گروه تمرکز گروه مباحثه‌ی کوچکی است که توسط یک تسهیلگر آموزش‌دیده هدایت می‌شود. این گروه برای اطلاع از عقاید مربوط به موضوعی معین و نیز راهنمایی برای اقدامات آتی شکل می‌گیرد. برای مثال:
- برای بحث در مورد نیازهای مرتبط با مراقبت از کودکان، یک گروه تمرکز از والدین کودکان پیش‌دبستانی تشکیل می‌شود. آنان درباره‌ی برنامه‌های محلی برای مراقبت از اطفال و اینکه برای بهبود این برنامه‌ها چه می‌توان کرد، نقطه‌نظرات خود را مطرح می‌کنند.
- گروه تمرکزی متشکل از شهروندان سالخورده در مرکز جدید سالخوردگان تشکیل می‌شود. نظر آنان در مورد برنامه‌های این مرکز چیست؟ پیشنهادات و ایده‌های آنان کدامند؟
- آژانسی قصد دارد یک خانه‌ی گروهی برای بزرگسالان دارای معلولیت در یک منطقه‌ی ساکت مسکونی احداث کند. اهالی آن منطقه یک گروه تشکیل می‌دهند. دغدغه‌های آنان کدامند؟ آیا این برنامه می‌تواند موفق باشد؟
تفاوت گروه تمرکز با گروه‌های معمولی چیست؟
گروه تمرکز دارای سه تفاوت عمده است:
- تفاوت اصلی این است که گروه تمرکز دارای یک عنوان مشخص و متمرکز برای مباحثه است.
- دارای یک رهبر یا تسهیلگر دوره‌دیده است.
- ترکیب گروه و مباحثه‌ی گروهی به‌دقت طراحی شده‌اند تا فضایی عاری از ترس ایجاد شود که در آن هر کسی آزادانه حرف خود را می‌زند. اعضاء مدام تشویق می‌شوند تا عقاید خود را بیان کنند.
از آنجا که گروه‌های تمرکز سازمان‌یافته، جهت‌دار، و البته‌گران قیمت هستند، می‌توانند در زمانی نسبتاً کوتاه اطلاعات بسیار زیادی تولید کنند.
چرا از گروه تمرکز استفاده می‌شود؟
گروه تمرکز به افراد کمک می‌کند تا درباره‌ی عقاید و نیازهای گروه یا باهمستان بیش‌تر بیاموزند. به این جهت، شبیه نظرسنجی برای بررسی نیازها هستند.
نظرسنجی برای بررسی نیازها عموماً مکتوب، بسته، با پرسش‌های نسبتاً معین است که به طور کمّی نمره بندی می‌شود. کسی که مورد نظرسنجی قرار می‌گیرد، اغلب به جای یک جمله‌ی کلامی، با عدد جواب می‌دهد. این نظرسنجی‌ها می‌توانند بسیار مفید باشند؛ ولی معمولاً نمی‌توانند همه‌ی افکار و احساسات فرد را ثبت کنند.
از سوی دیگر، پاسخ‌های گروه تمرکز نوعاً کلامی، تشریحی، نسبتاً وسیع و کیفی هستند. آنها عمق، ظرافت، و تنوع بیشتری دارند. ضمناً در گروه‌های تمرکز، ارتباطات غیرکلامی و تعاملات گروهی نیز قابل مشاهده است. بنابراین، گروه‌های تمرکز می‌توانند به افکار و احساسات مردم نزدیک‌تر شوند؛ ولو اینکه، امتیاز‌بندی یا سنجش پاسخ‌های آنان سخت‌تر یا غیر‌ممکن باشد.
کدام بهتر است؟ هر دوی این روش‌ها مفید هستند و هر دو را می‌توان با هم یا به صورت مکمل استفاده کرد. در یک موقعیت خاص از کدام باید استفاده کنید؟ این بستگی دارد به نیازها و اهداف خود شما و نیز منابعی که در اختیار دارید.
