نیازها و منابع در واقع دو روی یک سکه‌اند. برای آن که درک جامعی از باهمستان خود داشته باشید، باید بررسی کنید و ببینید که چه چیز در اختیار دارید و نیاز شما چیست. وقتی این نکات را در ذهن داشته باشید، می‌توانید در جهت حل مشکلی که می‌خواهید برطرف شود، گام مثبتی بردارید. شناخت درست نیازها و سرمایه‌های باهمستان این را برای سازمان شما روشن خواهد کرد که در کدام مسیر گام بردارد و چگونه به مقصد برسد. برای به‌دست آوردن اطلاعات بهترین کار این است که برنامهای برای شناسایی نیازها و منابع تهیه کنید.
در تعریف نیاز شاید بتوان گفت که فاصله میان آن‌چه وجود دارد و آن‌چه باید باشد، نیاز است. نیاز را ممکن است یک فرد، یا یک گروه یا تمامی اعضای یک باهمستان احساس کنند. نیاز ممکن است عینی و ملموس باشد مثل نیاز به غذا و آب و یا انتزاعی و ناملموس باشد مثل نیاز به همبستگی بیشتر اعضای باهمستان با یکدیگر. یک مثال روشن، نیاز سالخوردگان یک جامعه کوچک به وسایط نقلیه عمومی است، سالخوردگانی که وسیله‌ای برای تردد در شهر ندارند. البته شاید برای خود این افراد، نیازی مبرم‌تر از وسایط نقلیه عمومی این باشد که ببینند جامعه برای دانش بیشتر و تجربه آن‌ها ارزش قائل است. برای این که بفهمیم چه چیز واقعا مورد نیاز است و چطور می‌توان این نیاز را برطرف کرد باید شرایط را به دقت سنجید.
منابع یا سرمایه‌ها عبارتند از افراد، سازمان‌ها و نهادها، ساختمان‌ها، دورنماها، تجهیزات و هر چیزی که بتوان از آن برای بهبود کیفیت زندگی استفاده کرد. هر فردی یکی از سرمایه‌های بالقوه باهمستان است و هر انسانی سرمایه‌هایی در اختیار دارد که می‌توان از آن‌ها برای انسجام و استواری بیشتر باهمستان بهره برد.
چرا باید برای ارزیابی نیازها و منابع محلی برنامهای تهیه کنیم؟
در این‌جا واقعا دو سوال مطرح است. اول این که چرا نیازها و منابع را ارزیابی کنیم؟ پاسخ‌ها عبارتند از:
- با این کار شناخت شما از باهمستان عمیق‌تر می‌شود. هر باهمستانی نیازها و سرمایه‌ها و نیز فرهنگ و ساختار اجتماعی خود را دارد، به‌عبارت دیگر باهمستان شبکه‌ای منحصر‌به‌فرد از روابط، پیشینه، نقاط قوت و تضادهایی است که این مجموعه را شکل می‌دهد. سنجش و ارزیابی باهمستان باعث می‌شود که هم نیازها و منابع را بشناسیم و هم به فرهنگ نهانی و ساختار اجتماعی پی ببریم چرا که این آشنایی در برطرف کردن نیازها و استفاده از منابع موثر است.
- یک ارزیابی دقیق، اعضای باهمستان را تشویق می‌کند که هم به سرمایه‌های باهمستان و چگونگی استفاده از آن‌ها توجه کنند و هم نیازها و چگونگی پاسخگویی به آن‌ها را در نظر بگیرند. این نکته ممکن است (و باید) اولین قدم در جهت شناخت نحوه استفاده از منابع برای حل مشکلات و بهبود زندگی جمعی باشد.
- ارزیابی به شما کمک می‌کند که درباره اولویت‌های لازم برای برنامه یا روش بهبود زندگی جمعی تصمیم‌گیری کنید. بدیهی است که تلاش برای برطرف کردن مشکلات باهمستان بدون درک کامل ماهیت مشکلات و دلایل بروز آن‌ها نابخردانه است. بر همین اساس، بهره‌برداری نکردن از منابع باهمستان هم به معنی این است که شما مشکلی را تقبل کرده‌اید بی‌آن که از تمام وسایلی که برای حل آن در اختیار دارید استفاده کنید و هم به معنی از دست دادن فرصتی است برای افزایش ظرفیت باهمستان در حل مشکلات و متحول کردن خویش.
