قرار بر این است که برآورد نیازهای باهمستان مشکلاتی را آشکار کند که باید رفع شوند. اما احتمالاً نمی‌توان همه‌ی آن مسائل را به صورت هم‌زمان از بین برد. شما ناچار‌ید مشکلات مهم‌تر و عاجل‌تر را انتخاب کنید؛ اما معنی «مهم» چیست؟ انتخاب با چه کسی است و چگونه؟ وقتی که این انتخاب‌ها انجام شد، راه‌‌های رسیدگی به مشکلاتی که آنها را عاجل می‌دانید، کدامند؟
اگر آن تصمیمات را به‌درستی اتخاذ کنید، نقشه‌ی اجرایی نهایی شما نیازهای واقعی باهمستان را به طور مؤثر نشانه خواهد گرفت. در این بخش، در مورد این بحث خواهیم کرد که چگونه باید معیارهای خود را برای تصمیم‌گیری انتخاب کنید و اقدام برای رفع کدام مشکلات اهمیت دارد و بهترین راهبرد برای پرداختن به آنها چیست. همچنین، نگاهی خواهیم داشت به چگونگی تعیین فرایندهای گزینش، به طوری که به تصمیمات خوب و حمایت باهمستان از تلاش شما منجر شود.
منظور از ایجاد معیارها و فرایندها و بهره‌گیری از آنها برای تعیین اولویت‌ها چیست؟
ابتدا اجازه دهید معنای چند اصطلاح را روشن کنیم:
معیار استانداردی است که برای قضاوت مورد استفاده قرار می‌گیرد. معیار دستورالعملی را برای تصمیم‌گیری فراهم می‌کند. معیارها ابدی نیستند: معیاری که برای بررسی گروهی معین از مسائل به کار می‌برید، می‌تواند با گروه دیگری از معیارهایی که مورد استفاده قرار می‌دهید، تفاوت داشته باشد؛ این به باهمستانی که هدف شماست، شرایطی که در زمان تصمیم‌گیری برقرار است و نیازها و دغدغه‌های مردمانی که تصمیم‌گیری می‌کنند و سایر عوامل بستگی دارد.
اولویت ترتیب اهمیت است که در آن هر چیز با چیز دیگری مرتبط است. اولویت‌ها هم می‌توانند همانند گروهی از معیارها، با تغییرات باهمستان یا تغییرات در دغدغه‌ها یا دانش مردم تغییر کنند.
وقتی که ارزیابی باهمستان تعدادی مشکل را در زمینه‌های مختلف مانند بهداشتی، اقتصادی، و رفتارهای نژادی آشکار کرد، برای آنکه تلاشمان مؤثر باشد، تعیین گروهی از معیارها برای نشان‌دادن میزان اهمیت هر یک از مشکلات بسیار حیاتی خواهد بود. یک گروه برنامه‌ریزی، جدا از اینکه قبلاً چه استانداردهایی داشته، ممکن است به حدس و گمان هر یک از اعضأ یا یک مشکل خاص بسیار بی‌اهمیت تقلیل داده شود و بنابراین گرفتار مشاجرات و در نهایت هرج‌و‌مرج گردد. این بدترین حالت قضیه است؛ ولی با تعیین درجاتی از معیارهای توافق‌شده برای تصمیم در مورد اینکه چه چیز را باید چه وقت نشانه گرفت، می‌توان از هر میزان سردرگمی یا سرگردانی بی‌ثمر اجتناب کرد.
در اینجا به دو گروه معیار نیاز داریم؛ یکی برای انتخاب یک یا دو مشکل، دستورالعمل‌هایی را تعیین می‌کند، دومی به تعیین آن دسته از معیارها و روش‌هایی کمک می‌کند که در پرداختن به مشکلاتی که برگزیده‌اید، بیش‌ترین فایده را خواهند داشت. در قسمت «چگونه» در این بخش، تعدادی از مثال‌های هر یک را بیان خواهیم کرد.
مواد اولیه‌ی ضروری بعدی برای جا‌انداختن یک مداخله یا ابتکار موفق، عبارت است از یک فرایند اتخاذ تصمیم که به یک گروه برنامه‌ریزی اجازه می‌دهد معیارها و نگرش‌ها را مستدل و عاقلانه انتخاب کند.