چه زمانی باید یک گروه تمرکز تشکیل داد؟
- وقتی معرفی یک برنامه یا خدمات تازه را در نظر دارید.
- وقتی می‌خواهید پرسش‌هایی را مطرح کنید که در یک نظرسنجی به‌آسانی نمی‌توان پرسید یا پاسخ داد.
- وقتی می‌خواهید اطلاعاتی را که از نظرسنجی کتبی به دست آورده اید، تکمیل کنید.
- وقتی کسی را سراغ دارید که تسهیلگر گروهی ماهر و باتجربه است، یا وقتی امکان یافتن تسهیلگری با این ویژگی‌ها فراهم باشد.
- وقتی فرصت، دانش، و منابع لازم را دارید تا افرادی را که راغب به شرکت در گروه تمرکز هستند، دور هم جمع کنید.
گروه تمرکز راه حل همه‌ی وضعیت‌های اجتماعی نیست، ولی می‌تواند در بسیاری از موقعیت‌هایی که اقدامات باید توسط افکار عمومی هدایت شوند، مفید واقع شود.
مزایا و معایب گروه تمرکز:
آیا باید نظرات مورد نیاز خود را از گروه‌ها بگیرید یا از افراد؟ البته که گروه تمرکز یک گروه است؛ اما بیش‌تر نظرسنجی‌ها هر بار یک نفر را پوشش می‌دهند. یکی از امتیازات گروه‌های تمرکز، عمق و پیچیدگی پاسخ‌هاست؛ و اعضای گروه اغلب می‌توانند افکار تازه را در یکدیگر برانگیزند که شاید در صورت دیگر ممکن نبود.
اما یک سری اشکالات هم وجود دارند: مثلاً، در گروه تمرکز، معمولاً به ازای هر پاسخ‌دهنده زمان بیشتری گرفته می‌شود تا در نظرسنجی‌های فردی؛ علاوه‌بر‌این، پیدا‌کردن افراد و شکل‌گیری گروه هم زمان می‌برد. بعضی از اعضای گروه شاید از صحبت‌کردن برای جمع معذب باشند، و ضمناً شاید بعضی از اوقات لازم شود به تسهیلگر گروه تمرکز مبلغی پرداخت شود. البته این هم ممکن است که مزایای هر دو روش را تلفیق کرد و هر بار با یک نفر مصاحبه عمقی کرد؛ ولی این کار می‌تواند وقت‌گیر باشد و منابعی، بیش از آنکه در اختیار دارید، بطلبد.
موقعیت خود را در نظر بگیرید. این عوامل چه تاثیری بر هم دارند؟ بهترین راه حل برای شما کدام است؟
چگونه یک گروه تمرکز را اداره می‌کنید؟
الف - قبل از شروع جلسه
گروه تمرکز عبارت است از یک گروه مباحثه‌ی کوچک که توسط تسهیلگری ماهر هدایت می‌شود. این گروه در وهله‌ی اول برای شنیدن عقاید مربوط به یک موضوع شکل گرفته و پس از آن هدایت یک اقدام در آینده. ترکیب گروه و مباحثه باید به‌دقت برنامه‌ریزی شود تا فضایی عاری از تهدید ایجاد گردد؛ به گونه‌ای که شرکت‌کنندگان به طور عملی به ابراز عقیده ترغیب شده و به سایر اعضاء و نیز پرسش‌هایی که رئیس جلسه مطرح می‌کند پاسخ دهند. گروه تمرکز به مباحثات عمق، ظرافت، و تنوعی می‌بخشد که در نظرسنجی وجود ندارد. علاوه‌بر‌این، از آنجا که گروه‌های تمرکز منظم و جهت‌دار و البته گران هستند، می‌توانند در زمانی نسبتاً کوتاه اطلاعات زیادی به دست دهند. به طور خلاصه، گروه تمرکز برای جمع‌آوری اطلاعات عمیق درباره‌ی افکار و عقاید باهمستان پیرامون موضوعی معین راهی مناسب است.