- پیش‌بینی موارد غیرمنتظره و ناخوشایند و به صفر رساندن احتمال بروز آن‌ها بسیار راهگشا و موثر خواهد بود. تشخیص نیازها و منابع پیش از شروع یک برنامه یا اقدام مقدماتی به معنی آن است که شما از ابتدا می‌دانید با چه چیز سروکار دارید و کمتر احتمال دارد که در مراحل بعد با رخدادی که انتظارش را نداشته‌اید غافل‌گیر شوید.
سوال دوم این است: چرا برای آن ارزیابی طرحی تدارک ببینیم؟ بعضی از دلایل برای ضرورت این کار:
- داشتن برنامه به شما اجازه می‌دهد که از همان آغاز، اعضای باهمستان را در روند کار سهیم کنید. این موضوع به جلب اعتماد به روند کار و همراهی و پشتیبانی باهمستان از ارزیابی و هر اقدام لازم پس از آن منجر می‌شود. مشارکت کامل باهمستان در برنامه‌ریزی و اجرای ارزیابی، زمینه را برای پیدایش رهبری از درون باهمستان فراهم می‌کند و باعث می‌شود کسانی که خود را در حاشیه می‌بینند احساس کنند که به متن آمده‌اند و صدایشان به گوش دیگران می‌رسد.
- ارزیابی، فرصتی مغتنم برای استفاده از پژوهش‌های مشارکتی و باهمستان-محور است، اعضای باهمستان را در روند کار سهیم می‌کند و ظرفیت باهمستان را بالا می‌برد.
- یک برنامه خوب، نقشه‌راهی ساده برای یک ارزیابی دقیق است. برنامه‌ریزی پیشاپیش باعث صرفه‌جویی در وقت و انرژی در فرآیند اجرا است.
- فرآیند برنامه‌ریزی این فرصت را برای اعضای باهمستان فراهم می‌کند تا نظرها، آرزوها و نگرانی‌های خود را درباره باهمستان به زبان آورند. ممکن است که نظر آن‌ها در مورد اولویت‌ها با نظر اهل فن تفاوت داشته باشد، اما این نظرات نباید نادیده گرفته شوند.
شاید لازم باشد که برای ایجاد اعتماد و به نشانه احترام، نخست به اولویت‌های باهمستان رسیدگی کنید حتی اگر باور نداشته باشید که این اولویت‌ها موضوعات چندان مهمی باشند. در آغاز یک مشارکت بلندمدت ایجاد ارتباط و کسب اعتبار شاید مهم‌تر از برطرف کردن فوری‌ترین نیازها باشد. در ضمن، اولویت‌های اعضای باهمستان هم ممکن است اولویت‌های بجا و درستی باشند، چون اعضای باهمستان گاه از عوامل نهانی و پوشیده‌ای باخبرند که دیگران هنوز از آن‌ها آگاه نیستند.
چه کسی باید در تهیه طرح و برنامهای برای برآورد نیازها و منابع محلی دخیل باشد؟
همان‌طور که پیشتر گفتیم روند ارزیابی وقتی خوب پیش می‌رود که اعضای ذینفع باهمستان در آن مشارکت کامل داشته باشند. افراد زیر از جمله کسانی هستند که باید دخیل باشند:
- کسانی که نیازهایی را که باید پاسخ داده شوند خود لمس می‌کنند: این هم منصفانه است و هم منطقی که کسانی را که شرایط ناگوار به‌طور مستقیم بر زندگی‌شان تاثیر ناگوار دارد، در این روند شرکت دهیم. آن‌ها بهتر از هر کسی می‌دانند که این شرایط چه اثری بر زندگی‌شان به‌جا می‌گذارد و با حضور آن‌ها در روند برنامه‌ریزی احتمال این که برنامهای تهیه شود که عملا به نیازهای آن‌ها پاسخ دهد بیشتر خواهد شد.