به طور کلی، فرایندی ایده‌آل است که مشارکتی و شمول‌محور باشد و همه‌ی ذی‌نفعان، یعنی کسانی که از مشکل مطروحه تأثیر گرفته و دغدغه‌ی آن را دارند، و نیز کل باهمستان را در بر می‌گیرد. بهترین حالت آن است که این فرایند شامل دو گروه از مردم باشد؛ یکی کسانی که دارای تخصص فنی در حوزه مرتبط هستند، مانند بهداشت، سیاست‌های اجتماعی، اشتغال و غیره، و دیگری مردمی که در باهمستان ریشه دارند. با چنین ترکیبی، معیارها به احتمال زیاد منعکس‌کننده‌ی بهترین شیوه‌ها و نظریه‌های خوب و نیز نیازها، آرزوها، و هنجارهای واقعی باهمستان خواهد بود.
برای تضمین حمایت باهمستان، این واقعیت که یک فرایند شمول‌محور وجود دارد و حداقل بخشی از آن با توجه به بازخوردهای مشارکت‌کنندگان ایجاد شده، می‌تواند به اندازه‌ی قالب فرایند اهمیت داشته باشد.
چرا باید با ایجاد معیارها و فرایندها و استفاده از آنها اولویت‌ها را تعیین کرد؟
- این روند ساختاری را شکل می‌دهد که تعیین اولویت‌ها را منظم‌تر و شبیه‌تر به واقعیات باهمستان می‌کند.
- نشانه‌گرفتن مهم‌ترین مسائل باهمستان را تضمین می‌کند.
- برای دخیل‌کردن باهمستان در پروژه و پشتیبانی از آن فرصتی فراهم می‌کند.
- فرایند تعیین معیارها که شمول‌محور باشد تضمین می‌کند که آنچه فقط ذی‌نفعان می‌دانند، نادیده نخواهید گرفت.
- تعیین معیارها به شیوه‌ای ساختاری و شمول‌محور، تضمین‌کننده‌ی آن است که فرایند ما باز است و همه‌ی نگرانی‌ها مطرح می‌شوند.
- فرایند گزینش معیارها فرصتی فراهم می‌کند برای افزایش دانش آن دسته از ذی‌نفعان که شاید قبلاً درباره‌ی چگونگی اتخاذ تصمیماتی از سر اطلاع و قاعده تجربه نداشتند.
چه کسی باید در ایجاد معیارها و فرایندها و بهره‌گیری از آنها برای تعیین اولویت‌ها دخیل باشد؟
ما درباره‌ی دخالت‌دادن همه‌ی ذی‌نفعان گفتیم، ولی ذی‌نفعان چه کسانی هستند؟ چند دسته‌بندی است که باید در نظر گرفت.
- آنان که بیش از همه از مسائل و یا بی‌عدالتی‌ها در باهمستان صدمه دیده‌اند.
- سازمانها و نهادهایی که خدمات می‌دهند یا به شکلی دیگر با این گروه‌ها تعامل می‌کنند.
- کسانی که مسئول انجام یا اجرای مداخلات پیشنهادی، تغییرات در سیاست‌گذاری یا قواعد، یا اقدامات بازدارنده هستند.
- کسانی که مشاغل یا زندگی آنان از مداخلات، تغییر سیاست‌ها، یا اقدامات بازدارنده متأثر خواهد شد.
- شهروندان مرتبط با مسائل مطرح‌شده، شامل کنشگران، دانشگاهیان و افراد حرفه‌ای در حوزه‌های مرتبط با مسائل یا دغدغه‌های مردم.
- حامیان مالی محلی یا سایر حامیان ، سازمان‌های دولتی و بنیادها.
- و غیره
چه وقت باید معیارها و فرایندهای تعیین اولویت‌ها را ایجاد و استفاده کرد؟
بهترین حالت آن است که به محض اتخاذ تصمیم برای برآورد باهمستان، فرایند ایجاد معیارها برای اولویت‌دادن به مسائل را آغاز کنید. اگر از قبل درباره‌ي معیارها تبادل نظر کرده و بر سر آنها توافق کنید، این فرایند بسیار روان‌تر برگزار می‌شود. بسیار ضروری است که مشارکت در تصمیم‌گیری مؤثر توسط ذی‌نفعان باهمستان، هر چه زودتر انجام شود.
چگونه معیارها و فرایندها را برای تعیین اولویت‌ها ایجاد کرده و مورد استفاده قرار می‌دهید؟
۱- یک گروه مشارکتی به نمایندگی از همه‌ی ذی‌نفعان تشکیل دهید. اولین قدم آن است که با دعوت از ذی‌نفعان و سایر افراد و گروه‌های علاقمند برای تشکیل یک گروه برنامه‌ریزی، از مشارکت و حمایت باهمستان اطمینان حاصل کنید. با اعضای گروه تعامل کنید تا اطمینان یابید که جای سایر افراد ذی‌نفع بر سر میز خالی نباشد. به‌ویژه اطمینان یابید که افرادی که بیش‌ترین صدمه را از مسائل باهمستان دیده‌اند نماینده داشته باشند، چون صدای آنهاست که اغلب مورد غفلت قرار می‌گیرد. اگر تنها «رهبران» یعنی مدیران سازمانها، مدیران عامل، مقامات دولتی و غیره در گروه باشند، بعید نیست که باهمستان، پروژه را از آن خود نداند و برنامه و مداخله‌ای که حاصل می‌شود، نمایانگر نیازهای افرادی نباشد که هدف گرفته شده‌اند.