۱- اهداف خود را دوباره چک کنید. بپرسید:
- «چرا می‌خواهم یک گروه تمرکز را هدایت کنم؟»
- «چرا این کار را می‌کنم؟»
- «می‌خواهم چه چیز را بیاموزم؟»
متدهای دیگر را هم می‌توانید در نظر بگیرید. به این فکر کنید که آیا قصد دارید برای اطلاع از عقاید دیگران، از سایر روش‌ها هم استفاده کنید؟ به عبارت دیگر، قبل از شروع، فکر کنید؛ قبل از پرش، نگاه کنید. اگر آری، کدام‌ها و چرا؟ اگر نه، آیا این روش برای استفاده و دستیابی به آنچه می‌خواهید، بهترین روش است؟
۲- یک تسهیلگر خوب پیدا کنید.
این موضوع کم‌اهمیتی نیست: تسهیلگر شما تعیین‌کننده‌ی موفقیت گروه شماست. چه نوع تسهیلگری می‌خواهید؟ احتمالاً کسی که: نگاهی دقیق به اطراف بیاندازید. شاید تسهیلگر مناسب را در سازمان خود پیدا کنید. شاید خود شما از پس این کار برآیید (اما قابلیت‌های خود را دست بالا یا دست کم نگیرید). بسته به موقعیت، شاید بخواهید کسی را خارج از سازمان خود پیدا کنید؛ کسی که در تسهیلگری این قبیل گروه‌ها تخصص دارد.
- کسی که تجربه‌ی تسهیلگری گروه‌ها را دارد
- درباره‌ی عنوان بحث چیزهایی می‌داند
- با اعضای گروه تمرکز خوب ارتباط برقرار می‌کند
- با شما خوب همکاری می‌کند تا نتایج مطلوب را به دست بیاورید
۳- کسی را پیدا کنید که کل فرایند را ثبت کند.
یک نکته‌ی کوچک، ولی مهم که اغلب مورد غفلت واقع می‌شود: باید یقین کنید که نظرات مردم گم نمی‌شود. یک نفر باید گفته‌ها را بنویسد؛ همان‌طور که در یک جلسه کسی جزئیات را ثبت می‌کند. از قبل این کار را ترتیب دهید. (به جای این می‌توانید با اجازه‌ی جمع صداها را ضبط کنید. این کار وقت بیشتری می‌گیرد، چون بعداً باید گفته‌ها را مکتوب و نوشته‌ها را تفسیر کنید. اما به این شکل یک بایگانی کامل‌تر، صحیح‌تر، و دائمی خواهید داشت.)
۴- تصمیم بگیرید که چه کسانی را دعوت می‌کنید.
به طور ایده‌آل، مدعوین باید نمونه‌ی افرادی باشند که از آنان نظرخواهی می‌کنید. فرض کنید به دنبال نظرات مغازه‌داران خیابان اصلی هستید. فهرستی کامل تهیه کنید. یک گروه نمونه را انتخاب کنید؛ مثلاً بر اساس اندازه یا مالکیت محلی مغازه یا مالکیت کسی از خارج باهمستان. احتمالاً باید نظر همه‌ی انواع فروشندگان را بخواهید؛ پس حتماً این کار را انجام دهید.
۵- انگیزه‌ها را تعیین کنید.
بدین معنی که آیا باید برای شرکت مردم انگیزه ایجاد کنید؟ شاید نه. در این صورت چرا باید مردم بیایند؟ برای آنان چه منفعتی دارد؟
احتمالاً مردم فقط برای این می‌آیند که می‌خواهند کمک کنند. یا شاید به این علت که فکر می‌کنند افراد علاقمند دیگر را ملاقات می‌کنند یا چیزی یاد می‌گیرند یا کمی سرگرم می‌شوند. شاید تازگی خود تجربه، یک انگیزه باشد. شاید هم همه‌ی این دلایل صادق باشند. (یا حداقل مردم این‌طور فکر کنند.)