- فعالان خدمات اجتماعی: این افراد و سازمان‌ها، به ویژه آن‌ها که به جوامع کوچک خدمت‌رسانی می‌کنند، اغلب شناخت عمیقی از جوامع دارند و پیوند همدلانه محکمی میان آن‌ها و مردمی که از خدمات این افراد بهره می‌برند برقرار است. در جریان ارزیابی هم می‌توان از دانش این افراد استفاده کرد و هم می‌توان به کمک آن‌ها کسانی را از قشرهای حاشیه‌نشین جامعه استخدام کرد تا در این روند سهم داشته باشند.
- مقامات دولتی: مقامات منتخب یا انتصابی اغلب کسانی هستند که ممکن است با یاری‌رسانی یا مانع‌تراشی، تلاش باهمستان برای تغییر را تحت تاثیر قرار دهند. به‌کار گرفتن آن‌ها در جریان برنامه‌ریزی و اجرای ارزیابی باعث می‌شود که این تلاش را جدی بگیرند و برای تحقق و موفقیت آن قدم بردارند.
- افراد صاحب‌نفوذ: کسانی که به دلیل مقام و موقعیت‌شان یا به علت شهرت حرفه‌ای‌شان به‌عنوان رهبر شناخته می‌شوند، از جمله پیش‌کسوتان جامعه، اعضای شوراها، رهبران مذهبی و روسای سازمان‌های کلیدی، مدیران شرکت‌ها، پزشکان، دانشگاهیان، قضات، روحانیان – و یا کسانی که در اجتماع به هوشمندی، درستکاری، حسن‌نیت و دلسوزی برای جامعه شهره‌اند، همه این افراد دارای نفوذ و اعتبارند.
- کسانی که پیامدهای نهایی ناشی از ارزیابی بر شغل یا زندگی آن‌ها اثر می‌گذارد: آموزگاران، نیروهای پلیس، کارکنان مراکز فوریت‌های پزشکی، صاحب‌خانه‌ها و دیگرانی که ممکن است در قبال اتخاذ سیاست‌ها یا شیوه‌های جدید باهمستان واکنش نشان دهند.
- فعالان اجتماعی: کسانی که در بازنگری سیاست‌ها یا موضوعاتی که ممکن است در جریان ارزیابی مطرح شود نقش داشته‌اند، در برنامه‌ریزی ارزیابی هم سهیم هستند.
- کسب‌وکارها و به ویژه آن‌ها که افرادی را از جمعیت‌های مورد توجه استخدام می‌کنند: معیشت صاحبان کسب‌وکارهای محلی و نیز زندگی کارمندان آن‌ها ممکن است به دنبال نتایجی که از ارزیابی حاصل می‌شود دستخوش تغییر شود.
چه وقت باید نیازها و سرمایه‌ها را شناسایی کرد؟
تشخیص نیازها و سرمایه‌ها در هر مرحله‌ای از طرح شما مفید خواهد بود. اگر گروه‌تان هدف معینی دارد، ممکن است شناسایی نیازهای محلی و منابع مربوط به موضوع به شما کمک کند که یک هدف موثر و دست‌یافتنی تعیین کنید. از طرف دیگر، اگر سازمان شما فراگیرتر عمل می‌کند، به‌عنوان مثال، اگر مصمم هستید که به نیازهای پزشکی کسانی رسیدگی کنید که از خدمات کافی برخوردار نیستند، تشخیص سرمایه‌ها و نیازها شاید به شما کمک کند که ببینید نخست باید به کدام جنبه مشکل بپردازید.
ارزیابی منابع و نیازها باید به‌طور مداوم در طول روند اجرای طرح‌‌تان صورت بگیرد:
- پیش از برنامه‌ریزی طرح: این کار باعث می‌شود که اعضای ائتلاف، رهبران باهمستان و کسانی که دریافت‌کننده خدمات هستند تا حدودی آگاه شوند که چگونه می‌توانند شرایط خود را بهبود بخشند.
