recolectando las fortalezas primero, las debilidades segundo, etc.
• O usted puede iniciar solicitando las prioridades de cada categoría, la fortaleza más fuerte, la debilidad más peligrosa, la mayor oportunidad, la peor amenaza, y continúe trabajando a través de cada categoría.

También se tienen dos formas para obtener la información a partir de los grupos.

• Pregunte a cada grupo en el momento que deben informar (“Grupo A, ¿Qué ven ustedes como una fortaleza?”). Usted puede cambiar el orden de inicio de los grupos, así, no va a tener siempre el mismo grupo que esté de último repitiendo los puntos de los demás. (“Grupo B: Ahora iniciemos con ustedes para hablar sobre las debilidades”).
• También puede abrir un espacio para todos los grupos (“¿Cuáles fortalezas notaron?” Dirigiéndose a todos los grupos) en cada categoría hasta que todos hayan contribuido con lo que consideren necesario.

En cualquiera de las vías que usted haya seleccionado para avanzar, los facilitadores o recolectores de información deben continuar escribiendo hasta que los aportes de todos los grupos se reúnan. Note que los temas repetidos por varios grupos pueden valorarse como importantes posibilidades.

Usted podría discutir algunos de los temas al ir apareciendo. De hecho, lo que usted busca son conexiones cruzadas entre las categorías (“Esta fortaleza se puede utilizar en esta otra oportunidad”), por lo que un buen facilitador debe provocar que esta información salte a la vista cuando surge.

Al mismo tiempo, usted querrá mantener el proceso en movimiento continuo hasta finalizar el cuadro, por lo que el facilitador y el recolector deben trabajar en conjunto para iniciar una quinta columna o nueva página para ideas nuevas.

Anime a los participantes a que ellos también tomen notas de ideas y apreciaciones al mismo tiempo que usted lo realiza, esto permitirá que el proceso continúe siendo creativo y colaborativo.

• Discutir y guardar los resultados. Dependiendo de su esquema de tiempo y propósito:
• Llegar a algún consenso sobre los temas más importantes en cada categoría.
• Relacionar su análisis con su visión, misión y objetivos.
•  Traducir el análisis a planificación de acciones y estrategias.
• Si es apropiado, prepare un resumen escrito del análisis FODA para brindar o enviar por correo electrónico a los participantes para su uso continuo e implementación de su esfuerzo o iniciativa.

Para más ideas sobre estrategias puede ser encontrados en los recursos de la  Caja de Herramientas Comunitarias Llevar a cabo foros públicos y sesiones de escucha, Dirigir grupos de enfoque, u Organizar un retiro

¿Cómo usar su análisis FODA?

Para una mejor compresión de los factores que afecta su iniciativa  usted se encontrará en una posición más poderosa para la acción. Esta compresión o entendimiento puede ayudarle a:

• Identificar los temas o problemas que usted intentará cambiar
• Establecer o reafirmar objetivos
• Crear un plan de acción

Cuando usted considere su análisis, recuerde ser una botella a medio llenar, esté abierto a las posibilidades que existen dentro de las debilidades y amenazas. Sin embargo, reconozca que una oportunidad se puede transformar en una amenaza si alguien más ve la oportunidad y planea tomar ventaja de ella, convirtiéndose así, en un aumento en la competencia.

Finalmente, durante su evaluación y planificación, usted debe mantener en mente la siguiente idea que le ayudará a obtener lo mejor de un análisis FODA: “Busque el estiramiento, no solamente el ajuste”. Como Radha Balamuralikrishna y John C. Dugger de la Universidad de Iowa señalan, un análisis FODA usualmente refleja su situación o posición actual, por tanto, un inconveniente es que este podría no motivar a la apertura a nuevas oportunidades. Usted puede utilizar un análisis FODA para justificar una acción que ya ha sido decidida anteriormente, pero si su objetivo es crecer o mejorar, usted lo mantendrá en mente. 

En resumen

Un reconocimiento realista de las debilidades y amenazas que existen para su esfuerzo o iniciativa es el primer paso para contrarrestarlas con un robusto conjunto de fortalezas y oportunidades. El análisis FODA identifica sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para ayudarle a hacer su planificación estratégica y la toma de decisiones.