اما شاید این دلایل کافی نباشند و انگیزه‌های دیگری لازم باشد. یکی پول است؛ گاهی به اعضای گروه تمرکز پول می‌دهند؛ حتی اگر مقداری ناچیز باشد. (رهبر گروه تمرکز هم پول دریافت می‌کند.) اگر برایتان صرف می‌کند این گزینه را در نظر داشته باشید؛ اگر نه، به انگیزه‌های دیگر فکر کنید: مانند غذا و نوشیدنی؛ تأیید مردم؛ چیزی که بتوان روی آن حساب کرد؛ یک دوره‌ی آموزشی در آینده. هرآنچه کمک کند کار انجام شود.
۶- درباره‌ی جزئیات جلسه فکر کنید.
به‌خصوص قبل از پذیرش ثبت نام از مردم، به این موارد فکر کنید.
- چه روزی؟
- کجا؟
- چه ساعتی؟
- برای چه مدت؟
- چند گروه؟
۷- پرسش‌های خود را آماده کنید.
آماده وارد جلسه شوید. قبلاً از عناوین و پرسش‌هایی که می‌خواهید مطرح کنید، فهرستی بنویسید. این در حکم راهنمای شما خواهد بود.
در اینجا چند نمونه از پرسش‌های کلی را مشاهده می‌کنید. اینها عمدتاً به گروه‌هایی مربوط می‌شوند که درباره‌ی یک برنامه یا خدمات بحث می‌کنند، ولی می‌توان آنها را برای پروژه‌های برنامه‌ریزی‌شده و نیز پرداختن به سایر مشکلات تنظیم کرد. زبان دقیق و ترتیب ارائه بستگی خواهد داشت به عنوان و گروه شما، اما بعضی از این پرسش‌ها را می‌توانید بنا به نیاز خودتان تغییر دهید.
- «نظر شما درباره آنچه در حال حاضر در جریان است چیست؟»
- «آیا از وضعیت فعلی راضی هستید؟ از روند اوضاع؟»
- (اگر آری) «از چه چیز راضی هستید؟ چرا؟» (یا، «چه چیز راضی‌کننده است؟»)
- «آیا چیزی هست که از آن راضی نباشید، چیزی که مایلید تغییر کند؟») یا، «مشکل از چیست؟»)
- (در این صورت) «آنها چیستند؟ چرا؟ چگونه باید تغییر کنند؟ مایلید شاهد چه اتفاقاتی باشید؟»
- «در مورد این جنبه‌ی خاص (از موضوع) چطور؟ در این مورد چه فکر می‌کنید؟»
- جنبه‌های مختلف عنوان را تکرار کنید، با تغییراتی در سبک کلمات بدهید.
- بعضی گفته‌اند که راه بهبود فلان، انجام بهمان است.
- آیا با این موافق هستید؟ (یا، «در این مورد چه نظری دارید؟»)
- «آیا توصیه یا پیشنهاد دیگری دارید؟»
- «آیا قبل از خاتمه‌ی جلسه مطلب دیگری هست که بخواهید مطرح کنید؟»
گاهی می‌شود «پیگیری» بیشتری درباره برخی پرسش‌ها انجام داد تا اطلاعات بهتری نصیب ما شود. مثلا می‌شود از اعضای گروه تمرکز خواست که:
- «می‌شود بیش‌تر توضیح دهید؟»
- «می‌شود یک مثال بزنید؟»
- «آنا می‌گوید ایکس. نظر شما چیست؟ شما چه فکر می‌کنید؟»
- «فلانی نظر تو چیست؟ (یا شما دوستان در آن گوشه، …) شما در این مورد نظری دارید؟»
- «آیا کسی در این مورد نظر دیگری دارد؟»
۸- اعضای تیم خود را جمع کنید.