- در طول عملی ساختن اقدام برنامه‌ریزی شده: اطمینان حاصل کردن از این که شما نه فقط در آغاز و پایان یک پروژه بلکه در طول اجرای آن دقیق و درست عمل می‌کنید بسیار اهمیت دارد. اگر خودروسازان کنترل کیفیت محصولات خود را فقط در مورد فلز به‌کار رفته در بدنه خودرو و پیش از ساخت قطعات انجام دهند و رنگ‌کاری را بعد از خروج خودرو از خط تولید انجام دهند، شما احتمالا به ایمنی موتور اطمینان نخواهید داشت. تشخیص نیازها و سرمایه‌ها در طول اجرای پروژه به شما کمک می‌کند که از منابع خود خوب استفاده کنید و این اطمینان را در شما به وجود می‌آورد که به مسائل ضروری، به شکلی درست توجه نشان داده‌اید.
- به طور مستمر: در طول کنترل و ارزیابی، چه در حین انجام پروژه چه بعد از اتمام آن، مهم است که موفقیت‌ها را بستاییم و از شکست‌ها درس بگیریم تا این تجربه‌ها را در راه توسعه باهمستان به کار بندیم.
چگونه طرحی را برای ارزیابی نیازها و منابع محلی تهیه می‌کنید؟
بهترین راه برای ارزیابی نیازها و منابع این است که از حداکثر منابع اطلاعاتی که در دسترس است استفاده کنید. البته «حداکثر» بستگی خواهد داشته به این که یافتن و جمع‌آوری اطلاعات تا چه حد میسر باشد و منابع شما، که عمدتا عبارتند از اشخاص، پول و زمان، از چه چیز حمایت می‌کنند. تهیه یک طرح به شما امکان می‌دهد که این ملاحظات را در نظر بگیرید و از نتایج آن‌ها برای تعیین اهداف، طراحی روش‌ها و ایجاد ساختاری برای ارزیابی باهمستان استفاده کنید، ساختاری که اطلاعات لازم را برای به ثمرنشستن تلاش شما در اختیارتان می‌گذارد.
رهنمودهای زیر به ترتیب اقداماتی گام به گام عرضه شده‌اند اما چه بسا در عمل لازم باشد که ترتیب آن‌ها تغییر کند. مثلا بعید نیست که شما ناگزیر شود دو یا چند گام را همزمان بردارید یا بعضی دستورالعمل‌ها را جا به جا کنید.
۱- برای برنامه‌ریزی کسانی را استخدام کنید که نماینده افراد ذینفع باشند و بافت ناهمگون جامعه را منعکس کنند.
بکوشید که رویکردتان تا حد ممکن فراگیر باشد، تا در گروه‌تان گوناگونی دیده شود و اعضای آن به راستی معرف جامعه خود باشند. ممکن است که شما به سختی بتوانید افرادی از گروه‌هایی که معمولا در فعالیت‌ها مشارکت داده نمی‌شوند- از جمله افراد کم‌درآمد، مهاجران و دیگران- را متقاعد کنید که در کار مشارکت کنند، به‌خصوص اگر این افراد برخوردهای غیرصادقانه و ناخوشایندی را در گذشته تجربه کرده باشند رغبتی به مشارکت ندارند. با‌این‌حال به زحمتش می‌ارزد که وقت و انرژی خود را صرف کنید تا گروهی تشکیل دهید که سیمای واقعی جامعه شما را نشان دهد.
وجود یک گروه برنامه‌ریزی که به راستی معرف جامعه خود باشد نه تنها احتمال دستیابی به برنامهای برای ارزیابی دقیق را بیشتر می‌کند بلکه به اعضای باهمستان این پیام را می‌دهد که آن‌ها هم بخشی از این حرکت هستند. به‌علاوه اعتماد آن‌ها به روند ارزیابی بیشتر می‌شود و حاصل فرآیند ارزیابی هر چه باشد مورد تایید آن‌ها نیز خواهد بود.