دخالت‌دادن کسانی که به شمول در برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها عادت ندارند، می‌تواند وقت‌گیر باشد. ممکن است آنها نیاز به آموزش و حمایت داشته باشند تا برای اظهار نظر در جلسات راحت باشند و درک کنند که حامل نقطه‌نظر ارزشمندی هستند. ضمناً شاید به خاطر بی‌اطلاعی از «قواعد» مربوط به جلسات، معذب باشند و در نتیجه از ترس آنکه شاید مرتکب اشتباه شوند، مشارکت نکنند. اما اینها به خاطر دانشی که دارند و جمعیتی که به آن تعلق دارند، با برخورداری از حمایت می‌توانند ارزشمندترین اعضای گروه برنامه‌ریزی باشند. زمانی که صرف هدایت و حمایت از آنان می‌شود قطعاً ارزشمند است.
به این دلیل و نیز به خاطر اداره‌ی راحت گروه، پیدا‌کردن تسهیلگری که بتواند با افراد متعلق با زمینه‌های مختلف ارتباط برقرار کند و در رابطه با گروه‌ها و فرایند برنامه‌ریزی تجربه داشته باشد، کار عاقلانه‌ای خواهد بود. حضور یک تسهیلگر ماهر و استفاده از تخصص او در روند هدایت تصمیم‌گیری، می‌تواند وظایف گروه را هم کم‌تر و هم مؤثرتر کند.
۲- علایق گروه‌های مختلف ذی‌نفع را در رابطه با فرایند تعیین اولویت شناسایی کنید و از آنها برای اجرای مداخله یا ابتکار استفاده نمایید. این به دیدگاه آنان بستگی دارد؛ آیا ارائه‌دهنده‌ی خدمات بهداشتی یا انسانی یا بخشی از جمعیت هستند که از مسائل باهمستان صدمه دیده‌اند و یا مقامات دولتی هستند و غیره.
۳- برای تعیین اولویت‌های باهمستان که باید هدف قرار گیرند، معیارهای روشن تعیین کنید. در خلال گفتگو و تبادل افکار باید بتوانید به صورت گروهی بر سر اولویت‌ها به توافق برسید. مثلا اینکه چقدر موضوع جدی است، میزان وقوع و بسامد آن چقدر است، چه هزینه‌ای به باهمستان تحمیل می‌کند، چه منابعی برای مواجهه با مشکل لازم است و چقدر در دسترس است، اهالی باهمستان چه تصوری از اهمیت موضوع دارند و چقدر آمادگی پذیرش مشکل و مواجهه با آن را دارند، چه تاثیراتی دراز مدتی به جای می‌گذارد، و … .
۴- فرآیندی برای دخیل‌کردن ذی‌نفعان و همچنین اهالی باهمستان در مقیاس وسیع‌تر، جهت تعیین اولویت‌ها برای مواجهه با مشکلات ایجاد کنید. برای این کار چند راه وجود دارد. یکی این که پس از مباحثات ذکر‌شده در بالا، مشکلات را فهرست کنید و از گروه بخواهید گزینه‌های بالا را به رأی بگذارند. این کار را می‌توان با بلند‌کردن دست یا درخواست از دیگران برای نوشتن گزینه‌ها و در جدول گذاشتن نتایج انجام داد. یک روش معمول آن است که به هر کسی تعدادی برچسب‌های رنگی بدهید که برای گزینه اول و دوم و الی آخر به فهرست بچسباند. آنگاه تعداد و رنگ برچسب‌ها، رأی‌ها را ثبت می‌کند و نشان می‌دهد که گروه کدام مشکلات را مهم‌تر می‌دانند.
متدهای رسمی‌تر هم برای اولویت‌بندی وجود دارند. برای اطلاع از پنج روش که از همه معمول‌تر هستند، به این ابزار شمار یک مراجعه کنید.