به آنان تلفن بزنید، ایمیل بفرستید یا پیدایشان کنید. به یاد داشته باشید:
- در شرایط برابر، تماس مستقیم بهترین اثر را دارد.
- بر مزایا تأکید کنید. چرا باید به شما بپیوندند؟
۹- همیشه دوباره همه چیز را چک کنید.
تمهیدات را مرور کنید. آیا همه چیز آماده است؟
ب - هنگام برگزاری جلسه
۱- گروه را تشکیل دهید
ترتیب مشترک در همه‌ی گروه‌های تمرکز چیزی شبیه این است: (معمولاً تسهیلگر گروه مسئولیت اجرای این کارها را برعهده دارد.)
- از افراد به خاطر حضورشان تشکر کنید.
- هدف گروه و اهداف جلسه را گوشزد کنید. صحنه را آماده کنید.
- جریان جلسه را یادآوری کنید؛ چگونه برگزار خواهد شد و اعضا چگونه می‌توانند مشارکت کنند. قواعد را خاطر‌نشان کنید. مشارکت آزاد را ترغیب کنید.
- حال‌و‌هوای جلسه را مشخص کنید. این خیلی مهم است چون احتمالاً تعداد کمی از افراد قبلاً در یک گروه تمرکز شرکت داشته‌اند.
- اولین پرسش را مطرح کنید. این می‌تواند یک پرسش بسیار کلی باشد («نظر کلی شما در رابطه با ایکس چیست؟»)؛ یا پرسشی مشخص‌تر. هر دو گزینه مناسبت دارد؛ و هر دو نوع پرسش را می‌توان قبل از پایان جلسه مطرح کرد.
- یقین کنید همه‌ی نظرات شنیده می‌شوند. چگونه باید این کار را انجام دهید؟
۲- برخی تکنیک‌های مرسوم در حین جلسه
- آنچه را که فکر می‌کنید دریافته‌اید، خلاصه کنید و ببینید آیا همه موافقند؟
- همان پرسش را به شکل دیگری مطرح کنید.
- ببینید آیا کسی درباره‌ی آن پرسش تذکری دارد؟
- پرسش مرتبط بعدی را بپرسید.
- اتاق را برانداز کنید و با همه ارتباط چشمیِ مختصری برقرار کنید؛ به‌ویژه با کسانی که شاید ساکت بوده‌اند.
یادآوری اول: ضبط را فراموش نکنید. اگر صدای گروه ضبط نمی‌شود، یک نفر باید نکات کلیدی را یادداشت کند.
یادآوری دوم: قدر مسلم اینکه، وظیفه‌ی تسهیلگر درخواست نظرات است؛ نه قضاوت در مورد آنها. باید به همه‌ی نظرات احترام گذاشت.
- پرسش بعدی را مطرح کنید و با همان روش به پرسش‌ها ادامه دهید. جمله‌بندی پرسش‌ها و پی‌گیری‌ها، ترتیب پرسش‌ها، و مقدار زمانی که صرف هر کدام می‌شود، همگی نکاتی هستند که رئیس جلسه، گاهی در آن واحد، باید در مورد آنها تصمیم بگیرد. یک تسهیلگر باتجربه قادر به این کار خواهد بود. به همین دلیل است که وقت صرف کرده و یک تسهیلگر پیدا کرده‌اید.
- وقتی همه‌ی پرسش‌ها را مطرح کردید و پیش از پایان جلسه، بپرسید که آیا کسی مایل است چیز دیگری به آن اضافه کند. این راه مفیدی است برای جمع‌آوری سایر عقایدی که مطرح نشده‌اند.
- قدم بعدی را به اعضاء اطلاع داده و بگویید حالا چه رخ می‌دهد.
- تشکر از گروه به خاطر حضورشان را فراموش نکنید!