اکنون وقت آن رسیده که ببینیم آیا گروه برنامه‌ریزی بر ارزیابی هم نظارت داشته باشد یا نه. چنین نظارتی اغلب اوقات، اما نه همیشه، منطقی به نظر می‌رسد. اگر گروه برنامه‌ریزی با گروه هماهنگ‌کننده یکی نباشند، بخشی از گروه برنامه‌ریزی باید مشخص کند که چه کسی جزو اعضای آن گروه باشد و گروه چگونه تشکیل شود.
نکته مهم دیگر در این مرحله آن است که آیا گروه برنامه‌ریزی و کسانی که ارزیابی را انجام خواهند داد نیاز به آموزش دارند یا خیر و اگر بله، این آموزش باید از چه نوع و چقدر باشد. شاید خیلی‌ها به آموزش و/یا راهنمایی نیاز دارند تا یاد بگیرند که چگونه با گروه برنامه‌ریزی، مشارکتی تاثیرگذار داشته باشند. لازم است که برای هر آموزش ضروری پیش‌اندیشی و برنامه‌ریزی شود تا این کار به موقع و به شکلی مفید انجام گیرد. حالا وقت آن است که در این مورد فکر کنیم.
برای ارزیابی، یک روند ارزشیابی تهیه کنید که تدارک طرح را هم شامل شود.
چرا این گام را این جا و در شروع روند برنامه‌ریزی قرار داده‌ایم و نه در پایان آن؟ پاسخ این است که ارزشیابی باید در شروع یک حرکت انجام شود تا بتوانید بر هر کاری که انجام می‌دهید نظارت داشته باشید و بتوانید از بخشی از این فرآیند، از جمله از برنامه‌ریزی، چیزی بیاموزید یا آن را تعدیل کنید تا کارتان بهتر شود. هدف ارزشیابی همین است: کارتان را تا حد ممکن نتیجه‌بخش کنید.
۲- مشخص کنید که چه اطلاعات و داده‌هایی موجود است
اغلب اوقات در همان شروع کار می‌بینید که اطلاعات در مورد باهمستان کم نیست. منابع این اطلاعات:
باید مطمئن شد همه اطلاعات و داده‌هایی که در دسترس است به‌روز باشد. معمولا اگر بین شش ماه تا یک سال از عمر داده‌ها بگذرد، دیگر دقیق و صحیح نیستند. حتی داده‌های سرشماری که مبسوط و معمولا معتبرند، تصویری از یک دوره زمانی خاص هستند. از آن‌جا که سرشماری‌ها هر ده سال یک‌بار انجام می‌شوند، اطلاعات به دست‌آمده از سرشماری معمولا اطلاعات ده سال پیش است. البته بخش‌هایی دستچین شده از این اطلاعات در طول یک دهه به‌روز می‌شوند اما این کار هر سال انجام نمی‌شود.
- آمار دولتی، از جمله اطلاعات جمعیت شناختی
- ارزیابی‌ها یا مطالعاتی که به وسیله دولت‌های محلی یا استانی و یا ادارات دولتی انجام شده‌اند.
- ارزیابی‌ها یا مطالعاتی که به وسیله سازمان‌های دیگر انجام شده است: بیمارستان‌ها، سازمان‌های خدمات اجتماعی، اتاق‌های بازرگانی، نهادهای خیریه از جمله مراکزی هستند که برای اهداف خود ارزیابی‌های جمعیتی انجام می‌دهند و ممکن است که موافقت کنند – یا حتی شاید علاقه‌مند باشند – نتایج ارزیابی‌های خود را در اختیار دیگران قرار دهند.
- مطالعاتی که به دست پژوهش‌گران مستقر در دانشگاه‌های محلی صورت می‌گیرد.
- دانسته‌های شما درباره نیازها و سرمایه‌های باهمستان. البته باید توجه داشت که ممکن است دانسته‌های شما اشتباه باشد و یا با نظرات اعضای باهمستان در تضاد باشد. چنان‌چه عقیده شما با واقعیت‌ها همخوانی نداشته باشد، باید آماده قبول واقعیت باشید و یا همان‌طور که اشاره شد نظر اعضای باهمستان را درباره نیازهای آن بپذیرید.