۵- معیارهایی را برای انتخاب یک روش جهت مواجهه با هر یک از مشکلاتی که دارای اولویت است تعیین کنید. مثلا این معیارها می‌تواند از این قبیل باشد: هزینه‌فایده‌ی روش، امکان پیاده‌سازی این روش، احتمال موفقیت از طریق این روش، تناسب روش با اهداف و کارهای سازمان شما، تناسب روش با دیگر کارها و تلاش‌هایی که انجام شده یا در حال انجام است، در دسترس بودن افرادی متخصصی که این روش را بلدند اجرا کنند، در دسترس بودن منابع مورد نیاز برای اجرای این روش و ...
۶- فرآیندی را برای انتخاب روش بر اساس معیارهایی که بالا تعیین کردید طراحی کنید. این مرحله مشابه مرحله شماره ۴ است. هر چه این فرآیند مشارکتی‌تر و با امکان توافق جمعی همراه باشد بهتر است.
۷- گزینه‌های خود را نهایی کنید. حتماً عوامل زیر را در نظر بگیرید: دیگر در باهمستان چه می‌گذرد، منابع از کجا تأمین می‌شوند، چه کسی پروژه را به بهترین نحو اجرا می‌کند و آیا برای هدفمان باید افرادی را استخدام کنیم؟
علاوه بر این، اطمینان یابید که تصمیمات نهایی شما واقعاً مورد توافق و مشارکتی بوده باشند. همان طور که گفتیم، احتمالاً کسانی در گروه هستند که با این نوع فرایند آشنایی چندانی ندارند و چندان مایل نیستند در جمع صحبت کنند؛ به‌ویژه اگر با اکثریت موافق نباشند. اما اطلاعات یا واکنش عاطفی آنان بسیار مهم است چون در باهمستان ریشه دارند. صرف نظر از اینکه اینان چه موضوعی را مطرح می‌کنند، تسهیلگر گروه برنامه‌ریزی باید حتماً آنان را بیرون بکشد و به اظهار نظر ترغیب کند.
اگر با بیش از یک مشکل سر‌و‌کار دارید، سعی کنید عواملی را شناسایی کنید که به همه‌ی آنها مربوط می‌شود. ممکن است دریابید که به جای برخورد مستقیم با مسائل، می‌توانید با هدایت تلاش‌ها به سمت عوامل اجتماعی، یا علل ریشه‌ای که در آینده بر سایر مسائل اثر خواهند گذاشت، ثمربخش‌تر باشید. مثلاً در رابطه با مشکلات بهداشتی، تمرکز بر تغییرات زیست‌محیطی برای بهبود دسترسی به غذای سالم برای همه، می‌تواند به کاهش بیماری‌های عروقی و شدت و حدت ناخوشی‌ها کمک کند.
۷- دنبال راه‌هایی باشید تا مشکلات و روش کار شما با سایر تلاش‌های باهمستان همسو شود. در پی هم‌پوشانی پروژه‌ها یا شیوه‌هایی برای تقسیم کار یا همکاری با سایر تلاش‌ها باشید. اگر بخش‌هایی از روش کار یا ابتکاراتی که هدف را نشان رفته از قبل در جای خود قرار گرفته و موفق باشند، به جای آنکه اهدافتان با هم در تضاد قرار گیرند، سعی کنید حتماً با یکدیگر همکاری کنید و اطمینان حاصل کنید که از دوباره‌کاری پرهیز می‌کنید. هر قدر نگرش شما شامل همکاری باشد، بیش‌تر احتمال دارد که بر همه‌ی اعضای باهمستان تأثیری مثبت داشته باشید.
۹- آماده باشید که تلاش خود را پایش کنید و به ازای تغییر شرایط، اولویت‌ها را تغییر دهید. باهمستان‌ها به طور مستمر توسعه‌یافته و تغییر می‌کنند و پروژه‌ی شما هم اگر دیگر نیازهایی را نشانه نمی‌گیرد که برای اعضای باهمستان بیش‌ترین اولویت و اهمیت را دارند، باید تغییر کند. هر بار که فکر می‌کنید نیازمند تغییر جهت هستید، می‌توانید از معیارها و فرایندهای خود استفاده کنید.
خلاصه
تعیین معیارها یا استانداردها و فرایندها برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه مهم‌ترین مسائل کدامند و چگونه باید با آنها برخورد کرد، آن تصمیمات را بسیار آسان‌تر می‌کند. ضمناً این کار موجب می‌شود تا از ابتدای کار، یک فرایند برنامه‌ریزی مشارکتی داشته باشید، و این امر به جلب حمایت باهمستان و ایجاد حس تملک برنامه برای پرداختن به مشکلات کمک می‌کند. علاوه بر این، ابزاری فراهم می‌کند تا باهمستان برای بازنگری اجرای پروژه در جهت واکنش به تغییر شرایط و نیز در جهت تلاش‌های آتی از آن استفاده کند.