ج - پس از جلسه
۱- داده‌ها را بررسی کنید
اگر صدای جلسه را ضبط کرده‌اید، آن را به صورت نوشته پیاده کنید. در غیر این صورت، از روی یادداشت‌های گروه، یک خلاصه بنویسید. اما در هر حال، اطلاعاتی را که جمع‌آوری کرده‌اید با دقت بررسی کنید.
در برخی از موارد، می‌توانید یک سیستم کد‌گذاری ابداع کرده و برای «نمره‌دادن» به داده‌ها از آن استفاده کنید و تعداد دفعاتی را که یک مورد خاص تکرار می‌شود، بشمارید. تجربه در اینجا کمک می‌کند. اما چه این کار را انجام دهید یا نه، سعی کنید دو نفر یا بیش‌تر به طور مستقل این مرور را انجام دهند. (چون حتی بهترین ما هم تعصباتی داریم.) بعد تفسیرها و نتایج را با هم مقایسه کنید.
- چه الگوهایی آشکار می‌شوند؟
- مضمون‌های مشترک کدامند؟
- چه پرسش‌های تازه‌ای مطرح می‌شوند؟
- کدام نتیجه‌گیری‌ها به نظر درست می‌آیند؟
۲- نتایج را در اختیار گروه بگذارید.
آنان برای این کار وقت گذاشتند. حداقل کاری که شما می‌توانید بکنید آن است که کمی بازخورد به آنان بدهید؛ این اجباری است که شما دارید. این کار را می‌توانید با پست، تلفن یا اگر مایلید با ایمیل انجام دهید. گاهی حتی امکان آن هست که گروه را دوباره دور هم جمع کنید، نتایج را مرور کنید، صحت آنها را تایید کنید، و یا موضوعات دیگری را کاوش نمایید.
و توجه داشته باشید: شاید اعضاء اکنون به مشکل بیش‌تر علاقمند شده باشند و بخواهند بیش‌تر درگیر شوند. دادن چنین فرصتی را مد نظر داشته باشید. گروه تمرکز، به طور غیر‌مستقیم می‌تواند گروه جذب نیرو هم باشد.
۳- از نتایج استفاده کنید.
هدف شما از تشکیل یک گروه تمرکز از ابتدا جمع‌آوری اطلاعات مفید بود. حالا فرصت، و شاید مسئولیت هم دارید که این اطلاعات را به کار بگیرید. می‌توانید وضعیتی را که در ابتدا به شما انگیزه داد، و در همان ابتدای امر شما را به فکر یک گروه تمرکز انداخت، بهبود دهید.
خلاصه
گروه تمرکز عبارت است از گروهی کوچک برای مباحثه که یک تسهیلگر تعلیم‌دیده آن را اداره می‌کند. این گروه برای کسب اطلاعات بیش‌تر درباره‌ی نظرات پیرامون یک عنوان تعیین‌شده و سپس هدایت اقدام آینده مورد استفاده قرار می‌گیرد. ترکیب گروه و مباحثات گروهی باید به‌دقت برنامه‌ریزی شوند تا فضایی عاری از تهدید ایجاد شود که همه‌ی شرکت‌کنندگان در آن برای گفتگوی آزاد و بیان صادقانه نظر خود در آن احساس راحتی می‌کنند. از آنجا که شرکت‌کنندگان را در عمل ترغیب می‌کنیم تا نه تنها عقیده‌ی خود را ابراز کنند، بلکه به سایر اعضاء و پرسش‌های رئیس جلسه هم واکنش نشان دهند، گروه‌های تمرکز عمق، ظرافت، و تنوعی به مباحثات می‌بخشند که در نظرسنجی وجود ندارد. علاوه‌بر‌این، از آنجا که گروه‌های تمرکز دارای ساختار و جهت هستند، و البته گران‌قیمت، می‌توانند در زمانی کوتاه مقدار زیادی اطلاعات به دست دهند. به طور خلاصه، گروه تمرکز برای جمع‌آوری اطلاعات دقیق درباره یافکار و نظرات یک باهمستان پیرامون موضوعی تعیین‌شده، راه مناسبی است.