۳- تعیین کنید که برای جمع‌آوری اطلاعات از چه روش‌هایی استفاده خواهید کرد
هر باهمستانی ویژگی‌های مختص خود دارد، بنابراین شاید لازم باشد که شما یکی و یا ترکیبی از چند روش را که در این مطلب به تفصیل توضیح داده شده‌اند، به‌کار بگیرید بسته به این که در جست‌وجوی چه باشید و چه کسی بتواند به شما کمک کند.
- استفاده از داده‌های موجود: این تحقیقی است که ممکن است انجام دهید تا اطلاعات را از نتایج سرشماری‌ها یا اسناد عمومی دیگر استخراج کنید و یا اطلاعاتی است که دیگران جمع‌آوری کرده‌اند.
- مصاحبه‌ها و گروه‌های مورد مطالعه: این‌ها با تک تک اشخاص یا گروه‌های کوچک (معمولا کمتر از ده نفر و اغلب فقط دو یا سه نفر) انجام می‌گیرد. معمولا در این گفت‌وگوها پرسش‌های خاص مطرح می‌شود، اما بسته به موضوعاتی که مصاحبه‌شوندگان مایل‌اند درباره آن‌ها صحبت کنند، باید اجازه داد که گفت‌وگو به مسیرهای متفاوت کشانده شود. سوال‌های باز، توضیحات تکمیلی بر نکات جالبی که مطرح می‌شود و فضایی آرام و عاری از تنش که مردم را تشویق کند لب به سخن باز کنند، همه و همه جزیی از اکثر مصاحبه‌های ارزیابی است.
- مشاهده مستقیم و گاه مشارکتی: مشاهده مستقیم مستلزم این است که خودتان بروید و به چشم خود ببینید. می‌خواهید بدانید که مردم در تعطیلات آخرهفته از پارک محله‌شان چطور استفاده می‌کنند؟ چند بار روزهای آخرهفته به پارک بروید و مردم را تماشا کنید و با آن‌ها صحبت کنید. اگر به‌طور مرتب در بازی‌های بسکتبال که در پارک برگزار می‌شود شرکت کنید و یا همراه دیگران در پارک بدوید، یک مشاهده‌گر مشارکتی هستید، به عبارت دیگر شما خود بخشی از فرهنگی می‌شوید که مایلید درباره‌اش اطلاعات به دست آورید.
- نظرسنجی‌ها: نظرسنجی انواع گوناگون دارد و هر نوع آن ممکن است به‌عنوان بخشی از ارزیابی باهمستان استفاده شود. میزان مشارکت در بسیاری از انواع نظرسنجی‌ها اغلب کم است و به همین دلیل شاید این نظرسنجی‌ها بهترین روش برای کسب اطلاعات نباشند، اما گاهی هیچ راه دیگری وجود ندارد و یا در شرایطی خاص از نظرسنجی‌ها استفاده می‌شود چون تعداد افراد زیادی مایلند فرم‌های لازم را پر کنند.
- تهیه نقشه سرمایه‌ها: در طراحی نقشه سرمایه‌ها تاکید بر نقاط قوت باهمستان است و نه بر چیزهایی که باید بهتر شوند. تاکید بر سرمایه‌ها قدرت را بازمی‌گرداند به آن دسته از اعضای باهمستان که مشکلات را به‌طور مستقیم لمس کرده‌اند و منابع لازم برای تغییر شرایط موجود را در اختیار دارند. اگر تغییرات به دست اعضای باهمستان و برای آن صورت گیرند، احساس همبستگی و تعهد ایجاد می‌شود و همین امر تداوم اقدامات نوآورانه را آسان‌تر می‌کند.
- برآورد مشارکتی محلی (بمم): برآورد مشارکتی محلی (بمم) مجموعه‌ای از راهکارهای مشارکتی و عمدتا دیداری برای سنجش منابع گروه و باهمستان و نیز برای تشخیص و اولویت‌بندی مشکلات و ارزیابی راهبردها به منظور حل مشکلات است. این مجموعه یک روش‌شناسی پژوهشی/برنامه‌ریزی است که بر اساس آن یک باهمستان محلی (چه با و چه بدون یاری غیرمحلی‌ها) موضوعی را در ارتباط با جمعیت، اولویت‌بندی مشکلات و ارزیابی گزینه‌ها برای حل مشکلات بررسی می‌کند و در نهایت برای حل و فصل نگرانی‌های که مطرح شده است، برنامهای کاری تدوین می‌کند.
۴- مشخص کنید که اطلاعات خود را از چه کسانی به دست می‌آورید
به همان دلیل که گروه برنامه‌ریزی شما باید معرف بخش‌های گوناگون باهمستان و کسانی باشد که در ارزیابی مشارکت دارند، باید بکوشید که اطلاعات خود را نیز از طیف وسیعی از افراد و گروه‌ها به دست آورید. هر چه تنوع افرادی که منبع اطلاعات شما هستند بیشتر باشد، شناخت شما از ماهیت واقعی باهمستان، نیازها و منابع آن عمیق‌تر و واقع‌بینانه‌تر خواهد بود.
۵- تعیین کنید که چه کسی و چگونه اطلاعات و داده‌ها را تجزیه و تحلیل خواهد کرد
زمانی که اطلاعات را جمع‌آوری کردید باید آن را تحلیل کنید تا معنای آن را دریابید. به عبارت دیگر باید موضوع مصاحبه‌ها و گردهمایی‌ها را تشخیص دهید، دغدغه‌های جمع را از نگرانی‌های عده‌ای معدود اما مصر تمییز دهید، بفهمید که شاخص‌های شما چه چیزی را نشان می‌دهند، نگرانی‌های اعضای باهمستان را با آمارها و شاخص‌ها مقایسه کنید و شاید لازم باشد که کارهای تحلیلی دیگری هم انجام دهید.
۶- تعیین کنید که چگونه نتایج ارزیابی را ضبط می‌کنید و به باهمستان عرضه می‌کنید
در این‌جا معنای «باهمستان»، بسته به این که اهداف شما و نتیجه احتمالی ارزیابی چه باشد، متغیر است و ممکن است به معنی تمام باهمستان باشد یا باهمستانی متشکل از افراد ذینفع که در هیات برنامه‌ریزی هم حضور دارند. در هر دو صورت، لازم است که شما بتوانید یافته‌های ارزیابی را به روشنی توضیح دهید و شاید از مردم بخواهید که با پیشنهاد راهبردی برای حل مشکل در این فرآیند شرکت کنند. معنی این حرف آن است که شما باید نتایج را به روشنی، به زبانی ساده و محاوره‌ای همراه با جدول‌ها، تصاویر و نمودارهایی که فهمشان آسان باشد بیان کنید. نیازی نیست که برای متقاعد دیگران گزارشی پیچیده بنویسید یا از زبانی فنی استفاده کنید. واقعیت این است که هر چه واژه‌ها و عبارات گزارش شما نزدیک‌تر به کلمات آن دسته از اعضای باهمستان باشد که تجربیات و نگرانی‌های خود را با شما درمیان گذاشته‌اند، گزارش‌تان تاثیرگذارتر خواهد بود.
۷- جدول زمانی درست کنید
مشخص کنید که چه کاری تا چه زمانی باید انجام شود. برای تهیه ارزیابی، تماس با مردم، آموزش مصاحبه‌کنندگان و/یا گروه هماهنگ‌کنندگان، تهیه و چاپ بررسی‌ها چقدر وقت باید صرف کنید؟ تا چه وقت باید اطلاعات جمع‌آور کنید؟ چقدر طول می‌کشد تا داده‌ها را تحلیل کنید و بر اساس آن گزارش تهیه کنید؟ برای هر مرحله از ارزیابی باید مهلتی تعیین کنید. این کار محکی در اختیارتان می‌گذارد - درست مثل ایستگاه‌های بازررسی در طول راه - تا در حین فعالیت‌ها بدانید که آیا در مسیر درستی پیش می‌روید و آیا آن قدر پیشرفت کرده‌اید که ارزیابی را با توجه به اطلاعاتی که نیاز دارید به موقع به اتمام برسانید یا خیر.
۸- طرح را عرضه کنید، بازخورد بگیرید و با اعمال تغییراتی در آن قابل‌اجرایش کنید
وقتی طرح کامل شد، باید در اختیار دست‌کم عده‌ای از کسانی قرار بگیرد که منابع اطلاعاتی ما هستند و در اجرای بخش‌هایی از ارزیابی مسوولیت خواهند داشت. این کار علاوه بر آن که جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آن‌ها را تا حد ممکن آسان‌تر می‌کند، فرصتی در اختیار این افراد قرار می‌دهد تا ببینند آیا فرهنگ باهمستان در طرح لحاظ شده یا خیر. وقتی بازخورد این افراد را شنیدید می‌توانید بر اساس نظرات دریافت شده بخش‌هایی از طرح را تغییر دهید تا برای باهمستان قابل‌قبول‌تر و برای گروه ارزیابی قابل‌اجراتر شود.
۹- حالا می‌توانید تکمیل طرح را جشن بگیرید، اما نباید به این موفقیت قناعت کنید
در ضمنی که ارزیابی را به سامان می‌رسانید، اطلاعات حاصل از آن را تحلیل می‌کنید و براساس تحلیل خود برنامه کار را تدوین و اجرا می‌کنید، کارهای فراوانی در پیش است که باید انجام دهید. طرح ارزیابی و برنامه‌های کاری باید بر اساس معیار و ملاکی پیش برود تا بتوانید میزان پیشرفت کار را بسنجید. اما این هم مهم است که اهداف بلندمدت خود را همواره در نظر داشته باشید و به سوی تحقق آن‌ها گام بردارید تا باهمستان تبدیل به آن چیزی شود که اعضایش می‌خواهند باشد.
خلاصه
با ارزیابی نیازها و منابع باهستمان شناخت شما از آن باهمستان یا جامعه محلی عمیق‌تر می‌شود. هر باهمستانی نیازها و سرمایه‌ها و نیز فرهنگ و ساختار اجتماعی منحصر به خود را دارد. ارزیابی نیازها و منابع پیش از شروع یک برنامه یعنی شما از ابتدا می‌دانید با چه چیز سروکار دارید و کمتر احتمال دارد که در مراحل بعد با رخدادی که انتظارش را نداشته‌اید غافل‌گیر شوید. ارزیابی نیازها و منابع به شما کمک می‌کند که درباره اولویت‌ها تصمیم‌گیری کنید. تلاش برای برطرف کردن مشکلات باهمستان بدون درک کامل ماهیت مشکلات و دلایل بروز آن‌ها نابخردانه است. مشارکت کامل اعضای باهمستان در برنامه‌ریزی و اجرای فرآیند ارزیابی، زمینه را برای پیدایش رهبری از درون باهمستان فراهم می‌کند.
فرآیند ارزیابی، فرصتی مغتنم برای استفاده از پژوهش‌های مشارکتی و باهمستان-محور است، اعضای باهمستان را در روند کار سهیم می‌کند و ظرفیت باهمستان را بالا می‌برد. برای برنامه‌ریزی کسانی را استخدام کنید که نماینده افراد ذینفع باشند و بافت ناهمگون جامعه را منعکس کنند. در فرآیند ارزیابی نیازها و منابع یک جدول زمانی درست کنید تا بدانید که آیا در مسیر درستی پیش می‌روید و آیا آن قدر پیشرفت کرده‌اید که ارزیابی را با توجه به اطلاعاتی که نیاز دارید به موقع به اتمام برسانید یا خیر. وقتی طرح ارزیابی نیازها و منابع آماده شداز تعدادی از اعضای باهمستان بازخورد بگیرید و بر اساس نظرات آن‌ها بخش‌هایی از طرح را تغییر دهید تا طرح قابل‌قبول‌تر و قابل‌اجراتر شود.